Qu’est-ce que le modèle de processus de prise de décision ?
Suivre un processus formel avec des étapes spécifiques peut aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées (voir plus d’avantages à utiliser un processus formel) et à le faire avancer. En fait, l’utilisation d’un processus de prise de décision adapté au monde des affaires permet de tirer d’énormes avantages, notamment :
- Moins de suppositions. Si vous suivez un processus formel de prise de décision commerciale, vous pouvez démontrer que vous avez déjà envisagé diverses autres options.
- Des décisions et des progrès transposables et partageables. Vous pouvez partager les processus et les étapes vers la direction et les cadres supérieurs, ainsi que vers les rangs inférieurs de ceux qui seront impliqués dans l’exécution de la décision.
- Un guide ou une feuille de route. Il peut être utile de consigner le processus de prise de décision par écrit pour donner aux parties prenantes une explication des étapes et de la stratégie le sous-tendant, ainsi que pour fournir des détails de sauvegarde.
Le regretté professeur en affaires à Harvard et auteur J. Richard Hackman a écrit de nombreux livres sur le leadership efficace en entreprise, le travail d’équipe et la prise de décision, notamment Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances. Donner aux équipes les moyens de prendre leurs propres décisions et suivre les processus qui fonctionnent pour elles, explique Hackman dans son livre, crée de la cohésion et de la force. Mais, dans la prise de décisions fortes, ajoute-t-il, « les équipes qui recueillent trop de données pour prendre des décisions peuvent entraîner un piège de surcharge, ce qui peut conduire à une équipe métaphoriquement noyée dans les données. » Par conséquent, il est essentiel d’être stratégique à chaque étape du processus.
Comment améliorer le processus de prise de décision
Il est essentiel d’intégrer l’évaluation au processus. Assurez-vous qu’au moins une des étapes comprend l’évaluation et la révision du processus et de son résultat, en particulier pour une utilisation future. De plus, obtenez l’approbation de toutes les parties prenantes à l’avance (même pour les étapes du processus) et tenez-les au courant. Saisissez les indicateurs en cours de route qui indiquent les réussites, les échecs, les avantages comparatifs des options que vous avez considérées, et des recherches sur ce que les concurrents ont fait, afin de soutenir vos réponses et de maintenir le processus en douceur.
Types de processus traditionnels dans la prise de décision commerciale
Avant d’examiner les différents plans en étapes de la prise de décision, nous allons explorer quelques types spécifiques de prise de décision. Il existe également plusieurs processus réels différents qui peuvent être utilisés dans une prise de décision impliquant un certain nombre d’étapes. Les processus les plus populaires et les mieux utilisés comportent cinq, six, sept ou huit étapes.
Le nombre d’étapes varie, bien sûr, si vous divisez les tâches qui pourraient être contenues dans une seule étape en étapes supplémentaires. Quel que soit le processus que vous choisissez, l’évaluation est la dernière étape, et les entreprises intelligentes prendront le temps de la faire. Au fil du temps, les organisations qui utilisent cette étape d’évaluation peuvent gagner considérablement en efficacité en termes de temps et de concentration. Il permet également d’assurer l’apprentissage institutionnel pour la santé et la force globales de l’entreprise. Tous les processus décrits dans les sections suivantes sont utilisés aujourd’hui.
Qu’est-ce que le processus de prise de décision à cinq étapes ?
De nombreuses organisations suivent le processus à cinq étapes lorsqu’elles prennent des décisions. Lorsque vous comparez les processus suivants avec les différents nombres d’étapes, vous verrez que certains, comme celui-ci, combinent des activités, tandis que d’autres les répertorient comme des étapes distinctes. Voici les cinq étapes de ce processus :
- Identifier l’objectif final.
- Recueillir toutes les informations nécessaires pour éclairer votre décision.
- Évaluer tous les risques et toutes les conséquences.
- Prendre la décision et l’exécuter.
- Évaluer la décision après coup.
Qu’est-ce que le processus de prise de décision à six étapes ?
Le processus à six étapes se concentre davantage sur la recherche préliminaire et la collecte d’informations. Cette méthode charge en amont le processus avec des données qui peuvent permettre au reste du processus de se dérouler harmonieusement. Voici les six étapes de ce processus :
- Identifier l’objectif final.
- Rassembler toutes les informations nécessaires, et identifier toutes les alternatives (sans en sélectionner une pour l’instant).
- Comparer toutes ces alternatives par rapport aux critères pertinents.
- Prendre la décision.
- Exécuter la décision.
- Évaluer la décision après coup.
Qu’est-ce que le processus de prise de décision éthique ?
Le processus de prise de décision éthique est un processus qui stipule que toutes les décisions doivent inclure l’évaluation et la sélection d’options compatibles avec les préoccupations éthiques. Cela signifie faire les choix les plus éthiques, quel que soit l’impact sur les résultats. La prise de décision éthique signifie également éliminer toutes les options qui ne sont pas compatibles avec les valeurs éthiques dès le début.
Selon la University of California San Diego, qui cite le Josephson Institute of Ethics, la prise de décision éthique implique les 3 C :
- Constance : ne jamais hésiter à choisir ou à faire la chose éthique, que cela coûte plus cher ou non.
- Conscience : sensibiliser suffisamment votre équipe et aux membres de votre projet pour qu’elle intègre la capacité d’agir de manière éthique chaque jour avec une certitude morale.
- Compétence : le processus continu d’évaluation des informations au fur et à mesure et de l’évaluation des options qui vous permettent de prendre continuellement les bonnes décisions éthiques. Au fur et à mesure que les conditions dans le monde changent, il est essentiel de disposer d’une solide compétence pour évaluer ces changements afin de maintenir le cap sur l’éthique.
Comment prendre une décision à l’aide du processus de hiérarchie analytique
Le processus de hiérarchie analytique garantit que vous utilisez des critères spécifiques et que vous notez ces critères, au lieu de simplement comparer les alternatives que vous avez utilisées dans le passé. Ce processus consiste à créer une hiérarchie réelle de sous-problèmes, que vous évaluez et examinez ensuite. Puis, vous comparez ces sous-problèmes les uns par rapport aux autres et vous attribuez à chacun une valeur relative d’après la hiérarchie. En bref, les solutions alternatives sont examinées, puis évaluées les unes par rapport aux autres.
Bien que certaines entreprises utilisent le processus de hiérarchie analytique, il est souvent utilisé dans des scénarios académiques ou politiques. Dans cette méthode, une décision est prise pour les problèmes les plus importants pris en compte ou pondérés plus fortement, et plus élevés que d’autres dans la hiérarchie.
Qu’est-ce que le processus de prise de décision rationnelle ?
Comme son nom l’indique, la prise de décision rationnelle repose strictement sur des données, des étapes quantifiables et des valeurs calculées. Ce processus se concentre sur la réduction des coûts et la maximisation des bénéfices pour l’organisation. Pour utiliser efficacement ce processus, il est essentiel de prendre en compte les biais personnels des personnes impliquées et de les résoudre. Le processus à cinq étapes est généralement utilisé dans la prise de décision rationnelle.
Contrairement à la prise de décision éthique, il n’y a pas de jugement subjectif sur les critères et les étapes pour parvenir à une prise de décision rationnelle. Cependant, il est possible que la même décision puisse être prise à l’aide des deux processus.
Qu’est-ce que le processus de prise de décision managériale ?
Le terme processus de prise de décision managériale est similaire et parfois utilisé de façon interchangeable avec le terme plus général prise de décision commerciale. Mais, en fait, les responsables peuvent avoir plus de décisions par jour, y compris celles qui affectent les employés, au-delà des décisions commerciales typiques qui doivent être prises au sein d’une organisation. La prise de décision managériale suit souvent le processus à cinq étapes.
Selon l’organisme éducatif Management Study Guide, il existe trois principaux types de décisions managériales :
- Les décisions stratégiques. Ces types de décisions sont en général prises rarement. Tous les niveaux d’une organisation ne sont pas ou n’ont pas besoin d’être impliqués au fur et à mesure que la décision est envisagée et prise. Les décisions stratégiques de gestion peuvent porter sur les ressources et les investissements, l’expansion ou la réduction des effectifs, les fusions ou les acquisitions, les investissements, etc. Celles-ci peuvent prendre beaucoup de temps et ne doivent pas être précipitées.
- Les décisions opérationnelles. Ces décisions prennent également du temps à être pleinement examinées et prises. Celles du plus haut niveau peuvent impliquer uniquement les cadres supérieurs et/ou les directeurs, et peuvent être des décisions affectant la production, les politiques à l’échelle de l’entreprise et la culture. Les décisions de niveau inférieur de ce type affectent les opérations quotidiennes, de sorte qu’elles sont souvent prises en charge par la direction supérieure et intermédiaire.
- Les décisions managériales. Elles sont prises par les responsables à tous les niveaux pertinents, des cadres intermédiaires à la direction. Elles peuvent couvrir des questions telles que l’affectation des ressources, les décisions de retirer progressivement ou de revoir les produits actuels, la création et l’introduction de nouveaux produits, etc. Chaque responsable d’une organisation doit être aligné et souvent impliqué dans les décisions à ce niveau.
Quelles sont les bonnes pratiques dans tout processus de prise de décision commerciale ?
Si vous vous appuyez sur une équipe pour prendre une décision, il est important d’avoir le nombre de personnes impliquées. La recommandation de Hackman est d’avoir environ cinq personnes dans une équipe de prise de décision. Avec plus de sept membres, écrit-il, votre groupe de prise de décision perd en efficacité.
Parfois, les individus doivent prendre la décision, ou peut-être que deux cadres supérieurs se nomment eux-mêmes pour prendre une décision. Mais l’étude de Hackman montre que, dans l’ensemble, les équipes prennent 75 % de meilleures décisions que les individus seuls.
Il est également impératif d’identifier et de remplir les bons rôles au sein de votre équipe de prise de décision. Sinon, vous garantissez de la frustration et du détachement. La Harvard Business Review suggère d’utiliser la méthodologie RAPID (recommander, accepter, exécuter, saisir et décider). Cette option fournit un moyen de haut niveau de capturer le flux des processus étape par étape.
Dans un premier temps, envoyez les membres de votre équipe faire des recherches et demandez-leur de répondre à ces questions :
- Quels sont les objectifs les plus importants de la décision ?
- Quels sont les meilleurs choix réalistes ?
Auditez et combinez les résultats avec l’équipe pour vous entendre collectivement sur les meilleurs choix ou identifier les lacunes. Assurez-vous de communiquer et de prévoir du temps pour les commentaires et les questions tout au long de votre processus. Cela garantit l’adhésion tout au long du processus. Parfois, l’utilisation d’une matrice de prise de décision peut également aider votre équipe à identifier et à évaluer les options.
Lisez l’article « Prenez une décision : modèles de matrices de décision gratuits à télécharger » pour en savoir plus sur l’utilisation des matrices de prise de décision.
Cinq pièges potentiels à éviter lors de l’utilisation d’un processus de prise de décision formel
Avant de se lancer dans un processus de prise de décision, il est utile de garder à l’esprit certains pièges potentiels. Suivre un processus est important, mais évitez de suivre un processus obsolète. Voici cinq problèmes potentiels qui pourraient survenir lors de l’utilisation d’un processus de prise de décision formel :
- Poursuivre sans avoir suffisamment d’informations, ou s’appuyer sur une source unique. Si vous souhaitez suivre un processus formel, vous aurez besoin de données. Documentez chaque étape et obtenez l’adhésion de vos collègues. L’information est un pouvoir, et la collecte d’informations auprès de sources pertinentes mais diverses est essentielle pour être stratégique.
- Recueillir trop d’informations. Trop d’informations ou des informations non pertinentes peuvent être indigestes et créer la confusion, et peuvent amener les décideurs à s’éloigner de la question qui a besoin de la décision, ainsi que de la meilleure façon d’y parvenir.
- Faire trop confiance à une option qui peut entraîner de mauvais résultats.Essayez d’identifier une ou plusieurs options valide(s) au fur et à mesure que vous avancez avec un processus et une décision. Recueillez suffisamment de données tout au long du processus afin de pouvoir jouer des scénarios pour chaque option.
- Résoudre le mauvais problème. Les recherches préliminaires peuvent être cruciales si vous ne comprenez pas ce qui cause le problème. Par exemple, si votre production est en baisse, ne supposez pas que vous avez besoin de plus de personnel, ou de plus d’heures d’usine, ou d’une seule chose, à moins que vous ne puissiez identifier la véritable raison du ralentissement.
- Être trop rigide avec ou attaché au processus. Il est possible de suivre un processus de prise de décision si strictement que la nature organique d’une entreprise, le personnel et ses besoins soient mis à l’écart ou ignorés. Même lorsque vous suivez stratégiquement et en toute confiance un processus de prise de décision commerciale, vous et votre équipe devez être capables de pivoter si nécessaire.
Exemples de réussites de processus de prise de décision
En un sens, toute l’histoire d’une entreprise est le reflet de la prise de décisions. Certaines des plus grandes entreprises du monde ont transformé un échec en succès en se concentrant sur la dernière étape cruciale de tous les processus de prise de décision : l’évaluation de la décision après coup.
C’est le cas de Coca-Cola, en 1985. John Addison, expert en affaires et en leadership, écrit que l’entreprise a décidé de s’attaquer à l’évolution du marché des sodas en lançant le « New Coke ». Malheureusement, le rebranding (refonte de marque) a échoué lamentablement en trois mois, ce qui a obligé l’entreprise à réintroduire le Coca-Cola original. Le grand point à retenir : inverser la direction n’est pas un signe d’échec ; c’est plutôt la preuve de l’engagement d’un leader à faire constamment de la santé de l’entreprise une priorité absolue. De plus, cela montre à quel point il est important de revoir et d’évaluer les décisions.
Les entreprises utilisent souvent des données pour essayer un pilote ou un programme et, si cela ne fonctionne pas, elles peuvent revoir la décision et changer de cap. Dans d’autres cas, les grandes entreprises évaluent constamment les données pour trouver des chemins exploitables. Ces trois entreprises ont réussi en prenant des décisions en fonction des données et des évaluations des parties prenantes :
- Selon la Harvard Business Review, Google a créé un service d’analytique RH pour aider l’entreprise à prendre des décisions en RH à l’aide de données, notamment pour savoir si les responsables font la différence vis-à-vis des performances de leurs équipes. Le service a utilisé des évaluations de performance et des enquêtes auprès des employés pour répondre à cette question. L’entreprise a appris qu’une focalisation sur les performances ne permettait pas de distinguer les meilleures équipes ou les équipes les plus heureuses ; mais que les responsables dotés de solides compétences relationnelles avaient les groupes les plus performants, ainsi que des employés qui étaient plus heureux et qui restaient plus longtemps dans l’entreprise.
- Quand Amazon était encore une start-up, ses collecteurs de données ont remarqué que les clients qui achetaient un certain livre, CD ou DVD étaient également plus enclins à acheter un autre produit. Peut-être que ces produits connexes étaient du même auteur ou artiste, ou peut-être que les films mettaient en vedette les mêmes acteurs ou portaient sur un sujet similaire. Ou peut-être qu’il ne s’agissait que de titres populaires que le client voulait. Les éditeurs de l’époque avaient pris le rôle de « conseillers de confiance », faisant des recommandations basées sur des achats par le biais d’e-mails et d’autres documents créés par l’humain, mais l’entreprise pensait qu’un outil automatisé pourrait accroître ce que les éditeurs humains pouvaient suggérer. En fin de compte, Amazon a décidé d’utiliser ces données pour créer son premier outil de personnalisation rudimentaire. En présentant aux clients des produits également achetés par d’autres clients, l’entreprise a enregistré un pic important de ventes.
- La compagnie Southwest Airlines est connue pour avoir étudié les données de ses clients pour déterminer les avantages et les améliorations qui plairaient à ses voyageurs réguliers. L’offre de ces avantages et améliorations a permis de stimuler l’achalandage et de fidéliser les clients.
Ce sont des exemples de réussites qui reposaient sur une prise de décision forte, mais, bien sûr, toutes les décisions ne réussissent pas. L’évaluation et le réexamen continus des décisions sont le signe d’une entreprise mature. Dans le cas contraire, les décisions pourraient entraîner un échec public. Dans la section suivante, nous allons examiner quelques exemples d’échec de prise de décision.
Exemples d’échecs de processus de prise de décision
L’incapacité des entreprises à s’adapter, à changer ou à concurrencer les autres efficacement ne peut probablement pas être liée à une mauvaise décision ou à un échec de processus. Néanmoins, en ne recueillant pas de données de manière rigoureuse, en jaugeant les options et en évaluant les décisions, les organisations peuvent se condamner. Voici quelques exemples d’entreprises qui n’ont pas utilisé ou appris de leurs processus de prise de décision :
- Blockbuster et Borders. Ces deux entreprises physiques autrefois prospères ont utilisé les données pour réaffirmer leurs propres idées préconçues au lieu d’évaluer les données objectivement. Plutôt que de s’adapter aux défis et aux opportunités d’Internet, leur site Web et leurs emplacements physiques ont fini par échouer.
- Kodak. Pendant des décennies, cette entreprise était synonyme de photographie sous toutes ses formes. Mais l’évolution du paysage de la photographie numérique l’a quelque peu effrayée. Même lorsqu’elle a acquis Ofoto, elle n’a pas réussi à maximiser et à monétiser l’opportunité. L’entreprise est arrivée doucement et tardivement sur le terrain de la galerie photo en ligne avec Kodak Gallery, qui a ensuite été acquise par Shutterfly.
- Les journaux. Il est difficile de voir toute une industrie s’effondrer à cause de mauvaises décisions et d’un déni, mais c’est ce qui a commencé à arriver à la fin des années 1990 pour les journaux. Bien que certaines organisations, comme le New York Times et le Washington Post, se soient adaptées aux médias numériques, la plupart des journaux urbains ont du mal avec cela. S’accrocher à d’anciens modèles commerciaux n’a jamais aidé une entreprise à prendre des décisions solides et prospectives.
Exercices de team building pour améliorer la prise de décision
Si vous êtes prêt(e) à motiver votre équipe à se concentrer sur la prise de décision, les exercices de team building sont un excellent point de départ. Ces exercices aident les membres de l’équipe à se connaître et à se comprendre, ce qui les aide à se mettre sur la même longueur d’onde plus rapidement et finalement à améliorer leurs décisions. Voici quelques ressources qui peuvent vous aider à trouver les bons exercices de team building pour votre groupe de prise de décision :
Les processus décisionnels dans les domaines non commerciaux
Dans les domaines non commerciaux, la prise de décision peut impliquer plus ou moins de facteurs, avec différents types de poids attribués à chaque étape. Voici un aperçu rapide d’autres types de processus de prise de décision :
- Les processus décisionnels pour les consommateurs. Il est important que les professionnels du marketing reconnaissent les étapes que les consommateurs suivent généralement pour prendre une décision d’achat. Parmi les étapes figurent les éléments suivants :
- Identifier le besoin. (J’ai besoin d’un nouveau manteau d’hiver.)
- Faire des recherches et collecter des informations. (Quels sont les nouveaux styles et les types de manteaux d’hiver les plus chauds ?)
- Évaluer les recherches. (Alors, ai-je vraiment besoin d’un nouveau manteau d’hiver, ou puis-je superposer ce que j’ai déjà ? Si j’ai besoin d’un nouveau manteau, lequel est le plus adapté à mes besoins ?)
- Acheter l’article.
- Évaluer la décision. (Acheter ce manteau d’hiver était-il une bonne décision ? Suis-je satisfait(e) de l’avoir fait, recommanderais-je ce manteau à d’autres personnes, ou l’achèterais-je à nouveau pour moi-même ?)
- Les processus décisionnels militaires et gouvernementaux. Pour les militaires et les autres types de rôles gouvernementaux, la prise de décision peut être une question de vie ou de mort. Par conséquent, le protocole pour prendre des décisions concernant les opérations militaires est détaillé et strict.
- Les processus décisionnels en matière d’éducation. De nombreuses écoles et districts scolaires adoptent la prise de décision partagée, un processus qui implique les membres de la communauté, les parents, les élèves et les anciens élèves, les enseignants et toute autre personne investie dans la réussite d’une école ou d’un district.
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