En quoi consiste la gestion de projets de construction ?
La gestion de projets de construction fait référence aux processus nécessaires pour mener à bien un projet de construction. Les chefs de projets de construction s’assurent que tous les éléments d’un projet de construction sont pris en charge et exécutés efficacement tout au long du cycle de vie des projets.
Fondamentalement, la gestion de projets de construction implique la coordination, l’exécution et la planification des projets de construction dans tous les domaines (agriculture, logement, commerce, institution, industrie, grands travaux ou environnement).
La gestion de projets de construction comprend généralement des tâches complexes qui peuvent changer radicalement en fonction du travail à effectuer. Elle exige de solides compétences en communication, une connaissance approfondie du processus de construction et des capacités de résolution des problèmes. La gestion de projets de construction est complexe et exige des connaissances dans des domaines variés tels que les finances, la médiation, le droit, les affaires, et plus encore.
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Histoire de la gestion de la construction
Les maîtres d’œuvre jouent un rôle important depuis l’émergence de projets de construction complexes. Au début des projets de construction, un architecte supervisait les opérations, mais au fil du temps, le rôle de maître d’œuvre a progressivement gagné en spécialisation et en complexité.
À la Renaissance, des architectes individuels ont commencé à être connus pour leurs conceptions, à l’instar de Sir Christopher Wren en Angleterre. Christopher Wren a conçu et construit des bâtiments à la fin du 17e et au début du 18e siècle, y compris la magnifique cathédrale Saint-Paul, qui contribuent à donner toute sa richesse à la ville de Londres. Christopher Wren possédait un large éventail de connaissances qui préfiguraient les types de compétences nécessaires dans le cadre de projets de construction complexes, notamment une expertise en mathématiques et physiques avancées, ainsi qu’en conception. Il se rendait sur ses chantiers tous les jours pour superviser chaque phase des travaux.
Les règles de la gestion de projet ont commencé à prendre forme dans les entreprises américaines à l’époque de la Seconde Guerre mondiale et, dans les années 1950, elles guidaient les projets de construction civile. En d’autres termes, les phases et les principes de gestion d’un projet de construction s’appliquaient désormais à divers projets d’entreprise.
De plus en plus de détails sur la gestion d’un projet de construction peuvent être effectués numériquement (voir la section sur les logiciels ci-dessous), et cette tendance devrait s’accentuer. La technologie et les logiciels adaptés aux mobiles sont appelés à jouer un rôle majeur sur le terrain, du fait que la main-d’œuvre plus jeune maîtrise la technologie, permettant de gérer et de suivre le travail de n’importe où.
Rôles de maître d’œuvre et de sous-traitant
Les maîtres d’œuvre et les sous-traitants jouent un rôle clé dans l’exécution des projets. Les maîtres d’œuvre coordonnent et supervisent les travaux de construction, tout en veillant à ce que les participants au projet respectent les budgets et les horaires. Les sous-traitants travaillent en étroite collaboration avec les maîtres d’œuvre et supervisent l’aspect pratique des travaux de construction.
Pour en savoir plus sur ce rôle, lisez notre guide complet de la gestion de la construction commerciale.
La première étape de tout projet de construction est la phase de conception. Une fois celle-ci terminée, le chef du projet de construction ouvre le processus d’appel d’offres aux entrepreneurs intéressés. Pour pouvoir participer à un projet, les sous-traitants doivent pouvoir démontrer qu’ils savent gérer les aspects sécurité publique, prise de décisions, ingénierie, ébauches, ressources humaines ainsi que gestion du temps, des coûts et de la qualité. Les sous-traitants qui satisfont à ces exigences sont ensuite choisis selon divers critères courants (sélection de l’offre la plus avantageuse, sélection du meilleur rapport qualité/prix ou sélection basée sur les qualifications).
Le processus de sélection d’offres dans le cadre de projets de construction
Dans le cadre du processus de sélection d’offres, le propriétaire du projet communique d’abord des renseignements à un groupe de sous-traitants, puis sollicite des offres auprès d’eux. Une fois que le propriétaire du projet a sélectionné une offre, les deux parties conviennent d’un modèle de paiement.
Types d’appel d’offres dans le cadre de projets de construction
Un sous-traitant peut s’attendre à deux types d’appels d’offres :
- Appel d’offres ouvert : les appels d’offres ouverts s’appliquent aux projets publics et font généralement l’objet d’une publicité. Dans le contexte d’un appel d’offres ouvert, n’importe quel sous-traitant peut soumettre une offre.
- Appel d’offres restreint : le processus d’un projet privé commence par un appel d’offres restreint, dans le cadre duquel le propriétaire invite une sélection de sous-traitants à envoyer leur offre.
Méthodes de sélection d’offres dans le cadre des projets de construction
Que le propriétaire choisisse un processus d’appel d’offres ouvert ou restreint, il reçoit des offres et la sélection d’un sous-traitant pourra commencer sur la base de certains critères :
- Sélection de l’offre la plus avantageuse : le bénéfice net (autrement dit, le prix) est au cœur des préoccupations du chef de projet. Le sous-traitant gagnant est celui qui soumet le prix le plus bas pour le projet.
- Sélection basée sur les qualifications : dans le cadre de ce processus, le propriétaire du projet demande aux sous-traitants de soumettre avec leur offre une demande de qualification qui résume leur expérience, leurs plans de gestion, leur flux organisationnel et leur capacité à respecter le budget et les délais. Le propriétaire du projet choisit ensuite le sous-traitant ayant les meilleures qualifications.
- Sélection du meilleur rapport qualité/prix : dans le cadre de cette approche, le propriétaire du projet tient compte à la fois du prix de l’offre et des qualifications du sous-traitant pour trouver la meilleure combinaison de coûts et de compétences.
Types de modèles de paiement dans le cadre de projets de construction
La prochaine et dernière étape après le choix d’un sous-traitant par le propriétaire d’un projet consiste à négocier un accord de paiement. Les deux parties choisissent généralement parmi quatre modèles de paiement :
- Montant forfaitaire : un contrat forfaitaire représente le choix le plus courant. Le propriétaire du projet et le sous-traitant s’entendent sur le coût global des travaux, et le propriétaire doit s’acquitter de ce montant indépendamment de la réussite du projet ou d’un dépassement du devis initial.
- Base remboursable : comme son nom l’indique, la facturation sur une base remboursable comprend le coût total du projet ainsi qu’un pourcentage fixe du coût total pour le sous-traitant, dont le propriétaire doit s’acquitter. Il s’agit de l’arrangement le plus favorable aux sous-traitants, puisqu’il couvre tous les coûts supplémentaires.
- Prix maximum garanti : dans le cadre d’un contrat à prix maximum garanti, le propriétaire et le sous-traitant conviennent d’un prix fixe que le coût total et les frais ne peuvent pas dépasser.
- Prix unitaire : si les deux parties ne parviennent pas à s’entendre à l’avance sur le coût, elles optent pour un modèle à prix unitaire, dans le cadre duquel le propriétaire paie un prix unitaire spécifique tout au long de chaque phase du projet.
La méthode de construction à risque dans le cadre de la gestion de projets de construction
La gestion de la construction à risque est une méthode de réalisation de projet dans le cadre de laquelle le maître d’œuvre réalise un projet pour un prix maximum garanti. Le responsable aide à définir le prix maximum garanti pendant le développement et la conception et doit s’acquitter de tous les coûts supplémentaires.
En plus d’agir dans l’intérêt du propriétaire, le maître d’œuvre doit contrôler les coûts de construction de façon à respecter le prix maximum garanti. Dans la mesure où cette entente garantit un paiement maximal, les offres les plus basses ne sont généralement pas prises en compte. Le maître d’œuvre s’efforcera plutôt d’atteindre l’objectif financier par d’autres moyens.
L’avantage d’un arrangement à risque pour le responsable de la construction a trait à la gestion du budget. Avant que la conception d’un projet ne soit terminée (6 à 18 mois de coordination entre le concepteur et le propriétaire), le maître d’œuvre est chargé d’estimer le coût de la construction d’un projet en fonction des objectifs du concepteur et du propriétaire (concept de design) et de la portée du projet, tout en assurant une qualité optimale. Le maître d’œuvre doit pouvoir faire face à d’éventuels changements afin d’équilibrer les coûts, le calendrier, la qualité et la portée du projet tout en atteignant les objectifs financiers.
Par exemple, au lieu d’une nouvelle conception, le maître d’œuvre peut suggérer des modifications. Ou si le propriétaire décide d’étendre le projet, l’équipe doit procéder à des ajustements avant de se pencher sur le prix. Afin de maîtriser le budget avant la fin de la conception et la mobilisation des équipes de construction, le maître d’œuvre effectue des visites sur place et achète les principaux éléments par anticipation de la demande.
Avantages : dans ce cas de figure, le maître d’œuvre assume le risque, de sorte qu’il est incité à agir dans l’intérêt du propriétaire et à gérer efficacement les coûts, dans la mesure où tout dépassement du prix maximum garanti relèverait de la responsabilité de l’entreprise du responsable de la construction.
Inconvénients : tout dépassement de coûts pourrait coûter beaucoup d’argent au maître d’œuvre. Il a cependant droit à une certaine réserve en cas d’erreur, de sorte qu’il est possible qu’il compense en réduisant la portée des travaux pour respecter le prix maximum garanti. De plus, comme ce prix maximum garanti est fixé avant le début de la conception, il est difficile pour les propriétaires de savoir s’ils ont reçu la meilleure offre possible.
Résultat : la méthode de réalisation à risque est idéale pour les grands projets (construction complète et rénovation) qui sont complexes à définir, dont la portée peut changer ou qui doivent respecter des délais stricts. Elle peut également s’avérer efficace dans le cadre de projets présentant une complexité technique, une coordination multimétiers ou plusieurs phases.
Techniques de construction accélérée : à travers le lancement de son Accelerated Bridge Program à la fin des années 2000, le Département des Transports du Massachusetts a commencé à utiliser des techniques de construction accélérée, dans le cadre desquelles il signe des contrats qui offrent des incitations en cas de réalisation anticipée et imposent des pénalités en cas de réalisation en retard, et lance des travaux de construction intenses pendant des périodes de fermeture complète plus longues afin de raccourcir la durée globale des projets et de réduire les coûts. Les ministères des Transports du gouvernement fédéral et de la Californie ont également utilisé cette technique après le tremblement de terre de Northridge en 1994 afin d’accélérer la réparation des autoroutes dans la région de Los Angeles.
Modèles de contrat et de conception pour les projets de construction
Si le processus d’appel d’offres est généralement uniforme quel que soit le type de projet de construction, à deux modèles d’affaires sont courants dans le secteur de la construction :
- Contrats DBB (Design-Bid-Build) : à la fois populaires et courants, les contrats DBB permettent au propriétaire de choisir un sous-traitant après qu’un architecte ou un ingénieur a achevé la phase de conception.
- Contrats de conception-construction : contrairement au contrat de conception-soumission-construction, dans le cadre d’un contrat de conception-construction, les phases de conception et de construction sont gérées par la même partie (le concepteur-construction ou sous-traitant de conception de construction). Cette approche accélère la réalisation du projet puisque les phases de conception et de construction peuvent se dérouler simultanément.
Comme indiqué dans les deux modèles ci-dessus, le processus d’appel d’offres commence par la phase de conception. L’étape de conception elle-même peut être décomposée en différentes approches.
- Concepts/Programmation et faisabilité : ce modèle utilise la vision finale de la construction comme point de départ pour déterminer les besoins, les buts et les objectifs. Parmi les facteurs à prendre en considération, mentionnons la taille de la construction, le nombre de pièces, la façon dont l’espace sera utilisé et même qui l’utilisera. Ces informations sont généralement saisies dans une feuille de calcul répertoriant chaque pièce, les informations essentielles sur ces espaces et la superficie approximative de chaque zone.
- Dessin schématique : les dessins schématiques sont des dessins ou des esquisses utilisés pour identifier les espaces, les formes et les motifs. Si toutes les parties d’un projet de construction ne peuvent pas être esquissées, celles qui le peuvent figurent dans ce type de conception. Les dessins précisent les matériaux, les couleurs et les textures. Ces esquisses peuvent également représenter les plans des étages, l’emplacement de structures telles que des ascenseurs, etc.
Les cinq phases de la gestion de projets de construction
Les cinq phases du processus de gestion de la construction reflètent celles de la gestion de la construction traditionnelle : lancement du projet, planification, exécution, contrôle et, une fois que l’équipe a atteint tous les objectifs de réalisation, clôture du projet.
1. Lancement
Avant le début du projet, un chef de projet doit élaborer et évaluer l’analyse de rentabilisation afin de déterminer si le projet est réalisable et s’il vaut la peine d’être entrepris. Les parties prenantes peuvent être invitées à faire preuve d’un devoir de vigilance et à effectuer des essais de faisabilité, le cas échéant. Lorsque toutes les parties conviennent de lancer le projet, le chef de projet rédige une charte de projet ou un document de lancement de projet, qui inclut à la fois les besoins métiers et l’analyse de rentabilisation.
2. Planification
Ensuite, l’équipe de projet élabore une feuille de route pour toutes les parties concernées. Elle comprend notamment le plan de gestion de projet, un document officiel approuvé créé par le chef de projet et qui guide l’exécution et le contrôle, ainsi que des valeurs de référence en matière de portée, de coût et de planning. Les documents suivants sont également courants lors de la phase de planification :
- Énoncé de la portée et documents afférents : ces documents définissent les besoins métier, les avantages, les objectifs, les livrables et les jalons clés du projet.
Structure de répartition du travail : la structure de répartition du travail décompose la portée du projet en segments visuels et gérables.
Plan de communication : il décrit tous les aspects de la communication, des buts et objectifs aux rôles, en passant par les outils et méthodes. Le plan de communication crée un cadre commun à partir auquel tout le monde peut se référer pour éviter tout malentendu ou conflit.
Plan de gestion des risques : il aide les chefs de projet à identifier les risques à l’avance, y compris les estimations de temps et de coûts qui pourraient ne pas être respectées, les potentielles réductions budgétaires, des exigences susceptibles de changer et un manque de ressources.
3. Exécution
Les travaux commencent enfin. Généralement, toutes les parties organisent une réunion de lancement, puis l’équipe de projet se lance dans l’attribution des ressources, la mise en œuvre des plans de gestion de projet, la mise en place des systèmes de suivi, la réalisation des tâches, la mise à jour du planning du projet et, si nécessaire, la modification du plan de projet.
4. Rendement et contrôle
La phase de contrôle se déroule souvent en même temps que la phase d’exécution. Cette phase est nécessaire pour mesurer la progression et le rendement et pour s’assurer que tout est conforme au plan global de gestion du projet.
5. Clôture
Cette dernière phase marque l’achèvement du projet. Pour marquer sa conclusion, les chefs de projets peuvent organiser une réunion post-mortem afin de discuter des aspects du projet qui ont atteint ou non les objectifs fixés. L’équipe de projet crée ensuite une liste de toutes les tâches restantes, établit un budget final et publie un rapport de projet.
Conseils d’experts pour les nouveaux chefs de projets de construction
La gestion de projets de construction peut paraître intimidante pour les nouveaux responsables. Entre acquisition d’expérience pratique, communication ou formation continue, nous avons recueilli les meilleurs conseils d’experts dans ce domaine.
Voici des astuces de six experts en gestion de la construction :
"Spend time on the job site observing the work being done and asking lots of questions. Get out in the field, get your boots muddy, and show respect to the trades who actually do the work of getting projects built. It's important that entry-level CMs understand the many field elements, such as weather, site conditions, limited lay down space, traffic congestion, etc., that can impact cost, schedule, quality, safety, and the other project variables that CMs are responsible for managing."
— Barbara Jackson, author of Construction Management Jumpstart and director of the Franklin L. Burns School of Real Estate & Construction Management
“Keep communication flowing. Bad news is just as important as good news. Making sure all stakeholders in the project are aware of what is happening on the job will minimize the phone calls, emails, and conference calls in the midst of trying to fix or recover from an issue onsite.”
— Dan Julien, principal of Julien Management, a construction and project management consultant to some of the largest brands and high-profile individuals
"The best piece of advice I can offer is that you commit yourself to on-going education. The construction industry is in the midst of change - cost, project delivery systems, technology, demographics, and, perhaps most important, sustainability ("green") expectations, are all impacting how projects are designed, built, managed, and financed. Successful CMs are nimble and informed and understand the implications of these many changes. The old way of doing things is disappearing; keeping up to date on everything from standards and codes, to construction practices, to collaborative project delivery and more will be required."
Alison Dykstra, AIA, founder of Kirshner Books and author of "Construction Project Management: A Complete Introduction" and soon-to-be-published "Green Construction: An Introduction to a Changing Industry."
"In construction management, the more we plan the luckier we get and the more successful our project becomes. Planning begins before starting the project, including selecting the best construction methodologies, preparing the construction schedule/program, and organizing resources. It also encompasses daily and weekly planning through the life of the project to ensure all tasks are completed.
“Construction is all about teamwork, and good communication is essential for every project manager. You have to communicate with your team, subcontractors, suppliers, your client, designers, local authorities and sometimes neighbors and members of the public."
— Paul Netscher, author of two construction project management books, including Successful Construction Project Management
"Never stop studying or analyzing everything you see in a project. Never take anything for granted. The construction management profession demands complete attention, great commitment and excellent learning and analytics skills. Live the project in its day to day and never forget to prepare for the unexpected."
Vicente Barrera, 18 years of professional experience in industrial construction and infrastructure. Currently a project manager for SENER, a private engineering and technology group.
« Mon conseil n° 1 : n’arrêtez jamais d’apprendre. C’est notamment pour cette raison que nous avons créé Construction Junkie. Si certains aspects du secteur de la construction n’ont pas changé depuis des dizaines d’années, il y a toujours des points à améliorer, et cette amélioration doit être continue. Il suffit de regarder les progrès réalisés dans le secteur du béton en ce moment. Le béton a été utilisé pendant des siècles, mais des chercheurs essaient de trouver un moyen pour qu’il comble ses propres fissures, tandis que d’autres veulent rendre le béton perméable suffisamment solide pour en faire du béton lourd. Si nous cessons d’apprendre, il n’y a plus de progrès. »
— Shane Hedmond, rédacteur en chef de ConstructionJunkie.com
Étapes de la gestion de projets de construction
La gestion de projets de construction commence par la phase de conception. Viennent ensuite les phases de pré-construction et d’achat. À partir de là, l’équipe réalise la construction et la mise en service. Une fois que le propriétaire prend possession du bâtiment et s’assure qu’il répond aux spécifications, le projet est clôturé.
Voici les étapes d’un projet de construction :
1. Conception
Il s’agit de la première étape d’un projet de construction. Une fois qu’elle est terminée, le processus d’appel d’offres commence. Dans le cadre des contrats DBB, le propriétaire choisit un sous-traitant en fonction des conceptions réalisées.
À ce stade, un architecte ou un ingénieur évalue d’abord la faisabilité de la conception en fonction des règlements et des codes du bâtiment, ainsi que du nombre de pièces, de la taille du bâtiment et de l’espace. Puis il crée des dessins schématiques ou des croquis en se renseignant sur le type d’équipement et de matériaux nécessaires ainsi que leur coût.
2. Pré-construction
Le processus d’appel d’offres est terminé et le propriétaire a choisi un sous-traitant. Le sous-traitant est ensuite rattaché à l’équipe de projet, qui comprend un administrateur de contrat, un chef de projet, un ingénieur de terrain et un surintendant. L’équipe prépare ensuite le site pour la construction. Elle effectue un examen du site, teste le sol et anticipe les éventuelles situations inattendues, telles que des défis environnementaux.
3. Achats
L’équipe de projet se procure l’équipement, les matériaux et la main-d’œuvre nécessaires. En d’autres termes, cette étape correspond au moment où l’équipe acquiert tout ce dont elle a besoin pour mener à bien le projet. La complexité de cette étape dépend de la taille du projet et de l’entreprise. Les grandes entreprises de construction nationales ont généralement des services d’achats qui embauchent de la main-d’œuvre et achètent des matériaux pour des centaines de projets à la fois. À l’inverse, dans le cadre de petits projets, le surintendant peut acheter des quantités limitées de matériaux de construction locaux ou embaucher un ouvrier local.
4. Construction
Pour lancer la phase de construction, le surintendant organise une réunion avec les sous-traitants et les fournisseurs de matériaux afin d’établir les règles de base de leur collaboration. Ensuite, l’équipe doit tout mettre en place avant le lancement de la construction (installation d’espaces de stockage temporaire, sécurisation du site, élaboration d’un plan relatif à la réception et aux matériaux, établissement de programmes de sécurité, etc.). L’équipe peut alors commencer la construction.
5. Mise en service
Une fois la construction terminée, la phase de mise en service commence. Le processus de mise en service est en deux étapes. L’équipe de projet doit d’abord tester les systèmes et l’équipement afin de s’assurer que tout fonctionne correctement avant de livrer le bâtiment au propriétaire. L’équipe doit ensuite former le personnel du propriétaire à l’exploitation et la maintenance des systèmes du nouveau bâtiment.
6. Occupation par le propriétaire
Lorsque le propriétaire emménage dans le nouveau bâtiment, la période de garantie commence. Cela permet de s’assurer que l’ensemble des matériaux, l’équipement et la qualité du bâtiment répondent aux attentes énoncées dans le contrat. Il existe deux types de garanties : les garanties expresses (écrites et incluses dans le contrat) et les garanties implicites (établies ou requises par la loi).
7. Clôture du projet
Cette phase finale permet de régler tous les derniers détails. L’équipe s’acquitte officiellement de toutes les obligations contractuelles restantes pour terminer le projet. Elle peut créer une liste des principales tâches qui n’ont pas été accomplies et effectuer une vérification post-projet, documenter les enseignements tirés, archiver les documents liés au projet ou préparer un rapport d’achèvement.
Budgétisation dans le cadre de la gestion de projets de construction
Les chefs de projet ont toujours l’argent à l’esprit. Qu’il s’agisse d’estimer les budgets avant même que le projet ne commence ou de recruter et payer des sous-traitants, la gestion financière compte parmi les éléments essentiels d’un projet réussi.
Voici tout ce que vous devez savoir sur les considérations financières dans le secteur de la construction :
1. Tarification et conclusion de contrats dans la construction
Il existe diverses options pour payer les sous-traitements et indiquer les tarifs dans les contrats. Dans le cadre du processus d’appel d’offres, les sous-traitants soumettent leur offre pour participer au projet. Ces offres sont soumises sur la base d’un montant forfaitaire ou d’un prix unitaire, selon les spécifications du propriétaire. Une offre forfaitaire correspond au prix total des travaux effectués par le sous-traitant. L’appel d’offres basé sur un prix unitaire s’applique aux projets pour lesquels la quantité de main-d’œuvre et de matériaux nécessaire reste incertaine.
Au lieu de lancer un appel d’offres, certains propriétaires privés choisissent de faire appel à un ou plusieurs sous-traitants sélectionnés sur la base de contrats négociés, offrant davantage de souplesse au niveau de la tarification. Les contrats négociés exigent généralement le remboursement des coûts directs du projet plus les honoraires du sous-traitant déterminés par l’une des méthodes suivantes : coût plus pourcentage fixe, coût plus frais fixes, coût plus frais variables, estimation cible, ou prix ou coût maximum garanti.
2. Estimation des coûts et budgétisation
Une estimation des coûts est préparée afin de soumettre une offre dans le cadre d’un projet de construction et est utilisée pour établir un budget une fois le projet remporté. Le processus comprend la réalisation d’estimations liées aux coûts de construction, aux prix unitaires et forfaitaires, aux chantiers et aux frais généraux, aux procédures d’appel d’offres et aux coûts de main-d’œuvre. Les estimations de coûts sont parfois réalisées par un professionnel, comme un estimateur en construction ou un estimateur en chef. Même si le chef de projet n’est pas le seul responsable de l’estimation des coûts, il doit tout de même se familiariser avec le processus pour comprendre la portée du projet.
3. Surveillance du contrôle des coûts
Au début d’un projet, les chefs de projet doivent rapidement créer un processus pour surveiller les coûts du projet. Plus la phase de suivi du contrôle des coûts commence tôt, plus les chefs de projet seront en mesure de rapidement identifier les problèmes. Par exemple, si un élément est bien plus cher que ce qui avait été estimé, le chef de projet doit identifier la raison de cette différence et déterminer si cette augmentation affecte un autre poste du budget.
4. Plan d’amélioration des immobilisations (CIP)
Un plan (ou programme) d’amélioration des immobilisations est un plan sur quatre à dix ans qui décrit les projets d’immobilisations et les achats d’équipement, fournit un planning et identifie les options de financement du plan. Le plan fait le lien entre une entité gouvernementale, un plan stratégique et le budget annuel de l’entité. Un CIP comprend la liste de l’ensemble des projets ou équipements à acheter, les projets classés par ordre de préférence, le plan de financement des projets, les plannings liés à la phase de construction du projet, la justification du projet et une explication des dépenses.
5. Comptabilité de projet
Le chef de projet et/ou le service comptable de l’agence doivent élaborer le budget du projet pour l’année fiscale concernée, consigner et comptabiliser les dépenses, examiner et payer les factures des sous-traitants et gérer les flux de trésorerie. Des matériaux à la main-d’œuvre, les coûts liés aux projets de construction sont nombreux. Ces coûts sont directs (main-d’œuvre, matériaux, sous-traitance et terrain) ou indirects (main-d’œuvre indirecte, supervision, outils, équipements, fournitures, assurance et coûts connexes).
L’équipe de projet et le service comptable peuvent travailler en étroite collaboration pour gérer les factures des sous-traitants. L’équipe de projet examine les factures afin de s’assurer de l’achèvement correct des travaux, puis le service comptable s’assure que les factures sont contractuellement éligibles et que les tarifs sont conformes au contrat.
Organisation et planification d’un projet de construction
Il peut être difficile de suivre les documents nécessaires dans un projet de construction, tels que les demandes de propositions (RFP), les contrats, les factures et les plans d’action. Les projets de construction sont vastes et complexes, nécessitant une organisation et une planification efficace.
Stratégies d’organisation dans le cadre de la gestion de projets de construction
Tout projet de construction nécessite d’organiser et de gérer divers flux d’information, de la gestion des dossiers et des contrats à la planification des achats et à l’organisation quotidienne.
Nous donnons ci-dessous des exemples de stratégies d’organisation courantes :
Gestion des registres : la gestion des registres permet de contrôler la distribution, le stockage et la récupération des registres du projet, aussi bien au format papier qu’électronique, de manière sûre et sécurisée. Les chefs de projet doivent s’assurer que tous les documents entrants et sortants sont transmis par l’intermédiaire de la personne chargée de la gestion des registres, qui utilise un logiciel pour en assurer le suivi (cette méthode permet également de créer une bibliothèque centrale de l’ensemble des documents et informations liés au projet concerné).
Gestion des contrats : il convient de définir clairement les rôles et responsabilités des membres de l’équipe de projet qui gèrent le projet et du personnel chargé de la gestion des contrats et des documents. Le plan de gestion des contrats vise à définir les attentes et procédures à cet égard en précisant qui est habilité à diriger et approuver les travaux des sous-traitants, comment le travail des sous-traitants est surveillé et rapporté, comment ils sont payés et approuvés, comment les contrats sont modifiés, quelles vérifications financières sont nécessaires, etc.
Planification des achats : les chefs de projets doivent également veiller à ce que les activités d’approvisionnement soient conformes au plan de construction. Voici quelques-unes des tâches qu’ils doivent gérer :
- Définition du montant prévu du contrat
- Création du champ d’application de chaque contrat
- Standardisation des documents relatifs aux achats et de tout autre document nécessaire
- Ajout de dates d’achèvement aux contrats qui correspondent au planning du projet
Plan et liste de mise en service : le plan et la liste de mise en service doivent être lancés à un stade précoce de la phase de conception et régulièrement mis à jour au fil de l’avancement du projet. Le plan de mise en service vise à orienter le processus de mise en service pendant la construction, à résoudre les problèmes liés au planning, aux rôles et aux responsabilités, et à simplifier la production de rapports, les approbations et la coordination. Ce processus systématique garantit que les constructions sont conformes à la conception et aux exigences d’exploitation du propriétaire.
Processus de contrôle des projets : le processus de contrôle des projets permet de suivre et gérer la portée, le coût et le planning d’un projet de construction. Ce processus a pour but d’établir un niveau de référence, de suivre les performances par rapport au niveau de référence, de prévoir les performances au moment de l’achèvement et de les comparer au niveau de référence, d’identifier les modifications et de surveiller les effets sur le niveau de référence.
Définition des besoins du projet : également appelé énoncé des travaux, ce document détaille les livrables du projet. Dans la définition des besoins du projet (DRP), le chef de projet explique le champ d’application et ce que le projet doit accomplir. Il aide les parties prenantes, les membres de l’équipe et les parties externes à comprendre l’objectif du projet et agit comme un registre des attentes initiales.
Dessins conformes à l’exécution : également appelés dessins des ouvrages finis, il s’agit de dessins révisés soumis par un sous-traitant à la fin d’un projet. Ils reflètent toutes les modifications apportées aux plans de projet au cours du processus de construction et indiquent les dimensions, la géométrie et l’emplacement de tous les éléments inclus dans le contrat. Les dessins conformes à l’exécution fournissent un aperçu rapide de la conception existante et relèvent les écarts par rapport aux documents d’origine.
Documentation quotidienne : la tenue de journaux, de registres et de rapports quotidiens sur les activités liées au projet sert de guide de référence une fois les travaux terminés et peut atténuer les éventuels dommages. Ce type de documentation peut montrer de quelle façon les questions ont été traitées et comment les problèmes ont été résolus, tout en suivant les conditions inhabituelles survenues un jour donné. En conservant ces registres quotidiens, vous laissez une trace écrite tout au long du projet au cas où quelque chose tournerait mal par la suite.
Enfin, les plans de projet sont créés. Il s’agit des spécifications finales du projet et des illustrations que les constructeurs utilisent aux fins de la construction et que les sous-traitants ajoutent à leur offre.
Stratégies de planification dans le cadre de la gestion de projets de construction
Organisez vos documents afin de hiérarchiser les informations dont vous avez besoin pour créer votre planning de projet. Un planning bien défini vous aide à planifier, à identifier les risques, à prévoir les flux de trésorerie et à évaluer les besoins en matière de ressources.
Nous avons décrit ci-dessous quelques techniques de planification fondamentales et avancées :
- Diagrammes de Gantt : un diagramme de Gantt représente le moyen le plus simple de créer un planning de construction. Il vous permet de visualiser la chronologie de votre projet en transformant les noms des tâches, les dates, les durées et les dates de fin en diagrammes à barres horizontales en cascade. En savoir plus sur la création et l’utilisation de diagrammes de Gantt dans Smartsheet.
- Planification du chemin critique : la technique de planification la plus utilisée est la méthode du chemin critique. Cette méthode calcule la durée minimale d’achèvement d’un projet ainsi que les dates de début et de fin de toutes les tâches liées. Elle identifie les tâches critiques qui, si elles prennent du retard, retarderont l’ensemble du projet. La méthode du chemin critique vous aide à avancer les échéances, à gérer les ressources et à comparer les prévisions avec la réalité. Pour en savoir plus, lisez notre guide de la méthode du chemin critique.
- Ligne d’équilibre : cette technique de planification est la mieux adaptée aux travaux répétitifs et est souvent utilisée dans le domaine de la construction routière. Il s’agit d’un processus de contrôle de gestion permettant de recueillir, de mesurer et de présenter des faits liés au temps, tous mesurés par rapport à un plan spécifique. La technique Ligne d’équilibre exige que vous allouiez des ressources pour chaque étape, afin de vous assurer que l’étape suivante n’est pas retardée.
- Planification qualitative : cette forme de planification liée à la construction concerne la séquence d’activités, les relations entre les tâches et le coût total de l’achèvement du projet. Elle comprend l’ensemble du chantier et empêche deux activités contradictoires de se dérouler en même temps au même endroit. Bien que cette technique soit la plus proche de la réalité, elle nécessite un logiciel spécial et peut exiger davantage d’efforts de la part du chef de projet pour évaluer les analyses des coûts liés aux différentes solutions de planification générées.
Quels sont les risques associés à un projet de construction ?
Les projets de construction évoluent constamment et l’incertitude peut engendrer des conflits au sein des équipes de projet. Les chefs de projets de construction sont chargés de régler les différends, d’identifier et atténuer les risques et de comprendre les ramifications juridiques.
Voici ce que les chefs de projets de construction doivent savoir :
Comment résoudre les différends
Des différends surviendront inévitablement dans le cadre de n’importe quel projet. Il incombe au chef de projet de résoudre les différends, afin que l’équipe puisse rester productive et continuer de collaborer. Les conflits qui peuvent survenir dans le cadre d’un projet peuvent inclure une mauvaise communication, un manque de clarté, des conflits d’intérêts, des ressources limitées ou des luttes de pouvoir. Bien que chaque conflit soit différent, il existe plusieurs stratégies de résolution utilisables :
- Médiation : un médiateur indépendant sera engagé pour résoudre les différends entre les deux parties. Cette stratégie est la moins chère et la moins longue.
- Mini-procès : un mini-procès est organisé dans un cadre informel avec un conseiller ou un avocat qui doit être payé. L’accord qui en résulte n’est pas contraignant et peut être rompu. Un mini-procès prend plus de temps et coûte plus cher que la médiation.
- Arbitrage : l’arbitrage représente la méthode la plus longue et la plus coûteuse pour résoudre un différend. Chaque partie est représentée par un avocat, tandis que des témoins et des preuves sont présentés. Ensuite, l’arbitre rend une décision et sa décision finale constitue un accord contraignant.
Comment créer un plan de gestion des risques
En mettant l’accent sur la prévention, les chefs de projets peuvent consacrer moins de temps à traiter les problèmes inattendus et plus de temps à réduire leur impact. Un plan de gestion des risques est utilisé pour gérer tous les risques liés à un projet, définit les rôles du personnel en matière de gestion des risques, identifie les risques et les classe en fonction de leur probabilité et de leur impact.
Comprendre les principes juridiques
Lorsque les chefs de projets doivent négocier des contrats, répondre aux exigences des juridictions en matière de licences, souscrire une assurance et gérer la sécurité des chantiers, leur compréhension des principes juridiques peut permettre de gagner du temps et de l’argent. La gestion de la construction implique plusieurs domaines de responsabilité. Une réclamation relative à l’incapacité de détecter des travaux défectueux si une offre dépasse les estimations, si les frais généraux sont plus élevés ou si le projet est retardé représente un risque non négligeable. La plupart des assurances responsabilité professionnelle ne couvrent pas les défauts de fabrication (comme la conception ou l’installation) ou les risques économiques, de sorte que les chefs de projets doivent s’assurer qu’ils bénéficient de la couverture appropriée et mettent tout en œuvre pour éviter les risques et les réclamations.
Comment préparer un plan de contrôle qualité
Un plan de contrôle de qualité garantit que la construction est conforme à une norme spécifique. Le contrôle qualité représente la dernière étape d’un projet avant qu’il ne soit livré au propriétaire. Il consiste en une série de systèmes et de procédures visant à s’assurer qu’il répond aux normes les plus élevées. Les chefs de projets devront déterminer comment mesurer la qualité du projet, créer un processus étape par étape pour auditer le projet, et réviser et vérifier le plan afin d’identifier de nouveaux problèmes éventuels. Ils devront également maîtriser la gestion et les codes de sécurité, les codes de construction et les codes de conformité, puis inclure ces aspects dans le plan.
Comment anticiper et gérer les impacts d’un projet de construction sur l’environnement et le voisinage
Si les chefs de projets de construction peuvent anticiper les processus liés aux licences, aux permis et aux réglementations locales, certains obstacles imprévus sont inévitables. Nous expliquons ci-dessous comment gérer divers problèmes tels qu’un excès de boue, de la végétation, des espèces menacées et des vestiges culturels.
Poussière et boue : la circulation de véhicules de chantier sur un chantier peut créer des conditions excessivement poussiéreuses, sans parler du transfert de terre d’un endroit à un autre. Comme l’augmentation des particules peut perturber les entreprises et les maisons avoisinantes, les propriétaires de projets de construction sont tenus de contrôler la quantité de poussière, par exemple, au moyen d’un camion-citerne qui pulvérise de l’eau à travers la zone concernée. Cependant, cette technique génère de la boue, qui peut s’étendre aux zones environnantes via les véhicules de chantier. Pour pallier ce problème, les propriétaires de projets doivent demander à un balayeur de nettoyer les routes.
Pollution des eaux pluviales : les projets de construction peuvent introduire des éléments étrangers. En cas de tempête, le ruissellement peut transporter ces polluants potentiels vers les cours d’eau, les rivières, les lacs, les nappes, les zones humides ou les eaux côtières à proximité.
Espèces menacées : si une espèce menacée se trouve sur le chantier, celui-ci doit cesser ses activités aussi longtemps que nécessaire, le temps que les autorités évaluent la situation. Une fois leur décision prise, le sous-traitant met en œuvre les mesures appropriées pour ne pas déranger ladite espèce.
Végétation : les animaux ne sont pas les seules entités protégées. Les arbres et la végétation sur un chantier de construction peuvent également être concernés par des mesures de protection de l’environnement. Un chef de projet de construction peut être amené à désigner une zone de sécurité pour le développement de la flore au moyen d’une clôture ou d’un ruban de sécurité.
Zones humides : les zones humides font partie des zones les plus protégées des États-Unis. Les sous-traitants et les constructeurs doivent veiller à empêcher des contaminants ou des matériaux non réglementés de pénétrer dans ces zones réglementées.
Vestiges historiques ou culturels : cette classification englobe les pointes de flèche, les tessons de poterie, les outils anciens, les os, etc. Si des vestiges sont découverts sur le chantier, tous les travaux doivent être interrompus jusqu’à ce que les pièces puissent être étudiées et retirées.
Comment gérer des projets de construction durable
Les chefs de projets qui supervisent des projets de construction durable doivent comprendre comment ces derniers affectent l’environnement, s’assurer qu’ils éliminent les déchets de manière appropriée, et utiliser des matériaux durables et des méthodes de construction efficaces. Ils doivent également comprendre les problèmes environnementaux spécifiques à la zone concernée ainsi que les normes de conformité.
Une construction respectueuse de l’environnement vise à optimiser le rendement énergétique des structures et à les rendre plus respectueuses de l’environnement, tout en offrant un potentiel de croissance considérable dans le secteur de la construction. L’expression « construction écologique » fait référence aux efforts visant à s’assurer que la structure et le processus de construction réels sont respectueux de l’environnement. De nombreux chefs de projets écologiques doivent avoir une connaissance pratique des exigences en matière de documentation liées à la documentation Leadership in Energy and Environmental Design (LEED).
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