Tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation des processus opérationnels

Elle poursuit :  

• Allégez le processus, c’est-à-dire supprimez les étapes inutiles ou redondantes. Commencez par la carcasse.
• Simplifiez le processus. Cherchez des moyens de fusionner des étapes, de minimiser les étapes ou d’optimiser le processus global.
• Standardisez le processus. Rendez le processus répétable (et, espérons-le, autonome), et documentez les bonnes pratiques.
• Poursuivez le processus. Continuez à aller de l’avant et à vous améliorer, car il n’y a pas de processus parfait !

D. Roberts déclare : « Experte en rationalisation des processus, j’ai beaucoup d’expérience dans ce domaine. Voici un exemple général : j’ai travaillé sur un processus de gestion technique des risques qui englobait la rationalisation et le dépannage des processus. Les perturbations des processus se sont avérées deux à trois fois plus nombreuses que prévu. La satisfaction du personnel était faible. Les objectifs commerciaux annuels n’étaient pas atteints. Après avoir automatisé et rationalisé le processus, les perturbations ont été réduites à moins de 10 % du plan. La satisfaction du personnel a progressé de 20 %. L’entreprise a commencé à atteindre ses objectifs et a économisé plus de 3 millions de dollars grâce aux gains d’efficacité. Voici les résultats que l’on peut obtenir grâce à l’automatisation !

« Quant à l’avenir de l’automatisation des processus opérationnels, je constate que les entreprises ont davantage recours à l’automatisation informatique afin d’éliminer autant que possible l’action humaine. L’intervention humaine ne sera nécessaire que pour le dépannage complexe, l’analyse de haut niveau, la supervision et la réflexion stratégique ».

Kim Kadiyala, Marketing Specialist at Zapier, says: “We're in an exciting time where business process automation is accessible to everyone — even if you're not technically savvy or a programmer. Tools that connect your apps put the power of automation into the hands of marketers, founders, real estate agents, and lawyers. Anyone who is moving bits of information from one place to another can set up an automation and start saving some time. I like to say that there are some tasks that are better suited for computers and some tasks best done by humans. Automating the tedious parts of your work frees you up to spend more time on the more creative aspects of your job, like big-picture thinking and strategic problem solving.

 

 

« J’utilise Zapier pour automatiser mes contacts clients et recueillir des récits d’utilisateurs à intégrer aux articles de blog. Après avoir dressé une liste d’utilisateurs à contacter dans un Google Sheet, j’ai configuré un processus automatisé entre mon Google Sheet et mon adresse Gmail. À chaque fois que je mets à jour une ligne dans mon Google Sheet, le système envoie un e-mail personnalisé à l’utilisateur à l’aide d’un modèle que j’ai créé. L’e-mail contient un lien vers un sondage Typeform listant différentes questions. Une fois que les utilisateurs soumettent le sondage, leurs réponses sont automatiquement réacheminées vers Google Sheet. Cette automatisation me permet de passer plus de temps à créer des contenus et moins de temps à compiler manuellement les informations que je recueille ».

Brady Keller, Digital Marketing Strategist at Atlantic.Net, says, “My favorite type of automation is marketing automation, which was created to help businesses scale relevant, worthwhile digital engagement for a large population of potential customers. No one has the bandwidth to send highly targeted emails to thousands of people at a time. Use the tools you’ve invested in to help you configure that process in the most efficient way possible. Based on the platform you select, you will have a variety of customizable tools and workflows that will work around your specific instructions. You can implement strategies, like autoresponders, transactional emails, algorithmic personalization, and much more.

« Une automatisation optimisée des processus marketing passe par leur connexion à une plateforme de gestion de la relation client (GRC). Si votre entreprise génère des revenus en combinant des campagnes de marketing et de vente, votre système doit être intégré. La connexion de votre plateforme d’automatisation du marketing avec votre plateforme GRC aidera les spécialistes du marketing de votre équipe à relier les stratégies de campagne importantes aux résultats financiers. Cela offrira à vos commerciaux une meilleure visibilité sur la prospection et les leads. Cela permettra également à votre équipe marketing de transmettre les leads au service des ventes sans avoir à exporter des données manuellement ».

According to Nicholas Fedele, President of Lumiola, “I think BPA has serious pockets of underutilization. We are starting to see it become more mainstream, but I think the current state of adoption depends on the industry. Certain industries that are younger (i.e., e-commerce) are a little further along because they have grown up in an environment that is based around cloud tools that are easily integrated.

« J’ai travaillé avec de nombreux clients pour améliorer l’efficacité de leurs processus opérationnels. Le principal moyen d’accroître l’efficacité consiste à intégrer les applications financières et opérationnelles. Il existe de nombreuses manières d’utiliser les applications dans le cloud pour se débarrasser des redondances, réduire les retards/indisponibilités des données et, en éliminant l’intervention humaine, améliorer la précision des données collectées. La saisie ou le déplacement de données par un être humain dans le cadre d’un processus donne souvent lieu à des inexactitudes et retards dans la vie du bureau. En automatisant ces processus, vous réduisez ou éliminez les inexactitudes et diminuez considérablement le temps nécessaire à l’obtention de données exploitables.

« Par exemple, une entreprise de distribution qui vendait principalement ses produits à des grandes surfaces a mis un place un projet d’automatisation des processus. Auparavant, l’organisation n’avait pas de visibilité sur ce que les clients commandaient jusqu’à ce que l’entrepôt exécute les commandes. En outre, elle recevait un rapport une fois par semaine, ce qui obligeait un agent à manipuler les données et à les importer manuellement dans le logiciel de comptabilité.

« À présent, les commandes passées par les clients sont créées instantanément dans le logiciel de comptabilité. Elles sont ensuite envoyées à l’entrepôt pour être exécutées. Une fois exécutées, elles sont automatiquement converties en factures qui peuvent être envoyées aux clients. Cela offre à l’équipe de direction une visibilité en temps réel sur ce qui a été commandé, les commandes non exécutées, les commandes expédiées et les dates de réception des paiements. Toutes ces données sont disponibles sur n’importe quel appareil connecté à Internet et ne nécessitent aucune intervention humaine. Il va sans dire que l’équipe de direction est friande de ces nouvelles informations !

« Je pense que nous allons voir l’APO prendre une forme différente dans un avenir proche. Nous allons être témoins d’une adoption plus généralisée de l’IA qui permettra de s’écarter du processus binaire. Il existe désormais des applications qui peuvent gérer un grand nombre de ces tâches. Toutefois, en raison de contraintes financières, les petites entreprises ont beaucoup de mal à se doter de ces solutions. À mesure que la technologie évoluera et que le coût diminuera, l’intelligence artificielle se développera.

Ashok Gudibandla, CEO at Automate.io, notes, “Automation of business processes is of course constantly evolving. It requires alignment of people, processes, and technology. Each part is a challenge. We are experts at the last part, technology (software/systems/AI). The big challenge here is that with more and more systems (email, marketing, sales, customer service, payments) moving to the cloud, there is a fragmentation of data and processes, with each department using their own siloed tools. Automating processes across departments is a big challenge. 

 

« Nous aidons nos clients à résoudre le problème technologique. Une fois leurs processus d’automatisation identifiés, nous les laissons mettre en œuvre ces processus en plus des systèmes cloud qu’ils utilisent. Par exemple, automatiser le marketing sur les canaux de messagerie électronique, réseaux sociaux et mobiles pour communiquer avec les clients potentiels, automatiser les processus de vente en plus du GRC, mettre en œuvre un logiciel de collaboration et utiliser des documents pour raccourcir le cycle de vente et convertir plus de prospects. Du point de vue technologique, il existe de nombreux facteurs qui accélèrent l’adoption de l’APO : l’IA, les bots et les outils d’automatisation/d’intégration (comme le nôtre). Cela a fait beaucoup de bruit en 2016. Il sera ainsi de plus en plus facile d’atteindre l’APO une fois que les personnes et les parties du processus seront prises en charge.

According to William Mayben, Principal and Consultant at Wm Mayben and Associates, “Those on the inside are concerned with the rapid advent of AI in the field of business automation and its accelerating effect on the erosion of middle-class jobs. Every technological breakthrough comes with its benefits and costs. We appear to be better at technical progress than we are with the social displacement, which that progress engenders. This is also true in manufacturing, communications, and finance, all fields of human endeavor. 

« Je me pose donc la question : Que se passe-t-il dans une société de consommation lorsque les consommateurs sont progressivement exclus du marché du travail à cause des technologies fondées sur l’IA ? Et son corollaire : qui cherche à résoudre cette équation aussi rapidement que le problème de l’exclusion de nombreux travailleurs ? En d’autres termes, dans quels secteurs les nouveaux emplois sont-ils créés à un rythme qui se rapproche, même de loin, de celui des pertes d’emploi ? Ce que nous constatons aujourd’hui, c’est que le travail à la tâche et les services mal payés et à temps partiel remplacent les carrières à temps plein.

« Malheureusement, personne, du moins de mon point de vue, n’évoque ce problème. Il faut de moins en moins de personnes pour fournir des biens et des services à un grand nombre de clients. Prolongez cette tendance sur une décennie, deux décennies... Et voyez ce que vous obtenez ! »

Steve Pritchard is a Marketing Consultant for dreambooth, a company that provides interactive photo booths for special events. He says, "Photo booths have become very popular features for both parties and corporate events in recent years, so to cope with the sudden influx of orders, we have massively streamlined the process by automating the sales,” he explains. “Aside from being more cost-effective, it provides a smoother and more efficient method of processing sales than doing it manually. Because this automation process helps to speed up the order process, more orders than ever pour in. This means we’re able to create more jobs and hire more people. "

Jennifer Thomé, Business Development and Marketing Manager at Plustek, believes, “The current state of business process automation is pretty abysmal for many companies, especially well-established ones that have to bring years of old processes and documents into the modern age. Doctors, accountants, and many government agencies are slowed down by the fact that they don't have the resources to update their systems and complete their work simultaneously.

« Nous avons présenté le kiosque de numérisation autonome Plustek eScan à plusieurs entreprises où des employés s’occupaient de la conversion rapide de documents papier en documents numériques. Ce scanner leur permet de se connecter et d’envoyer des informations à des emplacements prédéfinis en appuyant sur un bouton. Cela permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais offre également une sécurité optimale car l’utilisateur ne peut envoyer les fichiers à un autre endroit, que ce soit volontairement ou par accident.

« De nombreuses entreprises utilisent également la ROC zonale et la numérisation de codes-barres pour automatiser le dépôt de documents. La ROC zonale permet à l’utilisateur de définir une zone prédéfinie dans laquelle les informations sont automatiquement saisies, indexées et ajoutées à une base de données spécifique. De nombreuses entreprises utilisent la ROC zonale sur leurs bons de commande pour faire en sorte que le numéro de facture et les informations d’expédition et de facturation soient transférés automatiquement vers une base de données dès la numérisation. L’ajout de la reconnaissance du code-barres à un document permet d’automatiser le processus de dépôt en indiquant à l’ordinateur où et comment déposer un document et son contenu. Aujourd’hui, ces solutions aident ces grandes entreprises bien établies à rivaliser les unes avec les autres ».

 

Ajay Prasad, Founder and President of GMR Transcription and RepuGen, says: “There are two major ways that I have been able to improve my own businesses and my clients' through automation and systematization. First, I have developed an automated software solution called RepuGen to automate the difficult process of gathering customer and client feedback and managing online reviews. We all know the importance of online reviews, but typically we can never find the time to manage them. My clients and I were facing the difficulty of getting our happy customers to write reviews, and all manual processes were taking up much of our time.

« Pour remédier à ce problème, nous avons automatisé ces contacts clients grâce à notre logiciel RepuGen en sollicitant les commentaires des clients et en transformant les commentaires positifs en évaluations. J’ai également utilisé l’automatisation pour améliorer mon entreprise lorsque j’ai créé un portail en ligne pour ma société de services de transcription en ligne, GMR Transcription. Ce portail en ligne a éliminé le processus manuel de réception et de téléchargement de fichiers audio en permettant aux clients de le faire eux-mêmes ».

 

Sid Bala, President and CEO of alligatortek, notes, “For us, a process that used to take up to a week has now been reduced to minutes, meaning that fresh produce gets into the hands of those who need it faster than ever before. In just one year, a national nonprofit connected 128 million pounds of fresh produce to Americans facing hunger — an increase of 9 percent over last year’s produce donation. alligatortek developed the Produce Donor Portal, a cloud-based site that gives a national nonprofit more automation and quicker workflow.”

 

Ethan H. Goodman, Digital Marketing Manager of DubSEO Limited, says, “All business growth is directly or indirectly tied to your ability to automate your business. The advantage of business automation is the ability to increase efficiency and productivity. People generally function well when they are put in positions that motivate them. The reality is that most routine activities aren’t motivating or exciting. This means that your employees will simply go through the motions without putting in 100 percent. The best part of business automation is that you spend less time on routine tasks by letting your software or outsourced agency handle that part of your business while you focus on growth and expansion.

« Grâce aux outils d’automatisation tels que les logiciels GRC, il est plus facile de résoudre rapidement les plaintes des clients. L’automatisation vous aide à livrer d’excellents produits et services avec une efficacité similaire à celle d’un robot : exécution rapide des commandes, livraison des services plus rapide et logistique harmonieuse. En tant qu’agence de marketing numérique, nous utilisons toujours des logiciels de référencement, comme Screaming Frog ou Xenu, pour l’APO. Cela nous permet, à moindre effort, d’augmenter notre optimisation sur la page. La plupart des entreprises consacrent beaucoup de temps, d’efforts et d’argent à la formation de nouveaux employés sur leurs méthodes de travail.

« À l’avenir, l’APO permettra aux organisations de définir leurs propres processus et flux de processus. Elle offrira aux employés la possibilité de se connecter une seule fois à une solution complète, ce qui leur donnera l’accès sans précédent qu’ils appellent de leurs vœux. L’automatisation des processus opérationnels supprimera presque entièrement les conjectures concernant les pouvoirs et responsabilités, car les responsabilités directes de chacun seront clairement définies et intégrées au sein de la plateforme.