Qu’est-ce que la gestion de projets de construction ?
Selon le PMI (Project Management Institute), la gestion de projets est « l’art de diriger et de coordonner les ressources humaines et matérielles, tout au long de la vie d’un projet, en utilisant des techniques de gestion modernes pour atteindre des objectifs prédéterminés de portée, de coût, de temps, de qualité et de participation ». Vous pouvez étendre la définition du PMI à la gestion de projets de construction, dans laquelle un chef de projets de construction utilise le même modèle pour atteindre le même objectif, uniquement dans le contexte de la construction.
À son niveau le plus fondamental, la gestion de projets de construction prend en charge la planification, la coordination et l’exécution d’un projet de construction, qu’il soit agricole, résidentiel, commercial, institutionnel, industriel, de génie civil ou environnemental.
La gestion de projets de construction comporte généralement des tâches compliquées, qui peuvent changer du tout au tout, en fonction du travail à accomplir. En outre, elle exige de solides compétences en communication, une connaissance approfondie du processus de construction et la capacité de résoudre les problèmes. La gestion de projets de construction est un domaine complexe, qui exige des connaissances dans de nombreux domaines différents comme la finance, la médiation, le droit, les affaires, et bien plus encore.
Histoire de la gestion de la construction, des pyramides à nos jours
Depuis qu’il existe des projets de construction complexes, des chefs de projet sont nécessaires. Pendant des siècles, cependant, la personne qui supervisait la construction d’un bâtiment complexe était souvent l’architecte, ce qui semble être le cas dans les structures anciennes, comme les grandes pyramides d’Égypte et les aqueducs de Rome.
À la Renaissance, des architectes individuels ont commencé à être connus pour leurs conceptions, comme Sir Christopher Wren en Angleterre. Sir Wren a conçu et construit des bâtiments à la fin du 17e et au début du 18e siècle, dont le chef-d’œuvre d’architecture, la cathédrale de Paul, qui contribue à donner à Londres sa noble physionomie. Sir Wren possédait un large éventail de connaissances, qui laissait présager les types de compétences nécessaires à un projet de construction complexe, avec une expertise en mathématiques et en physique avancées, ainsi qu’en conception. Il était sur ses chantiers tous les jours pour superviser chaque phase des travaux.
Les règles de gestion de projets ont commencé à prendre forme dans les entreprises américaines à l’époque de la Seconde Guerre mondiale. Ensuite, dans les années 1950, elles guidaient les projets de construction civile. Cela signifie que les phases et les principes de la gestion d’un projet d’ingénierie de construction sont désormais appliqués à divers projets d’entreprise.
De plus en plus de détails de gestion d’un projet de construction peuvent être effectués numériquement (consultez la section sur les logiciels ci-dessous), et cette tendance devrait s’accentuer. La technologie et les logiciels adaptés aux appareils mobiles sont appelés à jouer un rôle majeur dans le domaine. En effet, une main-d’œuvre plus jeune est plus à l’aise avec la technologie, permettant ainsi de gérer et de suivre le travail de n’importe où.
Fonctions du responsable de construction et de l’entrepreneur
Les responsables de construction et les entrepreneurs principaux jouent des rôles clés dans l’exécution réussie d’un projet. Les responsables de construction coordonnent et supervisent les travaux de construction et s’assurent que les intervenants respectent le budget et le planning.
Pour en savoir plus sur ce rôle, consultez « Tout ce que vous devez savoir sur la gestion de la construction et les responsables de construction en matière de construction commerciale ».
Les entrepreneurs sont chargés des travaux concrets de construction et interagissent largement avec le responsable de construction.
La première étape de tout projet de construction est la phase de conception. Une fois celle-ci terminée, le chef de projets de construction ouvre le processus d’appel d’offres aux entrepreneurs intéressés. Pour être pris en considération, les entrepreneurs doivent être en mesure de montrer qu’ils peuvent gérer la sécurité publique : les prises de décision, l’ingénierie, les dessins, les ressources humaines et la gestion des délais, des coûts et de la qualité. Les entrepreneurs qui répondent à ces directives sont ensuite choisis par le biais de la sélection des offres les plus basses, du meilleur rapport qualité-prix ou encore basée sur les qualifications. Celles-ci sont toutes des mesures courantes.
Les bases de la gestion de projets de construction : Comment remporter le projet
Lorsque le propriétaire d’un projet est prêt à commencer, il partage les informations relatives au projet avec un grand groupe d’entrepreneurs, d’entrepreneurs principaux ou de sous-traitants, en vue de lancer les appels d’offres. Le processus commence par une estimation des coûts à partir de plans d’action et de listes de matériaux, indiquant au propriétaire le montant qu’il doit s’attendre à payer à l’entrepreneur pour réaliser le projet.
Un entrepreneur peut s’attendre à deux types d’offres :
- Appel d’offres ouvert : les appels d’offres ouverts s’appliquent aux projets publics et sont généralement annoncés. Avec un appel d’offres ouvert, tout entrepreneur peut répondre par une offre.
- Appel d’offres ouvert fermé : Le processus pour un projet privé commence par un appel d’offres fermé, dans lequel le propriétaire invite un groupe sélectionné d’entrepreneurs à envoyer leurs offres.
Que le propriétaire choisisse un processus d’appel d’offres ouvert ou fermé pour le projet, les offres seront ensuite reçues. La sélection d’un entrepreneur pourra commencer sur la base d’un certain nombre de critères :
- Sélection des offres les plus basses : Le résultat final, c’est-à-dire le prix, est l’objectif principal du propriétaire du projet. L’entrepreneur sélectionné est celui qui propose le prix du projet le plus bas.
- Sélection basée sur les qualifications : Dans ce processus, le propriétaire du projet demande aux entrepreneurs de soumettre avec leur offre une demande de qualifications (RFQ), qui résume l’expérience de l’entrepreneur, ses plans de gestion, son flux organisationnel et sa capacité à respecter le budget et le planning. Le propriétaire du projet choisit ensuite l’entrepreneur ayant les qualifications les plus solides.
- Sélection du meilleur rapport qualité-prix : Dans cette approche, le propriétaire du projet tient compte à la fois du prix de l’offre et des qualifications de l’entrepreneur, dans le but de trouver la meilleure combinaison entre coûts et compétences.
L’étape suivante et finale après que le propriétaire ait choisi un entrepreneur consiste à négocier un contrat des paiements. Les deux parties choisissent généralement parmi quatre modèles de paiement :
- Paiement forfaitaire : Un contrat de paiement forfaitaire est le choix le plus répandu. Le propriétaire du projet et l’entrepreneur se mettent d’accord sur le coût global des travaux, et le propriétaire doit payer ce montant, quel que soit la réussite du projet ou si la facture finale dépasse le prix initialement proposé.
- Contrat en régie (« Cost-Plus-Fee ») : Comme son nom l’indique, la formule « cost-plus-fee » comprend le coût total du projet, ainsi qu’un pourcentage fixe du coût global versé à l’entrepreneur, le tout à la charge du propriétaire. Il s’agit de l’accord le plus favorable aux entrepreneurs, puisqu’il couvre tous les coûts supplémentaires.
- Prix maximum garanti : Avec un contrat à prix maximum garanti, le propriétaire et l’entrepreneur conviennent d’un prix fixe, que le coût total et les honoraires ne peuvent pas dépasser.
- Prix unitaire : Si les deux parties ne peuvent pas se mettre d’accord sur le coût à l’avance, elles optent pour un modèle à prix unitaire, pour lequel le propriétaire s’acquitte d’un tarif unitaire spécifique tout au long de chaque phase du projet.
La méthode de livraison à risque de la gestion de construction
La « CM at-risk » (gestion de la construction à risque) est une méthode de livraison de plus en plus répandue au Royaume-Uni et dans le monde entier. Elle fait référence à la relation d’affaires entre un entrepreneur en construction, le propriétaire et l’architecte (ou le concepteur). Avec ce plan, le responsable de la construction s’engage à réaliser le projet pour un prix maximum garanti et joue deux rôles : il ou elle est un consultant pour le propriétaire pendant le développement et la conception (services de pré-construction), puis passe aux responsabilités d’entrepreneur principal pendant la phase de construction. Ainsi, le caractère fondamental de la relation professionnelle est modifié.
En plus d’agir dans l’intérêt du propriétaire, le responsable de construction doit contrôler les coûts de construction pour rester dans les limites du prix maximum garanti. Comme le contrat garantit un paiement maximal, les offres basses ne sont généralement pas prises en compte. Au lieu de cela, le responsable de construction s’efforcera d’atteindre l’objectif financier par d’autres moyens.
L’avantage d’un arrangement de gestion de construction à risque réside dans la gestion du budget. Avant que la conception d’un projet ne soit terminée (6 à 18 mois de coordination entre le concepteur et le propriétaire), le responsable de construction est chargé d’estimer le coût de la construction d’un projet en fonction des objectifs du concepteur et du propriétaire (conception) et de la portée du projet, tout en obtenant une qualité optimale. Le responsable de construction devra être prêt à faire face à des changements éventuels pour équilibrer les coûts, le planning, la qualité et la portée du projet, tout en respectant les objectifs financiers.
Par exemple, plutôt qu’une nouvelle conception, le responsable de construction peut suggérer des modifications. Ou si le propriétaire décide d’étendre le projet, l’équipe devra procéder à des ajustements avant de fixer les tarifs. Pour maîtriser le budget avant que la conception ne soit achevée et que les équipes de construction ne soient mobilisées, le responsable de construction effectue des visites sur le site et achète les principaux articles avant la demande.
Avantages : avec cet arrangement, le responsable de construction assume le risque, il est donc incité à agir dans l’intérêt du propriétaire et à gérer efficacement les coûts, étant donné que les dépassements de prix maximum garanti seraient la responsabilité de l’entreprise du responsable.
Inconvénients : un dépassement des coûts pourrait coûter très cher au responsable de construction. Le responsable de construction dispose d’une certaine marge de manœuvre en cas d’erreur. Il est donc possible qu’il compense en réduisant la portée des travaux pour s’adapter au prix maximum garanti. De plus, comme le prix maximum garanti est décidé avant le début de la conception, il est difficile pour les propriétaires de savoir s’ils ont reçu la meilleure offre possible.
Résultat final : la méthode de livraison à risque est la meilleure pour les grands projets (construction complète ou rénovation) qui ne sont pas faciles à définir, dont la portée peut changer ou qui doivent respecter des échéances stricts. Elle peut également être une méthode efficace pour les projets contenant une complexité technique, une coordination multi-métiers ou des phases multiples.
Techniques de construction accélérée : en commençant par son « Accelerated Bridge Program » à la fin des années 2000, le Massachusetts Department of Transportation a commencé à utiliser des techniques de construction accélérée. Par leur biais, il signe des contrats avec des incitations pour un achèvement précoce et des pénalités pour un achèvement tardif. De plus, il effectue une phase de construction intense, pendant de plus longues périodes de fermeture complète, pour raccourcir la durée globale du projet et réduire les coûts. Les départements fédéraux et californiens des transports ont également utilisé cette technique après le tremblement de terre de Northridge en 1994 pour accélérer la réparation des autoroutes dans la région de Los Angeles.
Modèles commerciaux pour les projets de construction
Le processus d’appel d’offres est généralement le même, quel que soit le type de projet de construction, mais vous pouvez vous attendre à deux modèles commerciaux dans le secteur de la construction :
- Contrat de conception-soumission-construction : à la fois appréciés et répandus, les contrats de conception-soumission-construction permettent au propriétaire de choisir un entrepreneur après qu’un architecte ou un ingénieur ait terminé la phase de conception.
- Contrats de conception-construction : à l’opposé de la conception-soumission-construction, dans un contrat de conception-construction, les phases de conception et de construction sont traitées par la même partie (appelée le concepteur-constructeur ou l’entrepreneur de conception-construction). Cette approche accélère la réalisation du projet, puisque les phases de conception et de construction peuvent se dérouler simultanément.
Comme indiqué dans les deux modèles ci-dessus, le processus d’appel d’offres commence par la phase de conception. L’étape de conception elle-même peut être décomposée en différentes approches.
- Phase conceptuelle/Programmation et faisabilité : Ce modèle utilise la vision finale du bâtiment comme point de départ pour déterminer les besoins, les buts et les objectifs. Les considérations incluent la taille du bâtiment, le nombre de pièces, la façon dont l’espace sera utilisé, et même qui utilisera l’espace. Ces informations sont généralement recueillies dans une feuille de calcul énumérant chaque pièce, les informations essentielles sur ces espaces et la superficie approximative de chaque zone.
- Conception schématique : les conceptions schématiques sont des dessins ou des esquisses utilisés pour identifier les espaces, les formes et les motifs. Bien sûr, toutes les parties d’un projet de construction ne peuvent pas être esquissées, mais celles qui peuvent l’être le sont pour ce type de conception. Les dessins indiquent les matériaux, les couleurs et les textures. Ces esquisses peuvent également illustrer les plans d’étage, l’endroit où les structures comme les ascenseurs seront placées, etc.
Principes et processus de gestion de projets
Une fois la procédure d’appel d’offres terminée, la phase de construction peut alors commencer. Bien que les étapes d’un projet de construction soient différentes de celles pour la gestion de projets traditionnelle, elles suivent un modèle similaire.
S’ils ne les connaissent pas déjà, tous les chefs de projets de construction devraient se familiariser avec les cinq phases de la gestion de projets, telles que développées par le Project Management Institute.
1. Initiation
Avant le début du projet, le chef de projets doit élaborer et évaluer l’analyse de cas pour déterminer si le projet est réalisable et mérite d’être entrepris. Les parties prenantes peuvent être invitées à faire preuve de diligence raisonnable et à effectuer des tests de faisabilité, si nécessaire. Lorsque toutes les parties sont d’accord pour poursuivre le projet, le chef de projets rédige une charte de projet ou un document de lancement de projet, qui comprend à la fois les besoins commerciaux et l’analyse de cas.
2. Planification
Ensuite, l’équipe de projets élabore une feuille de route pour toutes les intervenants concernés. Cela inclut le plan de gestion de projets (PMP), un document formel et approuvé, créé par le chef de projets pour guider l’exécution et le contrôle, ainsi que pour établir des bases de référence pour la portée, le coût et le planning. Vous pouvez également vous attendre à voir ces documents lors de la phase de planification :
- Déclaration et documentation de portée : elle définit le besoin commercial, les avantages, les objectifs, les éléments livrables et les principaux jalons du projet.
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Structure de répartition du travail : ce document décompose la portée du projet en parties visuelles et gérables.
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Plan de communication : il décrit tous les aspects de la communication, des buts et objectifs aux rôles, en passant par les outils et les méthodes. Le plan de communication crée un cadre commun, à partir duquel chacun peut travailler pour éviter les malentendus ou les conflits.
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Plan de gestion des risques : Il aide les chefs de projets à identifier les risques à l’avance, notamment les estimations de délais et de coûts qui pourraient ne pas être respectées, les réductions budgétaires potentielles, les exigences changeantes et le manque de ressources engagées.
3. Exécution
Le travail commence alors. En général, toutes les parties organisent une réunion de lancement, puis l’équipe de projets commence le travail crucial d’affectation des ressources, de mise en œuvre des plans de gestion du projet, de mise en place de systèmes de suivi, d’exécution des tâches, d’actualisation du planning du projet et, si nécessaire, de modification du plan du projet.
4. Performance et suivi
La phase de surveillance se déroule souvent en même temps que la phase d’exécution. Cette phase est nécessaire pour mesurer la progression et les performances, mais également pour s’assurer que les éléments sont conformes au plan global de gestion du projet.
5. Clôture
Cette dernière phase marque l’achèvement du projet. Pour marquer la conclusion, les chefs de projets peuvent organiser une réunion de synthèse post-mortem pour discuter des parties du projet qui ont atteint ou non les objectifs. L’équipe de projets établit ensuite une liste de contrôle des tâches restantes, établit un budget final et publie un rapport du projet.
Nouveau dans le secteur de la construction ? Les conseils des experts
Nous avons demandé à six experts en gestion de projets de construction quel était leur premier conseil pour les personnes entrant dans ce domaine.
Voici ce qu’ils ont répondu :
"Passez du temps sur le chantier à observer le travail en cours et à poser beaucoup de questions. Sortez sur le terrain, salissez vos bottes et montrez du respect aux métiers qui font réellement le travail de construction des projets. Il est important que l'entrée- les CM de niveau comprennent les nombreux éléments de terrain, tels que la météo, les conditions du site, l'espace de stockage limité, la congestion du trafic, etc., qui peuvent avoir un impact sur les coûts, le calendrier, la qualité, la sécurité et les autres variables du projet que les CM sont responsables de la gestion.
— Barbara Jackson, auteure de Construction Management Jumpstart et directrice de la Franklin L. Burns School of Real Estate & Construction Management.
« Gardez la communication fluide. Les mauvaises nouvelles sont tout aussi importantes que les bonnes nouvelles. S'assurer que toutes les parties prenantes du projet sont au courant de ce qui se passe au travail minimisera les appels téléphoniques, les e-mails et les conférences téléphoniques au milieu d'une tentative de résolution ou de récupération d'un problème sur site.
— Dan Julien, directeur de Julien Management, consultant en construction et en gestion de projet pour certaines des plus grandes marques et des personnalités de premier plan.
"Engagez-vous dans une formation continue. L'industrie de la construction est en pleine mutation - les coûts, les systèmes de réalisation de projets, la technologie, la démographie et peut-être le plus important, les attentes en matière de durabilité ("verte"), ont tous un impact sur la manière dont les projets sont conçus, construits, gérés et financés. Les CM qui réussissent sont agiles et informés et comprennent les implications de ces nombreux changements. L'ancienne façon de faire les choses est en train de disparaître ; se tenir au courant de tout, des normes et codes aux pratiques de construction, en passant par la réalisation de projets collaboratifs, etc. sera requis."
— Alison Dykstra, AIA, fondatrice de Kirshner Books et auteure de Construction Project Management : A Complete Introduction et Green Construction : An Introduction to a Changing Industry.
"Dans la gestion de la construction, plus nous planifions, plus nous avons de la chance et plus notre projet réussit. La planification commence avant le début du projet, y compris la sélection des meilleures méthodologies de construction, la préparation du calendrier/programme de construction et l'organisation des ressources. et une planification hebdomadaire tout au long de la vie du projet pour s'assurer que toutes les tâches sont terminées."
"La construction est une question de travail d'équipe, et une bonne communication est essentielle pour chaque chef de projet. Vous devez communiquer avec votre équipe, vos sous-traitants, vos fournisseurs, votre client, les concepteurs, les autorités locales et parfois les voisins et le public."
— Paul Netscher, auteur de deux livres sur la gestion de projets de construction, dont Success Construction Project Management.
"N'arrêtez jamais d'étudier ou d'analyser tout ce que vous voyez dans un projet. Ne tenez jamais rien pour acquis. La profession de gestion de la construction exige une attention totale, un grand engagement et d'excellentes compétences d'apprentissage et d'analyse. L'innatendu."
— Vicente Barrera, qui a deux décennies d'expérience professionnelle dans la construction industrielle et les infrastructures. Il est actuellement chef de projet pour SENER, un groupe privé d'ingénierie et de technologie.
« Mon plus grand conseil : Ne cessez jamais d’apprendre. C’est en fait l’une des principales raisons pour lesquelles nous avons créé Construction Junkie. Le secteur de la construction fait peut-être encore certaines des mêmes choses que nous faisons depuis des décennies, mais il y a toujours place à l’amélioration et les choses devraient toujours être améliorées. Il suffit de regarder les progrès réalisés dans le domaine du béton en ce moment. Le béton est utilisé depuis des siècles, mais aujourd’hui, les scientifiques trouvent des moyens pour qu’il comble ses propres fissures et d’autres personnes conçoivent des moyens de rendre le béton perméable suffisamment solide pour le béton lourd. Si nous cessons d’apprendre, le progrès s’arrête. »
Shane Hedmond, rédacteur en chef de ConstructionJunkie.com
Les étapes de la gestion de projets de construction
Le cycle de vie de la gestion de construction commence en même temps que le processus d’appel d’offres, mais une fois le contrat finalisé, l’essentiel du projet peut commencer.
Voici les étapes d’un projet de construction :
1. Conception
Il s’agit de la première étape d’un projet de construction. Une fois qu’elle est terminée, elle signale le début du processus d’appel d’offres. Dans les contrats de conception-soumission-construction, le propriétaire choisit un entrepreneur sur la base de conceptions terminées.
Au cours de cette étape, un architecte ou un ingénieur évalue d’abord la faisabilité de la conception, en fonction des réglementations et des codes du bâtiment, ainsi que du nombre de pièces, de la taille du bâtiment et de l’espace nécessaire. Il crée ensuite des esquisses ou des conceptions schématiques, en recherchant le type d’équipement et de matériaux requis et leur coût.
2. Pré-construction
La procédure d’appel d’offres est terminée et le propriétaire a choisi un entrepreneur. L’entrepreneur est ensuite associé à l’équipe de projets, qui comprend un administrateur de contrat, un chef de projets, un ingénieur de chantier et un surintendant. Ensuite, l’équipe prépare le site pour la construction. Ils effectuent un examen du site, testent le sol et identifient toute situation inattendue potentielle, comme les défis environnementaux.
3. Approvisionnement
L’équipe de projets achète l’équipement et les matériaux requis, et recrute la main-d’œuvre nécessaire. En d’autres termes, l’étape d’approvisionnement est celle où l’équipe se procure tout ce dont elle a besoin pour mener à bien le projet. La complexité de cette étape dépend de la taille du projet et de l’entreprise. Les grandes entreprises nationales de construction disposent généralement de services d’approvisionnement qui embauchent la main-d’œuvre et achètent des matériaux, pour des centaines de projets à la fois. En revanche, pour les petits projets, le surintendant peut acheter des quantités limitées de matériaux dans les magasins de matériaux de construction locaux ou recruter un ouvrier localement.
4. Construction
Pour donner le coup d’envoi de la phase de construction, le surintendant organisera une réunion avec les sous-traitants et les fournisseurs de matériaux, en vue de fixer les règles de base de la collaboration. L’équipe doit ensuite se préparer à commencer la construction, en menant à bien des activités telles que la mise en place d’installations de stockage temporaire, la sécurisation du site, l’élaboration d’un plan de matériaux et de manutention, l’établissement de programmes de sécurité, et bien plus encore. Après cela, l’équipe commence la construction.
5. Mise en service
Une fois la construction terminée, la phase de mise en service commence. Le processus de mise en service se compose de deux parties. Tout d’abord, l’équipe du projet doit tester les systèmes et les équipements pour s’assurer que tout fonctionne correctement avant de remettre la construction au propriétaire. L’équipe doit ensuite former le personnel du propriétaire au fonctionnement et à l’entretien des systèmes du nouveau bâtiment.
6. Occupation par le propriétaire
Lorsque le propriétaire emménage dans la nouvelle construction, la période de garantie commence. Elle permet de s’assurer que tous les matériaux, les équipements et la qualité de la construction répondent aux attentes décrites dans le contrat. Il existe deux types de garanties : les garanties expresses (écrites et incluses dans le contrat) et les garanties implicites (établies ou requises par la loi).
7. Clôture du projet
Cette phase finale permet de régler tous les détails. L’équipe s’acquitte officiellement de toutes les obligations contractuelles restantes pour terminer le projet. Ses membres peuvent créer une liste des tâches qui n’ont pas été accomplies et effectuer une vérification post-projet, documenter les leçons apprises, archiver les documents du projet ou préparer un rapport de fin de projet.
Coût, budget et finances dans la gestion de construction
Les chefs de projets doivent toujours penser aux budgets. De l’estimation des budgets, avant même le début du projet, au recrutement et au paiement des entrepreneurs, la gestion financière est l’une des parties les plus importantes d’un projet réussi.
Voici ce que vous devez savoir sur les questions financières pour la construction :
1. Établissement des tarifs et des contrats de construction
Il existe un certain nombre de possibilités pour payer les entrepreneurs et définir les tarifs dans les contrats. Dans le processus d’appel d’offres, les entrepreneurs envoient leur proposition pour réaliser le projet. Ces offres sont soumises sur la base d’un montant forfaitaire ou d’un prix unitaire, selon ce que le propriétaire spécifie. Une offre à prix forfaitaire fait référence au prix total des travaux effectués par l’entrepreneur. L’appel d’offres à prix unitaire est utilisé dans les projets où le montant de la main-d’œuvre et des matériaux est incertain.
Plutôt que de lancer un appel d’offres, certains propriétaires privés choisissent d’attribuer des contrats, qui sont alors négociés, à un ou plusieurs entrepreneurs, offrant ainsi plus de flexibilité en matière de tarifs. Les contrats négociés exigent généralement le remboursement des coûts directs du projet, auxquels s’ajoutent les honoraires de l’entrepreneur, déterminés par l’une de ces méthodes : coût + pourcentage fixe, coût + honoraires fixes, coût + honoraires variables, estimation cible, ou prix ou coût maximum garanti.
2. Estimation des coûts et budgétisation
Une estimation des coûts est préparée afin de soumettre une offre concernant un projet de construction. Elle est utilisée pour établir un budget du projet, une fois qu’il est remporté. Le processus inclut la détermination des estimations de coûts à partir de la construction, des prix unitaires et des estimations forfaitaires, des chantiers et des frais généraux, des procédures d’appel d’offres et des coûts de main-d’œuvre. Les estimations de coûts sont parfois préparées par un professionnel, tel qu’un estimateur en bâtiment ou un estimateur en chef. Même si le chef de projets n’est pas le seul responsable de l’estimation des coûts, il est tout de même nécessaire qu’il se familiarise avec le processus pour comprendre la portée du projet.
3. Surveillance du contrôle des coûts
Dès le début du projet, les chefs de projets doivent rapidement créer un processus de suivi des coûts du projet. Plus la phase de suivi du contrôle des coûts commence tôt, plus les chefs de projets seront en mesure d’identifier rapidement les points présentant des difficultés. Par exemple, si un élément est nettement plus cher que l’estimation, le chef de projets doit identifier la raison de la différence et voir si cette augmentation de coût affecte d’autres éléments du budget.
4. Plan d’amélioration du capital (CIP)
Un plan d’amélioration du capital (ou programme) est un plan de quatre à dix ans, qui identifie les projets d’immobilisations et les achats d’équipement, fournit un planning et établit les options de financement du plan. Le plan fait le lien entre une entité gouvernementale, un plan stratégique et le budget annuel de l’entité. Un plan d’amélioration du capital comporte une liste de tous les projets ou équipements à acheter, les projets classés par ordre de préférence, le plan de financement des projets, les plannings de la phase de construction du projet, la justification du projet et la justification des dépenses.
5. Comptabilité des projets
Le chef de projets et/ou le service comptable de l’agence devra(ont) élaborer le budget des projets pour l’année fiscale, enregistrer et générer un rapport sur les dépenses, vérifier et payer les factures des entrepreneurs, ainsi que gérer les flux de trésorerie. Des matériaux à la main-d’œuvre, les projets de construction se composent de nombreux coûts. Les coûts sont directs (main d’œuvre, matériel, sous-traitance et terrain) ou indirects (main d’œuvre indirecte, supervision, outils, équipement, fournitures, assurance et coûts d’assistance).
L’équipe de projets et le service comptable peuvent être amenés à collaborer étroitement pour gérer les factures des entrepreneurs. L’équipe de projets examine les factures pour s’assurer que les travaux ont été correctement achevés, puis le service comptable s’assure que les factures sont recevables et que les tarifs sont conformes au contrat.
Organiser et planifier un projet de construction
Avec les appels d’offres, les contrats, les factures, les plans d’action, etc., il peut s’avérer difficile de garder trace de tous les documents nécessaires lors d’un projet de construction. Les projets de construction étant très importants et impliquant des informations complexes, l’organisation est essentielle pour respecter les plannings.
Stratégies d’organisation
Il existe plusieurs flux d’informations qui doivent être organisés et gérés dans tout projet de construction. Ce sont les plus cruciaux pour l’entreprise :
Gestion des dossiers : la gestion des dossiers permet de contrôler la distribution, le stockage et la récupération des dossiers du projet, tant sur papier que sous forme électronique, de manière sûre et sécurisée. Les chefs de projets doivent s’assurer que tous les documents entrants et sortants sont transmis par le spécialiste de la gestion des dossiers, qui utilise un logiciel pour les suivre (cette méthode permettra également de créer une bibliothèque centrale de tous les documents et informations concernant le projet).
Gestion des contrats : il est important de définir clairement les fonctions et les responsabilités des membres de l’équipe de projets qui gèrent le projet et du personnel chargé de la gestion des contrats et des documents. Le plan de gestion des contrats est conçu pour fixer les attentes et les procédures à cet égard, en indiquant qui a le pouvoir de diriger et d’approuver le travail des entrepreneurs, comment le travail des entrepreneurs est contrôlé et fait l’objet de rapports, comment ils sont payés et approuvés, comment les contrats sont modifiés, quels audits financiers sont nécessaires, etc.
Planification de la passation des marchés : les chefs de projets doivent également s’assurer que les activités d’approvisionnement s’inscrivent dans le plan du projet. Voici quelques-unes des tâches qu’ils doivent gérer :
- Définition des tarifs attendus du contrat
- Création de la portée des travaux pour chaque contrat
- Normalisation des documents d’approvisionnement et de tout autre document nécessaire
- Ajout de dates d’achèvement aux contrats qui s’alignent sur le planning du projet
Plan et liste de mise en service : le plan et la liste de mise en service doivent être établis précocement dès la phase de conception et mis à jour en permanence au fur et à mesure de l’avancement du projet. Le plan d’approvisionnement est conçu pour fournir une orientation quant au processus de mise en service pendant la construction, afin de : résoudre les problèmes liés aux plannings, aux fonctions et aux responsabilités ; contribuer à l’établissement de rapports, aux approbations et à la coordination. Il s’agit d’un processus systématique, visant à garantir que les constructions fonctionnent conformément à leur conception et aux exigences opérationnelles du propriétaire.
Processus de contrôle du projet : le processus de contrôle du projet permet de suivre et de gérer la portée, le coût et le planning d’un projet de construction. Les objectifs de ce processus sont d’établir une référence, de suivre les performances par rapport à cette référence, de prévoir les performances à l’achèvement et de les comparer à la référence, mais aussi d’identifier les changements et de surveiller les incidences sur la référence.
Définition des exigences du projet : également connue sous le nom d’énoncé des travaux, ce document détaille les éléments livrables du projet. Dans la définition des exigences du projet, le chef de projets explique l’a portée des travaux et ce que le projet va permettre de réaliser. Il aide les parties prenantes, les membres de l’équipe et les parties externes à comprendre l’objectif du projet et sert de dossier des attentes initiales.
Dessins d’exécution : également connus sous le nom de dessins d’archive, ce sont des dessins modifiés, envoyés par un entrepreneur à la fin d’un projet. Ils reflètent toutes les modifications apportées aux plans d’exécution lors du processus de construction et indiquent les dimensions, la géométrie et l’emplacement de tous les éléments inclus dans le contrat. Les dessins tels que construits permettent de visualiser rapidement la conception existante et de recueillir les écarts par rapport aux documents d’origine.
Documentation quotidienne : la tenue d’agendas, de journaux et de rapports quotidiens sur les activités de projet sert de guide de référence une fois le travail terminé et peut atténuer les préjudices éventuels. Ce type de documentation peut montrer les réponses obtenues lors de questionnements tels que comment les problèmes ont-ils été résolus et pour retracer les conditions inhabituelles d’un jour donné. En tenant ces journaux quotidiens, vous laissez une trace écrite tout au long du projet, au cas où quelque chose tournerait mal par la suite.
Et enfin, les dessins d’exécution sont créés. Il s’agit des spécifications et des illustrations finales du projet, que les constructeurs utilisent pour la construction et que les entrepreneurs ajoutent à leur proposition.
Stratégies de planification
L’organisation de vos documents vous aide à catégoriser et à hiérarchiser les informations importantes du projet. Une fois que vous avez tout stocké dans un endroit central, vous pouvez établir le planning de votre projet.
Un planning bien défini fournit une approche structurée de la planification, identifie les problèmes avant qu’ils ne surviennent, prévoit les flux de trésorerie et évalue les besoins en ressources.
Voici les techniques de planification fondamentales et évoluées :
- Diagrammes de Gantt : un diagramme de Gantt est le moyen le plus simple de créer un planning de construction. Il vous permet de visualiser le calendrier de votre projet, en transformant le nom des tâches, les dates, les durées et les dates de fin en diagrammes à barres horizontales en cascade. En savoir plus sur la création et l’utilisation des diagrammes de Gantt dans Smartsheet.
- Ordonnancement du chemin critique : La technique d’ordonnancement la plus utilisée est la méthode du chemin critique. Cette méthode calcule le délai minimum d’achèvement du projet et les dates de début et de fin de toutes les tâches du projet. Elle identifie les tâches critiques qui, si elles sont retardées, retarderont l’ensemble de votre projet. La méthode du chemin critique vous aide à réduire les délais, à gérer les ressources et à comparer ce qui est planifié avec la réalité. Pour en savoir plus, lisez notre Guide complet de la méthode du chemin critique.
- Ligne d’équilibre : Cette technique d’ordonnancement convient mieux aux travaux répétitifs. Elle est souvent employée dans la construction de routes. Il s’agit d’un processus de contrôle de gestion permettant de recueillir, de mesurer et de présenter des faits relatifs au temps, le tout mesuré par rapport à un plan spécifique. Avec un planning de type ligne d’équilibre, vous devez allouer des ressources pour chaque étape pour vous assurer que l’étape suivante n’est pas retardée.
- Planification de la file d’attente : Cette forme de planification de la file d’attente porte sur la séquence des activités, les relations entre les tâches et le coût total de la réalisation du projet. Elle englobe l’ensemble du chantier et empêche deux activités concurrentes de se dérouler en même temps au même endroit. Bien que cette technique soit la plus proche de la réalité, elle nécessite un logiciel spécialisé et peut demander plus d’efforts au chef de projets pour évaluer les analyses de coûts des différentes alternatives de planning générées.
Problèmes, questions et aspects juridiques dans un projet de construction
Les projets de construction sont en constante évolution, et le niveau constant d’incertitude peut souvent entraîner des conflits au sein des équipes de projets. Les chefs de projets de construction sont souvent chargés de résoudre les litiges, d’identifier les risques et de les atténuer, ainsi que de comprendre les implications juridiques.
Voici ce que les chefs de projets de construction devraient savoir :
Comment résoudre les litiges
Des conflits surgiront inévitablement dans tout projet. C’est au chef de projets qu’il incombe de résoudre les litiges, afin que l’équipe reste productive et collabore bien. Les conflits possibles lors d’un projet peuvent inclure une mauvaise communication, un manque de clarté, des conflits d’intérêts, des ressources limitées ou des luttes de pouvoir. Bien que chaque conflit soit différent, il existe plusieurs stratégies de résolution que vous pouvez employer :
- Médiation : un médiateur tiers sera engagé pour résoudre les différends entre les deux parties. Cette stratégie est la plus économique et celle qui prend le moins de temps.
- Mini-procès : un mini-procès se déroule dans un cadre informel, avec un conseiller ou un avocat qui doit être rémunéré. L’accord est non contraignant et peut être rompu. Un mini-procès prend plus de temps et est plus cher que la médiation.
- Arbitrage : l’arbitrage est le moyen le plus coûteux et le plus long de résoudre un conflit. Chaque partie est représentée par un avocat, alors que les témoins et les preuves sont présentés. Ensuite, le médiateur rend une décision et sa décision finale constitue un contrat contraignant.
Comment créer un plan de gestion des risques
En se concentrant sur la prévention, les chefs de projets peuvent consacrer moins de temps à traiter les problèmes spontanés et plus à réduire leur incidence. Un plan de gestion des risques est utilisé pour gérer tous les risques d’un projet, définit les rôles et fonctions des collaborateurs du projet dans la gestion des risques, et identifie les risques potentiels en les répertoriant en termes de probabilité et d’incidence.
Comprendre les principes juridiques
Lorsque les chefs de projets doivent négocier des contrats, se conformer aux exigences des juridictions en matière de licences, souscrire des assurances et gérer la sécurité sur le chantier, une bonne compréhension des principes juridiques permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent. Il existe plusieurs domaines de responsabilité dans la gestion de construction. Une réclamation peut survenir pour défaut de détection de travaux défectueux si une offre dépasse les estimations, si des frais généraux sont prolongés ou si le projet est retardé. La plupart des polices d’assurance de responsabilité professionnelle ne couvrent aucun aspect de la mauvaise exécution du travail (comme la fabrication ou l’installation) ou des risques économiques. Les chefs de projets doivent donc s’assurer qu’ils disposent de la couverture appropriée et qu’ils font tout ce qu’ils peuvent pour éviter les responsabilités engagées et les réclamations.
Comment préparer un plan de contrôle de la qualité
Un plan de contrôle de la qualité garantit que le bâtiment a atteint une norme spécifique. Le contrôle de la qualité est la dernière étape par laquelle passe un projet avant d’être livré au propriétaire. Il consiste en une série de systèmes et de procédures pour s’assurer qu’il répond aux normes les plus élevées. Les chefs de projets devront évaluer la manière de tester la qualité, créer un processus d’audit du projet étape par étape, ainsi que réviser et vérifier le plan pour trouver de nouvelles zones problématiques. Ils devront également connaître la gestion et les codes de la sécurité, les codes de construction et les codes de conformité, puis inclure ces aspects dans le plan.
Comment anticiper et traiter les incidences de la construction sur l’environnement et le voisinage
Les chefs de projets de construction et leurs équipes peuvent prévoir les licences, les permis et toutes les mesures de réglementation locale, mais il arrive que la nature joue un rôle dans le processus de construction. Voici quelques façons dont la flore et la faune, la terre et la mer peuvent affecter votre plan de projet et comment y faire face.
Poussière et boue : des conditions excessivement poussiéreuses peuvent résulter de la simple circulation des véhicules de construction sur un site, bien moins que le déplacement de la terre d’un endroit à l’autre. Comme l’augmentation des particules peut perturber les entreprises et les habitations voisines, les propriétaires de projets de construction feraient bien de diminuer la quantité de poussière. Une façon simple d’y parvenir est de faire venir un camion-citerne d’eau sur le site et d’asperger la zone. Cependant, cela crée de la boue, laquelle peut se répandre dans les zones environnantes via les véhicules de construction. Pour éviter cela, les propriétaires du projet devraient se procurer une balayeuse mécanique pour nettoyer les routes.
Pollution des eaux pluviales : les projets de construction peuvent introduire des éléments étrangers sur le terrain. En cas d’orage, le ruissellement peut transporter ces polluants potentiels vers les ruisseaux, rivières, lacs, nappes, zones humides ou eaux côtières, situés à proximité.
Espèces menacées d’extinction : si une espèce menacée est découverte sur le chantier de construction, celui-ci doit cesser ses activités le temps que les autorités évaluent la situation. Une fois la décision prise, l’entrepreneur met en œuvre le plan d’action approprié pour ne pas perturber les espèces.
Végétation : les animaux ne sont pas les seules espèces protégées. les arbres et la végétation sur un site de construction pourraient également faire l’objet de mesures de protection de l’environnement. Le chef de projets de construction pourrait être amené à désigner une zone de sécurité pour la croissance, peut-être avec une clôture ou un ruban de sécurité.
Zones humides : les zones humides font partie des zones les plus protégées aux États-Unis. Les entrepreneurs et les constructeurs doivent être particulièrement vigilants pour empêcher les contaminants ou les matériaux non réglementés de pénétrer dans ces zones restreintes.
Vestiges historiques ou culturels : Cette classification peut couvrir des pointes de flèches, des tessons de poterie, des outils anciens, des os, etc. Si des vestiges sont trouvés sur le site de construction, tous les travaux doivent être interrompus jusqu’à ce que les pièces puissent être étudiées et retirées.
Possibilités de formation en gestion de projets de construction
Pour en savoir plus sur les programmes d’enseignement en gestion de construction commerciale et les possibilités de carrière dans le domaine de la gestion de construction, consultez « Tout ce que vous devez savoir sur la gestion de construction commerciale et leurs responsables ».
Gestion des projets de construction durable
La construction écologique, qui vise à rendre les structures plus efficaces sur le plan énergétique et plus respectueuses de l’environnement, est un énorme domaine de croissance dans l’industrie de la construction. La « construction écologique » désigne l’effort visant à garantir que la structure réelle et le processus de construction sont respectueux de l’environnement.
Les chefs de projets qui supervisent un projet de construction durable doivent comprendre comment le projet affecte l’environnement, s’assurer que les déchets sont correctement éliminés, trouver des matériaux plus écologiques et utiliser des méthodes de construction efficaces. Les chefs de projets doivent également être bien conscients des problèmes environnementaux et de la conformité environnementale dans la région où ils construisent. De nombreux chefs de projets respectueux de l’environnement doivent avoir une connaissance pratique des exigences de documentation pour le système LEED (Leadership in Energy and Environmental Design - Standardisation de bâtiments à haute qualité environnementale).
Améliorer la gestion de projets de construction avec Smartsheet
Avec de nombreuses parties prenantes, des centaines de détails et des dizaines de documents, les projets de construction peuvent être complexes et difficiles à gérer. Cependant, la clé de la réussite consiste à ne jamais cesser d’apprendre, à rester organisé et à communiquer fréquemment et clairement.
Smartsheet est une plateforme d’exécution du travail qui permet aux entreprises et aux équipes de passer rapidement de l’idée à l’impact. De nombreuses entreprises de construction, parmi les plus importantes au monde, s’appuient sur Smartsheet pour rester productives, communiquer entre des équipes éloignées et documenter chaque étape du projet.
Utilisez Smartsheet pour améliorer la documentation du travail et des projets, augmenter la collaboration grâce à une communication proactive entre les équipes de projets, les fournisseurs et les clients, et gagner du temps grâce à une gestion précise des ressources. Réduisez les erreurs de test et d’inspection, accélérez les délais de réalisation et améliorez la satisfaction quant aux résultats, grâce à une transparence accrue entre le client et l’équipe de chantier.
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