Qu’est-ce que la gestion de projets informatiques ?
La gestion de projets informatiques correspond au processus de gestion du plan, de l’organisation et des responsabilités afin d'atteindre les objectifs en matière de technologies de l’information. La gestion de projets informatiques ne se limite pas à appliquer des connaissances, mettre en place les bonnes compétences et utiliser des outils et techniques pour mener à terme le cycle de vie d’un projet. Étant donné que la portée de l’informatique couvre la majorité d’une entreprise, le champ d'application de ces projets est plus large, plus complexe et, de ce fait, plus sujet à l’échec. Les responsables de la gestion de projets informatiques relèvent des défis liés aux intégrations interdépendantes, aux mises à niveau technologiques rapides et aux changements de versions qui peuvent se produire pendant toute la durée du projet. Il existe des hypothèses de processus qui nuisent au développement de nouveaux systèmes grevés d’équipements anciens, ou des défis associés au choix entre de multiples fournisseurs. Toutes ces attentes et difficultés relèvent de la gestion de projets informatiques.
La gestion de projet peut être un sujet complexe, doté d’une terminologie et de pratiques spécifiques. Vous trouverez ici un glossaire complet des termes liés à la gestion de projets.
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Historique de la gestion de projets informatiques
La gestion de projet est un processus pratiqué depuis longtemps, impliquant historiquement peu de planification ou réalisé selon les besoins ponctuels. Dans les années 1950, cependant, ses composantes ont été davantage formalisées dans les domaines de l’ingénierie, de la construction et de la défense militaire, tandis que des outils et meilleures pratiques ayant une structure similaire ont été développés. Le format de planification s'appuyait sur des principes qui faisaient progresser un projet du début à la fin dans un ordre logique. Aujourd'hui, ces étapes sont le démarrage, la planification et la conception, la construction, le suivi et le contrôle, ainsi que l’achèvement ou la clôture du projet. La gestion formelle des projets informatiques a gagné en popularité, les progrès constants de la technologie et les entreprises en dépendant de plus en plus.
Le cycle de vie de la gestion de projets informatiques
Le cycle de vie d’un projet informatique comprend les cinq processus de base de tous les projets gérés : démarrage, planification, exécution, contrôle et suivi, ainsi qu'achèvement du projet (ou clôture). La principale différence pour les projets informatiques réside dans la façon de gérer le cycle de vie.
- Lors de la phase de démarrage, une charte de projet est utilisée pour définir les objectifs, le budget et la portée du projet, et un(e) Responsable de projet est désigné(e).
- Les livrables sont ensuite planifiés et le/la Responsable de projet définit les jalons ou les transferts de dossier.
- Au cours de la phase d’exécution, l’équipe effectue les tâches attribuées selon une méthodologie choisie ou intégrée.
- Les coûts, les risques et le statut des projets sont surveillés et contrôlés grâce à la communication, à des réunions et à d’autres mécanismes d’assistance.
- L'achèvement du projet survient lors de l’approbation d’une phase ou de l’ensemble du projet et les utilisateurs finaux en assument la responsabilité.
Pour une analyse approfondie des cinq phases de la gestion de projet, nous vous conseillons de lire Démystifier les 5 phases de la gestion de projet.
La méthode de gestion des projets informatiques la plus courante est la méthode en cascade, qui implique un processus linéaire prédictif. Dans cette méthode, vous définissez l’ensemble du projet, de la portée aux coûts en passant par le calendrier, avant de commencer. Chaque phase est alors démarrée et un « transfert de dossier » formel marque l’achèvement de la phase. Une autre méthode concernant le cycle de vie, la méthode itérative, utilise une approche plus progressive. Cette approche itérative ou progressive répète les phases, et chaque itération mène à bien les phases de planification, d’analyse et de conception, avec la capacité de réaliser un objectif précis à la fin de l’itération. Chaque itération vient compléter l’ensemble des fonctionnalités du projet final. La gestion de projets informatiques peut également s'appuyer sur un cycle de vie adaptatif, comme dans les méthodologies Agile. Ce style offre une version encore plus flexible du processus itératif, en condensant les calendriers en de plus courtes périodes d’activité intense. Un cycle de vie adaptatif est particulièrement utile en matière de développement de logiciels et peut soutenir le changement tout au long du projet.
Quelles sont les raisons de l'échec des projets informatiques ?
Les projets informatiques ont tendance à échouer pour des raisons allant du manque de focalisation à l’évolution rapide de la technologie. Pour plus d’informations sur les meilleures pratiques en matière de gestion de projets informatiques et pour éviter les échecs, consultez la page « Point des experts sur les meilleures pratiques en matière de gestion de projets informatiques ».
Les principales responsabilités des Chefs de projets informatiques
Les Chefs de projets informatiques ont de nombreuses casquettes lorsqu’ils s’attaquent aux tâches et livrables complexes d’une initiative informatique. Aujourd'hui, les Chefs de projet informatiques se chargent des intégrations de logiciels et de micrologiciels, de la construction de sites Web, du stockage et de la gestion de bases de données, et créent également des infrastructures et des réseaux complexes et disséminés sur le plan géographique, tout en prévoyant des mesures de sécurité et de reprise adéquates et appropriées en cas de catastrophe. Tout au long de ces projets, les Chefs de projet sont chargés de définir les objectifs, de communiquer avec et de motiver les membres de l’équipe et les parties prenantes, d’identifier les personnes adéquates pour chaque tâche, de faire des recherches, de gérer les changements, d’effectuer des évaluations des besoins et de séquencer correctement les activités. Au final, les Chefs de projets informatiques améliorent les résultats d’un projet. La création d’une charte de projet est la première étape de la planification initiale, qui comprend l’élaboration de rapports d’avancement, des référentiels du projet, de budgets et de plans de communication, le choix des équipes et le recours à la gestion de la valeur acquise (EVM) pour mesurer les performances du projet.
Parmi les principales responsabilités des Chefs de projets informatiques, l'on peut également citer :
- la planification et la gestion globale des projets
- l'encouragement et l'obtention d'un soutien des projets
- veiller à la compatibilité globale avec la technologie existante
- la limitation des doublons
- la valorisation des compétences des membres de l’équipe
- le contrôle des coûts et le respect du budget
Les avantages de la gestion de projets informatiques
Les taux d’échec bien documentés du projet informatique moyen viennent obscurcir les nombreux avantages d’un projet bien géré et réussi. Les avantages d’une bonne gestion de projet informatique sont similaires à ceux d’une construction réussie de gratte-ciel ou du déploiement d’un système de guidage de missiles. Cependant, le produit fini n'est pas toujours aussi concret. Le processus de gestion de projet informatique est essentiellement une feuille de route qui fournit des jalons, des conseils, de la communication et un budget pour mener à bien un projet du début à la fin. Les outils, les calendriers, les budgets, les objectifs et les jalons guident l’équipe tout au long du cycle de vie du projet. Mais il est également vrai que des conseils intuitifs concernant des éléments tels que la gestion du changement, la résolution rapide et créative des problèmes, et la direction d'équipes ayant des compétences différentes ou qui sont éloignées géographiquement, font également partie du champ d'application général. Un style de gestion proactif s'appuyant sur des compétences organisationnelles de base peut naturellement permettre de réaliser les projets dans des délais plus courts et dans les limites budgétaires, ce qui offre finalement aux entreprises plus d’opportunités d’avantages concurrentiels. Toutefois, si elles sont mal gérées, les difficultés et les complexités des projets eux-mêmes peuvent avoir l’effet inverse.
Les défis auxquels les Chefs de projets informatiques sont confrontés
Les complexités et interdépendances inhérentes à ces missions variées à grande échelle et à long terme font partie des problèmes les plus délicats auxquels les Chefs de projets informatiques sont confrontés. Une initiative informatique peut concerner de nombreux types de projets, comprenant l’intégration de réseaux, la construction d’infrastructures physiques ou virtuelles, la création ou l’amélioration de sites Web et le développement de logiciels. Le fait d'émettre de multiples hypothèses lors de l’intégration de différents matériels, réseaux et logiciels aux systèmes existants, mais aussi les problèmes inconnus d’interopérabilité, peuvent compliquer un projet au fil de sa progression. Les attentes de l’entreprise, des utilisateurs finaux et des parties prenantes peuvent également créer des obstacles ou des défis.
Dans le cadre de la gestion du changement, des éléments spécifiques peuvent générer un niveau de résistance à l'avancement et nécessiter une attention particulière. Du fait de l’évolution rapide des technologies, les projets doivent également parfois intégrer des mises à niveau en cours de projet, qui peuvent affecter le calendrier ou les activités, telles que les capacités de réseau ou du Cloud, le stockage des données et la sécurité. Les bureaux disséminés géographiquement et le personnel travaillant à distance peuvent également compliquer la réussite d’un projet informatique.
Pour surmonter ces obstacles, les Chefs de projet doivent avoir mis en place un solide processus d’exécution mesurable, les bonnes équipes pour gérer le travail et une structure de communication qui informe les équipes et les parties prenantes des progrès et des jalons.
Les meilleures pratiques de gestion des projets informatiques utilisées sur le terrain
L’échec du projet de conformité des logiciels d’Elizabeth Harrin lui a permis de tirer des enseignements cruciaux. « Nous aurions pu trouver un moyen de mieux faire connaître notre vision à la direction, car les projets informatiques ont besoin d'être parrainés par la direction pour réussir », explique-t-elle.
Amy Black, Director of Project Management with SecureState, provides several tips for IT project planning. “Always plan for buffer time and resource buffers to ensure on-time delivery, be realistic about your time and cost estimates, minimize scope creep by focusing only on the work required to meet the end goal, over communicate with the team and stakeholders, vet timeline concerns up front, provide status updates weekly to ensure visibility and accountability,” she says.
Exemples de projets de gestion de projets informatiques
L’expertise des services informatiques ne cesse de s’étendre à l'heure actuelle. À titre d'exemples de projets informatiques, l'on peut citer les intégrations complexes qui soutiennent les services informatiques d’une activité ou d’une entreprise entière, ainsi que ses clients. Alors qu'auparavant, l’informatique jouait principalement un rôle de soutien pour les fonctions quotidiennes d’une entreprise, aujourd'hui, les projets qui sont initiés, réalisés et déployés par les services informatiques peuvent être déterminants pour la réussite de l'ensemble de l'entreprise. Bien que les projets puissent varier, ils peuvent inclure des aspects techniques et créatifs du développement Web et du soutien du commerce électronique.
Les projets informatiques peuvent comprendre les éléments suivants :
- Lancement de produits
- Mises à niveau matérielles
- Mises à niveau logicielles (migration vers un nouveau système d’exploitation, y compris la création d’images de bureau, par exemple)
- Mises à niveau du réseau
- Fusion de bases de données
- Transition vers le stockage sur le Cloud
- Déploiement de réseaux virtuels
- Développement et lancement de sites Web
- Modifications et mises à niveau de l’infrastructure (suppression de serveurs obsolètes, par exemple)
- Projets de développement de systèmes (projets d’analyse et de veille stratégique, par exemple)
Meilleures pratiques PMBOK du PMI
Des organismes tels que le Project Management Institute (PMI) assurent des formations et la promotion des meilleures pratiques dans le secteur en pleine expansion de la gestion de projets. Cet institut estime qu’en 2027, il existera 2,2 millions de nouveaux postes de chefs de projets. Les salaires dans le domaine de la gestion de projet sont très compétitifs (atteignant parfois six chiffres pour le personnel le plus expérimenté). La communauté internationale interactive du PMI, ses certifications, ses modèles et ses webinaires fournissent un ensemble complet de connaissances (BoK) pour les Chefs de projet à l'heure actuelle.
Ces pratiques, rédigées pour le PMI par des experts techniques, définissent dix domaines principaux pour la gestion de projets. Ces domaines de gestion spécifiques sont les suivants :
- Portée du projet : un document défini et approuvé décrivant l’ensemble du projet.
- Calendrier du projet : il s’agit des jalons et feuilles de route planifiés selon un calendrier convenu.
- Coûts du projet : détermine les estimations et prévisions des coûts afin d’inclure le capital, les matériaux, les installations et les logiciels.
- Qualité du projet : les politiques et procédures qui influent sur l’assurance qualité du projet.
- Approvisionnement du projet : se concentre sur l’acquisition de produits ou de services auprès de fournisseurs externes pour soutenir un projet.
- Ressources humaines du projet : prend en compte les mesures de performances, les taux d’achèvement des tâches et la dynamique des équipes.
- Communication du projet : le processus d’information tout au long du projet.
- Risques du projet : développe une cote de risque pour mieux gérer les risques et leurs coûts.
- Parties prenantes du projet : identifie et inclut les parties prenantes pour atténuer l’anxiété, les questions ou les obstacles.
- Intégration du projet : comptabilise et fusionne tous les domaines de connaissances qui affectent les performances de l’équipe du projet.
Qui participe à la gestion de projets informatiques ?
Bien que le/la Responsable de projet désigné(e) soit aux commandes et prenne en charge la portée de l’ensemble du projet, il existe de nombreux membres aux compétences variées au sein de la ou des équipe(s) qui contribuent à la réalisation des composantes spécifiques d’un projet informatique. Selon le projet, les ingénieurs en logiciels et réseaux, les programmeurs, les autres professionnels de l’informatique et les analystes gèrent l’essentiel du travail. Toutefois, la réalisation d’un projet peut également faire appel à des créatifs (tels que des concepteurs de sites Web et des graphistes), qui fournissent des éléments liés à la convivialité. Bien qu’ils ne soient pas impliqués dans le travail quotidien, les utilisateurs finaux, les chefs d’équipe, la direction et les parties prenantes sont nécessaires pour apporter leur soutien et doivent donc être tenus informés de la progression par la communication des jalons.
Quel système de gestion de projets informatiques convient le mieux à mon entreprise ?
L'on dit souvent que le/la meilleur(e) système ou méthode pour tout processus opérationnel est celui ou celle que votre équipe utilisera vraiment. Il existe de nombreux outils et méthodes pour piloter les projets, même pour les initiatives informatiques les plus complexes. Un projet a besoin d’objectifs clairs, d’une compréhension du livrable fini et de rapports qui mesurent le succès (comme les jalons). Ajoutez à cela de solides outils et processus de communication afin d’informer les parties prenantes des calendriers, des succès et des progrès. Les éléments de collaboration en temps réel aident les membres décentralisés de l’équipe. Mettre l’accent sur des domaines tels que la hiérarchisation, la collaboration, les évaluations et la planification, ainsi que les calendriers et l’exécution, peut être bénéfique et contribuer à la réussite du projet (et donc de l’expérience des utilisateurs finaux). En plus de ces éléments fonctionnels, la gestion des demandes et le soutien de diverses méthodologies de gestion de projet peuvent être bénéfiques.
Méthodologies de développement de gestion de projets
Les méthodes Agiles telles que le Scrum, le Kanbanet la programmation extrême (XP) dans la gestion de projets informatiques sont de plus en plus populaires en raison de l’accent mis sur une progression rapide avec de courtes périodes d’activité intense (itérations). La méthodologie Agile convient mieux aux projets susceptibles de faire l’objet de changements ou d’un recadrage à tout moment au cours du cycle de vie du projet. Les exigences du projet sont moins certaines lors du processus de démarrage et l’équipe elle-même peut être chargée de plusieurs fonctions dans le cadre du développement.
La méthode de gestion de projets en cascade est axée sur la conception. La durée du développement des projets est souvent citée comme un obstacle et rend cette méthode plus vulnérable aux changements technologiques. Cependant, la méthode en cascade est logique en termes de construction et offre une planification plus simple pour l’affectation des ressources et la budgétisation. Certains Chefs de projet préféreront peut-être utiliser la méthode en cascade s’il existe des interdépendances complexes, car cette dernière suit un ordre strict pour les événements et transfère les projets à mesure qu’ils sont terminés. Cependant, il est difficile d’absorber les changements au sein des processus en cascade.
Pour plus d’informations sur les méthodes Agile et en cascade, nous vous conseillons de lire Quand choisir la gestion de projets en cascade plutôt que la méthode Agile ?.
Conseils pour une gestion de projets informatiques réussie
La gestion de projet est à la fois un art et une science. La science concerne l'élaboration de plans, de budgets, de rapports et de processus. L’art consiste à gérer les conflits, les changements, les attentes et les obstacles. Le premier choix critique d’une méthode de gestion de projet efficace donne le ton à l’ensemble de l’équipe et doit tenir compte des compétences de l’équipe, des attentes de l’entreprise et de la disponibilité des ressources. Pour réussir, il est également impératif de se concentrer sur le résultat, plutôt que sur le processus et le budget. Il est aussi utile de planifier en se préparant aux imprévus et d’utiliser les ressources de la manière la plus efficace, qu’il s’agisse des compétences d’un membre de l’équipe ou du matériel.
Des experts en gestion de projets informatiques ont partagé leurs astuces pour réussir lors de chaque phase.
Joshua Peskay, VP of Technology Strategy with RoundTable Technology, has shared the following tips and considerations for each project management phase:
Phase de démarrage
« Pendant la phase de démarrage, assurez-vous avant tout qu'il est bénéfique de travailler sur ce projet. Demandez-vous : quels problèmes le projet résout-il ? La résolution du problème aide-t-elle l’entreprise ? Quels sont les critères de réussite et sont-ils mesurables ? »
Phase de planification
« Accordez une attention particulière à la réalisation d’une charte de projet, comprenez vos dépendances et l’impact des jalons manqués sur l’ensemble du projet, et assurez-vous de disposer des ressources adéquates pour livrer un résultat de grande qualité. »
Phase d’exécution
« Communiquez beaucoup et organisez des réunions debout quotidiennes afin de vous s’assurer que tout le monde a compris qui doit faire quoi, quand et comment. »
Phase de surveillance et de contrôle
« Assurez-vous d’avoir un outil de gestion de projet adapté pour soutenir cette phase et évitez d’utiliser l’e-mail à cet effet. »
Phase d’achèvement
« Utilisez la charte du projet pour vous assurer que tous les éléments livrables sont terminés et posez des questions telles que :
- Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
- Qu’aurait-on pu améliorer ?
- Que souhaiterions-nous changer la prochaine fois ?
- Avons-nous atteint nos objectifs ?
- Ce projet comporte-t-il une phase suivante ? Si oui, en quoi consiste-t-elle t?
- Quel est le calendrier pour l'examen des indicateurs de succès ? »
Alan Zucker, Founder of Project Management Essentials, LLC has the following advice for each phase:
Phase de démarrage
« Le démarrage est la phase la plus essentielle du projet. Au début du projet, le niveau de risque est le plus élevé, car il y a tant d’inconnues. Je recommande que les Responsables de projet soient sélectionnés et désignés au début de la phase de démarrage. Plus ils comprennent le contexte et l’historique, plus ils seront en mesure de guider le projet et de répondre aux besoins des parties prenantes. À la fin de la phase de démarrage, les Responsables de projet doivent s’assurer que les clients ou commanditaires ont défini les critères d’acceptation ou la définition de fini. Si les clients n'ont pas une idée claire ou ne sont pas sûrs de ce qu’ils veulent, n'allez pas plus loin, ou faites-le avec une extrême prudence. »
Phase de planification
« Lorsque vous planifiez le projet, faites appel à vos experts. Ce sont aussi souvent eux (ou leurs équipes) qui vont effectuer le travail. Utilisez vos compétences d'animation pour les réunir, afin de créer un plan qu’ils peuvent soutenir. Les Chefs de projet doivent également préparer le plan de gestion de projet qui guidera l’exécution du projet. Le plan de gestion de projet comprend huit plans subsidiaires qui décrivent comment tous les aspects seront traités, qu’il s’agisse des coûts, du calendrier, de la qualité, de la portée, ou encore de l’approvisionnement et des ressources. Nul besoin de réinventer la roue. Utilisez des modèles, des normes, des lignes directrices et votre expérience pour développer ces plans. Si vous n’avez personne au sein de votre entreprise pour vous aider, contactez votre branche locale du Project Management Institute. »
Exécution
« Je recommande aux Chefs de projet de recenser régulièrement les enseignements tirés (que l'on appelle parfois des rétrospectives) pendant l’exécution du projet. Demandez à l’équipe comment nous pouvons améliorer l’exécution du projet. Quelles améliorations peut-on apporter ? »
Phase de surveillance et de contrôle
« Il existe plusieurs indicateurs clés de performance que les chefs de projet doivent surveiller :
- Calendrier : comment le projet évolue-t-il par rapport au plan ?
- Coûts : comment se situent les coûts du projet par rapport au plan ? Qu’en est-il pour la période actuelle et pour le projet à ce jour ?
- Portée : envisageons-nous toujours de livrer ce à quoi nous nous sommes engagés ?
- Qualité : fabriquons-nous un produit de grande qualité qui répond aux attentes énoncées par nos clients ?
Les Chefs de projet consacrent beaucoup de temps lors des réunions à recueillir et fournir des informations sur le statut. La capacité d’écoute est importante. « Ressentez » le projet. Est-ce que vous le sentez bien ? »
Phase de clôture
« L’acceptation de la livraison est importante. Nous voulons nous assurer que nos clients sont satisfaits du produit fini et du processus d’acceptation du produit. Souvent, les Chefs de projet et les clients se disputent à la fin à propos d'éléments sans importance. Montrez-vous magnanime : n’oubliez pas que vous voudrez peut-être refaire des affaires avec ce client à l’avenir. »
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