Qu’est-ce que la méthodologie Scrum ?
Scrum est l’une des méthodologies de flux de travail regroupées sous le terme ombrelle Agile, qui met l’accent sur l’itération, la communication et la résolution de problèmes. Scrum est le plus souvent appliquée au développement de logiciel, même si de nombreux autres secteurs en adoptent également le style de gestion de projet.
Dans la méthodologie Scrum, le travail est divisé en « récits utilisateurs » ou « récits », de brèves descriptions d’une nouvelle mise à jour de produit ou d'une nouvelle fonctionnalité qui sont généralement écrites du point de vue de l’utilisateur. Un récit utilisateur doit communiquer l’intention de la tâche (c’est-à-dire le problème qu’elle résout), plutôt que seulement la tâche elle-même, afin que les membres de l’équipe puissent garder à l’esprit la portée complète du projet au fur et à mesure qu’ils effectuent le travail. Une fois que les récits utilisateurs sont définis, l’équipe décompose chaque récit en tâches individuelles et attribue chaque sous-tâche à un membre unique de l’équipe qui est responsable de l’accomplir d'ici la fin d’une période de travail fixe, appelée sprint.
Les sprints durent généralement deux à quatre semaines ; les membres de l’équipe travaillent rapidement pour accomplir leur tâche dans ce laps de temps avant de se réunir à nouveau et planifier le prochain sprint. Quelle que soit la durée de chaque sprint, les équipes Scrum organisent également des réunions Scrum quotidiennes, où tous les membres de l’équipe indiquent leur progression et identifient les obstacles éventuels. À la fin de chaque sprint, les équipes Scrum organisent une réunion de rétrospective du sprint pour examiner leur progression et apporter des améliorations en préparation du sprint à venir. La méthodologie Scrum peut aider les équipes à être plus organisées et efficaces en améliorant la communication, la responsabilisation et les retours des membres de l’équipe. Pour plus d’informations sur la mise en œuvre de Scrum, consultez notre ressource Scrum Methodology For Efficient Project Management.
L’équipe Scrum est au cœur de toute méthode Scrum efficace. Les rôles comprennent le Responsable du produit, le Scrum master et l’équipe de développement, chacun d’entre eux devant également incarner les cinq valeurs fondamentales de la méthodologie Scrum : engagement, courage, ouverture, concentration et respect. La création d’une équipe Scrum solide vous aidera à planifier, effectuer et examiner les sprints de façon organisée, et finalement à gagner en productivité. Pour obtenir une répartition détaillée des rôles et responsabilités Scrum et apprendre à constituer une équipe Scrum réussie, consultez cet article.
Avant de vous engager dans la méthode Scrum, cependant, vous devez en comprendre les limites. Les projets dans Scrum subissent souvent des changements de budget et de portée, il est donc important de communiquer cette fluctuation aux clients au préalable pour définir les attentes. De plus, l’idéologie Scrum peut être en décalage avec la structure classique de l’entreprise, de sorte qu’il peut être utile de présenter ses principes au fil du temps afin de limiter les perturbations. La méthode Scrum fonctionne également mieux si toute l’équipe se trouve au même endroit. Bien que des équipes à distance puissent certainement mettre en œuvre la méthodologie Scrum, il faut beaucoup de discipline avec les réunions Scrums quotidiennes et la communication pour réussir. D’autres méthodologies Agile, comme le Kanban et le Scrumban (un mélange de Scrum et de Kanban), peuvent réduire les effets de ces limites. Vous pouvez lire notre comparaison complète pour une étude approfondie des différentes méthodologies Agile et hybrides.
Qu’est-ce qu’un tableau Scrum ?
Un tableau Scrum est une représentation visuelle du travail à accomplir. La plupart des équipes Scrum utilisent un tableau Scrum pour les aider à isoler et organiser les tâches, à attribuer des tâches spécifiques aux membres de l’équipe et à suivre chaque tâche tout au long de son cycle de vie.
Un tableau Scrum comprend toujours des colonnes Récit, À faire, En cours (EC) et Terminé. Les équipes qui souhaitent plus de détails sur le statut d’une tâche peuvent ajouter d’autres colonnes, telles que Non commencé, Spécifié, Accélérer ou À vérifier. Quelles que soient les colonnes que vous choisissez, il est important de définir clairement le statut « Terminé » pour chaque récit, car l’objectif est de terminer chaque récit à la fin du sprint.
Les membres de l’équipe se voient chacun attribuer une tâche pendant la session de planification du sprint, et prennent totalement en charge le travail qui leur est assigné. Au début de chaque sprint, toutes les tâches sont placées dans la colonne la plus à gauche ; elles se déplacent de la gauche vers la droite dans les autres colonnes au fur et à mesure de leur avancement.
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un tableau Scrum au milieu d’un sprint.
À la fin d’un sprint, le Scrum master organise une réunion de rétrospective du sprint pour évaluer l’avancement global : un sprint est réussi si tous les récits sont dans la colonne « Terminé ». Les tâches terminées du tableau sont alors effacées et le tableau est préparé pour le prochain sprint. Les équipes Scrum plus expérimentées évaluent également leur efficacité durant le sprint en créant un diagramme d'avancement qui consigne les heures prévues pendant le sprint et les heures travaillées réelles. Un diagramme d'avancement aide le Scrum master à identifier les problèmes d’inefficacité ou d’excès parmi les membres de l’équipe, et à faire des prévisions de disponibilité plus précises pour l’avenir. Il est similaire au diagramme d'avancement de lancement, qui analyse les heures travaillées au fur et à mesure que les équipes approchent du lancement d'un produit ou d'une fonctionnalité.
L’utilisation d’un tableau Scrum peut aider les équipes à créer des flux de travail transparents et à améliorer la responsabilisation parmi les membres de l’équipe. En donnant à chaque membre de l’équipe un aperçu du statut actuel des tâches, qu’il s’agisse du responsable de produit ou des développeurs, les équipes Scrum peuvent s’assurer qu’aucun élément n’est négligé et identifier les modifications à apporter à leur processus ou à leur calendrier. Un tableau Scrum seul ne permettra pas à votre équipe de travailler parfaitement, mais il aidera probablement à prévenir les goulets d’étranglement au niveau des tâches et à accroître l’efficacité globale.
Si votre équipe décide de mettre en œuvre la méthode Scrum, la première étape consiste à choisir si vous utiliserez un tableau Scrum physique ou en ligne. Les deux ont leurs avantages et leurs inconvénients, mais il est important d’évaluer les besoins de l'équipe avant de vous engager dans un certain style. Les sections suivantes donnent une explication détaillée de la façon de configurer et d’utiliser les tableaux Scrum physique et en ligne, et étudient comment un outil en ligne, Smartsheet, peut vous aider à atteindre vos objectifs Scrum. Ensuite, nous proposons une comparaison des fonctionnalités point par point des deux types de tableaux Scrum.
Tableaux Scrum physiques
Les équipes Scrum d'origine utilisaient un tableau Scrum physique pour suivre leurs récits, et de nombreuses équipes utilisent toujours un tableau physique aujourd’hui. Les tableaux Scrum physiques fonctionnent mieux pour les équipes locales et de petite taille, pour lesquelles les mises à jour manuelles ne font pas perdre de temps ou ne causent pas de rupture dans la communication. Si vous choisissez un tableau Scrum physique, assurez-vous d’avoir en place de solides stratégies de communication afin qu’aucune tâche ne soit négligée et que le statut des tâches soit toujours à jour. Une façon de faire est de tirer profit des sessions de planification et de rétrospective du sprint, et de faire preuve de discipline vis-à-vis des réunions Scrum quotidiennes. Heureusement, les tableaux physiques ont tendance à encourager la conversation en face à face, ce qui est important, car la méthodologie Scrum repose sur une équipe très unie qui communique souvent et prend en charge son travail. Voyons comment configurer un tableau Scrum physique.
Étape 1 : créer le tableau physique
- Commencez par un grand tableau vierge, comme un tableau blanc. Assurez-vous que votre tableau se situe dans un espace central et accessible, afin que tous les membres de l’équipe puissent apporter des mises à jour.
- Dessinez une grille sur le tableau. Incluez suffisamment de cellules pour le nombre de récits que vous devez achever lors du premier sprint.
- Créez les colonnes. Au minimum, vous aurez les colonnes Récits, À faire, En cours (EC) et Terminé.
- À ce stade, votre tableau est complètement vierge, excepté les en-têtes de colonne.
Étape 2 : créer les récits utilisateurs
- Écrivez verticalement chaque récit dans la colonne Récits de votre tableau (chaque récit aura sa propre ligne). Chaque récit doit être exprimé en une à deux phrases et décrire le résultat souhaité.
- Les récits peuvent généralement être décomposés en petits ensembles de tâches. Inscrivez chacune de ces tâches dans la colonne « À faire » de la ligne du récit. De nombreuses équipes rédigent ces tâches sur des notes Post-it® ou sur d’autres cartes, afin de pouvoir facilement les déplacer dans le tableau Scrum.
- Assignez chaque tâche à un membre de l’équipe et écrivez son nom sur la tâche. Chaque membre de l’équipe est normalement assigné à une seule tâche, et chaque tâche n’a normalement qu’un seul responsable. De cette façon, les collaborateurs ne partagent pas leur énergie entre plusieurs tâches pendant le sprint : se concentrer sur une seule tâche augmente la probabilité qu’elle soit terminée dans les temps.
Étape 3 : déplacer les tâches dans le tableau
- Lorsque le sprint commence, les collaborateurs déplacent leur tâche de gauche à droite sur le tableau Scrum pour indiquer leur progression.
- Lorsque les collaborateurs terminent une tâche (et la déplacent dans la colonne Terminé), ils retournent à la colonne À faire et sélectionnent une autre tâche sur laquelle travailler pendant le sprint.
- À la fin d’un sprint réussi, toutes les tâches individuelles devraient se trouver dans la colonne Terminé.
- N’oubliez pas d’organiser une rétrospective du sprint pour évaluer les performances du dernier sprint afin d'améliorer continuellement vos processus.
Voici quelques exemples de ce à quoi un tableau Scrum physique pourrait ressembler :
Les tableaux physiques sont souvent plus intuitifs que les tableaux en ligne pour ceux qui commencent à utiliser la méthode Scrum, car un tableau physique, écrit à la main, peut être plus facile à visualiser et à comprendre. Gardez à l’esprit toutefois que les membres de l’équipe doivent vérifier fréquemment le tableau Scrum, qu’ils aient des mises à jour à faire ou non. Cela garantit que tout le monde est au courant du statut global des récits utilisateurs, et peut également aider à motiver les membres de l’équipe au fur et à mesure qu’ils approchent de la fin d’un sprint. En fin de compte, les tableaux Scrum physiques permettent de consolider le statut des tâches et d’autres informations sur les projets en obligeant les membres de l’équipe à faire des mises à jour manuelles.
Tableaux Scrum en ligne
Vous pouvez également créer un tableau Scrum en ligne pour gérer vos sprints. Les avantages d’un tableau en ligne comprennent les mises à jour en direct, la personnalisation et plus de flexibilité (cela est utile en cas de changement de livrables ou d’échéances). De plus, de nombreux outils en ligne facilitent l’intégration de toutes les informations du projet en vous permettant de joindre les documents directement au tableau. Les tableaux en ligne ont tendance à bien fonctionner pour les équipes logicielles/technologiques, les équipes travaillant à un rythme soutenu, les équipes comprenant des télétravailleurs ou pour les cas où les parties prenantes externes (direction, clients) ont besoin d’un aperçu de l’avancement du projet. Bien que les tableaux en ligne puissent gommer certains des obstacles ressentis par les utilisateurs du tableau Scrum physique, ils ne résoudront pas automatiquement tous les problèmes de communication de votre équipe. Au lieu de cela, maintenir la réunion Scrum quotidienne et favoriser la communication entre les collaborateurs est la meilleure façon de s’assurer que tout est terminé à la fin de chaque sprint.
Il existe plusieurs outils en ligne populaires que vous pouvez utiliser pour créer un tableau Scrum, notamment JIRA, Trello ou VersionOne. Nous allons vous donner un aperçu de la façon dont vous pouvez utiliser un outil en ligne, Smartsheet, en tant que tableau Scrum. Pour obtenir une décomposition étape par étape de la création d’un tableau Scrum dans Smartsheet, consultez notre article How to Build an Online Scrum Board in Smartsheet.
Étape 1 : créer un tableau en ligne dans Smartsheet
- Dans Smartsheet, accédez à l’onglet Accueil et cliquez sur Parcourir les modèles. Sélectionnez le modèle Kanban dans les options, cliquez sur Créer une feuille et nommez votre feuille. Bien qu’il s’agisse, techniquement, d’un modèle Kanban, vous pouvez facilement adapter le tableau aux besoins de la méthodologie Scrum.
- Le modèle s’ouvre en Mode Carte, l’un des quatre types d’affichage de Smartsheet.
- Le modèle comprend déjà des colonnes intitulées Backlog, Planning, En cours et Terminé. Vous pouvez modifier les titres de ces couloirs en double-cliquant sur l’en-tête et en saisissant le nouveau titre. (Dans la méthode Scrum traditionnelle, Backlog correspond à « Récits » et Planning correspond à « À faire ».)
Étape 2 : créer les récits utilisateurs
- Dans la colonne la plus à gauche, cliquez sur +Ajouter une carte. Les cartes dans Smartsheet remplacent les notes autocollantes sur un tableau Scrum physique, et contiennent toutes les informations concernant une tâche.
- Saisissez les informations pertinentes à propos de la tâche dans les champs de la carte. Cela peut inclure une description, une priorité et des pièces jointes.
- Assignez la tâche à un membre de l’équipe directement sur la carte en saisissant son nom ou son adresse e-mail dans le champ Attribué à.
- Vous pouvez également ajouter ou supprimer des champs dans vos cartes en cliquant sur Champs dans le coin supérieur droit du tableau. Personnalisez et classez également les cartes à l’aide de couleurs pour en faciliter la visualisation.
Étape 3 : déplacer les cartes dans le tableau
- Un tableau en ligne conserve la même mécanique qu’un tableau physique. Les membres de l’équipe déplacent les cartes de gauche à droite dans le tableau par glisser-déposer, puis sélectionnent une nouvelle tâche dans la colonne À faire lorsqu’ils ont besoin de plus de travail.
- Avec un tableau en ligne, vous pouvez également définir des alertes et des rappels pour que les membres de l’équipe reçoivent les mises à jour par e-mail. Les mises à jour automatiques aident à garder les membres de l’équipe au même niveau d'information quant au statut du projet, et garantissent qu’il existe un enregistrement unique et central de la vérité.
- Partagez votre tableau en ligne avec les membres de l’équipe et toutes les parties prenantes externes, en sélectionnant l’icône de partage, en ajoutant les e-mails des membres de l’équipe et en adaptant les autorisations de partage. Faites attention à n’attribuer le statut d’éditeur qu'aux personnes devant faire des mises à jour dans le tableau Scrum (probablement uniquement celles de l'équipe Scrum).
Fonctionnellement et mécaniquement, un tableau Scrum en ligne se comporte comme un tableau Scrum physique. Toutefois, avec un tableau en ligne, vous disposez de certaines fonctionnalités supplémentaires : l’historique des modifications, le stockage des documents, les rappels automatiques, les paramètres de partage et une personnalisation accrue. De plus, les outils basés dans le cloud facilitent la collaboration et le suivi de l’avancement des équipes à distance. En fin de compte, un outil en ligne peut faire gagner un temps précieux en gardant votre équipe organisée et en offrant la flexibilité qu’un tableau Scrum physique ne permet pas nécessairement.
Comparaison des fonctionnalités : tableau Scrum physique vs tableau Scrum en ligne
Vous ne savez pas dire avec certitude si vous souhaitez mettre en œuvre un tableau Scrum physique ou un tableau en ligne ? Voici une comparaison point par point pour vous aider à prendre votre décision.
Aucune option n’est objectivement mieux adaptée à la méthodologie Scrum. Au lieu de cela, votre tableau sera plus efficace si vous choisissez la version qui correspond le mieux aux besoins de votre équipe. Par exemple, si votre équipe débute sur la méthodologie Scrum et se trouve entièrement au même endroit, un tableau physique peut être la meilleure solution pour faciliter le flux de travail et favoriser les échanges entre les collaborateurs. D’un autre côté, si vous travaillez avec une grande équipe à distance et que vous devez suivre et examiner chaque changement apporté au tableau, un outil en ligne avec des fonctionnalités d’historique des modifications fonctionnera mieux. Par conséquent, la première étape de la mise en œuvre de Scrum est d’isoler les besoins, les forces et faiblesses propres à votre équipe avant de choisir la manière dont vous organiser et suivre le travail effectué.
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