Cette semaine, nous avons procédé à un nouveau lancement des formulaires Smartsheet, incluant un nouveau créateur de formulaire et une nouvelle logique conditionnelle. Je suis ravi de présenter ces améliorations et souhaite également partager les avantages des formulaires avec ceux d’entre vous qui n’en ont pas encore créés.
En tant que chef de produit responsable des formulaires Smartsheet, je suis témoin de leur importance tous les jours, car je les utilise personnellement pour mon travail d’une part, et je discute régulièrement avec des clients qui occupent différents rôles dans de nombreux secteurs d’activité, d’autre part. Ces clients gèrent toutes sortes de demandes, rassemblent des rapports de sécurité, évaluent les relations commerciales, surveillent l’influence du COVID-19, etc.
La plupart des équipes ont besoin d’une méthode simple et rapide pour collecter des données précises et exploitables, du fait que les organisations et leurs clients sont de plus en plus largement répartis géographiquement, en particulier pendant cette période d’incertitude. Quel que soit le type de votre forfait, les formulaires Smartsheet peuvent vous aider à gagner un temps précieux et vous fournir des informations essentielles.
Voici les trois principales raisons pour lesquelles vous devez essayer les formulaires Smartsheet, dès aujourd’hui.
1. Obtenez un retour rapide sur votre investissement en temps
Si vous pensez que vous n’avez pas le temps d’essayer les formulaires, j’ai une bonne nouvelle pour vous : vous pouvez créer votre premier formulaire en moins de temps qu’il ne vous en faut pour lire cet article du blog !
Nos clients sont souvent surpris de découvrir que chaque formulaire Smartsheet est prérempli à l’aide de champs, lesquels sont automatiquement mis en correspondance avec les colonnes de leurs feuilles. Imaginez par exemple que vous gérez des demandes de contenu et que votre feuille contient une colonne de liste déroulante nommée Type de ressource. Lorsque vous créez un nouveau formulaire, il comporte automatiquement un champ de liste déroulante nommé Type de ressource, lequel est identique à celui de votre feuille.
Notre nouveau créateur de formulaire, plein écran, vous permet de garder toutes les fonctionnalités au bout de vos doigts, pour y accéder en un minimum de clics.
Si vous souhaitez supprimer l’un des champs de votre formulaire, il vous suffit de le glisser dans le panneau de gauche du créateur de formulaire. Vous pouvez également ajouter des champs ou d’autres éléments du formulaire et les réorganiser en utilisant cette méthode de glisser-déposer. Cliquez sur un champ pour modifier son intitulé, son texte d’aide et ses paramètres (s’il est obligatoire, par exemple).
Vous pouvez même ajouter de nouvelles colonnes à votre feuille et modifier leurs propriétés, sans quitter le créateur de formulaire. Si vous sélectionnez un type de colonne incorrect dans votre feuille ou si vous oubliez d’ajouter une option dans une liste déroulante, les actualisations que vous effectuez dans le créateur de formulaire sont également répercutées dans la feuille.
2. Facilitez la production de données de haute qualité
Vous devez poser les bonnes questions, aux bonnes personnes, afin de collecter des données complètes et précises. Réalisez ceci au moyen de vos formulaires, Smartsheet fournit justement les outils appropriés.
L’introduction de la logique conditionnelle, l’amélioration la plus demandée pour nos formulaires, vous permet de clarifier efficacement vos formulaires. Vous pouvez maintenant contrôler les champs qu’une personne voit lorsqu’elle remplit votre formulaire.
Prenons l’exemple du Type de ressource ci-dessus pour illustrer le fonctionnement de la logique. Si une personne demande une image, vous avez besoin d’informations supplémentaires, comme ses dimensions. Vous pouvez maintenant utiliser une règle logique simple pour afficher le champ Dimensions de l’image uniquement si la valeur Image est sélectionnée dans le champ Type de ressource. Le champ Dimensions de l’image reste masqué si une autre ressource est sélectionnée.
La personne qui remplit votre formulaire est davantage motivée pour fournir des réponses complètes et précises s’il ne présente que les questions pertinentes. Elle aura aussi plus tendance à y revenir à l’avenir.
La logique conditionnelle nous permet de poser les questions pertinentes aux personnes. Il est ainsi possible de réduire le bruit et la confusion, non seulement pour les gestionnaires et les responsables qui remplissent le formulaire, mais également pour l’équipe qui répond à leur envoi. MERCI !
Une petite optimisation peut également contribuer à rendre votre formulaire plus simple à remplir pour les parties prenantes :
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Choisissez la disposition moderne, afin que les instructions du formulaire restent au premier plan et au centre lorsque les utilisateurs le font défiler pour accéder aux différents champs.
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Ajoutez un texte d’aide à tout champ qui peut prêter à confusion.
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Tirez profit des types de champs spécialisés de votre feuille, comme les dates, les listes déroulantes et les cases à cocher, pour éliminer les incohérences et les erreurs lors de l’envoi du formulaire.
Enfin, assurez-vous que vos collègues, vos clients et les autres parties prenantes puissent facilement accéder à votre formulaire. Envoyez une URL unique ou intégrez le formulaire au tableau de bord Smartsheet ou la page Web de votre équipe. Toute personne disposant d’un identifiant de connexion à Smartsheet peut également remplir des formulaires dans notre application mobile lorsqu’elle se trouve sur le terrain.
3. Prenez des mesures plus rapidement et en toute confiance
L’importance des données que vous collectez dépend en fin de compte de la façon dont vous les utilisez. Smartsheet propose de nombreuses possibilités pour intégrer l’envoi de formulaires dans des solutions plus larges, vous aidant ainsi à améliorer l’efficacité de votre travail. Votre équipe peut par exemple gagner du temps et travailler plus rapidement lorsque vous déclenchez des flux de travail automatisés en envoyant des formulaires.
L’un des principaux avantages des formulaires Smartsheet est de pouvoir collecter des informations auprès de n’importe quelle personne, n’importe où et n’importe quand. Définissez une alerte automatique qui vous avertit dès que de nouvelles entrées sont ajoutées, si vous devez les traiter rapidement, sans devoir surveiller votre feuille en permanence.
Si vous disposez d’un forfait Individuel, Affaire Entreprise ou Premier, vous pouvez concevoir des solutions plus sophistiquées. Ceci, grâce à des actions automatisées, qui copient l’intégralité des entrées envoyées d’un formulaire dans une autre feuille, qui assurent un suivi en demandant plus d’informations, qui démarrent un processus d’approbation, et bien plus encore...
Quels résultats les formulaires Smartsheet vous permettront-ils d’obtenir ?
Les principales améliorations des formulaires, comme la logique conditionnelle, sont motivées par notre souci constant d’améliorer la manière dont vous collectez et traitez les informations critiques pour votre entreprise. Je suis impatient d’annoncer d’autres améliorations à venir et j’ai hâte de savoir comment vous intégrez les formulaires à vos propres solutions.
Pour plus d’informations sur les formulaires Smartsheet, consultez notre Centre d’apprentissage.