Dans le monde professionnel, une collaboration efficace peut être décisive : selon une étude récente, les entreprises très performantes sont 3,5 à 5,5 fois plus susceptibles que leurs homologues plus à la traîne d’intégrer la collaboration dans les objectifs de performance. Il est facile de comprendre pourquoi : lorsque les employés travaillent de manière cloisonnée, ils ne bénéficient pas des connaissances et des informations des autres. Sans compter qu’il est plus difficile de faire avancer un projet lorsque les parties prenantes ne sont pas sur la même longueur d’onde.
Que vous essayiez de résoudre un problème, de commercialiser un produit ou d’atteindre un autre objectif, la collaboration entre collègues de différents services et avec les clients et partenaires externes contribue à générer de meilleurs résultats. La collaboration présente également des avantages indirects : elle crée un sentiment d’appartenance et de connexion entre les employés, ce qui contribue à améliorer le moral et l’engagement.
Cependant, à mesure que les structures d’entreprise deviennent plus complexes et globales et comptent des effectifs de plus en plus disparates qui travaillent à distance, la collaboration peut devenir difficile. Une plateforme d’exécution du travail basée sur le cloud peut réduire les frictions liées à la collaboration. Mais face aux nombreuses options disponibles, comment identifier la solution la plus adaptée ?
Voici trois fonctionnalités essentielles à exiger d’une plateforme d’exécution du travail afin d’accélérer la collaboration et de travailler plus rapidement.
1. Visibilité pour tous
Au-delà de la coopération et de la communication entre collègues qui travaillent au sein d’un même bureau, une collaboration efficace implique souvent le partage d’informations et de points de vue avec des collaborateurs répartis dans plusieurs succursales et sites, ou avec des partenaires externes, des fournisseurs ou des clients qui n’ont pas accès aux réseaux d’entreprise. Par conséquent, votre plateforme de collaboration doit faciliter le travail et le partage avec les parties prenantes à l’intérieur comme à l’extérieur de votre organisation.
Bien qu’une plateforme basée sur le cloud puisse garantir l’accessibilité des outils à l’ensemble des partenaires de collaboration, le modèle tarifaire de votre forfait peut également restreindre votre capacité à travailler avec d’autres utilisateurs. Par exemple, certains outils ne vous permettent pas de partager ou de collaborer avec des utilisateurs à titre gratuit ou restreignent des fonctionnalités importantes si vous n’achetez pas une licence pour chaque utilisateur de votre équipe. Grâce à Smartsheet, chaque collaborateur, qu’il soit sous licence ou non, peut gratuitement visualiser ou modifier des feuilles, et bénéficie d’une visibilité totale sur tout rapport ou tableau de bord partagé avec lui.
2. Utilisation intuitive
Bien que cela puisse sembler évident pour quiconque a déjà utilisé une plateforme non conviviale, des études montrent qu’un logiciel d’entreprise complexe et difficile à utiliser augmente la charge de travail mentale et le stress des employés. Dans cette situation, les individus ne veulent pas utiliser leurs outils de productivité, aussi bénéfiques soient-ils, et la collaboration en pâtit.
Les logiciels de collaboration doivent être simples. La sélection d’un outil intuitif et facile à utiliser peut garantir une adoption réussie. Privilégiez des fonctionnalités telles que des menus et des barres d’outils clairs qui permettent d’effectuer facilement les actions souhaitées ou de rechercher les outils dont vous avez besoin, des tableaux de bord qui affichent clairement les informations importantes en un coup d’œil et des fonctionnalités familières qui ne nécessitent pas de formation approfondie pour les maîtriser. Smartsheet est si conviviale que tout le monde peut créer un tableau de bord ou automatiser les processus de travail sans demander l’aide du service informatique.
3. Facile à déployer
Le principe de simplicité s’applique également à la configuration de votre plateforme. Si un outil est difficile à déployer ou nécessite des ressources informatiques importantes pour être lancé, il vous faudra plus de temps pour pouvoir tirer parti de ses avantages collaboratifs. Si vous partagez des éléments avec des parties prenantes et des collaborateurs externes, des démarches excessives peuvent les empêcher d’utiliser votre outil. Selon Forrester, 92 % des clients jugent que Smartsheet est facile à déployer et limite les obstacles à une collaboration efficace et efficiente.
Trop souvent, la collaboration peut faire la différence entre la réussite et l’échec d’une entreprise. Et bien que des outils puissent faciliter cette compétence métier essentielle, une plateforme de collaboration adaptée améliorera davantage les résultats de votre entreprise.
