Les avantages et les limites des diagrammes de Gantt dans la gestion de projets

Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres qui décrit les tâches dont vous avez besoin pour mener à bien un projet. Cet article couvre les avantages et les limites des diagrammes de Gantt, notamment quand les utiliser et comment les créer.

Sur cette page, vous trouverez les informations suivantes : quand utiliser un diagramme de Gantt ; les avantages d’un diagramme de Gantt ; les inconvénients d’un diagramme de Gantt ; et les différences entre un diagramme de Gantt, une chronologie de projet et un calendrier de projet. Vous trouverez également des exemples de diagrammes de Gantt dans divers secteurs d'activité.

Pourquoi un diagramme de Gantt est-il important ?

Un diagramme de Gantt utilise des lignes chronologiques pour représenter l’achèvement de chaque tâche d’un projet. Ces lignes indiquent les liens des tâches entre elles. Les diagrammes de Gantt sont utiles car ils donnent un aperçu des activités et de l’avancement d’un projet. 

Les diagrammes de Gantt montrent que le travail sur une tâche ne peut commencer qu’après l’achèvement d’une tâche correspondante. Ces informations aident les managers à comprendre les obstacles du projet et à prendre des décisions critiques quant à la meilleure façon de faire avancer un projet.

Les avantages des diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt donne aux managers et aux employés une vision d'ensemble des tâches du projet qu’ils doivent accomplir, ainsi qu’un calendrier pour terminer leur travail. Le diagramme vous aide à suivre l’avancement du projet en montrant les liens entre les différentes tâches.

Les principaux avantages des diagrammes de Gantt

L’un des principaux avantages d’un diagramme de Gantt est qu'il peut montrer une vision d'ensemble d'un projet. Les diagrammes de Gantt aident les employés et les managers à suivre les tâches ; les managers peuvent également les utiliser pour allouer les ressources judicieusement afin de terminer un projet.

Voici quelques-uns des principaux avantages des diagrammes de Gantt :

  • Il fournit une vision d'ensemble : Un diagramme de Gantt fournit une vision d'ensemble d’un projet et de sa chronologie, à la fois pour ceux qui sont profondément impliqués et pour ceux dont le rôle est moindre, comme les cadres supérieurs et autres parties prenantes.

    Un diagramme de Gantt est visuellement attrayant et facile à comprendre. Il fournit des informations essentielles sur les tâches en un coup d’œil, notamment l’ordre dans lequel elles commencent et leur durée.
  • Il améliore l’efficacité et aide à gérer les ressources : Un diagramme de Gantt peut aider à s’assurer que les leaders et les travailleurs gèrent efficacement leur temps et leurs ressources. Les chefs de projet peuvent l’utiliser pour définir des calendriers réalistes et allouer des ressources en fonction de ces calendriers, y compris pour attribuer les bonnes personnes aux bonnes tâches. Il peut également aider les membres du projet à trouver des solutions de contournement pour les problèmes potentiels avant le début d’un projet.
  • Il permet un meilleur suivi : Un diagramme de Gantt permet aux chefs de projet et aux membres de suivre de près les tâches, les références et le flux de travail global. Le diagramme peut révéler des contraintes ou des problèmes possibles et permettre aux chefs de projet et aux membres de l'équipe de s’ajuster en conséquence.
  • Il illustre les chevauchements et les interdépendances : Un diagramme de Gantt indique clairement comment les tâches d’un projet peuvent se chevaucher. Il montre également comment le début d’une tâche peut dépendre de l’achèvement d’une autre tâche. Ce type d’informations permet aux chefs de projet de programmer le travail et de fournir des ressources d’une manière qui n’entrave pas la progression d’un projet.
  • Il stimule la productivité : Un diagramme de Gantt permet la collaboration entre les employés pour accroître leur productivité. La vision d'ensemble d’un diagramme de Gantt permet aux employés de rester concentrés sur les tâches qu’ils doivent accomplir. Cette visibilité garantit également la responsabilisation de tous les membres de l’équipe quant à leurs tâches.
  • Il vous permet d’équilibrer plusieurs projets : Un diagramme de Gantt permet aux managers de suivre facilement plusieurs projets. Il permet ensuite à ces managers d’équilibrer le travail sur chaque projet, car le diagramme indique comment fournir les bonnes ressources au bon moment.
  • Il rend les informations complexes gérables : La clarté visuelle qu’offre un diagramme de Gantt peut aider à simplifier un ensemble complexe de tâches. Le diagramme affiche les tâches clairement et simplement pour les personnes qui doivent faire le travail. Cette transparence permet aux membres de l’équipe de rester concentrés et d’éviter de se laisser submerger par un grand nombre de tâches.
  • Il vous aide à définir des échéances et des attentes réalistes : Un diagramme de Gantt présente toutes les tâches qu’une équipe doit accomplir pour mener à bien un projet. Le diagramme illustre également les relations et les interdépendances entre ces tâches. Une telle communication visuelle cohérente donne un aperçu réaliste du temps nécessaire pour terminer le travail. Par conséquent, avoir accès à ces informations précises vous permet de définir des échéances réalistes pour chaque tâche et pour l’ensemble du projet.
  • Cela permet d'aligner tout le monde, y compris les personnes en télétravail : Lorsque tous les membres d’une équipe de projet (y compris les télétravailleurs et ceux d’autres bureaux) ont facilement accès aux mêmes informations, tous les travaux du projet restent alignés. Le diagramme améliore la communication et la collaboration entre tous.
  • Il motive les membres de l’équipe : Un diagramme de Gantt permet aux membres de l’équipe de visualiser leurs tâches, ce qui les motive à travailler sur le projet. Les membres de l’équipe peuvent voir le projet avancer et voir les autres membres accomplir leurs tâches. Le diagramme montre également comment certaines tâches ne peuvent pas commencer tant qu’une autre tâche n’est pas terminée. Cette excellente visibilité permet aux employés d’accomplir leurs tâches correctement et dans les temps.

Les inconvénients des diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt ne sont pas parfaits. La configuration peut prendre du temps. Avec les grands projets, le nombre de tâches et de détails peuvent compliquer le diagramme et le rendre difficile à comprendre.

Les principales difficultés des diagrammes de Gantt

L’une des principales difficultés lors de l’utilisation des diagrammes de Gantt est leur complexité dans les grands projets. Les diagrammes ne peuvent pas non plus représenter toute la complexité de certaines tâches et le temps nécessaire à votre équipe pour les accomplir.

Voici quelques-unes des principales difficultés des diagrammes de Gantt :

  • La configuration peut prendre du temps : La configuration d’un diagramme de Gantt pour un projet complexe peut être compliquée et chronophage. Les logiciels peuvent vous aider.
  • Ils peuvent devenir complexes et déroutants : Un diagramme de Gantt pour un grand projet avec de nombreuses tâches et sous-tâches peut devenir compliqué. Ajouter encore plus de tâches ou apporter des modifications au calendrier affecte l’ensemble du diagramme. Lorsque votre organisation n’utilise pas de logiciel pour vous aider, il peut devenir difficile de retravailler le diagramme de Gantt à plusieurs reprises.

    Le diagramme perd une partie de sa valeur s'il devient trop compliqué. L’un des avantages d’un diagramme de Gantt est sa capacité à représenter un projet et ses tâches en un coup d’œil. Lorsque la description du projet s’étend pour couvrir des centaines de tâches sur plusieurs pages, vous perdez cet avantage.
  • Ils ne désignent pas de priorités : Les diagrammes de Gantt se concentrent sur la présentation des tâches d’un projet, l’ordre de ces tâches et le temps approximatif nécessaire pour les terminer. Les diagrammes ne montrent pas la priorité des tâches particulières que vous devez accomplir pour que le projet réussisse. Cette omission peut empêcher les membres de l’équipe de comprendre ces priorités comme ils le devraient.
  • Ils n’offrent pas beaucoup de détails concernant les interdépendances des tâches : Les diagrammes de Gantt peuvent indiquer dans quelle mesure vous devez accomplir une tâche avant d’en commencer une autre. Mais ils ne fournissent pas beaucoup de détails concernant toutes les interdépendances au sein d’une tâche particulière pour un projet.

    Pour cette raison, une équipe de projet peut vouloir utiliser un diagramme de technique d’évaluation de programme (PERT) en conjonction avec un diagramme de Gantt. Un diagramme ou un graphique PERT utilise des flèches pour indiquer l'ordre dans lequel les membres de l’équipe du projet doivent accomplir certaines tâches afin de commencer à travailler sur une autre tâche. (Pour en savoir plus sur les diagrammes PERT et PERT, consultez la page « PERT 101 : Diagrammes, analyses et modèles pour des estimations plus précises des durées des projets. »)
  • Les barres de tâches n’indiquent pas la quantité de travail nécessaire pour chaque tâche : La longueur d’une barre de tâches du diagramme de Gantt indique le temps qu’il faut pour terminer cette tâche. Mais cette longueur n’indique pas les ressources spécifiques nécessaires pour cette tâche.

    Certaines tâches représentées par des barres courtes (représentant des échéances courtes) peuvent nécessiter des ressources importantes. Certaines tâches représentées par des barres longues peuvent nécessiter un minimum de ressources. Le diagramme de Gantt peut être trompeur lorsqu’il s’agit de représenter la quantité de travail et de ressources dont vous avez besoin. Ainsi, afin d’allouer et de surveiller correctement les ressources, vous devrez peut-être utiliser d’autres outils en plus du diagramme de Gantt.

En quoi un diagramme de Gantt peut-il vous aider ?

Les diagrammes de Gantt vous aident à organiser des projets, à améliorer la visibilité globale du projet et à garder tout le monde sur la bonne voie. Les diagrammes de Gantt aident également les managers à fournir des ressources quand et où ils en ont besoin. Et ils encouragent la collaboration entre les membres de l’équipe de projet. 

Les diagrammes de Gantt peuvent aider les chefs de projet à effectuer les tâches suivantes :

  1. Déterminer toutes les tâches nécessaires, réfléchir à un plan de projet et mieux définir la portée d’un projet afin d’améliorer la clarté.
  2. Identifier quand les tâches doivent être terminées, et déterminer les prérequis et les interdépendances.
  3. Découvrir le chemin critique d’un projet pour identifier les tâches les plus importantes que vous devez livrer à temps.
  4. Tenir votre équipe informée de l’avancement ou des changements, sans avoir besoin de donner des informations ou d'organiser des réunions constamment.
  5. Simplifier les tâches complexes en organisant des projets en segments plus petits et digestes sur une chronologie visuelle.
  6. Attribuer des ressources aux multiples tâches simultanées d’un projet, et attribuer les bonnes personnes aux bonnes tâches. (Pour en savoir plus sur la gestion des ressources, consultez la page «La gestion des ressources est la gestion des personnes : principes, systèmes et plans. »
  7. Planifier des itérations ou des sprints de projet, en particulier dans le développement de logiciels.
  8. Suivre et comparer les échéances prévues et réelles, et vous assurer que ces échéances sont raisonnables et réalisables.
  9. Faciliter la collaboration entre les parties prenantes et les membres de l’équipe.
  10. Identifier les tâches en retard et prendre des mesures proactives pour atténuer les problèmes.
  11. Réduire les délais de configuration, maintenance et communication liées aux projets, quelle que soit leur envergure.

Voici trois exemples de diagrammes de Gantt simples qui peuvent vous aider à planifier et à faire avancer des projets spécifiques dans le domaine de la construction, du développement de logiciels et du développement de produits.

Télécharger l’exemple de diagramme de Gantt pour le développement de produits - Word

Télécharger l’exemple de diagramme de Gantt pour le plan de développement de logiciels - Word

Télécharger l’exemple de diagramme de Gantt pour un projet de construction - Word

Pour plus d’informations sur les diagrammes de Gantt, notamment leur histoire et leur utilisation, consultez la page «Guide des diagrammes de Gantt. »

Découvrez les avantages et les inconvénients des diagrammes de Gantt pour la gestion de projets avec Smartsheet

De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.

Découvrez une meilleure manière de rationaliser les flux de travail, et éliminez les silos pour de bon.

Essayez Smartsheet gratuitement Get a Free Smartsheet Demo