Qu'est-ce que l'allocation des ressources ?
L'allocation des ressources consiste à affecter les personnes, le temps, le budget et les outils nécessaires à la réalisation du travail, dès le début du projet et au fur et à mesure que les priorités évoluent. Une bonne répartition transforme la stratégie en exécution ; une mauvaise répartition entraîne des retards, des dépassements de budget ou un épuisement professionnel.
La plupart des projets font appel à un mélange de ces types de ressources :
- Le budget : Quel est le budget disponible pour la main-d'œuvre, les logiciels, les sous-traitants et les matériaux ?
- Matériaux : Quelles sont les fournitures ou les pièces nécessaires, en particulier pour les travaux à forte intensité de production ?
- Les personnes : Qui est disponible pour effectuer le travail et dispose-t-il des compétences et des capacités nécessaires ?
- Infrastructure technique : Quels sont les serveurs, les systèmes ou les réseaux nécessaires pour soutenir le projet ?
- Temps : combien de temps chaque tâche prendra-t-elle réellement ?
- Outils et équipement : Quels sont les actifs numériques ou physiques nécessaires à la réalisation du travail ?
Qu'il s'agisse de créer une application ou de couler du béton, les questions sont les mêmes : que possédons-nous et comment l'utiliser le plus efficacement possible ?
Qu'est-ce que l'allocation des ressources dans la gestion de projet ?
Une grande partie de la gestion de projet se résume à une allocation efficace des ressources. L'adéquation entre les personnes, les outils et le temps consacrés au travail permet de maintenir les projets sur la bonne voie et de maîtriser les coûts. Même des stratégies solides peuvent échouer en l'absence de décisions claires et en temps réel sur la manière dont les ressources sont utilisées.
Une étude publiée en 2018 dans le Journal of Industrial Engineering International a révélé qu'une mauvaise gestion de l'allocation des ressources était l'une des principales raisons pour lesquelles les projets dépassaient le budget et ne respectaient pas les délais. Lorsque les gestionnaires de projet ont adopté une approche plus structurée, fondée sur des scénarios, ils ont considérablement réduit les délais et les coûts - dans certains cas, ils ont réduit la durée des projets de plusieurs semaines et les dépenses totales de près de la moitié.
La gestion des ressources joue un rôle si important que les grandes entreprises engagent généralement des chefs de projet pour s'en occuper. Dans les petites entreprises, une autre personne peut prendre la direction des opérations, mais elle doit comprendre les principes de base suffisamment bien pour élaborer un plan qui fonctionne non seulement en théorie, mais aussi en pratique.
Toutefois, il peut être difficile de déterminer ce qui fonctionnera dans la pratique. " L'allocation des ressources est plus un art qu'une science", déclare Lulu Richter, chef de projet senior chez Smartsheet. "À moins de travailler dans un domaine hautement prédictif, il y aura de l'ambiguïté, des retards et des perturbations.
Heureusement, les équipes peuvent utiliser des méthodes et des outils éprouvés pour gérer cette incertitude et allouer les ressources plus efficacement.
Méthodes utilisées pour l'allocation des ressources
Les gestionnaires de projet utilisent différentes méthodes d'allocation des ressources en fonction des objectifs de l'entreprise, de l'intention du projet, de la taille de l'équipe et de la répartition des compétences. Ils peuvent utiliser la méthode du chemin critique pour respecter les délais, le nivellement des ressources pour éviter l'épuisement de l'équipe ou des règles heuristiques flexibles pour attribuer les tâches de manière efficace.
Les méthodes d'allocation des ressources se répartissent généralement en quatre catégories : le contrôle des délais, l'équilibrage de la charge de travail, les règles simplifiées et l'établissement de priorités stratégiques.
Voici un examen plus approfondi de ces catégories, ainsi que des méthodes courantes qui relèvent de chacune d'entre elles :
Méthodes axées sur la chronologie
Ces approches se concentrent sur le respect des délais tout en tenant compte des réalités du terrain.
- La méthode du chemin critique (CPM) : Idéale pour les projets sensibles aux délais, la méthode CPM identifie la chaîne la plus longue de tâches interdépendantes, connue sous le nom de chemin critique. Les tâches situées sur le chemin critique ont la priorité absolue, car tout retard dans leur exécution entraînera un retard dans l'ensemble du projet. Pour en savoir plus sur cette technique éprouvée, consultez notre guide sur la méthode du chemin critique.
- Méthode de la chaîne critique (CCM) : S'appuyant sur la méthode CPM, la méthode CCM ajoute des tampons temporels pour se prémunir contre les retards, en particulier lorsque des ressources clés sont partagées entre plusieurs tâches. Il est couramment utilisé dans les projets de fabrication ou d'ingénierie qui nécessitent un ordonnancement serré et une coordination des ressources. Vous trouverez des conseils d'experts et des outils pour vous aider à démarrer dans cet article sur la méthode de la chaîne critique.
Méthodes d'équilibrage de la charge de travail
Ces méthodes permettent de réaffecter les tâches ou les délais afin d'éviter la surallocation.
- Mise à niveau des ressources : Le nivellement consiste à ajuster le calendrier du projet de manière à ne pas surcharger une personne. Par exemple, lorsque deux éléments critiques nécessitent l'intervention de la même personne au même moment, vous pouvez repousser une tâche à une date ultérieure. Si cela permet d'équilibrer les charges de travail, cela prolonge souvent la durée du projet.
- Lissage des ressources : avec cette approche, les chefs de projet maintiennent le délai initial et ne réaffectent les ressources que lorsqu'il y a une marge de manœuvre disponible (également appelée marge de manœuvre). Cette méthode est utile lorsque vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas respecter la date de livraison finale, mais que vous souhaitez réduire la charge de travail en cours de route. Dans certains cas, il s'agit d'une alternative plus adaptable que le nivellement.
Ces techniques sont particulièrement utiles pour les chefs de projet qui doivent jongler avec des ressources partagées ou une bande passante limitée. Pour en savoir plus sur la manière de les appliquer, consultez ce guide sur la planification, le chargement et la mise à niveau des ressources.
Approches simplifiées ou manuelles
Ces techniques simples sont faciles à mettre en œuvre mais présentent des inconvénients, en particulier lorsque la complexité augmente.
- Heuristique : Les heuristiques sont simplement des règles empiriques de base. En utilisant cette méthode, les chefs de projet peuvent attribuer des tâches à la première personne qualifiée disponible ou répartir le travail de manière égale entre les membres de l'équipe. Ces règles peuvent être suffisantes pour les petites entreprises ou les projets de courte durée, mais elles ont tendance à s'effondrer dans les environnements plus complexes ou à plusieurs niveaux.
- Planification manuelle (instinct + tableur) : Encore courante dans de nombreuses entreprises, cette approche peu rigoureuse repose sur le jugement du chef de projet, les contributions informelles de l'équipe et les feuilles de calcul. Cela peut fonctionner à petite échelle, mais devient rapidement difficile à gérer sans visibilité sur la disponibilité de chacun, en particulier lorsque plusieurs projets ou départements sont impliqués.
Approches en matière d'allocation stratégique
Ces méthodes s'appuient sur un jugement stratégique pour faire correspondre les ressources au travail.
- L'affectation en fonction des priorités : Avec cette méthode, les gestionnaires de projet affectent d'abord les personnes et les outils aux tâches les plus critiques et à fort impact. Elle est particulièrement utile lorsque la demande dépasse la capacité et que des compromis sont inévitables.
- Allocation coûts-avantages : Avec cette méthode, les équipes évaluent la valeur attendue de chaque tâche par rapport aux ressources nécessaires, en donnant la priorité à celles qui offrent le meilleur rendement. Cette méthode est courante dans le développement de produits ou dans la gestion d'objectifs commerciaux concurrents.
Quelle méthode d'allocation des ressources les chefs de projet utilisent-ils le plus souvent ?
Les chefs de projet utilisent généralement un ensemble de méthodes d'affectation des ressources, y compris le chemin critique, le nivellement des ressources et les approches basées sur les priorités. Le choix dépend de l'industrie, du type de projet, de la capacité de l'équipe et de la flexibilité du calendrier. La plupart des managers oscillent entre les méthodes formelles et la prise de décision stratégique basée sur les contraintes du monde réel.
Dans les projets de construction, d'ingénierie, de fabrication et de gouvernement, les gestionnaires de projet s'appuient souvent sur les méthodes du chemin critique ou de la chaîne critique. Ces secteurs exigent généralement un séquençage précis, des budgets fixes et des dates de livraison fermes, de sorte qu'il est essentiel de planifier les dépendances entre les tâches et les tampons.
En revanche, les chefs de projet dans le domaine des logiciels, de la création, du conseil, des organisations à but non lucratif ou du marketing ont tendance à travailler avec des calendriers plus fluides et des priorités qui se chevauchent. Dans ces contextes en évolution rapide, ils sont plus susceptibles d'utiliser des approches de nivellement des ressources ou des approches axées sur la valeur, telles que l'allocation basée sur les priorités ou l'allocation coût-bénéfice. Ces méthodes aident les équipes à rester concentrées sur ce qui compte le plus lorsqu'elles ne peuvent pas tout faire.
"Je préfère une combinaison d'allocations de ressources basées sur les priorités ou sur le rapport coût-bénéfice", explique M. Richter, qui gère des projets techniques chez Smartsheet. "En général, la plupart des équipes se voient confier plus de travail qu'elles ne peuvent raisonnablement en accomplir, et l'évaluation de l'impact et de la priorité de vos projets et de vos tâches vous donne une idée de la limite à ne pas dépasser. Une fois que je sais que mes tâches les plus importantes sont entièrement prises en charge, je peux combler les lacunes par des travaux moins critiques ou plus opportuns".
Dans la pratique, la plupart des chefs de projet s'adaptent à l'évolution de la situation. Un plan bien structuré peut guider le démarrage, mais les contraintes du monde réel - telles que les retards, les priorités changeantes et les limites de capacité - exigent souvent des corrections de trajectoire et des appels au jugement. Savoir quand changer de méthode est un élément clé d'une bonne gestion de projet.
Comment créer un plan d'allocation des ressources ?
La planification des ressources commence avant l'attribution d'une seule tâche. Il faut d'abord comprendre ce qui est demandé : ce que le travail implique, qui est disponible et quelles sont les limitations les plus importantes. Il ne s'agit pas de faire des vœux pieux, mais d'élaborer un plan qui puisse s'adapter et se dérouler avec succès dans le monde réel.
"Lorsque j'élabore un plan d'affectation des ressources, je tiens compte des contraintes et non de la disponibilité", déclare Jamilyn TrainorChef de projet senior chez Müller Expo Services. "Les réalités sont façonnées par des contraintes d'espace, de budget et de ressources. Si je peux le déterminer dès le début du processus, j'évite de trop promettre et de ne pas tenir mes promesses".
En commençant par les limites, vous évitez les angles morts dès le départ. Voici huit étapes pour créer un plan flexible qui n'implosera pas lorsque vous serez confronté à l'adversité :
1. Dresser la liste de toutes les tâches relevant du champ d'application
Ouvrez une feuille de calcul, Smartsheet ou l'outil de gestion de projet de votre choix. Créez un tableau où vous pouvez dresser la liste de toutes les tâches. Vous disposerez d'une ligne ou d'une carte par tâche.
Si vous disposez d'un document sur l'étendue du projet, c'est un point de départ idéal. Parlez-en avec votre équipe. Ne vous préoccupez pas de savoir qui fera quoi à cette étape. Cela vient plus tard. L'objectif est de regrouper toutes les tâches en un seul endroit facile à mettre à jour.
Ne vous contentez pas d'inclure des étapes, telles que lancement de la campagne ou soumettre le rapport final. Répartissez-les en tâches spécifiques, telles que rédiger les grandes lignes, obtenir l'avis des parties prenantes, ou télécharger la version finale sur la plateforme.
"Je commence toujours par une vue d'ensemble : qu'est-ce qui doit être fait exactement et quand ? Mikko Pasanenfondateur de Miko LLCun entrepreneur général qui gère des projets d'infrastructures résidentielles, commerciales et gouvernementales. "Une fois que j'ai compris la portée et le calendrier, je peux déterminer les personnes dont j'ai besoin, le matériel que nous utiliserons et la manière de planifier le tout afin que les équipes ne se marchent pas sur les pieds".
2. Estimation du temps nécessaire
Pour chaque tâche figurant sur votre feuille ou sur votre tableau de projet, ajoutez une estimation de temps. Ne vous concentrez pas sur le nombre de jours nécessaires, mais sur le nombre d'heures de travail dont une personne aura besoin pour accomplir la tâche. Ces estimations vous aident à déterminer ce qui est raisonnable pour une semaine donnée et si votre calendrier global est raisonnable.
"Je décide d'abord comment l'équipe va estimer ses efforts, et si je m'attends à un niveau de précision élevé ou faible dans ces estimations", explique Richter de Smartsheet. "Une allocation précise des ressources peut prendre beaucoup de temps, c'est pourquoi vous devez déterminer les besoins réels de votre organisation avant de commencer à planifier la capacité de chaque ressource à la minute près".
3. Identifier les besoins en compétences
Pour chaque tâche figurant sur votre feuille ou votre tableau, posez la question suivante : Quel type de compétence cette tâche requiert-elle en réalité ? S'agit-il de rédaction, de conception UX, de saisie de données ou d'installation de serveur ? Soyez aussi précis que possible.
"Nous tenons à jour une matrice de compétences numériques en temps réel pour chacun de nos techniciens, détaillant les certifications et les compétences dans différents systèmes", explique Jason Rowedirecteur et fondateur de Hello Electrical. "Si un travail urgent se présente, nous ne nous contentons pas de vérifier qui est libre - nous regardons qui a les qualifications exactes et la largeur de bande nécessaire. Cet alignement permet de gagner du temps et d'éviter les reprises".
4. Déterminer les dépendances des tâches
Avant de commencer à répartir le travail, entourez les tâches qui ont un prédécesseur. L'un dépend-il de la réalisation d'un autre ? Si c'est le cas, précisez-le dans votre fiche ou votre outil de projet. La cartographie des dépendances n'est pas seulement une question de séquencement ; il s'agit de protéger l'ensemble du plan contre les retards en cascade.
"La gestion des dépendances est un défi majeur dans la gestion des ressources, en particulier si vous travaillez avec des ressources qui sont affectées à plusieurs projets simultanément", explique M. Richter. Mon objectif en tant que gestionnaire de projet est de développer un plan d'exécution qui utilise la pleine capacité de chaque ressource, mais un seul délai non respecté peut facilement faire dérailler ce plan "parfait". En prévoyant dans votre plan d'allocation l'espace nécessaire pour absorber les retards inattendus, vous pouvez éviter un cycle sans fin de réaménagement et de planification".
Alex SmithCo-propriétaire et directeur de Render3DQuick.comun studio de visualisation architecturale au rythme soutenu, insiste sur l'importance du séquençage. "Ce que je fais toujours, c'est examiner d'abord l'identification et l'enchaînement des dépendances critiques du projet", explique-t-il. "Les artistes 3D doivent attendre que les spécialistes de la CAO aient terminé les dessins du client, et il peut s'écouler trois à cinq jours avant que les révisions ne soient effectuées. Une planification minutieuse permet d'éviter les retards qui peuvent allonger le calendrier d'un projet de plusieurs semaines".
5. Construisez votre liste de ressources avec une réelle disponibilité
Il est maintenant temps de dresser la liste de votre personnel et de vos outils. Déterminez le temps qu'ils peuvent vous accorder - après avoir pris en compte les autres tâches, les réunions ou les congés. Si quelqu'un est impliqué dans un autre projet, vous n'aurez peut-être que 30 % de sa semaine. Ce n'est pas un problème si vous vous y préparez.
N'oubliez pas les ressources partagées, telles que l'espace de laboratoire, les serveurs de transit ou le matériel spécialisé. Ils doivent également être programmés.
George ChasiotisCo-fondateur de la société de conseil numérique Restartta appris que la disponibilité n'est pas la même chose que l'état de préparation, en particulier lorsque des êtres humains sont impliqués.
"Une fois, nous avons confié une tâche importante à une personne qui, techniquement, avait le temps, mais qui était mentalement épuisée par un autre projet", explique-t-il. "Sur le papier, c'était logique. En réalité, cela s'est retourné contre nous. Le travail s'éternise et ils sont débordés. Cela m'a appris à ne pas me contenter de vérifier les calendriers, mais à demander aux gens comment ils se sentent. Une vérification de cinq minutes peut vous faire gagner beaucoup de temps par la suite".
6. Attribuer le travail
Il est temps de faire correspondre les personnes aux tâches. En utilisant tout votre travail préparatoire, allez-y un par un et attribuez chaque tâche à une personne ayant les compétences et la disponibilité requises. Utilisez votre feuille de calcul ou votre outil de suivi pour enregistrer qui fait quoi, quand il le fera et combien de temps cela devrait prendre.
Jeff KaidenPDG de l'entreprise de logistique Capacityexplique son processus d'allocation holistique : "Une fois les priorités définies, je les associe aux camions, au personnel et à l'espace d'entreposage qui existent réellement sur le terrain. Tant que cette image n'est pas nette, tout calendrier ou diagramme de ressources n'est qu'une supposition déguisée en plan. Si c'est la première fois que vous allouez des ressources, ne vous contentez pas d'une liste de tâches. Prenez le temps de connaître les personnes disponibles, leurs points forts et la véritable raison d'être de chaque tâche. Lorsque les emplois du temps s'entrechoquent, il faut faire des compromis, et comprendre le "pourquoi" stratégique facilite la tâche".
Cette combinaison de logistique rigoureuse et de conscience humaine permet à vos missions de garder les pieds sur terre. Vous n'avez pas besoin d'un logiciel sophistiqué. Vous pouvez utiliser un code couleur pour votre feuille, mais veillez à ce que l'ensemble soit cohérent.
7. Examiner le plan et rechercher les conflits
Une fois que vous avez fait vos choix, prenez un peu de recul. Y a-t-il des réservations trop importantes ? Des objets flottent-ils encore sans propriétaire ? Deux personnes ont-elles besoin du même équipement en même temps ?
Justin Wheeler PDG de la plateforme de collecte de fonds à but non lucratif Funraise affirme que les outils de charge de travail visuels font une énorme différence pour son équipe. "Le fait de voir visuellement la bande passante de chacun nous a permis d'éviter de surcharger les personnes les plus performantes", explique-t-il. "Il est ainsi beaucoup plus facile de repérer les goulets d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
Même si vous n'utilisez pas de logiciel, revoyez le plan avec votre équipe et ajustez-le. Il est toujours préférable de détecter un problème à temps plutôt que de se précipiter en plein milieu du projet.
8. Tenir le plan à jour
Les plans changent - une livraison est retardée, une tâche prend plus de temps que prévu, une personne clé est malade. Votre plan doit rester flexible.
Prévoir une réunion hebdomadaire de l'équipe pour évaluer le plan. Identifiez les domaines dans lesquels vous avez pris du retard et les personnes susceptibles d'être surchargées, et mettez votre plan à jour en conséquence.
Quel modèle de Smartsheet convient le mieux aux ressources ?
Vous pouvez utiliser le jeu de modèles de gestion de projet et de ressources de Smartsheet pour attribuer des tâches, suivre qui fait quoi et contrôler l'avancement global du projet, le tout en un seul endroit. Les équipes de petite et moyenne taille qui souhaitent un modèle simple peuvent l'utiliser pour gérer le travail et la capacité sans avoir à construire leur propre modèle.
Ce modèle simple de gestion des projets et des ressources comprend une combinaison de feuilles, de rapports et d'un tableau de bord. Ils travaillent de concert pour vous donner une visibilité en temps réel sur l'état d'avancement des tâches, les affectations des équipes et la charge de travail à venir. Vous pouvez les adapter à la structure de votre projet ou les utiliser telles quelles pour être rapidement opérationnel.
Tous les rapports et tableaux de bord sont déjà reliés aux feuilles sources, de sorte qu'ils se mettent à jour automatiquement au fur et à mesure de l'avancement de votre projet.
Voici ce qui est inclus dans le jeu de modèles :
- Suivi des tâches : il s'agit de la liste centrale des tâches du projet. Il comprend des colonnes pour les noms des tâches, les dates d'échéance, les propriétaires et les statuts. Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés, tels que Priorité ou Estimation de l'effort, pour faciliter votre planification.
- Rapport sur les tâches à venir et en retard : Ce rapport s'appuie sur votre outil de suivi des tâches et met en évidence les tâches en retard ou dont l'échéance est proche. Il vous offre une vue filtrée qui vous évite de faire défiler la liste complète. Vous pouvez l'utiliser pour organiser des réunions hebdomadaires ou des réunions de contrôle.
- Résumé de l'attribution des tâches ouvertes : ce rapport montre comment les tâches sont réparties au sein de votre équipe. Il vous aide à repérer les personnes qui ont trop - ou pas assez - dans leur assiette. Vous pouvez l'utiliser pour vous assurer que les charges de travail sont équilibrées et réaffecter le travail avant que les étapes ne dérapent.
- Tableau de bord de l'aperçu des projets et des ressources : Ce tableau de bord rassemble les données de toutes les feuilles et de tous les rapports en une seule vue. Il indique l'état d'avancement global du projet, les charges de travail individuelles et les progrès accomplis par rapport aux échéances. Vous pouvez personnaliser les widgets du tableau de bord pour afficher des graphiques, des comptes ou des résumés de tâches en fonction de ce qui est le plus utile pour votre équipe ou les parties prenantes.
Avantages de l'allocation des ressources
L'allocation efficace des ressources permet de s'assurer que les personnes, les outils et le temps nécessaires sont affectés aux tâches adéquates. Elle aide les projets à respecter le calendrier, le budget et les priorités, tout en évitant la surcharge et la confusion. Bien menée, elle crée de la clarté, de l'équilibre et une marge de manœuvre pour s'adapter à l'évolution de votre travail.
Cela vaut pour la gestion d'un cycle de développement Agile, l'optimisation des ressources entre les départements ou l'utilisation de logiciels de productivité, d'outils de gestion des tâches ou de systèmes de gestion des effectifs pour suivre le travail. Un plan d'allocation solide favorise également une collaboration plus étroite entre les équipes et une planification plus intelligente de la capacité, que vous pouvez découvrir dans ce guide tout-en-un sur la planification de la capacité.
Voici les avantages de l'optimisation de l'allocation des ressources :
- Des délais réalistes : vous avez plus de chances de respecter les dates clés lorsque les bonnes personnes assument les bonnes tâches et qu'elles n'ont pas à jongler avec trop de choses à la fois.
- Détection précoce des problèmes : Grâce à une vision claire de qui fait quoi et quand, vous pouvez voir immédiatement si quelqu'un est surchargé, si des tâches ne sont pas réclamées ou si plusieurs équipes ont besoin de la même ressource au même moment. Cela vous permet d'éviter l'épuisement, de prévenir les temps d'arrêt coûteux, de respecter le budget et de vous adapter avant que les problèmes ne s'aggravent.
- Clarifier qui fait quoi : lorsque chacun voit son nom à côté d'une tâche, il y a moins de confusion quant à la propriété et vous manquez moins de détails.
- Tirer le meilleur parti de ce que vous avez : Que vous manquiez de temps, d'outils ou de personnel, votre plan permet d'exploiter les ressources sans épuiser l'équipe.
- Faciliter les ajustements à la volée : Lorsque les choses changent - et elles changeront - vous savez déjà ce qui est flexible et ce qui ne l'est pas. Il est ainsi plus facile de déplacer les objets tout en maintenant le rythme.
- Confiance dans le plan : Lorsque vous définissez clairement les détails, les gens sont plus enclins à faire confiance au processus et à s'engager dans le travail.
Exemples d'allocation de ressources dans la gestion de projet
Les exemples d'allocation de ressources peuvent provenir de n'importe quel secteur d'activité qui utilise la gestion de projet. Dans le domaine du marketing, il peut s'agir de faire appel à un pigiste lorsque l'équipe de conception est surchargée. Dans le secteur de la construction, il peut s'agir de répartir les tâches de manière à ce que deux équipes n'aient pas besoin du même équipement en même temps.
Les chefs de projet sont partout confrontés à des problèmes de ressources, mais c'est la manière dont ils y répondent qui fait toute la différence. Voici des exemples quotidiens d'une bonne affectation des ressources dans différents secteurs d'activité :
- Campagne de marketing avec une équipe de conception débordée : Une équipe de marketing se prépare au lancement d'un produit, mais son concepteur principal est déjà débordé. Au lieu de forcer les choses, le chef de projet déplace les tâches de conception lourdes au début du calendrier et fait appel à un travailleur indépendant pour les tâches plus légères. Cela permet à l'équipe principale de souffler un peu et de respecter le calendrier de lancement.
- Un projet de construction avec un seul équipement : Sur un chantier, deux tâches - le nivellement et le bétonnage - nécessitent la même pelle. Le chef de projet s'en aperçoit avant que cela ne devienne un problème et espace les tâches de quelques jours. La location d'une autre machine coûterait trop cher, et ce simple changement permet de respecter le calendrier et le budget.
- Sprint de développement avec des missions qui se chevauchent : Une équipe logicielle démarre un sprint avec deux grandes fonctionnalités, qui nécessitent toutes deux un travail de front-end. Mais un seul développeur front-end est disponible. Le chef de projet fait passer une fonctionnalité au sprint suivant et fait intervenir l'assurance qualité plus tôt pour travailler sur ce qui a déjà été fait. Il s'agit d'un petit ajustement, mais il permet de faire avancer les projets sans épuiser qui que ce soit.
- Un événement à but non lucratif avec une personne qui fait trois métiers : Dans une petite association, une personne s'occupe de la logistique du lieu, de l'invitation des conférenciers et de la promotion d'une grande conférence. C'est trop. Le chef de projet confie la sensibilisation des orateurs à un membre de l'équipe et le marketing à un autre. Désormais, tout le monde a un objectif clair et l'événement ne prend pas de retard.
- Une clinique de vaccination contre la grippe dont le personnel est surbooké : Dans une clinique communautaire, les infirmières doivent administrer les vaccins et recevoir les patients en même temps. Cela ne fonctionnera pas. Le directeur de la clinique reporte quelques rendez-vous de routine au lendemain et fait appel à une infirmière à temps partiel pour les piqûres.
- Une agence de création qui jongle avec les tâches urgentes : Un client de premier plan a besoin d'une nouvelle image de marque - rapidement. Le chargé de clientèle interrompt le travail interne et réaffecte deux designers d'un client moins important. Parce qu'ils s'adaptent tôt, la nouvelle image de marque est diffusée à temps et personne n'a à se démener à la dernière minute.
- Dotation en personnel pour les soins aux personnes âgées grâce à l'allocation en fonction de la demande : Chez EnableU, un prestataire de services pour personnes âgées et handicapées, le directeur général Conrad Wang utilise un modèle axé sur la demande pour limiter les coûts. "Nous suivons une méthode de calcul en flux tendu pour l'allocation des ressources, ce qui nous permet d'aligner le personnel, la technologie et les flux de travail de conformité sur la demande réelle, plutôt que de procéder à un sureffectif général ou d'acheter des capacités technologiques au cas où", explique-t-il. "Cette approche nous a permis de réduire de 18 % les coûts de personnel inactif tout en maintenant la qualité du service.
Les défis de l'allocation des ressources et la manière de les résoudre
Les défis liés à l'allocation des ressources comprennent le manque de clarté des capacités, la surallocation et les priorités changeantes. Pour résoudre ces problèmes, choisissez des outils qui offrent une visibilité sur la charge de travail et les compétences, et pas seulement sur la disponibilité. Prévoyez de la flexibilité et des marges de manœuvre, coordonnez les projets et signalez les risques de manière proactive. Les équipes peuvent également rester adaptables grâce à des formations croisées et à une communication claire.
Défi : Voir les limites de la capacité
Sans les bons outils, vous risquez de ne pas savoir qui est disponible ni ce qu'il peut faire. Vous pouvez penser qu'une personne est libre sur la base du calendrier, mais cela ne signifie pas qu'elle possède les compétences requises pour le travail.
Ce qui aide : Utilisez une vue partagée du projet, même s'il s'agit d'un simple outil de suivi de la charge de travail. Demandez aux responsables de votre équipe de le passer en revue chaque semaine. Si votre plateforme dispose d'un tableau de bord des capacités, faites-le figurer dans la préparation de votre réunion d'état des lieux.
Un projet mené par M. Rowe à Hello Electrical illustre ce type d'angle mort. Son équipe a affecté quatre techniciens seniors à un projet d'intégration d'une maison intelligente, pensant que leur expérience générale suffirait.
"Il s'agissait d'un manque de compétences caché, et non d'un manque de personnel ou de temps", explique M. Rowe. "Nous avions prévu quatre techniciens expérimentés pour l'intégration d'une maison intelligente complexe, mais dix jours plus tard, nous avons découvert qu'aucun d'entre eux ne connaissait la programmation du système européen. Nous avons immédiatement réaffecté deux techniciens supérieurs et fait appel à un consultant externe possédant des connaissances spécialisées pendant une semaine, ce qui a entraîné un coût inattendu de 5 000 dollars. Nous avons ensuite dispensé une formation polyvalente à notre équipe. Cette réaffectation en milieu de projet a permis d'éviter un problème beaucoup plus important de retards, d'insatisfaction du client et de coûts de reprise qui auraient pu dépasser les 20 000 dollars".
Cette expérience montre pourquoi la visibilité doit aller au-delà de la disponibilité. Vous devez également avoir une idée des capacités et des lacunes en matière de couverture.
Défi : La surcharge de travail et l'épuisement qui en résulte
Lorsque les délais sont serrés, il est tentant d'empiler les tâches sur vos meilleurs éléments, mais c'est ainsi que les projets dérivent en heures supplémentaires et que les équipes s'épuisent.
Ce qui aide : Surveillez les personnes qui réservent régulièrement plus de 85 à 90 % de leur temps. Répartissez les tâches à forte intensité de travail, échelonnez les échéances et signalez rapidement les problèmes de charge. Si quelqu'un a toujours un poids supplémentaire, adaptez le plan.
Les professionnels de la création ont particulièrement besoin d'espace pour donner le meilleur d'eux-mêmes. L'allocation judicieuse permet de construire cet espace avant que l'épuisement ne se produise.
Défi : Priorités floues ou demandes changeantes
Les projets sont rarement statiques. Une modification soudaine du champ d'application ou une nouvelle demande de la part d'une partie prenante peut bouleverser votre plan d'attribution.
Ce qui aide : Ajoutez des tampons de temps et de ressources lorsque c'est possible, et gardez votre plan suffisamment souple pour pouvoir le réaffecter sans avoir à tout recommencer. Établissez un processus d'évaluation des demandes de changement et assurez-vous que votre équipe sait comment tirer la sonnette d'alarme lorsque les priorités commencent à changer.
Défi : Projets en concurrence
Si votre équipe travaille sur plusieurs initiatives, elle subit probablement des pressions concurrentes. Sans coordination, cela crée une surcharge cachée et un chaos dans la programmation.
Ce qui aide : Utilisez un calendrier principal ou une vue croisée des projets pour repérer les conflits. Aligner les délais dans la mesure du possible. Précisez clairement ce qui est fixe et ce qui est flexible.
Défi : Changements de dernière minute
Les gens tombent malades. Les vendeurs abandonnent. Un outil cesse de fonctionner au moment où vous en avez besoin. Si votre plan ne fonctionne que dans des conditions idéales, vous serez constamment en mode récupération.
Ce qui aide : Ne comptez pas sur une seule personne ou ressource pour mener à bien une tâche critique, à moins que vous n'ayez un plan de secours. L'entraînement croisé peut être utile.
"Ne vous concentrez pas uniquement sur l'efficacité, mais aussi sur l'adaptabilité", déclare Jacky Chow, directeur de l'exploitation et directeur de projet chez FastPreci, un fabricant de pièces de précision. "Les projets se déroulent rarement comme prévu, il ne s'agit donc pas seulement d'une répartition parfaite, mais aussi d'être prêt à pivoter sans briser l'élan."
La planification agile n'est pas un luxe, c'est une stratégie de survie. Lorsque vous construisez des systèmes et des mentalités flexibles, les changements de dernière minute deviennent gérables et non plus catastrophiques.
Défi : Équipes à distance
Lorsque les personnes ne se trouvent pas au même endroit, ni même dans le même fuseau horaire, la planification des ressources devient plus difficile. Les erreurs de communication, les doubles emplois ou les retards dans le transfert des responsabilités peuvent entraver les progrès.
Ce qui aide : Faites en sorte que votre plan de ressources soit visible et facile d'accès. Documenter qui est propriétaire de quoi. Tenir compte du chevauchement des fuseaux horaires lors de l'attribution des tâches de collaboration. Les contrôles hebdomadaires permettent de faire remonter les blocages à la surface avant qu'ils ne soient enterrés.
Fiche conseil gratuite pour l'allocation des ressources à distance
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Les chefs de projet peuvent utiliser cette fiche conseil pour trouver et résoudre les problèmes d'allocation des ressources dans les équipes distantes.
Comment les logiciels aident à l'allocation des ressources
Les logiciels de gestion des ressources permettent aux gestionnaires de projets de connaître en temps réel la charge de travail, la capacité et les conflits. Ces outils - qui font souvent partie de systèmes plus larges de gestion des effectifs, de planification des capacités ou de gestion des tâches - aident les équipes à prendre des décisions plus intelligentes sur qui fait quoi et quand, réduisant ainsi les conjectures, la surréservation et les temps morts.
Pour Tomas Melian, vice-président chargé du marketing chez DiabetesTeam, la capacité à adapter le personnel et l'infrastructure à la demande réelle a été essentielle.
"La première étape consiste à mettre en correspondance la demande et l'offre grâce à une mise à l'échelle automatique prédictive, afin que les ressources correspondent aux charges de travail réelles, et non à des estimations fantaisistes", explique-t-il. "Nous utilisons les données relatives à l'engagement réel pour déterminer où affecter le personnel, le budget et les outils. Cela nous permet d'éviter le surapprovisionnement pendant les périodes creuses, tout en nous assurant que nous sommes prêts pour les périodes de pointe.
C'est ce type de flexibilité basée sur les données qui distingue la jonglerie des feuilles de calcul de la véritable planification des ressources. Les logiciels facilitent l'accomplissement de toutes les tâches suivantes :
- Repérer les membres de l'équipe surchargés avant que l'épuisement ne s'installe.
- Identifier les tâches non attribuées et combler les lacunes à temps.
- Réaffecter le travail en temps réel lorsque les conditions changent.
- Coordonner plusieurs projets.
Le logiciel vous aide également à mettre en place une structure, en normalisant la manière dont les efforts, les compétences et la disponibilité sont suivis au sein de l'équipe.
Le retour sur investissement de l'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources
Les feuilles de calcul peuvent fonctionner pendant un certain temps, mais lorsque les équipes s'agrandissent ou que les projets se compliquent, le temps passé à suivre les détails peut nuire à la productivité.
C'est là que les logiciels peuvent être utiles :
- Moins de retards et de changements de dernière minute : Lorsque vous pouvez détecter les conflits à un stade précoce, vous pouvez les résoudre rapidement.
- Meilleure utilisation de l'équipe : Les outils de planification des ressources font correspondre les compétences et la disponibilité des personnes aux tâches appropriées, de sorte que les membres de l'équipe peuvent rester productifs sans être surbookés.
- Une réponse plus rapide aux changements : Lorsque les priorités changent ou que de nouvelles tâches apparaissent, le logiciel peut vous aider à réaffecter les tâches, à mettre à jour les délais et à informer les membres de l'équipe.
- De meilleures prévisions : Une fois que vous avez suivi le temps, les coûts et l'utilisation des ressources sur plusieurs projets, vous pouvez utiliser ces données historiques pour établir des budgets et des plans avec plus de confiance.
Même les plates-formes légères peuvent être très rentables, surtout si elles réduisent les retards dans les projets, améliorent les transferts ou empêchent les retouches dues à la surcharge.
Matrice gratuite pour comparer les logiciels d'allocation des ressources
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Utiliser la matrice des logiciels d'affectation des ressources pour comparer les fournisseurs en fonction de leurs principales caractéristiques.
Comment Smartsheet aide à l'allocation des ressources
Si vous comparez les outils de planification des ressources, Smartsheet offre à la fois flexibilité et profondeur, depuis les modèles prêts à l'emploi jusqu'aux solutions plus avancées. Pour les équipes qui gèrent plusieurs projets, des calendriers changeants ou des ressources distribuées, Resource Management by Smartsheet offre la visibilité et le contrôle nécessaires pour prendre des décisions d'allocation en toute confiance et en temps réel.
"J'ai utilisé différents outils d'allocation des ressources, et la gestion des ressources de Smartsheet est l'outil le plus flexible que j'ai utilisé", déclare Richter de Smartsheet. "Il se connecte directement à mes plans de projet et j'ai la possibilité de sélectionner les tâches que je souhaite synchroniser avec mon plan d'attribution. Je dispose de plusieurs vues qui permettent d'établir des rapports au niveau de l'individu, de l'équipe ou de la fonction, et les données peuvent être modifiées soit directement dans la gestion des ressources, soit dans mon plan de projet".
Tous les outils n'offrent pas cette flexibilité. "Avec d'autres outils, j'ai dû adapter mes flux de travail de manière significative pour soutenir l'allocation des ressources - et j'ai parfois été obligée de dupliquer les entrées et les efforts", dit-elle. "La gestion des ressources s'intègre parfaitement à mes plans de projet existants et me donne la possibilité de définir les tâches et les groupements d'une manière qui correspond à mon cas d'utilisation.
Pour les équipes qui doivent coordonner les personnes, le temps et le budget sur plusieurs projets, essayez la Gestion des ressources de Smartsheet. C'est une option puissante, surtout si vous travaillez déjà dans Smartsheet.
Améliorez les efforts en matière de gestion des ressources grâce à Smartsheet
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.