Avantages et inconvénients de la gestion des documents SharePoint

La plupart des avantages et inconvénients décrits ci-dessous s’appliquent à la gestion des documents SharePoint 2013 et des versions antérieures. Les résultats d’un sondage réalisé début 2016 auprès de 1 000 utilisateurs de SharePoint sont révélateurs : 

• 72 % utilisaient SharePoint Server 2013
• 54 % utilisent SharePoint Server 2010
• 19 % utilisent SharePoint Server 2007
• 4 % utilisent SharePoint Server 2003
• 1 % utilisent encore la version 2001

Les entreprises qui ont investi dans la personnalisation de SharePoint sur site sont nombreuses à conserver les versions antérieures, car la migration peut représenter un réel défi et entraîner des coûts élevés, tant en termes de temps que d’argent. Pour compliquer davantage cette migration, les composantes WebPart personnalisées, les pages maîtres personnalisées et les mises en page peuvent ne pas fonctionner dans les versions plus récentes de SharePoint, ce qui implique une personnalisation supplémentaire. 

Qu’est-ce que la gestion des documents SharePoint ?
    

• Elle est omniprésente : SharePoint joue un rôle prépondérant dans certaines des plus grandes entreprises du monde, ce qui signifie que de nombreux employés l’utilisent comme intranet et pour partager des documents. La plateforme Sharepoint étant généralement intégrée dans d’autres offres logicielles, elle a déjà généré plus de 2 milliards de dollars. 
• Elle est évolutive : de nombreux utilisateurs de SharePoint étant des clients MS Office, la plateforme peut évoluer pour répondre à de multiples besoins métier. Elle s’adapte notamment aux utilisateurs qui utilisent SharePoint dans le cadre d’une suite Office 365, où l’accès à Exchange, aux clients Office et aux applications Web est également disponible dans le cloud.
• Elle est personnalisable : selon un sondage de Forrester Research, 65 % des organisations utilisant SharePoint ajoutent des fonctionnalités au logiciel principal. Cette personnalisation est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle. La personnalisation nécessaire pour répondre aux différentes exigences organisationnelles crée des besoins en formation et en communication pour faciliter l’adoption de la gestion des documents SharePoint par les membres de l’équipe. La sécurité est difficile à gérer sans personnalisation et les grandes entreprises ont souvent besoin d’outils tiers.
• Elle prend du temps : la mise en place de SharePoint peut prendre un certain temps, que les entreprises décident ou non de faire appel à l’un des milliers d’experts et de consultants dédiés à la formation, au développement et à l’assistance. Le déploiement et l’adoption de SharePoint peuvent prendre de trois à cinq ans pour les grandes organisations. Il faut compter entre un et deux ans pour les entreprises de taille moyenne, et entre six et huit mois pour les petites entreprises.
• Elle est (désormais) mobile : depuis quelques années, SharePoint était déjà compatible avec les appareils mobiles Microsoft via Office 365, mais elle est aujourd’hui également proposée en tant qu’application mobile pour iOS, et ses versions Android et Windows 10 devraient être disponibles d’ici la fin de l’année, d’après Microsoft.

Quels sont les inconvénients de la gestion des documents SharePoint ?

• Elle manque de fluidité : le nombre de fonctionnalités offertes par SharePoint peut compliquer son utilisation, sa compréhension et sa navigation, et rendre la formation et la communication indispensables pour favoriser son adoption. Quant à ses performances (en particulier celles des anciennes versions de serveur), elles sont notoirement lentes.
• Son expérience utilisateur manque de convivialité : les utilisateurs se sont habitués aux technologies personnalisées. La différence entre une technologie conviviale et SharePoint peut créer de la frustration, voire l’aversion de la part des utilisateurs.
• Elle n’est pas assez rapide : les clients SharePoint invoquent souvent sa lenteur. Dans la version 2016, la fonction de recherche a été améliorée, ce qui accélère l’obtention des résultats ; de nouvelles méthodes ont été ajoutées pour créer des sites et des collections de sites plus rapidement, mais ces améliorations sont toujours en cours.
• Elle n’est pas à la pointe de la technologie : tous les deux ans à peu près, la plateforme bénéficie d’une mise à niveau qui améliore ses fonctionnalités, mais Microsoft donne plutôt l’impression de rattraper un retard au lieu d’être à la pointe de l’innovation. Lorsque les mises à niveau sont disponibles, la migration vers la dernière version de SharePoint n’est pas simple à déployer. Elle est n’est pas économique non plus. Si vous effectuez la migration vers SharePoint 2016 à partir de SharePoint 2013, le processus est simplifié, mais l’achat de nouvelles licences ou la mise à niveau de licences existantes augmente le prix global. Sans oublier le coût de la formation des membres de l’équipe à l’utilisation du nouveau système qui s’ajoute également.
• Elle n’est pas adaptée aux applications : dans SharePoint, les applications donnent l’impression d’un ajout de dernière minute au lieu de mises à jour délibérées de la conception. Si les tâches à accomplir vont au-delà des opérations de base, le travail à effectuer est considérable.
• Ses contrôles d’accès peuvent présenter des problèmes : l’une des plus grandes difficultés réside dans le fait qu’il n’existe aucun moyen centralisé de contrôler l’accès à l’infrastructure de gestion des documents. Depuis la première version de SharePoint, le volume d’informations, les menaces pour la sécurité et la vitesse de changement dans les entreprises ont connu une croissance exponentielle, mais le modèle de sécurité n’a pas nécessairement suivi le rythme.

SharePoint dispose de fonctionnalités puissantes et peut constituer une solution intéressante pour les grandes entreprises qui dépendent déjà de Microsoft, mais il existe des solutions alternatives à SharePoint qui répondent aux besoins des entreprises à la recherche d’une solution de collaboration et de gestion des documents clé en main.