Le guide ultime de l’estimation des coûts des projets

By Kate Eby | 27 mars 2017

Qu’il s’agisse de concevoir un bâtiment ou de développer un logiciel, les projets réussis exigent des estimations de coûts précises. Les estimations des coûts prévoient les ressources et les coûts associés nécessaires à l’exécution d’un projet, ce qui vous permet d’atteindre les objectifs du projet dans le respect du calendrier et du budget convenus.

L’estimation des coûts est une discipline élaborée. En comprenant les nuances de l’estimation des coûts et en utilisant des techniques d’estimation standard, vous pouvez améliorer vos prévisions. Ce guide complet sur l’estimation des coûts des projets vous guidera à travers les concepts clés et les principales techniques d’estimation. De plus, vous y trouverez des astuces, des modèles et des conseils pour des secteurs clés, pour vous aider à commencer vos estimations.

Aperçu de l’estimation des coûts

L’estimation des coûts est la pratique consistant à prévoir le coût de la réalisation d’un projet dont la portée est définie. C’est l’élément principal de la gestion des coûts du projet, un domaine de connaissances qui comprend la planification, le suivi et le contrôle des coûts monétaires d’un projet. (La gestion des coûts des projets est pratiquée depuis les années 1950). Le coût total approximatif du projet, appelé estimation des coûts, est utilisé pour autoriser le budget d’un projet et gérer ses coûts.

Les estimateurs professionnels utilisent des techniques définies pour créer des estimations de coûts qui servent à évaluer la faisabilité financière des projets, à budgétiser les coûts des projets et à surveiller les dépenses des projets. Il est essentiel de disposer d’une estimation exacte des coûts pour décider d’entreprendre un projet, pour déterminer la portée finale d’un projet, pour s’assurer que les projets restent financièrement réalisables et éviter les dépassements de coûts.

Les estimations des coûts sont généralement révisées et mises à jour au fur et à mesure que la portée du projet devient plus précise et qu'on comprend les risques liés au projet, comme le note le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), l’estimation des coûts est un processus itératif. Une estimation des coûts peut également être utilisée pour préparer une base de référence des coûts du projet, qui est le point de comparaison basé sur les jalons pour évaluer les coûts réels d’un projet.

Éléments clés d’une estimation des coûts

Une estimation des coûts est une somme de tous les coûts liés à la réussite d’un projet, de la création à l’achèvement (durée du projet). Ces coûts de projet peuvent être catégorisés de différentes manières et niveaux de détail, mais la classification la plus simple divise les coûts en deux catégories principales : les coûts directs et les coûts indirects.

  • Les coûts directs sont généralement classés comme étant directement liés à un domaine unique (comme un service ou un projet). En gestion de projet, les coûts directs sont des dépenses facturées exclusivement pour un projet spécifique. Ils peuvent inclure les salaires de l’équipe de projet, les coûts des ressources nécessaires à la production de produits physiques, le carburant pour l’équipement et l’argent dépensé pour faire face aux risques propres à chaque projet.
  • Les coûts indirects, quant à eux, ne peuvent pas être associés à un centre de coûts spécifique et sont plutôt supportés par un certain nombre de projets simultanément, parfois de façon variable. Dans la gestion de projets, le contrôle de la qualité, les coûts de sécurité et les services publics (eau, électricité etc.) sont généralement classés comme des coûts indirects, car ils sont partagés entre plusieurs projets et ne sont pas directement facturables pour un seul projet.

Toutefois, une estimation des coûts est plus qu’une simple liste de coûts : il décrit également les hypothèses sous-jacentes à chaque coût. Ces hypothèses (ainsi que les estimations de l’exactitude des coûts) sont compilées dans un rapport appelé base de l’estimation, qui décrit également les exclusions de coûts et les inclusions. La base du rapport d’estimation permet aux parties prenantes du projet d’interpréter les coûts du projet et de comprendre comment et où les coûts réels peuvent différer des coûts approximatifs.

Au-delà des grandes classifications de coûts directs et indirects, les dépenses liées aux projets se divisent en catégories plus spécifiques. Les types courants de dépenses comprennent :

  • La main-d’œuvre : Le coût de l’effort humain consacré aux objectifs du projet.
  • Les matériaux : Le coût des ressources nécessaires à la création de produits.
  • L'équipement : Le coût de l’achat et de l’entretien de l’équipement utilisé dans le travail du projet.
  • Les services : Le coût des travaux externes qu’une entreprise recherche pour un projet donné (fournisseurs, sous-traitants, etc.).
  • Les logiciels : Les ressources informatiques non physiques.
  • Le matériel : Les ressources informatiques physiques.
  • Les installations : Le coût de la location ou de l’utilisation d’équipement, de services ou de sites spécialisés.
  • Les coûts d’urgence : Les coûts ajoutés au budget du projet pour répondre à des risques spécifiques.

Créez des estimations des coûts de projet à des points critiques dans le calendrier

Les estimations des coûts sont essentielles à la réussite de la gestion de projet, de sorte que les équipes doivent produire une estimation raisonnablement exacte et fiable au cours de la phase de conception et de définition d’un projet. Les estimations sont ajustées pour être plus exactes au cours de la phase de planification, car les parties prenantes et les promoteurs du projet peuvent demander des révisions avant de pouvoir autoriser un budget. Après ce stade précoce, l’exactitude des estimations est systématiquement augmentée.

L’estimation des coûts est un processus continu, et les révisions d’estimation sont normales afin d’assurer l’exactitude tout au long de l’exécution du projet. Habituellement, les travaux programmés dans un avenir proche auront les estimations les plus précises, tandis que les travaux programmés plus loin dans le temps auront des estimations moins précises. Cette approche est connue sous le nom de rolling wave planning (planification par vagues).

Les estimations détaillées des coûts sont généralement divisées en plus grands niveaux de détails et d’informations supplémentaires. Ces résultats comprennent généralement :

  • Des estimations des coûts d’activité pour les activités qui composent un projet.
  • Des renseignements utiles, notamment les hypothèses sous-jacentes aux estimations, les sources de données sur les coûts et la sensibilité aux éléments de coût.
  • Les modifications demandées, qu’une estimation des coûts plus récente et plus précise peut nécessiter.
  • Les mises à jour du plan de gestion des coûts, par exemple celles qui sont nécessaires en raison des changements apportés à la portée du projet.
  • Les contributions pour les processus de planification suivants qui utilisent les estimations des coûts.

Le continuum de précision dans les estimations des coûts des projets

Les estimations des coûts des projets sont classées en catégories en fonction de la définition de la portée au moment de l’estimation, des types de techniques d’estimation utilisées et de l’exactitude générale des estimations. Ces catégories ne sont pas standardisées, mais toutes reposent sur la reconnaissance qu’une estimation des coûts ne peut être exacte que dans la mesure où la portée du projet est détaillée. Dans son manuel d’estimation, l’American Society of Professional Estimators (ASPE) classe les estimations de coûts afin d’accroître la précision sur une échelle de cinq niveaux. Le niveau 1 est une estimation d’ordre de grandeur et le niveau 5 est une offre finale. Le ministère américain de l’Énergie utilise une échelle similaire de cinq classes, mais dans l’ordre de précision inverse (la classe 5 étant une estimation d’ordre de grandeur et la classe 1 une estimation définitive).

L'AACE International (anciennement l'Association for the Advancement of Cost Engineering) propose un tableau utile résumant les points clés. Voici un aperçu des catégories d’estimation des coûts :

Estimations de l’ordre de grandeur : Une estimation d’ordre de grandeur, ou ASPE de classe 5, est une estimation des coûts extrêmement approximative créée avant qu’un projet n’ait été défini. Il n’est basé que sur le jugement d’experts et les coûts de projets antérieurs similaires. Une estimation d’ordre de grandeur est généralement présentée sous la forme d’une plage de coûts s’étendant de -25% à +75% du coût réel du projet. Il n’est utilisé que dans la prise de décisions de haut niveau pour évaluer les projets et déterminer ceux qui sont financièrement réalisables.

Estimations intermédiaires : Une estimation intermédiaire peut être créée à l’aide de techniques stochastiques ou paramétriques lorsqu’un projet est défini dans une certaine mesure. À l’instar d’une estimation d’ordre de grandeur, son but principal est de déterminer la faisabilité du projet en fonction du concept général du projet.

Estimations préliminaires : Créée lorsque les éléments livrables d’un projet sont à peu près à moitié définis, une estimation préliminaire utilise des informations plus ou moins détaillées sur la portée afin d'incorporer les coûts d'unité. Les estimations préliminaires sont suffisamment précises pour servir de base au financement du projet. Certains budgets de projets sont autorisés en fonction de l’estimation préliminaire.

Estimations fondées : Une estimation fondée utilise un concept de projet raisonnablement finalisée pour créer une estimation des coûts assez précise basée principalement sur les coûts unitaires. À ce stade, les objectifs et les livrables du projet sont établis, de sorte qu’une estimation fondée est assez précise pour créer une offre ou un appel d’offres pour réaliser le projet. Des estimations fondées peuvent également être utilisées pour contrôler les dépenses des projets.

Estimations définitives : Rédigée lorsque la portée et les tâches constitutives d’un projet sont presque entièrement définies, une estimation définitive utilise pleinement les techniques déterministes d’estimation, telles que l’estimation ascendante. Les estimations définitives sont les plus précises et les plus fiables et sont utilisées pour créer des offres, des appels d’offres et des bilans des coûts.

Bien sûr, même les estimations définitives ne restent pas statiques grâce à l’exécution du projet. Étant donné que toutes les estimations sont fondées sur de nombreuses hypothèses et dépendent de risques de différentes ampleurs, les estimations des coûts sont souvent mises à jour si ces hypothèses de base changent de façon significative ou si des risques supplémentaires sont réalisés. Lorsque cela se produit, la base de référence du coût du projet est révisée en conséquence afin que vous puissiez continuer à évaluer la performance du projet avec précision.

Les estimations de tous types sont créées à l’aide d’une combinaison de techniques d’estimation (avec différents niveaux de précision). Comme nous l’avons vu, les estimations les plus précises reposent plus sur des méthodes déterministes que sur des méthodes conceptuelles.

Principales techniques d’estimation des coûts : Les meilleures utilisations pour chacun

Pour créer des estimations précises, les estimateurs de coûts utilisent une combinaison de techniques d’estimation qui permettent de varier les niveaux de précision. Bien que l’estimateur de coûts vise toujours à créer l’estimation la plus précise possible, il peut être nécessaire de commencer par des estimations moins précises et de réviser une fois que la portée du projet et les livrables sont étoffés. Les techniques d’estimation des coûts les plus utilisées sont :

L'estimation analogue : À l’instar du jugement d’un expert, l’estimation analogue, aussi appelée estimation descendante ou calcul des coûts historiques, s’appuie sur les données historiques des projets pour constituer des estimations pour de nouveaux projets. L’estimation analogue s’appuie sur les données de projet historiques, souvent spécifiques à une organisation. Si une organisation exécute à plusieurs reprises des projets similaires, il devient plus facile de faire des parallèles entre les livrables du projet et leurs coûts associés, et de les ajuster en fonction de l’échelle et de la complexité d’un projet.

L’estimation analogue peut être assez précise si elle est utilisée pour établir des estimations pour des projets similaires et si les experts peuvent évaluer précisément les facteurs affectant les coûts. Par exemple, un projet similaire mené il y a trois ans pourrait servir de base à une nouvelle estimation des coûts du projet. Ajustez l’estimation à la hausse en cas d'inflation, à la baisse pour la quantité de ressources requises, et à nouveau à la hausse pour le niveau de difficulté du projet. Ces ajustements sont généralement indiqués sous forme de changements en pourcentage, car un nouveau projet peut nécessiter 10 % de temps de préparation en plus et 15 % de ressources en plus. Cependant, Rupen Sharma, professionnel de la gestion de projets, souligne la nécessité de s’assurer que les projets sont vraiment comparables, car des projets qui semblent similaires, comme la construction de routes, peuvent en fait coûter des montants très différents en fonction d’autres facteurs, par exemple, les paysages et les climats locaux.

L'estimation ascendante : Aussi appelé estimation analytique, il s’agit de la technique d’estimation la plus précise, si une structure de répartition complète du travail est disponible. Une structure de répartition du travail divise les livrables du projet en une série de lots de travaux ou work package (chaque lot de travaux comprend une série de tâches). L’équipe du projet estime le coût de l’exécution de chaque tâche, et crée enfin une estimation des coûts pour l’ensemble du projet en totalisant les coûts de toutes ses tâches et lots de travaux qui le constituent, d’où le nom ascendant ou bottom-up. Les estimations ascendantes peuvent s’appuyer sur les connaissances des équipes de projet expérimentées, qui sont mieux équipées pour fournir des estimations des coûts des tâches.

Bien que les techniques déterministes d’estimation telles que l’estimation ascendante soient sans aucun doute les plus précises, elles peuvent aussi prendre du temps, en particulier dans les projets de grande envergure et complexes comportant de nombreux éléments de structure de répartition du travail. Il n’est pas rare que les estimations définitives utilisent également des techniques telles que l’estimation stochastique, paramétrique et fondée sur un jugement d’expert (si elles se sont avérées correctes dans les premières estimations). Ceci dit, l’estimation ascendante est également la technique d’estimation la plus polyvalente et vous pouvez l’utiliser pour de nombreux types de projets.

Estimation paramétrique : Pour les projets qui impliquent des tâches similaires avec un degré élevé de répétabilité, utilisez une technique d’estimation paramétrique pour créer des estimations très précises à l’aide des coûts unitaires. Pour utiliser l’estimation paramétrique, divisez d’abord un projet en unités de travail. Ensuite, vous devez déterminer le coût par unité, puis multiplier le nombre d’unités par le coût par unité pour estimer le coût total. Ces unités peuvent être la longueur en mètres de pipeline à poser, ou la surface en mètres carrés de plafond à peindre. Tant que le coût par unité est exact, les estimateurs peuvent faire des estimations assez précises et exactes.

Cependant, comme l'indique le professionnel de la gestion de projet Dick Billows, directeur général de 4PM.com, l’estimation paramétrique ne fonctionne pas bien avec les projets créatifs ou ceux avec peu de répétabilité. Il est difficile, par exemple, de trouver un coût précis par chapitre pour l’édition d’un livre écrit par 12 auteurs différents, car chaque chapitre est susceptible de nécessiter une quantité de travail différente. De même, une auteure qui écrit un roman fantastique sur commande peut avoir du mal à faire avancer l’histoire à certains moments et être dans une frénésie d'écriture à d'autres. Par conséquent, l’estimation paramétrique est un bon choix uniquement pour les projets basés sur les compétences avec des tâches uniformes et répétables.

Modèle d'estimation paramétrique des coûts

Téléchargez le modèle d’estimation des coûts paramétriques ci-dessous

Excel | Word

 

Comparez les forces et faiblesses de l’estimation des coûts analogues, ascendants et paramétriques  

Comparez l'estimation des coûts

Coût de la qualité : Le coût de la qualité est un concept utilisé dans la gestion de projets (et plus largement dans la fabrication de produits) pour mesurer le coût financier correspondant à l'assurance que les produits répondent aux spécifications convenues. Il comprend habituellement les coûts liés à la prévention, à l’identification et à la gestion des défauts. En tant qu’aspect de la gestion de la qualité, le coût de la qualité est généralement un coût indirect du projet.

Estimation de coût Delphi : Technique d’estimation empirique fondée sur un consensus d’experts, l’estimation Delphi peut aider à résoudre les écarts entre les estimations des experts. Un coordinateur demande aux experts de préparer des estimations anonymes des coûts avec des justificatifs ; Une fois ces estimations anonymes soumises, le coordinateur prépare et distribue un résumé des réponses et les experts créent un nouvel ensemble d’estimations anonymes. Cet exercice est répété à plusieurs reprises. Le coordinateur peut permettre ou non aux experts de discuter des estimations après chaque cycle. Au fur et à mesure que l’exercice avance, les estimations doivent converger (ce qui indique un consensus croissant entre les estimateurs). Lorsqu’un consensus sur l’estimation a été atteint, le coordinateur termine l’exercice et prépare une estimation définitive fondée sur un consensus.

Méthodes empiriques d’établissement des coûts : Les méthodes empiriques de calcul des coûts s’inspirent des expériences antérieures de projets utilisant des systèmes logiciels ou sur papier. Ces méthodes fonctionnent bien pour des projets similaires et fréquemment réalisés dans certains secteurs d'activité. Un chef de projet qui souhaite obtenir une estimation empirique des coûts remplit un formulaire détaillant les caractéristiques et les paramètres du projet, et le système estime un coût en fonction du type de projet. Étant donné que les méthodes empiriques de calcul des coûts s’appuient sur des données existantes et sont de plus en plus automatisées, elles constituent des choix précis et efficaces dans le temps pour des projets moins complexes. Le Building Cost Information Service (BCIS) de la Royal Institution of Chartered Surveyors, qui calcule les coûts de reconstruction des maisons, est un exemple de méthode empirique d’établissement des coûts.

Jugement d’experts : Le plus souvent utilisé pour les estimations d’ordre de grandeur et les estimations intermédiaires, l’estimation par jugement d’experts est réalisée par des spécialistes qui savent combien les projets similaires ont coûté dans le passé. En tant que tel, il s’appuie principalement sur des parallèles entre les projets passés et futurs pour créer et ajuster les estimations. Étant donné qu’il est peu probable que deux projets soient identiques et que le travail du projet est généralement complexe, les estimations par jugement d’experts sont présentées sous la forme d’une plage d'estimation. Bien qu’une plage large signifie généralement que ces estimations ont un usage limité, Billows, professionnel de la gestion de projet, souligne que de telles estimations générales ne sont destinées qu’à indiquer la faisabilité du projet et à fournir un chiffre approximatif pour responsabiliser les chefs de projet. À cet égard, elles « valent plus que des engagements que vous ne pouvez pas tenir », dit Billows.

Analyse des réserves : L’analyse des réserves est un terme générique pour un certain nombre de méthodes utilisées pour déterminer l’importance des réserves d’urgence, qui sont des affectations budgétaires pour l’incidence des risques connus. Un des résultats de l’analyse des réserves est une technique appelée padding (rembourrage), qui consiste à augmenter le coût prévu pour chaque activité programmée, en y ajoutant un pourcentage fixe. Les activités de chemin critique peuvent comporter des pourcentages plus importants attribués pour le padding. Le Project Management Institute (PMI) conseille également d’autres méthodes de gestion des réserves d’urgence, notamment le recours aux activités à durée nulle qui s’exécutent en tandem avec des activités programmées, aux activités tampons qui contiennent à la fois des réserves de temps et de coût.

Coût des ressources : Le calcul des coûts des ressources est une méthode mathématique simple pour calculer les coûts d’embauche de ressources pour un projet. Il est facile de le faire en multipliant le coût horaire de l’embauche d’une ressource par le nombre d’heures d’emploi prévues.

Estimation en trois points : L’estimation en trois points s’inspire d’une méthode statistique appelée Program Analysis and Review Technique (PERT), utilisée pour analyser l’activité, les coûts du projet ou les durées en établissant les estimations optimistes, pessimistes et les plus probables pour chaque activité. L’estimation en trois points utilise différentes méthodes de formules pondérées pour calculer les coûts/durées attendus à partir de coûts/durées optimistes, pessimistes et les plus probables. Une formule couramment utilisée pour créer des estimations est :

Valeur attendue = [Estimation optimiste + Estimation pessimiste + (4 x Estimation la plus probable)] ÷ 6

L’écart-type est également calculé afin de créer des intervalles de confiance pour ces estimations :

Écart type = (estimation pessimiste – estimation optimiste) ÷ 6

L’estimation en trois points peut créer des distributions de probabilités d’estimations dans un certain nombre de champs. Dans l’estimation des coûts des projets, les estimateurs peuvent créer une estimation des coûts en trois points à l’aide de coûts optimistes, pessimistes et les plus probables. Pour les projets qui mesurent les livrables en unités de temps à coûts fixes, les estimateurs peuvent aussi utiliser les durées attendues comme le nombre d’unités et déterminer les coûts au moyen d’estimations paramétriques. Cependant, n’oubliez pas que les estimations en trois points ne sont aussi bonnes que les estimations initiales optimistes, pessimistes et les plus probables - si elles ne sont pas exactes, les valeurs attendues sont inutiles.

 

Estimation des coûts en trois points

Téléchargez le modèle d’estimation des coûts en trois points - Excel

Processus en 12 étapes de l'U.S. Government Accountability Office (GAO) : Le GAO recommande un processus en 12 étapes pour créer des estimations de coûts de grande qualité. Technique d’estimation essentiellement déterministe, le processus en 12 étapes est une approche systématique dans laquelle les estimateurs sélectionnent une technique d’estimation appropriée pour chaque composante d’une structure de répartition du travail, identifient pleinement les hypothèses sous-jacentes aux estimations, et effectuent des analyses des risques et des incertitudes pour ces estimations.

Utiliser un logiciel d’estimation des coûts : Les logiciels de gestion de projet peuvent simplifier, accélérer et améliorer l’estimation des coûts. Vous pouvez utiliser divers logiciels de gestion de projet pour créer des estimations de coûts ou pour déterminer les niveaux d’incertitude liés aux estimations des coûts à l’aide d’une modélisation probabiliste.

La méthode Monte Carlo est un exemple de cette approche de modélisation. Il fait référence aux simulations d’analyse des risques effectuées par des chercheurs travaillant sur la bombe atomique, qui portaient le nom du quartier des casinos de Monaco. La méthode Monte Carlo produit une gamme de résultats potentiels et des probabilités pour leur occurrence en fonction de différentes variables.

Analyse des offres des fournisseurs : Cette technique d’estimation est utilisée pour compléter les estimations construites en interne. Il permet aux estimateurs de comparer leurs propres estimations à celles indiquées dans les offres soumises par les fournisseurs, et peut fournir un point de comparaison utile et des perspectives externes sur ce qu’un projet doit coûter.

Qu’est-ce qui fait une bonne estimation des coûts ?

L’utilité d’une estimation des coûts dépend de ses performances dans des domaines comme la fiabilité et la précision. Plusieurs facteurs permettent d'évaluer la qualité de l’estimation des coûts. Par exemple :  

¨Précision : Une estimation des coûts n’est utile que si elle est exacte. En plus de sélectionner les techniques d’estimation les plus précises disponibles, la précision peut être améliorée en révisant les estimations à mesure que le projet est détaillé et en établissant des quotas dans l’estimation des temps d’immobilisation des ressources, de l’évaluation du projet et de la correction, et des imprévus.

Niveau de confiance : Étant donné que même les meilleures estimations contiennent un certain degré d’incertitude, il est important de communiquer la quantité de variabilité potentielle dans toute estimation aux parties prenantes. Les niveaux de confiance peuvent communiquer des estimations sous forme de plages, comme celles produites par des techniques d’estimation en trois points ou les simulations Monte Carlo.

Crédibilité : Les parties prenantes ou les promoteurs qui se préparent à autoriser les budgets veulent savoir que les estimations sont fondées sur des faits établis ou sur une expérience pratique. Augmentez la crédibilité d’une estimation en intégrant le jugement d’un expert et en utilisant des valeurs définies pour des variables, telles que les coûts unitaires et les coûts de main d’œuvre.

Documentation : Étant donné que les chefs de projet sont finalement tenus responsables des estimations des coûts, il est important que les hypothèses sous-jacentes des estimations soient identifiées et consignées par écrit, et que les fiches budgétaires ordinaires soient fournies. Une documentation exhaustive empêche les malentendus et aide les parties prenantes à comprendre les raisons des révisions d'estimations.

Précision : Pour réduire la variation des estimations de coûts due aux techniques utilisées, les estimateurs doivent comparer et corroborer les estimations. Les logiciels d’estimation des coûts rendent cela assez facile.

Fiabilité : La fiabilité est un concept basé sur la mesure dans laquelle les estimations historiques des coûts d’un certain type de projet ont été exactes. Pour les nouveaux projets qui sont similaires à d'anciens projets réussis, des techniques d’estimation analogues permettront d’obtenir des estimations fiables.

Description détaillée des risques : Tous les projets peuvent être affectés par des risques négatifs, il est donc important d’intégrer des quotas dans les estimations de coûts. L’identification approfondie des risques et l’allocation de réserves d’urgence sont l’approche la plus courante. Les estimations doivent être surestimées plutôt que sous-estimées, et les estimateurs devraient établir des niveaux de tolérance pour l’écart de coût.

Uniformité : Pour les organisations qui exécutent de nombreux projets du même type, attendez-vous à ce que les coûts unitaires soient raisonnablement similaires entre les différents projets, et ajustés uniquement en fonction de l’inflation. Ce type d’uniformité des coûts unitaires est possible pour les organisations qui entreprennent plusieurs projets similaires, ce qui leur permet de créer des listes de référence pour les coûts unitaires recommandés.

Validité : Pour confirmer la validité d’une estimation des coûts, il faut vérifier l’exactitude des données sous-jacentes. Améliorez la validité en vous appuyant sur la documentation des coûts établie et sur les indices de coûts lorsqu'une documentation à jour n’est pas disponible.

Vérification : La vérification des coûts consiste à vérifier que les opérations mathématiques utilisées dans une estimation ont été effectuées correctement. La vérification des coûts est beaucoup plus facile si les estimations sont correctement documentées.

Dans leur livre Project Management for Business, Engineering, and Technology, les experts en gestion de projet John M. Nicholas de l’université de Loyola et Herman Steyn de l’université de Pretoria, en Afrique du Sud, disent que les meilleures estimations sont faites par des équipes qui comprennent des designers, des constructeurs, des fournisseurs (par opposition aux estimations d’équipes plus homogènes). Ils décrivent ces équipes d’estimation diverses comme des équipes d’ingénierie concurrentes.

Les causes les plus probables d’estimations inexactes des coûts des projets

Alternativement, les facteurs qui sapent les estimations des coûts comprennent de mauvaises données brutes ou la supposition que les ressources sont utilisées à 100 %. Voici quelques-uns des pièges les plus courants pour les estimateurs de coûts :   

Manque d’expérience dans des projets similaires : L’exactitude de l’estimation des coûts a tendance à augmenter à mesure que les estimateurs, les équipes de projet et les organisations acquièrent de l’expérience dans le cadre de projets similaires. Les estimateurs et les équipes de projet inexpérimentés ne connaissent peut-être pas la portée d’un projet, ce qui peut conduire à des inexactitudes, même avec des techniques d’estimation déterministes. Au niveau de l’organisation, l’utilisation de techniques d’estimation analogues n’est généralement pas fiable si l’organisation n’a jamais mené de projets similaires auparavant.

Durée de l’horizon de planification et du projet : Les estimateurs professionnels soulignent l’importance de ne pas faire d’estimations prématurées. Comme nous l’avons dit, une estimation précise dépend du degré de définition d’un projet. Pour les projets complexes de grande envergure, des approches telles que la planification par vagues signifient que les travaux futurs sont moins bien définis. Il est important que les pratiques d’estimation des coûts reflètent cela et que les estimations des coûts soient révisées à mesure que des informations plus récentes seront disponibles. Pour les méga-projets qui prennent plusieurs années à être achevés, il est important de prendre en compte les fluctuations de la valeur des devises et les climats politiques.

Ressources humaines : La création d’estimations précises devient plus difficile à mesure que les ressources humaines impliquées dans un projet augmentent. Bien qu’il soit courant de supposer que toute ressource ne sera productive que 80 % du temps et de créer des estimations en conséquence, il devient plus difficile de tenir compte des coûts dans la gestion et l’organisation des personnes. Cela est particulièrement visible dans les activités de projet qui impliquent de créer un consensus ou de coordonner des tâches entre de nombreuses personnes.

Il est également difficile d’estimer les coûts des ressources humaines à l’aide d’un calcul des coûts des ressources ou d’une estimation paramétrique. Les deux techniques d’estimation s’articulent autour du concept de calcul des coûts unitaires, mais la complexité de la gestion des personnes rend difficile à la fois l’obtention de coûts unitaires précis et la prévision précise du temps de réalisation des tâches. De plus, il est peu probable que les niveaux de compétence des travailleurs soient identiques (même s’ils sont classés comme tels), de sorte qu’un certain écart de temps est inévitable. Cela démontre pourquoi il est important de surestimer systématiquement au lieu de sous-estimer, en particulier lorsqu’il s’agit de travailleurs humains.

Plusieurs autres erreurs courantes peuvent affecter l’exactitude des estimations :

Ne pas comprendre pleinement le travail qu’implique la réalisation des lots de travail : C’est parfois un problème pour les équipes de projet inexpérimentées qui n’ont jamais travaillé sur des projets similaires auparavant.

S’attendre à ce que les ressources fonctionnent à une productivité maximale : Une règle empirique plus appropriée consiste à supposer une productivité de 80 %.

Diviser les tâches entre plusieurs ressources : Avoir plus d’une ressource travaillant sur une tâche exige généralement un temps de planification et de gestion supplémentaire, mais ce temps supplémentaire n’est parfois pas pris en compte.

Ne pas identifier les risques et ne préparer de plans d’urgence et de réserves adéquats : Les risques négatifs peuvent à la fois augmenter les coûts et prolonger les durées.

Nepas mettre à jour les estimations des coûts après les modifications de la portée du projet : Les estimations des coûts mises à jour font partie intégrante des procédures de gestion des changements de portée, car les modifications apportées à l’étendue du projet rendent inutiles les estimations antérieures.

Créer des estimations hâtives et inexactes en raison de la pression des parties prenantes : Étant donné que les chefs de projet sont tenus responsables des estimations, les estimations de l’ordre de grandeur sont un bien meilleur choix que les chiffres choisis au petit bonheur la chance.

Indiquer les estimations sous forme de sommes fixes, plutôt que de plages : Les estimations fixes sont trompeuses. Toutes les estimations comportent des degrés inhérents d’incertitude, et il est important de les communiquer adéquatement au moyen de plages d’estimation.

Faire en sorte qu’un projet corresponde à un montant budgétaire fixe : La portée d’un projet doit déterminer son budget, et non l’inverse. Comme Trevor L. Young l'explique dans son livre How to be a Better Project Manager, l’estimation consiste à « décider du temps et des ressources nécessaires pour accomplir un travail selon des normes de performance acceptables ». L’approche inverse, qui consiste à planifier des projets en fonction des budgets, risque de se traduire par des projets qui ne parviendront pas à répondre aux exigences et à donner des résultats.

Autres domaines du gestion de projet liés à l’estimation des coûts

Le travail d’estimation des coûts des projets et de contrôle budgétaire continu ne se fait pas dans le vide. Plusieurs autres spécialités de gestion de projet ont une influence, et l’estimation des coûts, à son tour, a un impact sur ces autres aspects du projet. En voici quelques-uns :

Gestion des communications : Informez régulièrement les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes des activités du projet. Les membres de l’équipe de projet qui ne comprennent pas leurs rôles coûtent du temps et de l’argent au projet. De même, les parties prenantes qui ne reçoivent pas de mises à jour régulières de l’avancement du projet peuvent demander des modifications coûteuses de la gestion à des moments non optimaux.

Gestion des ressources humaines : Un personnel de projet mal formé ou non préparé peut représenter en passif en termes de temps et d’argent.

Gestion des approvisionnements : Une gestion inefficace des approvisionnements peut augmenter les coûts des projets, en particulier pour les projets exécutés sur de longues durées. Par exemple, la fluctuation des prix des ressources et l’évolution des conditions économiques et politiques peuvent rendre plus coûteux l’achat de biens ou de services nécessaires.

Gestion de la qualité : Établissez des exigences de qualité pour les livrables du projet avant le début de l’exécution, et communiquez ces exigences à tous les membres de l’équipe de projet. Un manque de clarté sur les exigences de qualité peut s’avérer coûteux pendant le processus de contrôle de la qualité, lorsque des défauts ou une non-conformité doivent être résolus (souvent à un coût substantiel).

Gestion des risques : Tous les projets sont confrontés à des risques. Il est essentiel d’identifier les risques et de préparer les plans d’urgence et les réserves afin d’éviter que les risques ne soient à l’origine de dépassements de coûts.

Gestion du temps : Les coûts du projet sont directement liés au temps nécessaire à la réalisation d’un projet, si bien que ne pas établir un calendrier de projet précis et viable entraînera probablement des dépassements de coûts.

Comment l’estimation des coûts est appliquée dans des secteurs clés

Quelles que soient la taille et la portée de votre projet, une estimation standardisée des coûts aidera à produire des estimations précises. Cela dit, l’industrie, le secteur et le type de projet peuvent avoir une incidence sur la façon dont vous élaborez vos estimations. Par conséquent, il est utile d’examiner comment l’estimation des coûts est effectuée dans certains secteurs clés et dans des cas d’utilisation plus complexes.

Construction

Les coûts de construction s’étendent sur deux grandes catégories de coûts : ceux encourus dans la construction et l’aménagement d’une installation et ceux encourus dans l’exploitation et l’entretien de l’installation tout au long de son cycle de vie.

La première catégorie comprend des éléments comme le coût des terrains, de la main-d’œuvre, de l’équipement et des matériaux nécessaires à la construction d’une installation, le coût de la conception architecturale et de l’ingénierie, et le coût de l’inspection des installations. La deuxième catégorie comprend les coûts d’entretien et de réparation, le loyer des terrains et les coûts des services publics, ainsi que le coût des opérations et l’emploi du personnel des opérations.

L’un des facteurs importants dans l’estimation des coûts pour les projets de construction est la prise en compte des imprévus. Étant donné que les projets de construction sont généralement de grande envergure et exécutés sur de longues périodes, une planification d’urgence adéquate est essentielle. Les imprévus dans les projets de construction comprennent :

  • Les ajustements de calendrier, qui ne sont pas inhabituels pour de tels projets de grande envergure. Étant donné les coûts importants de l’équipement et de la main-d’œuvre dans les projets de construction, les retards et les prolongations de calendrier peuvent augmenter considérablement les coûts.
  • Les changements dans les coûts d’équipement et de main-d’œuvre, qui ne sont pas non plus rares dans les longs projets.
  • Les changements environnementaux, comme les changements climatiques : encore une fois, ils ne sont pas rares dans les longs projets.
  • Des changements dans le développement de la conception, qui, bien que rares, ne sont pas impossibles. Ceux-ci dépendent de la qualité de la planification des projets avant l’exécution et de circonstances incontrôlables telles que les événements naturels.

Les estimations des coûts des projets de construction se divisent en trois catégories :

  • Estimations de la conception : Créés au cours de la planification et de la conception des projets, ils comprennent un certain nombre d’estimations allant de la sélection à la définition définitive.
  • Estimations des offres : Il s’agit d’une estimation définitive finalisée utilisée pour mener des appels d’offres concurrentiels.
  • Contrôle des estimations : Utilisez-les pour mesurer les performances de coûts pendant l’exécution du projet ; ils sont susceptibles d'être révisés au cours d’un projet.

Un aspect important de l’estimation des coûts dans les projets de construction consiste à déterminer la relation entre l’échelle du projet et le coût moyen par unité. Généralement, les estimateurs qui utilisent des données empiriques pour établir ces relations constatent qu’il existe des économies ou des déséconomies d’échelle. C’est-à-dire que le coût moyen par unité change à mesure que l’échelle du projet augmente. Les estimateurs cherchent à tirer profit des économies d’échelle pour réduire les coûts unitaires.

Technologies de l’information

En produisant des estimations des coûts pour les projets de technologie de l’information, bon nombre des pratiques conventionnelles d’estimation des coûts ne s’adaptent pas bien au développement Agile des projets, étant donné que cette approche met l’accent sur l’évolution de la portée des projets.

Cependant, étant donné que la principale contribution dans les processus Agile est le travail - et non les ressources - et que le développement Agile prend en charge les itérations sur un temps fixe, utilisez des techniques d’estimation paramétrique pour créer des estimations de coûts précises. Les équipes de développement Agile divisent le travail en parties gérables pour chaque itération et peuvent ainsi facturer des coûts fixes en fonction du nombre de développeurs nécessaires pour terminer le travail prévu pour chaque itération.

Même ici, il peut y avoir des difficultés. L’estimation des coûts fixes fonctionne bien pour les travaux d’adaptation, qui se concentrent principalement sur la modification de produits informatiques déjà conçus. Le travail de développement, en revanche, est plus difficile à estimer, étant donné qu’il implique la conception de produits. Étant donné que les méthodes Agile encouragent les changements de portée, il est difficile de prévoir le temps à consacrer à la conception. Par conséquent, les dépassements de coûts pour le travail de développement sont assez fréquents.

Dans l’ensemble, par conséquent, l’estimation des coûts pour les projets de développement informatique (impliquant à la fois des travaux de développement et d’adaptation) est mieux réalisée sous la forme d’une combinaison d’estimation descendante et ascendante. L’adaptation, généralement bien définie, peut être estimée à l’aide de techniques d’estimation ascendante étant donné que sa portée est fixée. Le travail de développement, qui n’a pas de portée fixe, est mieux estimé à l’aide de techniques descendantes telles que le jugement d’experts et l’estimation analogue.

Ingénierie

Les projets de génie civil (comme pour les autoroutes et les ponts) subissent parfois une pression accrue due à l’intérêt public pour leur progrès et surtout leurs performances en matière de coûts. Cela peut poser problème lorsque les critiques ne comprennent pas la nature itérative de l’estimation des coûts et font des comparaisons trompeuses entre des estimations préliminaires inexactes et des estimations de contrôle. Ce problème est aggravé par le fait que les projets de génie civil comportent généralement de grands degrés d’incertitude dans les estimations, généralement en raison d’une combinaison de la longueur du projet, des conditions naturelles et, dans certains cas, des conditions politiques dans la région. À ce titre, des organisations telles que l’Institution of Engineers of Ireland suggèrent que les estimations préliminaires pour les projets de génie civil ne soient pas rendues publiques et que des estimations plus définitives indiquent clairement la portée du projet et les hypothèses sous-jacentes.

Les projets de génie civil qui s’étendent sur des périodes prolongées peuvent aussi devoir faire face aux changements de portée demandés par des administrations politiques changeantes. Dans certains pays en développement, ces projets peuvent avoir du mal à conserver leur soutien politique au fur et à mesure que les gouvernements changent, et il n’est pas rare qu’il y ait des problèmes de corruption administrative. En tant que tels, les projets de génie civil accordent une importance particulière à l’identification adéquate des risques, et les réserves d’urgence pour ces projets ont tendance à être généreuses. Il est également important d’entreprendre la planification de projets de façon à réduire au minimum la probabilité de changements futurs de portée, car ils peuvent facilement causer des dépassements de coûts.

Secteur des services

Les coûts des projets dans le secteur des services peuvent présenter un ensemble de difficultés unique. Étant donné que l’accent est mis sur le travail basé sur la connaissance (pour lequel les durées et les rythmes de travail attendus peuvent être difficiles à prévoir), les techniques d’estimation simples basées sur des unités ne sont pas adaptées. Les projets dans le secteur des services calculent plutôt généralement les coûts de main-d’œuvre et de ressources séparément, et ajoutent des frais généraux à ceux-ci lors de la création d’estimations.

Les coûts des projets du secteur des services sont généralement divisés en trois catégories : les coûts de main-d’œuvre, les ressources et les frais généraux. Dans la plupart des cas, les coûts de main-d’œuvre et de ressources sont facturés simplement car ils sont encourus pour chaque tâche. La facturation des frais généraux est toutefois plus compliquée, d’autant plus que l’automatisation accrue a augmenté ces dernières années la taille des frais généraux pour de nombreux secteurs de services. Les industries de services adoptent diverses techniques d’établissement des coûts pour gérer la facturation des frais généraux, notamment :

  • Coût des commandes : Applique des frais généraux fixes à chaque tâche.
  • Coûts basés sur l’activité : Attribue des frais généraux proportionnellement aux activités de service par le biais de facteurs de coûts.
  • Coûts réels plus : Attribue un pourcentage des coûts réels d’une entreprise en frais généraux à chaque tâche.
  • Définition des coûts : Facture pour chaque tâche des frais fixes prédéterminés.

Bien entendu, les tâches de calcul des coûts sont les plus faciles à estimer. Pour les autres techniques d’établissement des coûts, la séparation des coûts des ressources et des coûts de main-d’œuvre peut améliorer l’exactitude des estimations tant que les prestataires de services peuvent évaluer avec précision l’étendue de la main-d’œuvre impliquée dans chaque projet, ce qui peut être compliqué.

Outils couramment utilisés pour l’estimation des coûts

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