Welocalize centralise et organise les données, pour une collaboration asynchrone facilitée

Aujourd’hui, plus que jamais, les entreprises doivent comprendre les nuances culturelles, linguistiques et contextuelles d’un public cible et s’assurer que leur contenu répond aux coutumes et aux attentes locales. La localisation, avec son leader de longue date Welocalize, entre alors en scène. Welocalize exploite les technologies IA de pointe, telles que les moteurs de traduction automatique, les larges modèles linguistiques et le traitement du langage naturel, afin d’automatiser les traductions pour ses clients du monde entier, de façon évolutive. Cette technologie, combinée à des flux de travail configurables et à un vaste réseau de plus de 250 000 experts linguistiques dans plus de 250 langues, permet à Welocalize de transformer le contenu international de ses clients de manière à renforcer l’engagement client. « En localisant rapidement et efficacement le contenu international pour nos clients, dans la langue de leur choix, nous les aidons à accroître l’engagement client, ce qui, en fin de compte, génère de meilleurs résultats commerciaux », explique Laura Speltz, directrice des services clients chez Welocalize.

Un réseau complexe d’équipes et de projets mondiaux

Avec une équipe répartie sur tous les fuseaux horaires, Welocalize a besoin de solutions complètes pour la collaboration et la gestion de projets. « Nous devons gérer chaque jour un grand volume d’activités, de calendriers et de projets, explique Laura Speltz. Nous recherchons en permanence des moyens d’automatiser les tâches afin de donner à nos équipes la capacité de travailler plus rapidement et plus efficacement et d’éliminer les erreurs humaines. Cela nous permet d’évoluer plus rapidement. »

En 2022, Welocalize est devenu le principal fournisseur de services linguistiques et de localisation pour Smartsheet. 

« Nos chefs de projets veulent comprendre de manière approfondie les clients avec lesquels nous travaillons, y compris leurs produits et services. Afin de soutenir cette philosophie d’entreprise, nous avons décidé d’essayer nous-mêmes le produit », explique Laura Speltz.

Centraliser, automatiser et organiser les informations

Les chefs de projets de l’entreprise ont commencé à utiliser Smartsheet pour suivre absolument tout, des plannings de projets à l’engagement client. Une WorkApp partagée rassemble les feuilles, rapports, affectations des tâches, données financières et indicateurs de performance pour un compte spécifique. La Dynamic View, les widgets personnalisés et les tableaux de bord aident à organiser les informations clés. « Au lieu d’avoir des allers et retours incessants d’e-mails, les membres de notre équipe peuvent avoir un aperçu des mises à jour en temps réel pour chaque projet », explique Alejandro De Luca, chef de projets senior chez Welocalize.

Welocalize automatise le plus d’étapes possible pour gagner du temps. Au lieu de mettre en place des projets manuellement, elle les organise automatiquement dans Smartsheet, qui est visible par tous les employés. Si l’une des parties a une question, elle utilise le panneau Conversations de Smartsheet pour la poser et suivre les réponses. « La mise en place d’un projet est l’une des tâches les plus chronophages. L’automatisation de ce processus nous libère donc du temps pour des tâches plus importantes », explique Amanda Rivera, cheffe de projets senior chez Welocalize. « Auparavant, nous devions préparer des fichiers et échanger plusieurs e-mails. Il nous fallait environ une journée pour lancer un projet. Désormais, nous pouvons le faire en quelques heures. Nous avons éliminé beaucoup d’e-mails de l’équation grâce à Smartsheet. »

Une meilleure visibilité, une collaboration facilitée

Maintenant que les informations sont centralisées et bien organisées, les chefs de projets de Welocalize ont une meilleure visibilité sur toutes les phases d’un projet. 

« Il est souvent difficile d’avoir une bonne vue des plannings pour les projets complexes. Smartsheet fournit d’excellents visuels qui nous aident à visualiser les interdépendances et les jalons, affirme Laura Speltz. Nous pouvons plus facilement superviser toutes les étapes et les parties responsables. Cela permet à chaque chef de projet de gagner une heure chaque jour. »

Cette plus grande visibilité facilite également la collaboration. Formant une équipe internationale, les employés de Welocalize travaillent souvent de manière asynchrone. 

« Lorsque je termine ma journée, une autre personne peut reprendre là où j’en étais dans un fuseau horaire différent, explique Amanda Rivera. Mes collègues n’ont pas besoin de partir à la recherche d’informations ou de renseignements, tout est enregistré au même endroit. » 

Les membres de l’équipe consultent souvent l’historique des versions pour se tenir informés. À chaque tâche sont attribués un propriétaire, un niveau d’urgence, un statut d’avancement et une date de création, ce qui facilite le tri. « Contrairement à un tableur ordinaire avec une vue classique, nous pouvons faire beaucoup de choses dans Smartsheet : avoir une conversation, organiser et mettre à jour les tâches, et avoir plus de clarté », ajoute Amanda Rivera.

Trouver de nouvelles façons de faciliter le quotidien

Welocalize explore actuellement de nouveaux flux de travail pouvant être migrés vers Smartsheet. « Nous pourrions rendre notre travail plus efficace et plus visible si nous déplacions toutes ces petites feuilles dans un outil de suivi principal avec différentes vues, calendriers et projets », explique Alejandro De Luca.

Laura Speltz s’attend à voir davantage d’employés de Welocalize adopter Smartsheet. « Je reçois souvent des demandes de licences de la part de membres de l’équipe, explique-t-elle. Je suis sûre que nous allons augmenter non seulement notre nombre d’utilisateurs, mais aussi de fonctions exploitées. Nous nous poserons toujours la même question : comment pourrais-je faciliter mon quotidien et celui de mon équipe ? »