Une directrice des opérations utilise Smartsheet pour mener la campagne Pip Hare Ocean Racing

Lou Adams avait fort à faire. Comment rassembler et faire collaborer des inconnus, trouver des sponsors pour une course à la voile six mois avant son lancement, et gérer à distance l’intégralité de la campagne d’une course autour du monde sur plusieurs mois… tout en continuant d’exercer un emploi à temps plein ?

Tel était le défi qu’a dû relever Lou Adams, après qu’elle a intégré l’équipe Pip Hare Ocean Racing en tant que directrice des opérations au cours de l’été 2020. Alors aux commandes d’un service médical d’urgence au cœur de la pandémie de COVID-19, Lou Adams a accepté de soutenir la campagne de Pip Hare en vue de la course du Vendée Globe 2020-2021, dont le départ était prévu en novembre.

Forte de plusieurs autres bénévoles, l’équipe des opérations a rapidement entrepris de trouver des entreprises susceptibles de sponsoriser la course de Pip. L’équipe de bénévoles visait un objectif commun : aider Pip à réaliser son rêve de terminer la course du Vendée Globe.

D’après des données de McKinsey, 97 % des employés et des dirigeants estiment qu’un manque de coordination au sein d’une équipe influe sur le résultat d’un projet. Il était ainsi essentiel que tous les membres de l’équipe partagent le même objectif en soutenant la campagne de Pip. Leur collaboration sans faille leur a permis de surmonter tous les obstacles, depuis la mobilisation de sponsors à la préparation de Pip en amont de la course, jusqu’au soutien de la navigatrice depuis la côte alors qu’elle se trouvait à des milliers de kilomètres, seule au milieu de l’océan.

Mais cela n’a pas toujours été facile.

Des campagnes importantes menées via Smartsheet

Alors que l’équipe recherchait des sponsors et gérait les aspects commerciaux de la campagne jusqu’au lancement de la course, Lou Adams s’est rendu compte de la multitude d’échéances, de calendriers et d’efforts à l’œuvre simultanément.

Face à l’absence de source de référence unique conjuguée à la répartition des bénévoles et partenaires de la campagne à travers plusieurs régions et fuseaux horaires, le risque de ne pas respecter les délais et de négliger certains livrables était grand. Sans compter qu’elle ignorait parfois qui se chargeait de telle ou telle tâche, augmentant ainsi le risque de duplication, ce qui est loin d’être idéal lorsque les bénévoles de votre équipe occupent un emploi à temps plein dans une autre organisation et que leur temps disponible est limité.

Lou Adams devait donc trouver une solution pour pallier ces problèmes. C’est là que la plateforme Smartsheet entre en scène.

« La gestion d’une campagne sportive est soumise à des contraintes de temps. Une échéance peut être particulièrement importante. Dans le cas de Pip, il s’agissait du début de la course. Aucune solution n’avait été mise en place pour gérer sa campagne. Et puis, Smartsheet s’est imposée. »

À l’aide de Smartsheet, Lou Adams a créé des feuilles pour gérer les sponsors qui ont accepté de soutenir la campagne de Pip. Elle a pu effectuer le suivi des engagements contractuels, des livrables et des échéances, et a responsabilisé les différents membres de l’équipe en leur attribuant des tâches. « Tout le monde y avait accès, et toutes les informations y étaient rassemblées », explique Lou Adams.

Une fois la course de Pip lancée, un nouveau défi s’est présenté : comment s’assurer de son état de santé et de ses conditions de navigation alors même que toute communication avec l’équipe à terre pouvait parfois être impossible ?

Le Vendée Globe est une course à la voile autour du monde en solitaire et sans escale. Le parcours de Pip allait l’amener dans des eaux de régions parmi les plus reculées du monde, à l’instar du point Nemo, si éloigné de toute terre que, hormis ses concurrents, les plus proches personnes se trouveraient à bord de la station spatiale internationale. Entre les potentiels problèmes de connectivité et d’autres situations nécessitant l’attention de Pip, elle ne pourrait pas toujours donner de ses nouvelles à l’équipe.

Dans le cadre du sponsoring de la campagne de Pip par Smartsheet, nous avons conçu un tableau de bord permettant à ses fans de suivre sa traversée. Grâce à des intégrations comprenant une carte en temps réel et des rapports de données en partenariat avec le sponsor Aparito, les fans et l’équipe de Pip ont pu localiser son bateau, savoir quand elle avait dormi pour la dernière fois, et connaître des données de santé telles que sa fréquence cardiaque et son nombre de pas.

Malheureusement, une catastrophe est survenue alors qu’elle se trouvait dans l’océan Austral.

« À un moment donné, Pip a perdu son aérien. Nous avons consulté le tableau de bord Smartsheet, parce que nous savions que des données en direct nous parvenaient régulièrement, et nous avons constaté une anomalie dans les données relatives au vent », explique Lou Adams. « Nous n’avions pas de nouvelles de Pip, mais le tableau de bord nous renseignait sur sa position et nous fournissait des données utiles. En rapprochant le moment où nous lui avions parlé pour la dernière fois avec les dernières données relatives au vent transmises par le bateau, nous avons compris qu’il y avait un problème d’instrument. »

Le tableau de bord Smartsheet a permis de faire participer les fans à la course tout en aidant l’équipe d’une part à garder un œil sur les déplacements et les performances de Pip, et d’autre part à prévenir les crises sur sa route.

De larges capacités pour prendre en charge plusieurs aspects d’une campagne

Une fois Pip en mer, elle s’est concentrée sur la course, sa santé et la fonctionnalité de son bateau. Mais, du point de vue commercial, les priorités d’une telle campagne sont nombreuses : gestion des demandes d’informations des médias, respect des contrats et des demandes des sponsors, surveillance des performances et des besoins de Pip, coordination des calendriers, etc.

Lou Adams a pu maîtriser chacun de ces aspects grâce aux fonctionnalités et modules complémentaires de Smartsheet, notamment :

• Calendar App : l’application Calendar App permet à Lou Adams de garder un œil sur les échéances, les engagements, les interviews avec les médias et les obligations de Pip. L’ensemble des membres de l’équipe de direction a accès aux données les plus récentes et peut ainsi rester informé.
• Les formulaires : grâce aux formulaires Smartsheet, Lou Adams a pu rationaliser les demandes d’informations de médias et les demandes d’intervention. Directement liés au site Web de Pip Hare, les formulaires sont redirigés vers une feuille dans laquelle Lou Adams peut trier les demandes, ainsi que suivre et gérer les engagements.
• Brandfolder : la solution de gestion des ressources numériques Brandfolder permet à Lou Adams de veiller à ce que l’équipe de campagne et ses sponsors aient accès aux toutes dernières images, à du contenu vidéo HD, aux logos, etc. Au lieu de passer par un autre site externe, Brandfolder s’intègre à Smartsheet de façon à maintenir une source de référence unique. « [Le regroupement de toutes les informations] au même endroit lorsque vous gérez une campagne serrée permet de réaliser d’importantes économies », confie-t-elle.
• L’automatisation : l’automatisation compte parmi les fonctionnalités favorites de Lou Adams. Du fait qu’elle occupe par ailleurs un emploi à temps plein dans le secteur des soins de santé, un élément peut facilement se perdre dans le flot de demandes qu’elle doit gérer pour Pip. Afin d’éviter tout problème, Lou Adams a configuré des actions automatisées dans sa feuille. Ainsi, lorsqu’elle n’a pas répondu à une demande au bout de trois jours, celle-ci arbore un indicateur de priorité élevée et elle reçoit un rappel.
• L’application mobile : à l’heure actuelle, il est possible de travailler plus ou moins partout. Ainsi, Lou Adams utilise l’application mobile Smartsheet pour rester informée concernant Pip, où qu’elle soit.

« J’ai confiance en ce que je sais. Ce n’était pas comme apprendre une nouvelle langue. [Smartsheet] est beaucoup plus conviviale et logique. Si vous ne pouvez pas la modifier, vous pouvez l’adapter à vos méthodes de travail. Vous pouvez vous approprier Smartsheet et la personnaliser au profit de votre entreprise et votre campagne. »

Une technologie simple d’utilisation

Qu’il s’agisse d’une campagne de course ou d’entreprise, chaque membre d’une équipe a vécu ses propres expériences et provient de milieux différents, qui nécessitent une expertise et une maîtrise de la technologie différentes. Smartsheet a été immédiatement adoptée par toute l’équipe de Pip.

« Si vous n’êtes pas féru de technologie, ou si son monde vous est étranger, l’utilisation d’un nouvel outil a de quoi faire peur », reconnaît Lou Adams. « En tant que bénévoles, les membres de l’équipe n’utilisaient pas les mêmes plateformes et provenaient de secteurs différents. Smartsheet a permis d’harmoniser et de rationaliser notre travail. Sans doute aurions-nous atteint nos objectifs [sans Smartsheet], mais pas aussi efficacement. »

En savoir plus sur la façon dont l’équipe de Pip a mené sa campagne sur Smartsheet.