L’Urban Institute renforce l’efficacité et la synergie sur le lieu de travail grâce à Smartsheet

Fondé en 1968 et basé à Washington DC, l’Urban Institute, est un organisme de recherche en politique économique et sociale à but non lucratif et apolitique qui fournit des données concrètes pour aider à faire progresser la mobilité ascendante et l’équité. Les domaines de recherche de l’Urban Institute comprennent des sujets tels que l’éducation, la santé et les soins de santé, la diversité ethnique et l’équité, ainsi que le logement, et constituent une source de confiance pour les acteurs du changement qui cherchent à renforcer la prise de décision, à créer une croissance économique inclusive et à améliorer le bien-être des familles et des communautés.

En tant qu’organisation employant environ 600 personnes à temps plein dans des domaines allant de la recherche, du développement et de la technologie aux politiques, aux contrats et à la communication, l’Urban Institute a été confronté à des processus internes et à des tâches de gestion de projet très chronophages. Joe Busch, directeur adjoint de l’espace de travail numérique, a cherché des moyens de rationaliser les flux de travail. « Nous avons passé beaucoup de temps à nous familiariser avec le système », se souvient-il. 

« J’ai assisté à une journée de démonstration de Smartsheet à Washington DC, et j’ai été surpris de voir la variété de personnes qui cherchent à intégrer cette solution à leur entreprise : des restaurateurs aux gérants de petits magasins, en passant par les chefs de projet », explique J. Busch.

« Je voyais d’abord Smartsheet comme un autre Excel, mais en explorant ses possibilités, j’ai commencé à voir comment nos processus pouvaient être transformés grâce aux flux de travail efficaces et à l’expérience utilisateur intuitive que la solution offrait. »

Rapidement, l’Urban Institute a mis Smartsheet à la disposition de tout le personnel, qui l’utilise pour la gestion de projets, les enquêtes, l’automatisation de la conformité, etc.

540 heures de travail économisées grâce à l’intégration centralisée  

Le processus d’intégration a été l’une des améliorations les plus significatives apportées à l’Urban Institute depuis l’arrivée de Smartsheet. « Avant Smartsheet, l’intégration était mon principal casse-tête », explique J. Busch. « En tant que membre du service d’assistance, après une semaine de vacances, je retrouvais une boîte de réception remplie de centaines d’e-mails et je devais tous les parcourir, en espérant ne pas passer à côté d’e-mails provenant des nouvelles recrues. En somme, un processus propice aux manquements et aux pertes d’informations. Les e-mails des employés nouvellement recrutés provenaient de différentes personnes à différents moments du processus. Nous ne pouvions pas voir quelles personnes avaient accès aux différents canaux ou avaient besoin d’équipement, et les informations passaient souvent entre les mailles du filet. »

À l’aide de Smartsheet, J. Busch a conçu une plateforme pour automatiser, centraliser et rationaliser ce processus. » À chaque nouvelle recrue, le service RH saisit toutes les informations nécessaires par le biais d’un formulaire Smartsheet unique. Cela permet à J. Busch d’informer toutes les personnes concernées via des flux de travail automatisés. « D’un simple clic, le responsable du recrutement est prévenu de l’arrivée du nouvel employé et lance le processus d’identification des besoins en équipement et en logiciels, ce qui nous aide à tout préparer à l’avance », explique J. Busch. « Selon le type de nouvelle recrue, qu’il s’agisse d’un employé de retour après une longue absence ou d’un stagiaire, par exemple, je peux alors choisir entre six modèles, envoyer à notre nouveau collègue un e-mail de bienvenue et le présenter à son agent technique et à son superviseur. »

C’est également à ce moment-là que les nouveaux employés reçoivent les informations de connexion et les mots de passe. « Auparavant, nous envoyions le même mot de passe à chaque nouvel utilisateur », se souvient J. Busch. « Smartsheet nous permet d’intégrer des mots de passe uniques générés par les utilisateurs, ce qui renforce notre sécurité. »

Dans le même temps, l’agent technique affecté à la nouvelle recrue recevra également une notification concernant chaque nouvel employé qu’il configurera. De plus, la personne en charge de l’orientation sait à qui envoyer des invitations pour la première journée d’orientation technique. Un flux de travail envoie un e-mail aux nouvelles recrues après l’orientation, avec des liens vers l’intranet de l’Urban Institute sur les sujets abordés lors de l’orientation pour un contexte supplémentaire.

L’utilisation de Smartsheet pour l’intégration au sein de l’Urban Institute a permis de rationaliser le rôle des techniciens dans le processus. « Le gain de temps est considérable », souligne J. Busch. « De nombreuses étapes sont déclenchées par les seules informations fournies dans le formulaire d’intégration. Nous avons économisé entre deux et quatre heures pour chaque personne que nous avons intégrée. Pour mettre cela en perspective, avec nos 180 nouvelles recrues au cours des 12 derniers mois, nous avons économisé environ 540 heures de travail, et à présent, toutes les nouvelles recrues sont prêtes dès le premier jour. Grâce à toutes les informations dont ils disposent, nos agents techniques sont mieux à même de préparer le bon équipement et de fournir les logiciels requis, ce qui permet de réduire les erreurs et de mieux répondre aux besoins des nouvelles recrues. »

Amélioration continue

Grâce à un formulaire de flux de travail créé dans Smartsheet, l’Urban Institute peut également identifier les axes d’amélioration. « Smartsheet envoie une courte enquête à toutes les nouvelles recrues après leurs deux premières semaines dans l’entreprise. Elle les interroge sur leur première journée et sollicite des commentaires sur leur expérience », ajoute J. Busch. 

Au fil du temps, les réponses à l’enquête ont conduit à modifier les séances d’orientation. Auparavant, les séances individuelles entre un agent technique et un nouvel employé avaient lieu le premier jour. Cependant, les enquêtes ont indiqué que les nouvelles recrues les trouvaient longues et sans intérêt. « Nous avons donc mis en place une session de groupe pour toutes les nouvelles recrues. Ce système encourage les interactions et est plus productif, car là où nous avions auparavant un agent pour chaque nouvelle recrue, un seul agent consacre désormais 30 minutes à l’ensemble d’un groupe », explique J. Busch.  

Une équipe plus productive et épanouie

Les nouveaux flux de travail créés par J. Busch à l’aide de Smartsheet ont été très bien accueillis. « Grâce à des vues dynamiques, chaque équipe de l’Urban Institute peut se concentrer sur les informations qui la concernent. Par ailleurs, les équipes RH, Installations et Technologie travaillent ensemble en toute fluidité », remarque J. Busch.

« L’équipe des RH est enchantée ! » Elle peut saisir des informations directement dans le formulaire Smartsheet à l’aide d’une simple sélection déroulante au lieu de tout saisir manuellement. Les techniciens et ingénieurs du service d’assistance peuvent également trouver facilement des informations sur les nouvelles recrues, communiquer avec elles et les aider dans le processus d’authentification et de configuration. »

L’équipe chargée des installations, qui est responsable de tâches clés telles que la création de cartes d’accès sécurisées pour les nouveaux employés et l’affectation des espaces de travail, a également constaté que le processus était efficace et facile à surveiller. J. Busch explique : « Ils peuvent suivre toutes leurs tâches au sein d’un seul système : Smartsheet. »

L’équipe utilise également un formulaire Smartsheet pour gérer l’expédition de l’équipement pour les nouveaux employés. « Le formulaire comprend toutes les informations nécessaires pour confirmer le contenu de chaque envoi et fournir des informations de suivi aux nouvelles recrues », explique J. Busch. De plus, le système s’est avéré utile pour gérer les envois de retour des employés qui décident de partir, ce qui a permis de rationaliser davantage les opérations de l’institut. Ce formulaire a connu un tel succès que l’équipe chargée des installations l’utilise désormais pour tous les colis UPS et FedEx de l’ensemble de l’entreprise.

À l’avenir, l’Urban Institute prévoit d’étendre l’utilisation de Smartsheet aux processus de départ. Avec plus de 1 300 personnes déjà intégrées à Smartsheet, J. Busch vise également à exploiter davantage les rapports et les tableaux de bord à l’avenir. « Notre relation avec Smartsheet est devenue très importante », conclut J. Busch. « Nous l’aimons parce qu’il est fluide et facile. »