Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt est un type de diagramme à barres qui représente toutes les tâches d'un projet. Il s'agit d'un outil de gestion de projet utilisé pour planifier les calendriers des projets, améliorer l'affectation des ressources et se tenir au courant de l'avancement du projet.
Un diagramme de Gantt comporte deux axes principaux. L'axe vertical montre la liste des tâches et l'axe horizontal représente le calendrier du projet.
Le graphique lui-même comporte des barres horizontales. Chaque barre représente une tâche, la longueur de la barre indiquant le début et la fin de la tâche. Les gestionnaires de projet peuvent donc utiliser ce tableau pour prévoir avec précision l'ensemble du calendrier du projet.
Le diagramme de Gantt est devenu populaire au début du 20e siècle. Henry Gantt, ingénieur mécanicien, a commencé à utiliser le modèle pour enregistrer la progression de chaque tâche dans le processus de fabrication. Les superviseurs pouvaient ainsi vérifier si les programmes de production étaient respectés. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent apporter des changements pour remettre les choses sur la bonne voie.
Aujourd'hui, les diagrammes de Gantt ne se limitent pas à l'industrie manufacturière. Du développement de logiciels à la construction, les diagrammes de Gantt peuvent aider diverses équipes à gérer le calendrier de leurs projets.
Pour plus d'informations sur ce qu'est un diagramme de Gantt, qui utilise un diagramme de Gantt, les caractéristiques d'un diagramme de Gantt et les avantages de l'utilisation d'un diagramme de Gantt dans votre projet, consultez notre guide sur les diagrammes de Gantt.
Comment créer un diagramme de Gantt en ligne dans Excel 2007 ou les versions ultérieures ?
Pour créer un diagramme de Gantt dans Excel, vous pouvez soit utiliser un modèle prédéfini, soit créer votre propre modèle à partir de zéro.
Pour créer manuellement un diagramme de Gantt dans Excel, suivez les étapes suivantes, qui s'appliquent aussi bien aux PC qu'aux Mac.
1. Commencez par créer une plage de données dans Excel qui répertorie les tâches de votre projet, ainsi que leurs dates de début et de fin.
2. Sélectionnez la plage de données pour laquelle vous souhaitez créer un diagramme de Gantt.
3. Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Insérer dans le ruban de menu.
4. Dans le groupe Graphiques , sélectionnez le groupe Barres 2D et cliquez sur l'option Barres empilées. Celle-ci est l’option qui se rapproche le plus à un diagramme de Gantt dans Excel.
5. Formatez le diagramme à barres empilées pour qu'il ressemble davantage à un diagramme de Gantt. Pour ce faire, cliquez sur la première série de données ou sur la partie Date de début de la barre.
6. Cliquez sur l'onglet Format . Sélectionnez Forme, puis Pas de remplissage.
7. Inversez l'ordre des tâches de manière à ce que le diagramme de Gantt commence par la première tâche. Maintenez la touche Contrôle enfoncée et sélectionnez l'axe vertical ou l'axe des tâches.
8. Sélectionnez Format Axis. Dans la partie Position de l'axe de la fenêtre, cochez la case Catégories en ordre inverse.
9. Ajoutez un titre au graphique en double-cliquant sur la zone de texte intitulée Titre du graphique en haut du graphique.
10. Formatez le titre et la couleur de l'axe en double-cliquant sur l'un des axes. Une fenêtre contextuelle s’ouvre à droite de l’écran et vous permet de modifier les couleurs et les lignes des axes.
11. Personnalisez encore le graphique en ajoutant des lignes de quadrillage, des étiquettes et des couleurs de barres à l'aide des outils de mise en forme d'Excel.
12. Pour ajouter des éléments à votre graphique (comme le titre des axes, les étiquettes de date, les quadrillages et les légendes), cliquez sur la zone du graphique dans l'onglet Conception du graphique en haut de la barre de navigation. Sélectionnez Ajouter un élément graphique, situé à l'extrême gauche de la page.
13. Pour modifier rapidement la présentation de votre diagramme de Gantt, revenez à l'onglet Conception du diagramme et cliquez sur le bouton Mise en page rapide.
14. Pour modifier les couleurs de votre graphique, retournez à l'onglet Conception du graphique et cliquez sur le bouton Modifier les couleurs.
À ce stade, vous devriez disposer d'un diagramme de Gantt décrivant avec précision les dates de début et de fin des tâches de votre projet. Vous disposerez ainsi d'une représentation visuelle de votre projet.
Vous pouvez utiliser ces étapes pour créer des diagrammes de Gantt pour des de projets de tous les types et de toutes les tailles en fonction des besoins de votre entreprise.
Avantages et inconvénients de la création d'un diagramme de Gantt dans Excel
Si vous envisagez de créer un diagramme de Gantt dans Excel mais que vous n'êtes pas sûr qu'il convienne à votre projet, nous vous présentons ci-dessous quelques-uns des avantages et des inconvénients de la création d'un diagramme de Gantt dans Excel.
Avantages de l'utilisation d'Excel
Les avantages de la création d'un diagramme de Gantt dans Excel sont la possibilité de stocker toutes les informations relatives au projet sur un seul écran et la facilité d'utilisation. Examinons ces avantages plus en détail :
- Stockez toutes les informations relatives à votre projet dans un seul écran : Avec une feuille de calcul Excel, toutes les informations relatives à votre projet sont regroupées en un seul endroit. Il vous suffit d'ouvrir la feuille de calcul et vous verrez apparaître toutes les tâches, échéances et étapes de votre projet.
- Excel est facile à utiliser : Lorsqu'il s'agit de créer manuellement un diagramme de Gantt, Excel est un programme assez facile à utiliser. Il vous suffit d'ajouter votre plage de dates à la feuille de calcul, de mettre les informations en surbrillance et de cliquer sur le bouton Assistant graphique pour les ajouter à un diagramme de Gantt. Vous pouvez ensuite personnaliser le tableau en fonction de votre projet.
Inconvénients de l'utilisation d'Excel
Bien qu'Excel soit un programme simple pour créer manuellement un diagramme de Gantt, il présente certains inconvénients, à savoir qu'il est difficile de le tenir à jour, qu'il ne permet pas d'assigner des tâches et qu'il est difficile d'y collaborer.
- Il est difficile de le tenir à jour : Excel n'est pas une plateforme basée sur le cloud, ce qui signifie que les informations relatives aux projets ne sont pas mises à jour en temps réel, quel que soit l'appareil utilisé. Pour mettre à jour votre équipe, vous devrez lui envoyer manuellement la version la plus récente de votre feuille de calcul statique. Il est donc plus difficile pour les équipes de projet de rester sur la même longueur d'onde et cela peut poser des problèmes de contrôle des versions.
- Vous ne pouvez pas attribuer de tâches : Dans les anciennes versions d'Excel, les équipes de projet ne peuvent pas assigner de tâches à d'autres utilisateurs. Il est donc difficile pour les membres de l'équipe de savoir ce qu'ils doivent faire et ce sur quoi travaillent les autres membres de l'équipe. Une plateforme en ligne vous permet toutefois d'assigner des tâches.
- Il est difficile de collaborer avec votre équipe de projet : Excel peut rendre difficile la collaboration entre les équipes de projet pendant que le projet est en cours. Comme nous l'avons mentionné, les diagrammes de Gantt Excel ne sont pas accessibles en ligne, ce qui signifie que les équipes de projet ne peuvent pas accéder instantanément au projet en temps réel.
Logiciel de diagramme de Gantt en ligne : Une alternative à Excel
Si vous souhaitez améliorer la collaboration et fournir un accès en temps réel à l'avancement du projet, l'utilisation d'un logiciel de diagramme de Gantt en ligne est un pas dans la bonne direction. Le logiciel de diagramme de Gantt en ligne vous permet de créer, de partager et de gérer virtuellement votre diagramme de Gantt.
Les solutions en ligne permettent à l'ensemble de l'équipe de projet d'accéder en temps réel à l'état d'avancement du projet. Selon la plateforme choisie, vous pouvez assigner des tâches aux membres de l'équipe, ajouter des commentaires au tableau et envoyer des messages aux autres utilisateurs afin de rationaliser la collaboration.
Pour en savoir plus sur les critères de choix d'un logiciel de diagramme de Gantt, consultez notre article sur les logiciels, outils et applications de diagramme de Gantt rapides et faciles à utiliser. Si vous recherchez d'autres modèles Excel de diagramme de Gantt pour divers cas d'utilisation, téléchargez nos modèles Excel gratuits de diagramme de Gantt.
Pourquoi le logiciel de diagramme de Gantt en ligne est-il utile aux équipes de projet ?
Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de diagramme de Gantt comprennent la possibilité d'apporter facilement des modifications, d'accéder à la version la plus récente, d'identifier le chemin critique et de suivre les progrès en temps réel.
Examinons ces avantages plus en détail :
- Apporter facilement des modifications en temps réel : Avec un diagramme de Gantt en ligne, il est facile d'apporter des modifications au calendrier de votre projet en temps réel. Par exemple, vous pouvez généralement glisser-déposer les tâches pour modifier les dates de début et de fin. De plus, si vous modifiez les dates des tâches de votre projet, le reste du projet sera également mis à jour automatiquement. Par exemple, si l'échéance d'une tâche est avancée d'une semaine, le reste du projet (et toutes les tâches dépendantes) sera également mis à jour.
- Accédez toujours à la version la plus récente : Un diagramme de Gantt en ligne reflète instantanément toutes les modifications qui y sont apportées. Cela signifie que toute personne qui consulte le tableau sait qu'il s'agit de la version la plus récente, ce qui réduit les problèmes de contrôle des versions et diminue la probabilité que les membres de l'équipe travaillent sur la base d'informations obsolètes.
- Identifier le chemin critique : Le chemin critique est la plus longue séquence de tâches dépendantes qui doit être réalisée pour que le projet soit terminé à temps. Avec un diagramme de Gantt en ligne, il est facile de repérer, de mettre en évidence et de suivre vos tâches critiques. Vous pouvez voir comment se déroule votre chemin critique en temps réel et donner la priorité aux tâches essentielles si les choses ne se déroulent pas comme prévu.
Créez votre diagramme de Gantt en temps réel dans Smartsheet
La création d'un diagramme de Gantt dans Smartsheet est un moyen facile de s'assurer que l'état et le calendrier de votre projet en temps réel sont faciles à lire et accessibles aux parties prenantes depuis n'importe où. Nous allons vous expliquer comment créer un diagramme de Gantt efficace à partir d'un modèle dans Smartsheet dans les étapes ci-dessous.
1. Trouvez un modèle qui répond à vos besoins dans le Centre de solutions Smartsheet en utilisant la barre de recherche en haut de la page. Le Centre de solutions Smartsheet abrite plus de 175 modèles différents, dont beaucoup incluent des diagrammes de Gantt et d'autres outils de gestion de projet. Dans ce guide, nous utiliserons le modèle Projet avec Gantt et dépendances. Ce modèle est livré préformaté avec des exemples de données pour vous aider à démarrer, mais il est facile d'ajouter les vôtres.
2. Connectez-vous à votre compte Smartsheet et ajoutez le modèle à votre dossier Sheets . Cliquez ensuite sur le nom du modèle pour l'ouvrir.
3. Tout d'abord, personnalisez les tâches dans la colonne Nom de la tâche en cliquant dans la cellule et en saisissant les tâches et les phases de votre projet.
4. Choisissez ensuite des dates de début et de fin pour chaque tâche et assignez chacune d'entre elles au membre de l'équipe qui en est responsable.
5. Ensuite, ajoutez les dépendances du projet en saisissant le numéro de ligne des tâches dépendantes dans la colonne Prédécesseurs. Cela créera des flèches entre les tâches dépendantes sur votre diagramme de Gantt.
6. Vous pouvez également signaler les tâches à risque et indiquer le pourcentage d' achèvement de chaque tâche au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Une fois ces données remplies, Smartsheet créera automatiquement un diagramme de Gantt sur le côté droit du modèle.
7. Smartsheet vous permet également d'ajuster directement les informations du projet dans le diagramme de Gantt. Pour ajuster la date de début ou de fin d'une tâche, passez votre souris sur le côté gauche ou droit de la barre des tâches jusqu'à ce que l'icône de la flèche bidirectionnelle apparaisse. Ensuite, cliquez sur le bord de la barre des tâches et faites-le glisser jusqu'à la date souhaitée.
Pour déplacer une tâche à une date différente tout en conservant la durée initiale de la tâche, cliquez au centre de la barre des tâches et faites-la glisser de sa plage existante vers la nouvelle plage de dates.
L'utilisation de l'une ou l'autre de ces options mettra automatiquement à jour les colonnes des dates de début et de fin de chaque tâche dans la partie gauche du modèle.
Vous pouvez également modifier les couleurs des tâches individuelles en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la barre et en choisissant une nouvelle couleur dans le menu Paramètres de couleur.
8. Une fois que vous avez rempli la liste des tâches de votre projet et personnalisé les couleurs du diagramme de Gantt, joignez si nécessaire des documents de projet supplémentaires aux lignes correspondantes, ou ajoutez du contexte et des rappels dans la colonne Notes. Vous pouvez également télécharger une épreuve pour vérifier les éléments multimédias ou automatiser des rappels pour votre équipe lorsque des échéances sont fixées ou que de nouvelles informations sont ajoutées.
Passez votre souris sur une ligne pour faire apparaître quatre icônes sur le côté gauche. Ces icônes permettent de joindre un fichier à cette ligne, d'ajouter un commentaire, d'ajouter une preuve ou de définir un rappel.
9. Lorsque votre diagramme de Gantt est terminé, enregistrez-le et partagez-le avec votre équipe. Toute modification apportée au cours du projet sera automatiquement répercutée à toute personne ayant accès à la feuille, ce qui garantit qu'elle dispose toujours des informations les plus récentes sur le projet.
Améliorez la visibilité de vos projets grâce aux diagrammes de Gantt en temps réel dans Smartsheet
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
