Qu’est-ce que la gestion de l’information ?
La gestion de l’information (GI) fait référence à la collecte, à l’organisation, au stockage et à la maintenance des données, y compris les documents, les images, les bases de connaissances, le code et d’autres types de médias virtuels. La GI est née de la gestion traditionnelle des données, qui se concentrait sur le stockage et la maintenance des supports physiques.
La définition de la gestion de l’information évolue constamment au fur et à mesure que la technologie, les idées et les besoins de l’entreprise changent. La GI peut englober un cycle d’activités organisationnelles : recueillir, analyser, catégoriser, contextualiser et archiver des données (et dans certains cas, les supprimer), afin de répondre aux besoins d’une entreprise. Cela signifie que les données et les informations ont un cycle de vie : elles sont utiles pendant un certain temps, mais à un moment donné, elles n’ont plus de valeur.
Comme toute autre pratique commerciale, la GI intègre des concepts généraux de gestion, tels que la planification, le contrôle et l’exécution. La gestion de l’information comprend également la gestion des données et les activités associées. La gestion des données est le développement et la mise en œuvre d’outils et de politiques qui permettent aux données de progresser d’une étape à l’autre au cours de leur cycle de vie.
La gestion de l’information comprend quatre composantes principales.
- Personnes : non seulement les personnes impliquées dans la GI, mais aussi les créateurs et les utilisateurs de données et d’informations.
- Politiques et processus : les règles qui déterminent qui a accès à quoi, les étapes pour stocker et sécuriser les informations qui doivent l’être, ainsi que les délais d’archivage ou de suppression.
- Technologie : les éléments physiques (ordinateurs, classeurs, etc.) qui stockent des données et des informations, et tout logiciel utilisé.
- Données et informations : ce que les autres composants utilisent.
Ce qui est hors du champ d’application de la gestion de l’information
La GI est souvent confondue avec la gestion de contenu ou la gestion des connaissances. Bien que les trois processus soient liés, et qu’il y ait un certain chevauchement, ils présentent certaines différences. La gestion de contenu concerne les données (blocs de texte, images, vidéos, etc.) qu’un site Web utilise, ainsi que les couvertures pour organiser et afficher les données (par exemple, les balises XML ou le codage HTML). La gestion des connaissances est similaire à la bibliothéconomie, et concerne les informations pour la formation et l’enseignement, ainsi que le transfert de connaissances et d’expertise, et la transmission des leçons apprises.
Principes de la gestion de l’information
Il existe de nombreux principes de gestion de l’information. Un ensemble bien connu est l’Information Management Body of Knowledge (IMBOK, ou corpus de connaissances en gestion de l’information), qui est un cadre qui divise les compétences en gestion en six domaines de connaissances et quatre domaines de processus.
Les domaines de connaissances comprennent les suivants :
- Technologie de l’information (informatique) : matériel et logiciel
- Systèmes d’information : l’informatique intégrée dans un système qui répond aux besoins et aux politiques de l’entreprise
- Informations de l’entreprise : créées par l’analyse et la contextualisation des données à l’aide d’outils tels que le système d’information
- Processus d’entreprise : comment évaluer et utiliser les informations de l’entreprise pour prendre des décisions
- Avantage de l’entreprise : l’avantage souhaité fourni par les informations de l’entreprise
- Stratégie d’entreprise : le plan directeur qui oriente une entreprise. Idéalement, les décisions prises par le biais des processus d’entreprise, qui sont basés sur les informations de l’entreprise, guideront la stratégie et mèneront à la réalisation des avantages de l’entreprise.
Les domaines de processus IMBOK sont :
- Projets : ajout de nouveaux logiciels, capacités et matériels aux systèmes d’information
- Changement dans l’entreprise : évaluer les informations pour améliorer les processus
- Opérations de l’entreprise : le quotidien d’une entreprise. Celles-ci guideront les améliorations basées sur les mises à jour des processus, et augmenteront, espérons-le, les avantages.
- Gestion des performances : essayer de s’assurer que les opérations fonctionnent à leur capacité maximale
Données en tant que produit
De la même manière qu’une entreprise produit des articles comme des écrous et des boulons, un service d’entreprise (comme l’informatique) peut produire des données que d’autres services (comme les finances ou le marketing) ou une autre entreprise traitent comme un produit ou un service. Dans cet état d’esprit, l’entité prestataire verra l’entité destinataire comme un client et peut donc être plus réactive à ses besoins.
Stefan Haase, Director at Whitecap Consulting in Leeds, UK, explains,
“Information Management is a multi-faceted discipline that centres on data compliance. An organization accesses, creates, distributes, manages, stores, protects, and secures a wide variety of information which requires strong data governance, access management, and data protection.”
Quelles sont les stratégies de gestion de l’information ?
Les stratégies de gestion de l’information sont des plans qui aident une entreprise à s’assurer que ses pratiques de GI sont synchronisées, à améliorer les processus et à se préparer pour l’avenir. Qu’il s’agisse d’indiquer le statut actuel ou d’identifier les objectifs, ces plans peuvent inclure les informations suivantes :
- Statut actuel
- Objectifs pour l’avenir
- Mesures concrètes pour atteindre ces objectifs
- Projets d’acquisition de nouvelles ressources
- Processus et politiques d’interaction avec les services de l’entreprise
- Attribution de la responsabilité de la mise en œuvre et de la création de rapports
D’où proviennent les données et les informations ?
Le terme données fait référence à des chiffres bruts ou des faits, tandis que les informations sont des données qui ont été traitées, structurées, interprétées et organisées, afin qu’elles puissent éclairer les décisions et les plans. Les entreprises peuvent obtenir des données de nombreuses sources, notamment :
- Systèmes hérités : utilisés pour les données qui s’accumulent depuis longtemps. Les systèmes hérités d’une entreprise (par exemple, la gestion de l’apprentissage, les dossiers des employés, les antécédents financiers) contiennent tous des données utiles qui peuvent être exploitées.
- Création de données : les transactions, la fabrication, les paiements, les achats et les commentaires des employés (pour n’en nommer que quelques-uns) créent tous des données. Pour un détaillant, les données peuvent être le nombre de ventes de marteaux et de scies suivies par leur système de point de vente. Pour un fabricant, il peut s’agir du nombre de moniteurs d’ordinateur qui ont été assemblés. Pour une entreprise de livraison, il peut s’agir du moment où un colis a été déposé à un endroit désigné.
- Collecte de données : données provenant de sources externes, telles que les tendances météorologiques, les bulletins de presse, les avis de fermeture de route, ou les tendances d’embauche. Ces données peuvent être achetées ou collectées gratuitement.
Comment les données deviennent des informations
Les données deviennent des informations par interprétation, analyse, contextualisation, traitement et autres activités de GI.
R. Rebecca Carter, a Senior Content Strategist at Global Team Blue in Detroit, says, “Data is raw numbers. Data passes through a filter of tools and/or people who organize, categorize, analyze, tag, and distribute the data to become meaningful information in context.”
Par exemple : l’enregistrement du nombre de litres d’essence qu’un conducteur achète est une donnée. Ce même conducteur qui calcule son kilométrage la transforme en information. S’il organise son kilométrage sous forme de diagramme en fonction des conditions météorologiques ou de la ville par rapport aux conditions sur autoroute, il s’agit d’informations plus riches.
Dans un contexte professionnel, le nombre de paires de chaussures vendues et le prix payé par paire sont des données. Le diagramme des ventes par magasin, la comparaison des chiffres de ventes par rapport à la période précédente ou le suivi du nombre de clients qui ont utilisé un bon d’achat les transforment en informations.
Bien qu’il existe de nombreuses façons de conceptualiser la façon dont les données deviennent des informations, un concept bien connu est le modèle de portefeuille créé par Andy Bytheway, professeur d’informatique à l’Université du Cap-Occidental en Afrique du Sud. Ce modèle pose deux axes :
- Source : interne contre externe - que les données proviennent du sein d’une organisation (chiffres de ventes, e-mail) ou de l’extérieur (bulletins de presse, conditions routières par heure).
- Structure : structurée contre non structurée - si les données ont été analysées ou mises en contexte ou si elles ne sont qu’un ensemble de faits.
Le quadrant ayant le plus de valeur contient les données structurées et internes. Ces informations ont été examinées, traitées, mises en contexte et fournissent la meilleure base pour la prise de décisions opérationnelles de l’entreprise.
Les données et les informations ont de la valeur
Les données et les informations sont des actifs professionnels qui sont créés ou recueillis par une entreprise. Parce qu’elles peuvent octroyer plus de valeur à l’entreprise, elles ont besoin de protection. Contrairement aux ordinateurs ou aux bâtiments, les données et les informations sont intangibles, de sorte qu’il est souvent difficile de leur attribuer une valeur réelle.
Un rapport d’IDC intitulé Information Digital Transformation MaturityScape mené en 2015 indique : « l’information est au cœur du nouvel écosystème numérique ». Afin de tirer le meilleur parti des données et des informations, les organisations peuvent prendre en compte le modèle de chaîne de valeur de l’information, créé par Elias Bizannes. Bien qu’il ait créé ce modèle en gardant à l’esprit le B2C, le B2B ou les relations inter-services peuvent l’adapter. Le modèle comprend les étapes suivantes :
- Recueillir et créer des données : les données ont de la valeur en tant que ressource.
- Traiter les données : la valeur réside dans la capacité à combiner, contextualiser, etc.
- Générer des informations : les divers modèles et connexions qui deviennent visibles sont la valeur créée lors de cette étape.
- Appliquer les connaissances : la valeur provient de l’utilisation de ce qui a été créé pour apporter des modifications aux opérations, aux processus, etc.
Sécurité et gestion de l’information
Les protocoles de sécurité pour les données se situent en dehors du champ d’application de cet article, mais ils sont un élément essentiel de tout programme de gestion de l’information. Les criminels et les pirates informatiques comprennent la valeur des données de l’entreprise, d’où leur convoitise. Les données ne reçoivent pas toujours la protection qu’elles méritent en fonction de leur valeur : considérez les récentes violations d’Equifax comme exemples. Pour en savoir plus sur la protection des données, lisez Présentation de la sécurité réseau : problèmes et meilleures pratiques.
Qu’est-ce que la gestion stratégique de l’information ?
La gestion stratégique de l’information (SIM) aide les entreprises et les organisations à catégoriser et à traiter les informations qu’elles créent et reçoivent. Elle peut également aider les entreprises à identifier les opportunités d’amélioration des opérations et à avoir un impact positif sur les bénéfices grâce à l’analyse de l’utilisation des données.
Dans un article de 2009 intitulé « Strategic Information Management Under Leakage in A Supply Chain », les auteurs Krishnan S. Anand et Manu Goyal définissent la SIM comme « la gestion active de l’impératif informationnel de l’entreprise, et la négociation de compromis appropriés avec l’impératif opérationnel, en cas de conflit, afin de maximiser les profits ».
Qu’est-ce qu’un système de gestion de l’information ?
Un système de gestion de l’information (IMS) est un ensemble de matériels et de logiciels qui stocke et organise des données dans une base de données et y accède. Il fournit également des outils qui permettent la création de rapports standardisés et ad-hoc.
Il existe de nombreux types d’IMS qui peuvent effectuer des fonctions professionnelles spécialisées, dont les exemples suivants :
- Système d’intelligence d’affaires : les opérations utilisent un système d’intelligence d’affaires pour prendre des décisions commerciales en fonction de la collecte, de l’intégration et de l’analyse des données et informations collectées.
- Système de gestion de la relation client : stocke les informations clés sur les clients, y compris les ventes précédentes, les coordonnées et les opportunités de vente. Les équipes de marketing, de service à la clientèle, de ventes et de développement des affaires utilisent souvent le CRM.
- Système d’automatisation des forces de vente : un composant spécialisé d’un système de CRM qui automatise de nombreuses tâches effectuées par les équipes de vente. Il peut inclure la gestion des contacts, le suivi et la génération des prospects, et la gestion des commandes.
- Système de traitement des transactions : un IMS qui termine une vente et gère les détails connexes. Sur un plan basique, il peut s’agir d’un système de point de vente (POS), ou d’un système qui permet à un voyageur de chercher un hôtel, et d’inclure des options de chambre, telles que la gamme de prix, le type et le nombre de lits, ou une piscine, puis de la sélectionner et de la réserver.
- Système de gestion des connaissances : le service à la clientèle peut utiliser un système de gestion des connaissances pour répondre aux questions et résoudre les problèmes.
R. Rebecca Carter conseille : « Un système d’information est composé de processus et d’outils. Souvent, vous voyez que le processus doit s’adapter aux outils, alors que le processus devrait stimuler et informer l’outil. Idéalement, les outils doivent être soumis aux processus. »
Les domaines où la gestion de l’information peut avoir un impact positif
L’analyse des données et des informations pour rechercher des opportunités d’amélioration est une méthode utile pour stimuler et gérer les changements et les améliorations n’importe où dans une entreprise. Voici quelques domaines clés où la gestion de l’information peut avoir le plus d’impact :
Projets : suivez l’efficacité des projets et appliquez les leçons apprises aux futurs projets.
Opérations commerciales : découvrez les processus qui sont efficaces et ceux qui ne le sont pas.
Gestion de la performance : étudiez la productivité des équipes, des responsables et des employés, et cherchez des moyens de l’augmenter.
Meilleures pratiques en matière de gestion de l’information
Un article sur i-SCOOP indique : « En étant stratégiques à ce sujet et en examinant la réalité et les priorités des entreprises, nous pouvons nous assurer que nous ne faisons pas partie des deux tiers des entreprises qui ne répondent pas aux meilleures pratiques en matière de contrôle des données. » Bien que les meilleures pratiques puissent varier, la liste ci-dessous est un bon point de départ, compilé à partir d’un sondage mené auprès de nombreuses sources.
- Facilité d’utilisation : un système de GI doit être facile à utiliser. Si l’interface utilisateur n’est pas bien conçue, les responsables et les employés peuvent être frustrés et trouver d’autres moyens non sanctionnés de partager des informations, ce qui signifie qu’ils ne suivront pas les protocoles de sécurité. Une réponse rapide face aux problèmes d’utilisabilité signifie également peu de mises à jour du système plus tard. La troisième édition de Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems, édité par Robert D. Galliers et Dorothy E. Leidner, indique : « La notion que les systèmes devraient être faits pour attirer leurs utilisateurs à chaque étape du développement et dans leur forme finale a encouragé le développement de systèmes "conviviaux", dans l’espoir qu’une facilité d’utilisation précoce réduirait les demandes de maintenance ultérieure ».
Pour en savoir plus sur la conception de l’interface utilisateur , lisez Les éléments clés de la conception de l’interface utilisateur et comment les utiliser lors de la conception d’une application ou d’un site Web. - Obtenez l’adhésion des utilisateurs : main dans la main, avec une facilité d’utilisation, il est impératif de prendre en compte les besoins des utilisateurs. R. Rebecca Carter conseille : « Ne vous contentez pas de faire des hypothèses, mais observez l’environnement et demandez directement aux utilisateurs ce dont ils ont besoin et ce qu’ils attendent. Utilisez des concepts de conception réflexive et créez des systèmes qui peuvent écouter, évoluer et s’adapter. »
- Planifiez et concevez au niveau de l’entreprise : plutôt que permettre aux services de gérer leurs propres processus de GI, commencer au niveau de l’entreprise intègre partage et interopérabilité au programme.
- Réutilisation à l’échelle de l’entreprise : les données et les informations doivent être disponibles dans tous les services, ce qui permet des économies à grande échelle, une meilleure prise de décision et de meilleurs commentaires.
- Gestion des données : créez des politiques pour guider l’organisation, le changement, la distribution, l’archivage et la suppression des informations.
- Gestion et gouvernance centralisées des données : la gouvernance des données est la gestion globale de la disponibilité, de la convivialité, de l’intégrité et de la sécurité des données qu’une entreprise utilise. Un programme de gouvernance des données comprend un organe directeur, un ensemble de procédures définies et des plans d’exécution des procédures. Dans un article de 1991 intitulé Globalization and Information Management Strategies, les auteurs Jahangir Karimi et Benn R. Konsynski expliquent : « L’absence d’une stratégie centralisée de gestion de l’information conduit souvent les entités d’entreprise (par exemple, les clients et les produits) à avoir plusieurs attributs [...] et valeurs dans les bases de données. Cela rend difficiles les liens ou le partage de données entre les activités de valeur [...]. Ces facteurs rendent les données de performance et de corrélation importantes indisponibles [...] pour la prise de décisions, ce qui crée d’importants obstacles aux avantages concurrentiels de l’entreprise. »
- Gestion des métadonnées : les métadonnées permettent de catégoriser correctement les données, afin qu’elles puissent être comparées et combinées avec des données provenant de systèmes disparates. Les métadonnées peuvent également aider à suivre les personnes qui doivent avoir accès aux données. Les exemples de métadonnées comprennent la date de création, la langue et les catégories. En veillant à ce que les métadonnées soient correctes et à jour, les informations sont plus utilisables et soutiennent les politiques de sécurité.
- Créez une taxinomie : différents groupes ont des termes différents pour les mêmes concepts. Une taxinomie reliera et classera ces termes et permettra les recherches et le partage entre les systèmes.
- Gestion de la qualité des données : si les employés et les responsables ne peuvent pas faire confiance aux données et informations qu’ils voient, ils ne les utiliseront pas. La mise en œuvre de contrôles de qualité empêche l’utilisation de mauvaises données, crée un processus pour corriger les erreurs lorsqu’elles sont détectées, et maintient la qualité des données élevée.
- Rendez les données et les informations disponibles (avec les restrictions appropriées) : le partage de données et d’informations est l’objectif clé de la gestion de l’information, de sorte que tout programme de GI doit conserver ce principe de base. Cependant, tout le monde ne doit pas avoir accès à tout, alors indiquez clairement qui doit y avoir accès, et assurez-vous que la technologie que vous utilisez soutient ces politiques. Encore une fois, d’après Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems, « la gestion de l’information implique d’identifier ce qui doit être conservé, comment cela doit être organisé, à quel endroit cela doit être détenu et qui doit y avoir accès ».
- Formation, règles et responsabilité : formez ceux qui accèdent aux données et créez des informations sur les politiques qui guident l’utilisation et le partage des données. Lorsque les politiques sont enfreintes, les responsables et les employés doivent être tenus responsables.
- Collaboration entre le service informatique et le service commercial : la coopération entre ceux qui possèdent et utilisent les données et ceux qui stockent et traitent les données est essentielle. Lorsque des systèmes sont ajoutés ou mis à jour, le service informatique doit faire passer les besoins des utilisateurs en premier. Lorsqu’ils travaillent avec le service informatique, les utilisateurs doivent comprendre les limites des outils disponibles.
- Planifiez l’amélioration continue : les besoins de l’entreprise et les données disponibles changent constamment. Concevez un programme de GI et la technologie qui la prend en charge en ayant cette idée à l’esprit, afin qu’il puisse prendre en compte les entrées nouvelles ou modifiées, et créer des résultats.
- Planifiez l’avenir : R. Rebecca Carter dit : « [...] Avec les progrès imprévus de la technologie qui se produisent à un rythme de plus en plus rapide, tout système conçu aujourd’hui deviendra obsolète demain sans planification d’adaptabilité. On ne se contente pas de créer un système et de s’en aller. Les organisations doivent reconnaître l’importance de consacrer des ressources au maintien et à l’amélioration des systèmes de gestion de l’information, afin qu’ils puissent se développer et réagir aux changements dans les processus en évolution. »
- Conception pour intégration avec d’autres applications et interopérabilité entre les systèmes : vos systèmes doivent être en mesure de combiner des sources et formats de données disparates et hétérogènes, et de les présenter sous la forme d’une vue intégrée.
- Pistes d’audit : un système de GI bien conçu doit indiquer qui a accédé à l’information, ce qu’elle en a fait et avec qui elle l’a partagée. Cela permet d’éviter les atteintes à la sécurité et de s’assurer que tout le monde suit les politiques établies.
Avantages de la gestion de l’information
Comme mentionné précédemment, les données et les informations sont des actifs. Pour que ces actifs créent des avantages, ils doivent être utilisés. N. Venkatraman, professeur d’information à l’Université de Boston, a développé DIKAR (Data, Information, Knowledge, Action, Results), un modèle bien connu pour réaliser les avantages d’un programme de GI :
- Les données doivent être interprétées pour rendre des informations
- L’information doit être comprise pour être transformée en connaissance
- La connaissance permet aux responsables de prendre des décisions efficaces
- Des décisions efficaces conduisent à des actions appropriées
- Les actions appropriées mènent à des résultats significatifs
Qu’est-ce qu’un entrepôt de données et comment est-il utilisé dans la GI ?
Un entrepôt de données est un ensemble de serveurs qui stockent et fournissent un accès centralisé aux données et informations numériques dans tous les services et systèmes. Les entrepôts de données physiques existaient dans les années 1990, mais de nombreuses entreprises ont déplacé leurs entrepôts vers le cloud.
Qu’est-ce que le big data, et comment cela affecte-t-il la GI ?
Le big data fait référence à de grands ensembles de données que les applications de traitement de données standard ne peuvent pas gérer. Le terme existe depuis les années 1990, mais son utilisation a considérablement augmenté au cours des dernières années. Le visualiseur Ngram de Google montre cette tendance :
La définition de ce qui peut être qualifié de big data est toujours en cours, mais elle est généralement associée aux caractéristiques suivantes :
- Volume : un téraoctet est généralement la taille minimale de capacité.
- Variété : les données proviennent de plusieurs sources dans des formats mixtes.
- Vitesse : les données doivent être traitées rapidement afin de devenir des informations utilisables.
La baisse du coût du stockage des données, la vitesse croissante des processeurs et la complexité des logiciels permettent à de plus en plus d’entreprises d’accéder au big data.
Planifier une stratégie et créer un programme de gestion de l’information
Si votre entreprise doit mettre en œuvre un programme de gestion de l’information, le choix des meilleures pratiques et la création du programme pour y répondre aideront à réduire les problèmes plus tard. Stefan Haase conseille :
Plusieurs activités sont requises pour mettre en œuvre une stratégie efficace de gestion de l’information :
- Créez un cadre de gouvernance – Identifiez les rôles et les responsabilités en ce qui concerne l’accès, la protection et la distribution des données de l’organisation.
- Catégorisez les informations – La plupart des organisations traitent toutes les données de la même manière car les responsables des données (généralement le service informatique) ne sont pas les propriétaires des données (c’est-à-dire les utilisateurs finaux ou les chefs de service). Les propriétaires de données sont trop occupés par les activités quotidiennes pour être liés à la gestion de l’information. Les responsables des données ne sont pas autorisés à retirer ou à supprimer des données, même si elles sont anciennes et ne sont plus requises d’un point de vue juridique ou commercial. Ainsi, les organisations doivent catégoriser les informations pour les gérer en fonction de leur valeur. Les catégories typiques sont les données essentielles à la mission (les données qui ont été créées ou consultées au cours des 3 derniers mois), les données importantes (les données qui ont été créées ou consultées au cours des 12 derniers mois), les données héritées (les données qui doivent être conservées pour des raisons de conformité, par exemple pendant 3, 5 ou 7 ans) et les données non commerciales (par exemple, les données personnelles telles que des photos personnelles).
- Stockez les données en fonction de leur valeur – Toutes les données essentielles à la mission doivent être instantanément accessibles et stockées sur le stockage de niveau un et les données importantes stockées sur le niveau deux. Archivez les données héritées de façon permanente hors site et supprimez les données personnelles.
- Protégez les données en fonction de leur valeur – Répliquez les données essentielles à la mission tout au long de la journée afin de vous assurer qu’aucune perte de données n’est encourue et sauvegardez quotidiennement les données importantes à un autre endroit. Les données héritées sont déjà archivées de façon permanente hors site.
- Récupération des données/continuité des activités/planification de la reprise après sinistre – Assurez-vous que l’organisation teste régulièrement la récupération des données et la continuité des activités/reprise après sinistre afin de s’assurer qu’elle peut surmonter toute perte potentielle de données dès que possible.
- Gestion des accès – Assurez-vous que les types d’utilisateurs sont identifiés et appliqués, tels que l’accès administrateur, l’accès en lecture et en écriture, l’accès en lecture seule ou l’absence d’accès.
R. Rebecca Carter conseille :
Bien sûr, le meilleur point de départ est les personnes qui utilisent les systèmes de gestion de l’information. Ces utilisateurs auront des idées, souvent en fonction de leurs difficultés et de ce qu’ils aimeraient voir dans un système idéal. Mais ils ne sont peut-être pas en mesure de communiquer clairement les processus pris en charge sans friction. Et ils ne sont peut-être pas en mesure de reconnaître à quel endroit les processus pourraient être pris en charge par les nouvelles technologies ou l’automatisation. Il est donc essentiel que les concepteurs étudient les tâches dans l’environnement de travail en temps réel pour pouvoir concevoir efficacement un système pour les utilisateurs finaux.
Les stratégies les plus efficaces prendront en compte l’ensemble de l’écosystème, en s’intégrant pour des gains d’efficacité dans la mesure du possible. J’ai souvent vu des organisations accorder de l’attention et des ressources aux outils pour des groupes de tâches individuels, mais sans accorder d’attention à la vue d’ensemble, ce qui conduit à des inefficacités dans l’ensemble de l’organisation. Les groupes se retrouvent avec plusieurs systèmes différents qui ne sont pas intégrés les uns aux autres, et l’ensemble de l’organisation regroupe ces systèmes existants. En concevant pour l’ensemble de l’écosystème, les équipes peuvent partager, exploiter et réutiliser les informations le plus efficacement.
Il est également primordial de reconnaître qu’avec les progrès imprévus de la technologie qui se produisent à un rythme de plus en plus rapide, tout système conçu aujourd’hui deviendra obsolète demain sans planification d’adaptabilité. On ne se contente pas de créer un système et de s’en aller. Les organisations doivent reconnaître l’importance de consacrer des ressources au maintien et à l’amélioration des systèmes de gestion de l’information, afin qu’ils puissent se développer et réagir aux changements dans les processus en évolution.
Une fois que votre programme de GI est opérationnel, il est essentiel de suivre les meilleures pratiques que vous avez établies. Carter explique : « Tout contenu a un cycle de vie. Recherchez-le, publiez-le, surveillez-le, puis mettez-y fin ou archivez-le. Créez un processus d’audit pour voir si vos informations sont toujours utiles. »
« Assurez-vous que les activités [...] sont continuellement examinées, mises à jour et remises en question. Et respectez la dernière réglementation et les dernières exigences de conformité nationales ou internationales en matière de données spécifiques à un secteur ou à une industrie », conseille Haase.
Défis et critiques de la gestion de l’information
La gestion de l’information comporte des obstacles et des détracteurs, comme c’est le cas pour toute discipline commerciale. Vous trouverez ci-dessous les défis et les meilleures pratiques qui aideront à atténuer ou à surmonter ces problèmes :
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Défis |
Meilleures pratiques connexes |
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Concurrence et manque de coordination entre les systèmes de GI disparates |
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Systèmes existants à mettre à niveau ou à retirer |
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Pas d’orientation stratégique technique ou organisationnelle claire |
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Adoption limitée par les responsables et les employés |
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Des données et des informations de mauvaise qualité (par exemple, incohérentes, dupliquées, obsolètes) |
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Manque de soutien de la haute direction |
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Grand nombre de besoins de l’entreprise |
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Difficulté à changer les processus/à former le personnel |
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Ressources limitées pour le déploiement, la gestion ou l’amélioration des systèmes |
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Critiques |
Meilleures pratiques connexes |
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Les règles et les processus peuvent empêcher les bonnes décisions et ralentir le processus de prise de décisions |
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La GI a souvent impliqué le déploiement de nouvelles technologies, qui présente de mauvais résultats |
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Les systèmes de GI sont souvent conçus sur mesure pour un seul but |
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Développements récents et tendances futures
Le big data continue de stimuler la croissance et les changements dans la gestion de l’information à mesure que le concept devient plus courant.
La promesse de l’intelligence artificielle (IA) flotte depuis des décennies. Les progrès de la puissance de calcul et des logiciels ont finalement permis d’accéder l’IA facilement. Dans le domaine de la GI, voici quelques impacts possibles de l’IA :
- Augmentation de l’analyse : la préparation des données et la correspondance des modèles seront plus automatisées, ce qui accélérera le traitement des données.
- Appareils intelligents : cela comprend les voitures sans conducteur, les drones autopilotés et les machines intelligentes. Chacun d’entre eux augmente la quantité de données et exige de plus en plus de quantités d’informations pour fonctionner.
- Agents intelligents : Siri et Alexa auront de nombreux nouveaux cousins. L’IA permettra à ces agents de répondre à des questions complexes des clients, d’aider à réserver des chambres d’hôtel et de mettre en place une réunion en envoyant des invitations et en commandant les déjeuners de chacun en fonction des restrictions alimentaires. Ces activités créent également des données et nécessitent des informations.
Comment votre stratégie de gestion de l’information doit-elle changer en 2018 et au-delà ?
L’environnement de l’entreprise change constamment, et les outils et processus doivent répondre à ce changement. Cela comprend votre programme de gestion de l’information.
R. Rebecca Carter conseille :
Montez un groupe dédié dont l’objectif est d’évaluer et d’améliorer la gestion de l’information du point de vue de l’entreprise toute entière. Vous ne pouvez pas simplement laisser les systèmes se développer de façon organique, car les individus auront toujours des difficultés à accomplir les fonctions de leur groupe. Une gestion efficace des informations de l’entreprise a besoin d’un œil dédié à cette fonction importante.
Il devrait y avoir une meilleure synergie entre l’entreprise et les consultants externes. Faites appel à des consultants pour créer des systèmes et des outils, car ils peuvent plus facilement adopter une vue stratégique. Cela permet aux services informatiques internes de rester concentrés sur les opérations quotidiennes.
Stefan Haase dit :
L’IA et l’analyse des données aident les entreprises à faire face à l’afflux croissant d’informations pour donner un sens aux données. Cependant, les bases d’une stratégie de gestion de l’information s’appliquent toujours.
L’IA et l’analyse des données ne peuvent être utiles que si l’organisation a mis en place les éléments constitutifs d’une stratégie de gestion de l’information.
L’IA et l’analyse des données permettent aux données provenant de plusieurs sources et plateformes de combiner et de corréler des informations. Ce processus peut consister à protéger l’organisation contre les atteintes à la sécurité des données, à améliorer les décisions commerciales afin d’offrir plus de valeur aux clients des utilisateurs finaux (par exemple, en combinant les entrées et les flux de plusieurs services financiers tels que les comptes, les investissements, les actions, etc.) afin de fournir des informations financières en temps réel aux utilisateurs finaux.
Bien que cet article ne puisse pas aborder toutes les facettes de la discipline, les meilleures pratiques et les défis courants, les conseils d’experts et la discussion sur la valeur des données et l’importance de la sécurité devraient vous donner une meilleure idée de ce qu’est la GI et de sa raison d’être.
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