Comment Whirlpool a obtenu une visibilité en temps réel et un meilleur alignement à l’échelle régionale

Lorsque vous êtes responsable de la gestion d’un important portefeuille de projets d’un grand nom de l’électroménager (environ 400 projets individuels dans le monde entier), il vous faut un système complet pour maintenir le cap. C’est pourquoi Thiago Zapparoli, ingénieur expérimenté en planification de Whirlpool Corporation, s’est tourné vers Smartsheet pour s’assurer que les chefs de projets, les dirigeants et tous les intervenants sur le portefeuille qu’il gère étaient « toujours sur la même longueur d’onde ».

Cette « longueur d’onde » est un système de suivi alimenté par Smartsheet. Baptisé « Matrice de gestion de l’exécution du portefeuille », il regroupe les 400 projets répartis dans plusieurs régions, identifiant chaque responsabilité et tâche : les principaux indicateurs de rendement ; les tâches ouvertes, terminées et en retard ; et bien plus encore. « Initialement, mon idée était de proposer un système unique et fiable pour tous les chefs de projet », explique Zapparoli.

Cette utilisation innovante de Smartsheet reflète la vue d’ensemble d’une région entière, offrant une visibilité en temps réel sur le statut global des projets, ainsi que sur les nombreuses tâches composant chacun. Le suiveur synthétique a d’abord été déployé au Brésil, transformant la façon dont les 10 chefs de projet et leaders interfonctionnels de cette région abordent leur travail quotidien et restent en phase. « En avril 2018, nous avons commencé aux États-Unis et avons ainsi changé la donne », dit Zapparoli.

Dans le but de connecter toutes les personnes impliquées sur « une feuille unique et puissante offrant des avantages pour tous », Smartsheet produit des résultats pour le leader mondial de la fabrication d’appareils électroménagers, notamment :

• Rapidité et facilité d’importation d’un pipeline de projets existant : deux jours suffisent pour lancer une région ;

• Un code couleur permettant d’identifier rapidement le statut d’un projet à chaque étape et là où une attention particulière est requise ;

• Des rapports clairs et précis pour chaque niveau : pour les individus, les gestionnaires et les dirigeants ;

• Des demandes d’actualisation rapides, ce qui permet aux chefs de projets d’être plus efficaces ;

• Des transferts transparents lorsque les employés sont malades, en vacances, manquent des réunions ou quittent l’entreprise.

Après des implémentations au Brésil et aux États-Unis, Zapparoli a mis en place des suiveurs Smartsheet dans les trois autres régions et a aidé quatre autres organisations de Whirlpool à déployer les leurs. La plateforme Smartsheet a été adoptée aussi bien par les utilisateurs professionnels que par la direction : une enquête récente auprès des utilisateurs révèle que 100 % d’entre eux sont « d’accord » pour dire que le suiveur Smartsheet « un bon outil pour suivre des projets » et « permet de savoir quand une tâche doit être effectuée ». Les commentaires de l’enquête renforcent également le succès de la solution :

« Une grande visibilité sur le pipeline de projets », « J’aime beaucoup les capacités d’organisation et de suivi qu’offre Smartsheet » et « Il est très utile d’accéder à tout, d’un seul endroit, et de travailler rapidement et facilement. »

Pour Zapparoli, le meilleur résultat est l’adoption généralisée du système. « Vous devez écouter votre « client », car s’il ne voit pas les avantages, ou si le système perturbe son travail quotidien, il cesse de l’utiliser », affirme-t-il. « Notre principal client est le chef de projet et il constate de nombreux avantages. Ils sont engagés car les projets sont entre leurs mains. Les leaders interfonctionnels sont également satisfaits : ils profitent d’une grande visibilité. Les cadres supérieurs adorent ça, car ils savent désormais exactement comment aider. »