Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
La communication asynchrone correspond à la transmission intermittente de données qui ne nécessite pas de réponse immédiate.
Les individus peuvent communiquer en utilisant un moyen de communication asynchrone sans avoir à être physiquement présents. Par exemple, le scénario suivant peut être considéré comme un exemple de communication asynchrone : vous envoyez un e-mail, son destinataire le lit, puis y répond ultérieurement.
La communication asynchrone joue un grand rôle dans le travail à distance. D’ailleurs, les experts la considèrent comme l’avenir d’un travail à distance efficace. En raison de sa nature flexible, ce type de communication aide les individus à rester productifs, tout en maintenant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si votre travail ne nécessite pas d’être constamment en ligne, vous avez davantage de contrôle sur votre temps.
Ce type de communication est particulièrement utile pour les travailleurs à distance et les équipes dispersées, qui peuvent planifier leurs responsabilités professionnelles en fonction de leurs responsabilités domestiques, et non en fonction d’heures de bureau rigides. La communication asynchrone permet aux utilisateurs de répondre lorsqu’ils y sont prêts et en ont la possibilité, après avoir eu suffisamment de temps pour réfléchir au message ou à la question concerné(e).
Exemples de communication asynchrone
L’Internet a révolutionné la communication asynchrone et renforcé son efficacité. Voici quelques exemples de communication asynchrone :
- E-mails
- Applications de messagerie
- Mises à jour de statut (au niveau d’un projet, d’une équipe ou d’une organisation)
- Annonces hebdomadaires (présentation des nouveaux employés, annonces à l’échelle de l’entreprise, etc.)
- Réunion via des applications de chat (Slack, etc.), en particulier pour les équipes dispersées de développement logiciel
- Intranets (Yammer, etc.)
Avantages de la communication asynchrone
La communication asynchrone présente de nombreux avantages. Elle améliore la productivité, la qualité de la communication et de la documentation, ainsi que le moral général des membres de l’équipe, tout en favorisant une plus grande souplesse au niveau des plannings.
Voici les nombreux avantages de la communication asynchrone :
- Flexibilité accrue : les individus qui utilisent des méthodes de communication asynchrones n’ont pas besoin de répondre immédiatement à un message, un e-mail ou un chat.
- Communication plus réfléchie : du fait que vous bénéficiez de plus de temps pour réfléchir à une réponse et à tous les scénarios potentiels, vous pouvez communiquer de manière plus approfondie, honnête et pertinente.
- Documentation et transparence améliorées : du fait qu’elles archivent automatiquement vos communications, les méthodes de communication asynchrone vous permettent d’enregistrer des commentaires, des messages, des e-mails, etc. Ainsi, vous pouvez accéder à vos documents à tout moment à l’avenir, évitant la redondance de la communication et améliorant la productivité.
- Employés plus heureux : les individus dotés d’un meilleur contrôle sur leur journée de travail et de la possibilité de choisir leurs horaires sont généralement plus heureux. Cette autonomie leur permet de structurer leur temps en fonction de leur mode de vie. Lorsque les responsables et les collègues n’exigent pas ou n’attendent pas de réponse immédiate, les employés peuvent se concentrer sur leur travail et répondre à leur convenance. En outre, les employés plus heureux sont moins stressés et, par conséquent, affichent une meilleure santé mentale et physique.
- Productivité accrue : comme les membres de l’équipe n’ont pas besoin de se concentrer sur les réponses aux e-mails ou aux conversations, ils ont plus de temps pour effectuer des tâches plus complexes et utiles. Les membres de votre équipe peuvent également abattre davantage de travail en moins de temps, ce qui leur permet de se consacrer pleinement au plus important. Du fait qu’ils se concentrent sur le travail qui compte au lieu de se plonger dans leurs e-mails, leur productivité augmente.
- Meilleure planification : la réduction du stress et des distractions permet aux individus de planifier leurs journées de travail de façon plus réfléchie et de consacrer davantage de temps aux tâches qui comptent.
- Moins de problèmes de fuseau horaire : la communication asynchrone uniformise les conditions de travail des employés géographiquement diversifiés. Désormais, les individus peuvent envoyer, afficher et répondre aux messages dès qu’ils sont disponibles, ce qui fidélise les employés et élargit le vivier de talents.
- Autonomie et agentivité accrues : lorsqu’une personne peut adapter son planning à ses besoins, elle se sent plus autonome et responsable. Et lorsqu’elle a davantage de contrôle sur sa vie, elle est plus loyale, reste plus longtemps dans l’entreprise et produit un travail de meilleure qualité.
Défis de la communication asynchrone
Bien que la mise en œuvre de méthodes de communication asynchrones présente de nombreux avantages, elle apporte également son lot de défis : délais de résolution plus longs, plus grand nombre de malentendus, diminution des sessions de brainstorming, etc.
Comment créer une culture plus asynchrone
Pour instaurer une culture plus asynchrone parmi les membres de votre équipe, procédez comme suit :
- Évaluez les besoins de votre entreprise : avant d’essayer de mettre en œuvre de nouveaux outils et de nouvelles techniques, prenez le temps d’analyser les besoins métier que vous essayez de satisfaire.
- Amira Hankin est conceptrice de produits senior chez Stamen, une société de conception stratégique spécialisée dans la visualisation de données et la cartographie. « Évaluez les besoins de votre entreprise afin de mieux choisir les outils qui soutiennent vos objectifs plus vastes », explique-t-elle. Lorsque vous analysez ces besoins, vous devez « avoir conscience des outils que vous sélectionnez et de la raison de leur sélection ».
- Entrez dans le détail : lorsque vous contactez les membres de l’équipe, incluez autant de détails que possible dans chaque message, tels que des captures d’écran, des points de données et des diapositives. Soyez parfaitement clair concernant vos demandes et les échéances connexes.
- Laissez aux individus le temps de répondre : l’intérêt de la communication asynchrone est que les individus peuvent répondre à leur rythme, après avoir réfléchi à leur réponse. Compte tenu de cette flexibilité, prévoyez quelques heures (voire quelques jours) pour laisser aux autres le temps de répondre. En attendant, rentabilisez votre temps en effectuant les tâches à votre portée.
- Assurez l’accès à tous les documents nécessaires : le fait d’attendre une autorisation pour consulter ou modifier un document peut rajouter du temps de réponse inutile à une forme de communication déjà lente. De ce fait, assurez-vous que tout le monde dispose des autorisations appropriées par rapport à l’ensemble la documentation.
- Partagez les informations utiles au préalable : avant d’organiser une réunion ou un appel, assurez-vous que l’ensemble des parties concernées disposent de toutes les informations nécessaires pour pouvoir contribuer activement à la conversation.
- Documentez tous les sujets de discussion : veillez à noter tous les sujets de discussion et les points d’action pendant votre réunion, afin que tout le monde puisse facilement retrouver les informations ultérieurement et se rafraîchir la mémoire. Mieux encore, enregistrez la réunion (si possible) afin que les participants puissent la réécouter à leur guise.
- Désactivez les notifications : pendant les heures d’intense activité et après les heures de travail, veillez à désactiver vos notifications envoyées via e-mail, applications de chat et autres formes de communication. Consacrez des heures spécifiques de la journée à répondre à toutes ces notifications afin de maximiser votre productivité.
- Promouvez ce nouveau type de communication en permanence : comme nous l’avons mentionné précédemment, la mise en œuvre d’une forme de communication totalement nouvelle peut être difficile. Montrez l’exemple et promouvez la communication asynchrone entre les membres de votre équipe afin de garantir que tout le monde est aligné sur ce nouveau processus.
Comment les leaders peuvent favoriser la communication asynchrone au sein de leur équipe
Les leaders dirigent les changements qui se produisent dans une organisation, notamment lorsque ces changements concernent la façon dont les membres de l’équipe communiquent entre eux. Pour créer une organisation asynchrone pleinement opérationnelle, tenez compte des points suivants :
- Réduisez le nombre d’heures de travail requises, notamment au bureau.
- Insistez sur la confiance et la responsabilité au sein de votre organisation.
- Définissez les attentes à l’échelle de l’équipe concernant les délais de réponse aux e-mails, dans les applications de chat, etc.
- Mettez en œuvre un modèle de gestion DRI (personne directement responsable).
- Mettez l’accent sur la transparence et utilisez des outils de communication qui la favorisent.
- Mettez en place des modes spécifiques de communication en cas de besoin urgent.
- Donnez de la flexibilité aux membres de l’équipe et faites-leur savoir qu’ils ont le droit de ne pas être disponibles tout le temps. Adoptez ce comportement vis-à-vis d’eux.
- Encouragez une communication solide et efficace, qui représente le pilier de la communication asynchrone.
- Évaluez les employés en fonction de leurs contributions, et non du nombre d’heures qu’ils passent à leur bureau.
Bonnes pratiques de communication asynchrone
Pour adopter et utiliser pleinement la communication asynchrone, appliquez les bonnes pratiques décrites ci-dessous :
- Sachez que la plupart des tâches ne sont pas urgentes : l’un des aspects les plus importants de la mise en œuvre de la communication asynchrone est qu’elle aide à comprendre que dans la majorité des cas, aucune réponse immédiate n’est requise. Qu’une personne réponde en cinq minutes ou cinq heures, il est peu probable que votre productivité en soit affectée. En cas de réelle urgence, refusez toute réunion, proposez des modes de communication asynchrone et envoyez un message direct uniquement aux membres du personnel concernés par cette urgence.
- Définissez des processus clairs : aidez les individus à déterminer à quel moment ils doivent utiliser des e-mails ou des chats asynchrones et à quel moment ils doivent planifier une réunion. Cela permettra de réduire leur stress à l’idée de devoir répondre aux messages et d’utiliser le type de communication approprié. De même, utilisez des processus clairs pour documenter les informations pertinentes, afin de ne négliger aucun détail.
- Répartissez efficacement le temps de travail : pendant que vous attendez la réponse d’un membre de l’équipe, travaillez sur un autre projet pour ne pas rester inactif. De cette façon, vous pouvez laisser de côté les projets susceptibles de vous bloquer et apporter des améliorations itératives à d’autres projets pendant que vous attendez.
- Acceptez les journées de travail non linéaires : plus que jamais, les individus travaillent à des heures différentes de la journée, surtout lorsqu’ils vivent dans différents fuseaux horaires. Tenez compte de ce facteur lorsque vous mettez en œuvre une communication asynchrone et envisagez de modifier votre planning afin de l’adapter à vos propres heures de productivité. Testez différents horaires de travail et sachez qu’une organisation asynchrone les prendra entièrement en charge.
- Employez des outils utiles : un autre élément clé d’une communication asynchrone efficace consiste à disposer d’un outil qui vous permet de documenter et de stocker toutes les informations en un seul endroit, permettant à chacun d’accéder à ce dont il a besoin et à obtenir des mises à jour en temps réel. Trouvez un outil qui crée cette source unique de vérité, afin que tout le monde puisse rester au courant de tout.
- Assurez-vous le soutien total de l’ensemble des membres de l’équipe : lorsque vous intégrez de nouveaux outils dans vos processus, il « peut être difficile de mettre en œuvre [ces outils] sans l’adhésion de l’ensemble des membres de l’équipe », explique Amira Hankin. Pour atténuer ce problème, menez des conversations continues concernant les changements au niveau des outils ou de la communication, « qu’il s’agisse de conversations individuelles ou de discussions avec le patron de votre patron sur la façon dont vous utiliserez ces outils et à quelles fins », souligne Amira Hankin.
- Visez la progression, et non la perfection : il faudra un certain temps pour s’habituer à la communication asynchrone. Laissez du temps aux individus et célébrez les petites victoires qui découlent de cette nouvelle forme de communication (heures plus productives dans la journée, planning de travail plus flexible pour les employés, etc.).
Bonnes pratiques applicables à la communication asynchrone au sein de votre équipe et de votre lieu de travail
Pour optimiser les avantages de la communication asynchrone au sein de votre équipe, et même de votre organisation dans son ensemble, appliquez certaines bonnes pratiques à votre approche. Voici quelques conseils utiles à garder à l’esprit :
- Rendez toutes les informations importantes disponibles et fournissez-les dès le départ.
- Assurez-vous que vos écrits sont clairs, précis et réfléchis.
- Afin d’optimiser la productivité, planifiez votre journée afin que les membres de l’équipe sachent quand vous êtes disponible et hors ligne.
- Ménagez du temps à consacrer à vos e-mails et vos correspondances et configurez une réponse automatique à envoyer lorsque vous êtes inactif dans votre messagerie.
- Partagez vos heures et vos préférences de communication avec les membres de l’équipe afin qu’ils sachent à quel moment vous êtes le plus réactif.
- Envoyez toutes les notifications, conversations et e-mails avec du contexte afin de donner aux membres de l’équipe suffisamment d’informations pour traiter un message.
- Évitez les mentions inutiles et les conversations directes.
- Attachez-vous à réduire votre dépendance aux outils de communication synchrones. Essayez de supprimer ces outils de votre téléphone afin de ne pas ressentir la pression de devoir répondre aux messages à tout moment.
Pour savoir comment les outils asynchrones peuvent aider votre équipe à être plus productive, consultez notre guide ultime des outils de communication et de collaboration asynchrone.
Bonnes pratiques applicables aux réunions asynchrones
Lorsque vous adopterez ces formes de communication asynchrone et commencerez à les mettre en pratique, vous commencerez également à organiser des réunions asynchrones. Afin d’organiser les réunions les plus efficaces à l’aide de ce nouveau type de communication, appliquez les bonnes pratiques suivantes :
- Partagez un ordre du jour à l’avance afin que les participants à la réunion soient informés des sujets de discussion et puissent ajouter des notes.
- Utilisez un portail central et partagez-le avec les membres de l’équipe, afin que chacun puisse facilement télécharger et collaborer autour de notes, de plannings, de mises à jour de l’avancement et de documents de référence.
- Mettez en œuvre un système de gestion de projet qui vous permet de créer des flux de travail, afin que les membres de l’équipe puissent suivre leurs tâches quotidiennes à travers plusieurs projets.
- Utilisez un outil vidéo asynchrone qui vous permet de partager des messages avec autant de personnes que nécessaire. Cela permettra à chacun de visionner une vidéo ou de revoir une présentation à sa convenance.
- Déterminez honnêtement si une réunion peut avoir lieu par écrit. Si vous jugez qu’une réunion est nécessaire, assurez-vous qu’il existe un ordre du jour concret avec des éléments d’action.
- Organisez une réunion post-mortem pour déterminer si une réunion synchrone a été efficace ou si vous auriez pu la gérer de manière asynchrone.
- Encouragez chacun à s’exprimer lors des réunions asynchrones.
- Définissez des directives concernant le type de commentaires et d’informations qui doivent être fournis lors d’une réunion et maintenez cette dernière sur les rails.
Modèles de communication asynchrone
Modèle d’ordre du jour de réunion asynchrone
Télécharger le modèle d’ordre du jour de réunion asynchrone
Utilisez ce modèle utile pour définir l’ordre du jour d’une réunion asynchrone. Répertoriez tous les éléments essentiels de votre réunion, y compris les participants, les objectifs généraux, le planning de la réunion minute par minute et les coordonnées de son responsable.
Ce modèle garantit que votre réunion asynchrone utilise efficacement le temps de chacun.
Modèle de procès-verbal de réunion asynchrone
Télécharger le modèle de procès-verbal de réunion asynchrone
Utilisez ce modèle utile de procès-verbal de réunion pour rester organisé et garder tout le monde à la page pendant votre réunion asynchrone.
Conçu spécifiquement à des fins de communication asynchrone, ce modèle vous permet de répertorier les participants à la réunion et son ordre du jour, de suivre les décisions et les problèmes, et de réfléchir aux éléments d’action, afin que tout le monde puisse rester informé de l’avancement du plan.
Qu’est-ce que la communication synchrone ?
La communication synchrone, qui est l’antithèse de la communication asynchrone, fait référence à la communication en temps réel et continue qui se produit généralement en face à face.
Les personnes qui pratiquent la communication synchrone réagissent immédiatement et apprennent de nouvelles informations à la volée. Parmi les exemples de communication synchrone, citons les réunions sur site, les chats en temps réel, les appels téléphoniques, etc.
Différence entre la communication d’équipe asynchrone et synchrone
La communication synchrone se produit en temps réel et nécessite des réponses immédiates, tandis que la communication asynchrone ne se produit pas instantanément et permet de varier les délais de réponse.
De nombreuses organisations ont adopté la communication asynchrone, car sa flexibilité accrue offre aux individus un meilleur contrôle de leur planning, ce qui leur permet de déterminer à quel moment répondre aux e-mails, aux conversations ou à d’autres notifications. Cette méthode offre également à chaque membre de l’équipe davantage d’autonomie, ce qui réduit le stress associé à la nécessité de rester en ligne et la nécessité de coordonner les plannings d’un personnel géographiquement dispersé.
La communication synchrone, quant à elle, impose des délais de réponse stricts et rapides, ce qui peut ajouter du stress et mener au burn-out. Cette méthode s’accompagne également d’une menace constante d’interruptions par e-mail, chat, ou d’autres formes de communication. Par définition, la communication synchrone fragmente l’attention, ce qui nuit à la réalisation d’un travail approfondi et à la concentration.
En outre, le fait d’attendre des réponses immédiates dans le cadre de la communication synchrone diminue la qualité de ces réponses et finit par nécessiter davantage de discussions et moins de temps pour trouver des solutions optimales. La communication synchrone tend à prioriser la connectivité par rapport à la productivité, ce qui crée un environnement qui ne permet pas toujours d’identifier les solutions les plus adaptées à votre organisation.
Trouver l’équilibre entre la communication d’équipe asynchrone et synchrone
Bien que la communication asynchrone soit de plus en plus populaire, il existe des cas où la communication synchrone est plus appropriée.
La communication synchrone est préférable dans les cas suivants :
- Tâches superficielles et moins sérieuses (répondre à des e-mails ou à des conversations, organiser la logistique, planifier des réunions de statut, etc.)
- Développement de l’esprit d’équipe, rencontres informelles ou socialisation entre équipes et organisations
- Situations urgentes nécessitant une réponse immédiate (par exemple, lorsqu’un serveur est en panne)
- Sessions de collaboration ou de brainstorming
- Retraites d’équipes, célébrations ou situations de coworking
- Résolution des problèmes
- Premières réunions avec des parties ou fournisseurs externes
- Sujets qui sont émotionnellement sensibles et qui nécessitent une discussion en face à face
La communication asynchrone est préférable dans les cas suivants :
- Travail complexe et intense qui demande plus de temps et d’énergie (recherche d’une solution à un problème, rédaction d’un plan de lancement ou d’un brief de campagne, création d’une présentation, etc.)
- Discussions et mises à jour de l’entreprise
- Commentaires généraux
- Présentation des nouveaux membres de l’équipe
- Conversations techniques détaillées
- Discussions autour d’un projet
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