Zalaris améliore l’efficacité, la visibilité et la cohésion de ses services de paie

Basée en Norvège, Zalaris fournit des services de RH et de gestion de la paie à des entreprises dans 34 pays. « Nous couvrons tout, des services RH de base et de paie au recrutement, en passant par l’intégration, la définition d’objectifs, la rémunération et le cycle de vie complet des collaborateurs, de l’embauche à la retraite », explique Mike Ellis, responsable mondial de Zalaris Consulting chez Zalaris.

Opérations cloisonnées

Historiquement, Zalaris opérait sous la forme de sept unités commerciales distinctes. Chaque région utilisait des logiciels différents, ce qui rendait difficile la consolidation des informations entre chacune et l’obtention de mises à jour opportunes et précises pour le traitement de la paie.

La mission de Mike Ellis était de rassembler ces unités sous une seule bannière et d’harmoniser les opérations dans toute l’organisation. « Lorsque nous nous lançons dans des projets mondiaux, nos clients ont besoin d’une expérience cohérente », explique M. Ellis. « Avec plus de cohésion, nous visons également à réaliser des économies d’échelle, à augmenter la valeur pour les actionnaires et à améliorer la rentabilité . »

M. Ellis avait déjà utilisé Smartsheet dans ses fonctions précédentes. Il l’a donc choisi comme plateforme unifiée pour rationaliser les flux de travail, standardiser les processus et améliorer la collaboration à l’échelle mondiale. « Nous savions par expérience que Smartsheet stimulerait l’efficacité et renforcerait le contrôle des projets. Nous avons donc commencé à l’utiliser localement dans la région Asie-Pacifique (APAC) », explique-t-il. Avec l’aide d’InfoSpark, un partenaire Platinum de Smartsheet, Zalaris a commencé son parcours Smartsheet par une solution simple : un outil d’estimation des tarifs. « L’outil est rapidement devenu un élément essentiel, et à partir de là, les équipes de gestion de projet et de livraison ont commencé à explorer ce que Smartsheet avait d’autre à offrir », se souvient M. Ellis.

Aligner les talents sur la demande

Peu après, l’équipe APAC a commencé à utiliser Smartsheet pour suivre sa capacité. « Resource Management est d’une valeur inestimable à bien des égards », explique Mike Ellis. « Par exemple, lorsque nous réaffectons du travail, la solution recommande automatiquement les personnes ayant des compétences similaires. Elle identifie également les personnes surchargées ou sous-utilisées, ce qui nous permet de rééquilibrer les charges de travail et d’éviter le burn-out. » Cette fonctionnalité est essentielle pour une société de conseil où les collaborateurs représentent la dépense la plus importante, sachant qu’une utilisation inefficace des ressources peut avoir un impact significatif sur les résultats.

« Vu la difficulté à trouver des personnes dotées des compétences nécessaires, la planification est essentielle. Embaucher des sous-traitants dans des délais très courts coûte cher », explique M. Ellis. 

« Smartsheet nous permet d’estimer les besoins en personnel pour les 90 prochains jours, à la semaine près, par rôle, lieu et compétence. » 

Zalaris peut ainsi renseigner les exigences de recrutement dans son outil de gestion des ressources en temps réel. Les recruteurs disposent donc de suffisamment de temps pour trouver les bons talents et s’assurer que le projet commence et se termine dans les temps.

Optimiser les opérations et les rapports

InfoSpark a pu rapidement comprendre les besoins de Zalaris compte tenu de son expertise, et y répondre par une mise en œuvre efficace de Smartsheet et de Smartsheet Control Center dans le cadre d’une solution complète visant à rationaliser les opérations, à améliorer la gouvernance et à assurer la cohérence entre les régions. Par exemple, le statut de tous les livrables et toutes les données (comme les échéances, les pourcentages d’achèvement et les retards) sont suivis, puis automatiquement regroupés dans un tableau de bord de projet en temps réel, ce qui permet à l’équipe de rester sur la bonne voie. SCC a également contribué à automatiser la création de rapports sur des métriques clés, telles que le temps passé par les équipes sur le support client, et à s’assurer que Zalaris respecte ses engagements envers ses clients.

« Smartsheet a été essentiel pour la gouvernance des projets, nous donnant une vue d’ensemble de l’entreprise et nous aidant à évaluer les risques et la situation globale. Les tableaux de bord fournissent un aperçu clair et impartial, sans complexité inutile ni interprétation subjective », indique M. Ellis. 

« Grâce à Smartsheet Control Center, au lieu de simplement analyser les bénéfices et les pertes, nous pouvons vérifier si nous respectons nos engagements dans nos estimations de ventes, en nous concentrant fortement sur l’utilisation de nos ressources. »

Solution flexible, adoption généralisée

Pour faciliter l’adoption dans ses bureaux à travers le monde, Zalaris a décidé d’adapter Smartsheet à différents scénarios. « Par exemple, Smartsheet Control Center permet aux chefs de projet de créer des plans de projet et des rapports dans la langue locale et de les regrouper dans un portefeuille mondial géré en anglais », explique M. Ellis. Smartsheet s’est également adaptée à différentes méthodologies de gestion de projet. « Bien que certains modules suivent une approche en cascade, d’autres sont plus agiles », explique Mike Ellis. « Smartsheet Control Center nous permet de mettre en place des projets plus ou moins simples en fonction des besoins, tout en conservant une certaine homogénéité. C’est un outil vraiment performant. »

Grâce à cet effort, les solutions Smartsheet ont été adoptées par les équipes Zalaris du monde entier. « La majorité de nos unités ont pris conscience des avantages que nous avons obtenus et ont suivi le mouvement », explique M. Ellis. « L’augmentation de nos licences au cours des 12 derniers mois est un bon indicateur. On peut aussi le voir au sourire des gens. » Selon M. Ellis, InfoSpark a joué un rôle déterminant pour aider la société à adopter Smartsheet à l’échelle mondiale. « InfoSpark a rapidement compris ce que nous essayions d’accomplir et a traduit cette vision en réalité », ajoute-t-il.

Migration fluide des centres de données pour gagner en conformité et en évolutivité

À mesure que Zalaris étendait son utilisation de Smartsheet au-delà de la région APAC, l’entreprise devait garantir la conformité avec les réglementations européennes strictes en matière de données. Afin de répondre aux exigences du RGPD et de renforcer la souveraineté des données, Zalaris a migré du centre de données américain de Smartsheet vers le centre de données de l’UE, une mesure essentielle pour s’aligner sur les normes du secteur et maintenir un contrôle total sur l’accès aux données.

Les experts Smartsheet de Zalaris et d’InfoSpark ont travaillé en étroite collaboration pour formuler un plan visant à moderniser les solutions Smartsheet tout en assurant une migration fluide vers l’Europe. L’exécution s’est caractérisée par une utilisation intensive d’outils automatisés, une planification flexible et des processus d’assurance qualité rigoureux, ce qui a permis à Zalaris de maintenir la continuité des activités tout en débloquant de nouvelles capacités. La transition a également permis à l’entreprise d’activer Smartsheet Control Center, normalisant davantage les processus de gestion de projet et de création de rapports pour l’ensemble de ses opérations mondiales. En procédant à ce changement stratégique, Zalaris s’est assurée de pouvoir tirer pleinement parti des fonctionnalités de Smartsheet tout en respectant les exigences réglementaires.

Une image complète en temps réel

Aujourd’hui, Smartsheet fournit à tous les bureaux régionaux de Zalaris une solution unifiée, offrant une visibilité en temps réel qui permet aux équipes de prendre des décisions commerciales éclairées et précises. « Avant, la création de rapports était en grande partie un processus manuel. La gestion efficace des ressources, l’estimation des capacités des collaborateurs ou la génération de processus percutants étaient toutes problématiques », confie Mike Ellis. 

« Aujourd’hui, nous réalisons des bilans hebdomadaires des projets, au niveau régional et mondial, à l’aide de tableaux de bord en temps réel. Je peux approfondir n’importe quel projet et évaluer les risques et les problèmes. Les équipes régionales ont des tableaux de bord intégrés à leurs groupes Microsoft Teams, ce qui leur permet de voir sur quoi elles doivent travailler au cours des 90 prochains jours. Cela change la donne. »

« Nous avons constaté une amélioration de la collaboration entre les équipes », explique M. Ellis. Les processus standardisés, les modèles prédéfinis et la maturité des rapports renforcent également la cohésion et facilitent même l’intégration des nouveaux membres de l’équipe. « Le système guide nos collaborateurs à travers les étapes spécifiques nécessaires à la gestion d’un de nos projets », ajoute M. Ellis.

99 % de gain d’efficacité dans la mise en place des projets

Mais le principal avantage a été l’amélioration de l’efficacité et le gain de temps dans la gestion des projets. « Auparavant, il fallait parfois compter une à deux semaines pour qu’un projet soit entièrement mis en place et remis au client. Grâce à Smartsheet Control Center, nous pouvons le faire en moins de 30 minutes, soit 99 % plus vite. Il nous suffit de mettre à jour le logo, de définir la date de début, de modifier le plan de projet, et l’espace de travail est prêt », explique M. Ellis.

Zalaris a de grands projets à venir. « Nous voulons intégrer la solution Resource Management à nos systèmes de gestion des ressources humaines et de relevé de temps. Nous aurons ainsi une visibilité totale sur notre personnel », explique M. Ellis. Il est impatient de découvrir les futures fonctionnalités de Smartsheet. « J’attends avec impatience d’utiliser l’IA pour aider à l’élaboration des formules. Resource Management a également beaucoup de potentiel », conclut M. Ellis. 

« Je suis un inconditionnel de Smartsheet. C’est une excellente solution que je recommande à tous. C’est mon outil de prédilection. »