Qu'est-ce que l'ordonnancement des ressources ?
La planification des ressources est le processus de planification et d'organisation de l'utilisation des ressources d'un projet - y compris les personnes, les équipements ou les installations - en fonction de leur disponibilité et du calendrier du projet. Il existe deux types d'ordonnancement des ressources : l'ordonnancement en fonction du temps et l'ordonnancement en fonction des ressources.
L'ordonnancement des ressources en fonction du temps donne la priorité au temps, ce qui signifie que vous pouvez choisir de dépenser plus de ressources pour minimiser le temps passé ou pour respecter une date limite stricte. Par exemple, un permis de construire peut vous permettre de travailler sur un projet pendant une certaine période seulement, ce qui vous obligera peut-être à dépenser davantage en équipement ou en heures supplémentaires pour le mener à bien.
L'ordonnancement des ressources sous contrainte donne la priorité aux contraintes de ressources, où les échéances sont programmées en fonction de la meilleure utilisation des ressources disponibles. Par exemple, si vous n'avez accès qu'à quelques grutiers spécialisés nécessaires pour une partie spécifique de votre projet, le reste du calendrier de votre projet sera planifié en fonction de leur disponibilité et de leur rareté.
Qu'est-ce que l'ordonnancement des ressources dans la gestion de projet ?
La planification des ressources dans la gestion de projet consiste à identifier et à organiser toutes les ressources disponibles dans le cadre des contraintes du projet. Il s'agit d'optimiser l'utilisation des ressources pour respecter le budget et les délais du projet.
Éléments à prendre en compte avant de créer un calendrier des ressources
Pour créer un calendrier des ressources, il est essentiel de comprendre les objectifs, la portée et le calendrier du projet. À partir de là, Claire McEnrue, responsable de la gestion des ressources et des opérations de livraison aux clients au sein de l'agence de publicité dentsu, suggère de se concentrer sur l'alignement des compétences, la précision des prévisions, la flexibilité, la communication et l'exactitude des données.
- Alignement des compétences : "Veillez à confier les bonnes tâches aux bonnes personnes et à ne pas vous contenter de combler les lacunes", explique M. McEnrue. Cela permet de garantir la qualité du travail.
- Précision des prévisions : il est important d'essayer de prévoir la demande de ressources à l'avance de la manière la plus précise possible. "Collaborez avec les chefs d'équipe pour vous aligner sur les demandes à venir et éviter les surprises de dernière minute", conseille M. McEnrue.
- Flexibilité : Prévoyez une marge de manœuvre pour ajuster le calendrier des ressources, explique M. McEnrue : "Une surallocation peut conduire à l'épuisement professionnel et à des problèmes de livraison."
- La communication : M. McEnrue suggère d'"assurer un alignement précoce avec les parties prenantes afin de s'assurer que les décisions en matière de ressources sont claires et réalisables". Elle suggère également de se synchroniser fréquemment avec les équipes chargées des finances et de l'acquisition des talents afin d'aligner les viviers de recrutement sur les besoins anticipés et d'avoir des conversations individuelles lorsque c'est possible. Elle ajoute : "Même les meilleurs systèmes ne peuvent remplacer le dialogue direct avec les chefs d'équipe ou les talents".
- Hygiène des données : "Gardez vos outils de ressourcement et vos bases de données propres", conseille M. McEnrue. "Les informations obsolètes sont un obstacle courant à la planification précise des ressources et des effectifs.
Il est également important de prévoir des temps de maintenance pour les ressources dont vous avez besoin lorsque vous élaborez votre calendrier de production. Une étude publiée en 2023 dans le European Journal of Operational Research a conclu que "l'augmentation de la productivité, la réduction du nombre d'activités sans valeur ajoutée et l'amélioration de l'utilisation efficace des ressources nécessaires pendant la production jouent un rôle essentiel" pour rendre les entreprises plus efficaces dans l'ensemble. "Il faut donc planifier simultanément les activités de maintenance, les ressources et la production afin de réduire les temps d'arrêt des machines et d'augmenter la productivité totale", indique l'étude.
Comment créer un calendrier des ressources ?
Pour créer un calendrier des ressources, il faut d'abord définir la portée, les objectifs et le calendrier du projet. Ensuite, divisez les tâches et déterminez les ressources nécessaires pour les mener à bien. Planifier les ressources et la main-d'œuvre, créer un visuel du calendrier et surveiller le projet une fois qu'il a démarré.
- Établir la portée du projet Définir et exposer la portée, les objectifs et le calendrier du projet afin de comprendre ce qui doit être fait et, par conséquent, quelles ressources sont nécessaires, à quel moment et pendant combien de temps. Discutez avec les principales parties prenantes et tous les responsables ou chefs de service concernés pour comprendre les attentes, les étapes et les résultats attendus.
- Diviser les tâches Après avoir examiné l'ensemble du projet, divisez-le en phases et créez une structure de répartition du travail afin de définir clairement les activités et les tâches individuelles nécessaires à la réalisation de chaque phase du projet. Attribuer les tâches aux services concernés.
- Déterminer les ressources nécessaires< Pour chaque tâche, déterminer les ressources nécessaires, en quelle quantité et à quel moment. Discutez avec les chefs de service, les chefs d'équipe, les gestionnaires et l'équipe de planification des ressources pour déterminer le temps, le budget, les personnes, les compétences, l'équipement, l'espace et le matériel nécessaires à l'accomplissement des tâches attribuées. Déterminez qui est nécessaire pour le projet et déterminez l'ensemble de leurs compétences et leur disponibilité, en faisant correspondre leurs compétences à leurs tâches. Assurez-vous que chaque service et chaque responsable de tâche dispose des ressources nécessaires pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées.
- Planification des ressources Une fois que vous avez déterminé la disponibilité des ressources, vous pouvez planifier leur utilisation et affecter des membres spécifiques de l'équipe à l'exécution des tâches en fonction de la planification des ressources. Coordonner la disponibilité des personnes déterminée lors de la dernière étape et la disponibilité des ressources déterminée lors de cette étape afin de faire correspondre les personnes et les autres ressources - y compris le matériel, le budget, le temps et l'espace - à des missions spécifiques. Assurez-vous que chaque ressource a un temps d'utilisation alloué et que les devoirs ont des dates de début et de fin. Cette étape consiste également à éviter les conflits d'horaires, à équilibrer la charge de travail afin d'éviter toute sur- ou sous-affectation, à prendre en compte les absences planifiées telles que les congés ou les contraintes de permis, et à ajouter du temps tampon si nécessaire. Apprenez-en plus avec cette introduction à l'allocation des ressources, qui comprend des bonnes pratiques et des conseils d'experts.
- Visualiser le calendrier Créer une visualisation du calendrier le long d'une ligne temporelle avec les tâches, la disponibilité des ressources et les affectations des membres de l'équipe. Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour cette tâche ou un logiciel de gestion des ressources, qui vous aide à visualiser les personnes disponibles pour le projet et à quel moment afin de les organiser efficacement, et qui utilise le suivi du temps pour aider à déterminer des estimations de temps précises pour le projet.
- Contrôler le projet Au fur et à mesure du lancement et de l'exécution du projet, ajustez le calendrier en fonction de la rapidité ou de la lenteur de l'exécution des tâches et mettez-le à jour s'il change en conséquence. Suivre l'utilisation des ressources pour s'assurer de l'adéquation entre le temps, les efforts, le budget et les autres ressources alloués à une tâche et ce qu'elle prend réellement. Vérifiez auprès des chefs de projet et des chefs de service la disponibilité des ressources pour la durée prévue et assurez-vous que toutes les personnes concernées sont satisfaites de la manière dont elles sont intégrées dans le projet. Utilisez ce modèle de planification des ressources d'un projet pour Excel pour organiser vos ressources, votre temps, votre budget et vos responsables de tâches.
Kit de démarrage pour l'ordonnancement des ressources
Télécharger le kit de démarrage sur l'ordonnancement des ressources
Utilisez ce kit de démarrage gratuit pour vous aider à planifier vos ressources. Ce kit comprend différents modèles de planification des ressources et du travail qui peuvent vous aider à élaborer votre calendrier des ressources.
Dans ce kit, vous trouverez :
- A modèle de planification des ressources d'un projet pour Excel pour suivre et visualiser les ressources dont vous avez besoin pour terminer un projet
- A modèle simple de structure de répartition du travail pour Microsoft Word pour une vue d'ensemble des différentes ressources et catégories de ressources disponibles pour votre projet
- Un Modèle de planification des ressources Agile pour Excel qui contient un diagramme de Gantt pour vous aider à visualiser les tâches et la durée des sprints Agile avec une chronologie visuelle.
Outils et conseils pour la planification des ressources
Les outils de planification des ressources comprennent les structures de ventilation des ressources, les matrices d'affectation des ressources, les modèles de planification des ressources, les diagrammes de Gantt ou les logiciels de gestion des ressources tels que Smartsheet.
- Structure de ventilation des ressources : Un organigramme des ressources utilise un diagramme en arbre pour représenter les catégories de ressources pour un projet donné, qui se décompose ensuite en ressources spécifiques.
Visualisez toutes vos ressources par catégorie à l'aide de ces modèles gratuits d'organigramme des ressources. - Matrice d'allocation des ressources : Une matrice d'allocation des ressources permet de mettre en correspondance toutes les ressources du projet et toutes les tâches du projet. Les membres de l'équipe dans la matrice se voient attribuer des tâches spécifiques à des moments précis et leur niveau de responsabilité (par exemple, le temps qu'ils consacrent à ce projet) est enregistré.
- Modèle de planification des ressources : Un modèle de planification des ressources permet de structurer et d'affecter les ressources, en précisant qui et quoi sera nécessaire, quand, pour quoi et pendant combien de temps, ainsi qu'un calendrier pour mieux visualiser le flux des tâches et des ressources en tandem. Claire McEnrue suggère d'utiliser des visualisations à code couleur pour repérer facilement la sur-utilisation ou la sous-utilisation.
- Diagramme de Gantt : Un diagramme de Gantt utilise des barres horizontales pour représenter visuellement les tâches du projet et leur durée sur un calendrier, et il inclut souvent la disponibilité des ressources.
La planification des ressources peut également être grandement améliorée grâce à l'outil logiciel ou à la solution de gestion des ressources appropriés. Resource Management by Smartsheet permet l'attribution de tâches et le suivi de la charge de travail pour vous aider à optimiser les ressources de votre projet, à équilibrer les charges de travail, à améliorer la productivité et à prendre des décisions plus éclairées sur votre projet.
Consultez cette plongée dans la gestion des ressources et ce guide complet de la planification des capacités pour en savoir plus sur la planification précise et efficace des ressources.
Avantages de la planification des ressources
La planification des ressources permet d'éviter les gaspillages en améliorant l'efficacité du calendrier et du budget. Elle réduit les goulets d'étranglement, les retards et les risques. Il permet également de constituer l'équipe adéquate, d'améliorer la précision des prévisions et de stimuler la productivité.
Voici quelques-uns des avantages de la planification des ressources :
- Pilote les tendances en matière d'information sur les entreprises : La gestion de projet fournit des informations essentielles sur le temps et le budget nécessaires à l'accomplissement des tâches d'une entreprise.
- Permet de planifier les projets avec plus de confiance : Les entreprises qui disposent d'une infrastructure de gestion de projet compétente et d'un historique de protocoles de gestion de projet peuvent mieux évaluer leurs chances de réussite en fonction de leur expérience passée.
- Permet une modélisation précise du personnel : En voyant combien d'heures les différentes ressources passent sur différents types de projets, les recruteurs et les responsables ont une idée claire de la façon dont le personnel passe son temps.
- Stimuler le moral des employés : Lorsque la planification des ressources est réaliste et soigneusement planifiée et exécutée, les employés sont occupés et stimulés, mais dans un environnement où, malgré une certaine pression, ils sont plus susceptibles de s'épanouir que d'être stressés. La planification des ressources transforme le risque inhérent à tout projet en un risque plus calculé avec de meilleures chances de réussite.
- Améliore les prévisions : La planification passée permet d'établir des prévisions pour l'avenir. Comme les chefs de projet se succèdent dans les équipes, un mécanisme de planification des ressources archivé ou basé sur le cloud vous permet de répéter et de maintenir les succès des projets antérieurs.
- Amélioration du contrôle budgétaire : Qu'ils gèrent un budget ou non, les chefs de projet peuvent utiliser la planification des ressources pour déterminer exactement quelles ressources sont nécessaires, quand et pour combien de temps. Dans un environnement où un sous-traitant est engagé pour contribuer à un projet ou des heures facturables sont impliquées, la prédétermination spécifique des heures est importante pour respecter le budget.
- Déterminer la faisabilité des projets : Chaque entreprise a des idées de projets, mais elles ne sont pas toutes réalisables. Si les ressources ne sont pas disponibles ou sont affectées à des projets plus prioritaires, c'est le signe qu'un nouveau projet n'est pas viable ou qu'il faudra peut-être faire appel à des ressources extérieures pour le mener à bien.
- Maximiser la productivité : La planification des ressources peut indiquer précisément le temps que les employés et les sous-traitants consacrent à un projet. Il peut également montrer les variations de productivité entre les différentes ressources.
Améliorer les efforts de gestion des ressources avec Smartsheet
10,000ft de Smartsheet est un puissant logiciel de gestion des ressources qui permet de gérer efficacement le qui, le quoi, et le quand des projets. Grâce à 10,000ft, vous pouvez plus facilement mettre sur pied la meilleure équipe pour un projet, respecter le calendrier et le budget des projets, et prévoir avec assurance les besoins de l'entreprise. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours et savent qui fait quoi, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui. Regardez une démo gratuite pour voir 10,000ft en action.