Qu’est-ce que le PMO IT ?
Un bureau de gestion de projets en technologie de l’information (PMO IT) fournit une supervision des projets et des règles d’engagement pour gérer efficacement les projets liés à la technologie. Le PMO IT est le gardien des meilleures pratiques, processus, ressources et outils pertinents en matière de gestion de projet.
Pour de nombreuses organisations, les PMO proviennent du service informatique, parce qu’un nombre considérable de projets informatiques nécessitent une structure. Par exemple, les projets qui utilisent le cycle de vie du développement logiciel (SDLC) — dans lequel la planification, l’exploration des exigences, la conception, le développement, les tests, le déploiement/la mise en œuvre et la clôture des projets sont tous des éléments essentiels — nécessitent une structure informatique. Souvent supervisé par un directeur des systèmes d'information (CIO), le PMO IT d’aujourd'hui applique des pratiques modernes de gestion de projets et de gestion de portefeuilles, avec un focus extrêmement précis sur les coûts, le calendrier et l’attribution des ressources du projet.
Le PMO, à ne pas confondre avec le bureau de gestion des produits, est également connu sous le nom de bureau de gestion de programmes, de groupe d’appui aux projets, de centre d’excellence en gestion de projet (PMCOE), de bureau de projet ou de bureau de gestion de portefeuille de projets. De plus, de nombreuses organisations élargissent le PMO dans l'entreprise au-delà de l’informatique, pour en faire un bureau de gestion des programmes d’entreprise (EPMO) ou un bureau de gestion de portefeuilles de projets (PPMO).
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Qu’est-ce que l’abréviation PMO dans le secteur des technologies de l'information ?
Le bureau de gestion de projets (PMO) est appelé PMO IT lorsqu’il est axé sur des projets liés à la technologie.
Quelle est la différence entre PMO et PM ?
Un PMO fournit une supervision et des conseils pour les processus de gestion de projet, les méthodologies de meilleures pratiques, la portée du projet et la gestion des risques associés à plusieurs projets. Selon le Project Management Institute (PMI), « les PMO permettent un changement stratégique dans les organisations ».
En revanche, le PM, gestion de projet, est un domaine d'expertise au sein du PMO, qui gère un projet de l’idée à l’achèvement, en se concentrant sur le temps et le budget. Une fois qu’une entreprise approuve et planifie un projet, le chef de projet gère sa livraison.
Quels sont les différents types de PMO ?
Les PMO existent sous différentes formes en fonction de la taille de l’entreprise, des besoins et des objectifs stratégiques. Ils peuvent être externes ou internes pour servir divers clients ou parties prenantes. Certains aident à standardiser les processus et à partager des connaissances et des outils, tandis que d’autres prennent en charge l’alignement des projets avec les objectifs d’une organisation.
Voici les méthodes utilisées par les entreprises pour organiser un PMO interne :
- PMO individuel : Ils prennent en charge la planification, la documentation et l’exécution de projets uniques.
- PMO de service ou de division : Ils intègrent et coordonnent plusieurs projets afin d’atteindre les objectifs d’un service spécifique. Le PMO IT est un exemple de PMO de service.
- PMO d’entreprise : Planification de projets stratégiques de haut niveau qui aligne l’allocation des ressources et la gestion des capacités sur les stratégies d’entreprise et les buts organisationnels pour la gestion de projets à l’échelle de l’organisation.
En fonction du niveau de contrôle et d’influence requis par votre entreprise, il existe trois types de PMO :
- PMO d'assistance : Un PMO d'assistance offre le niveau minimum de contrôle. Le PMO d'assistance agit comme un référentiel d’informations pour l’expertise en gestion de projets, les modèles, les outils, la formation et les cadres de management.
- PMO de contrôle : Le PMO de contrôle ajoute plus d’exigences de conformité ou de contrôles pour les projets. Il nécessite l’adoption d’outils de travail, de modèles et d’exigences de gouvernance spécifiques.
- PMO directif : Les PMO directifs donnent des directives complètes de gouvernance, de conformité et de gestion pour le projet.
PMO IT versus PMO d’entreprise
De nombreuses entreprises ont deux structures de PMO distinctes. Un PMO IT est une entité qui gère tous les projets liés aux technologies de l'information. En revanche, un PMO de société ou un PMO d’entreprise (EPMO) permet une gestion de projet transversale pour plusieurs fonctions de service, comme la comptabilité, les ressources humaines, la fabrication, le marketing et la logistique.
Pourquoi un PMO IT est-il important ?
Alors que les entreprises s’efforcent de suivre le rythme rapide de croissance et des changements technologiques dans tous les aspects de leurs activités, le PMO IT fournit une assistance pertinente, disponible et éprouvée. Une initiative de PMO IT devient généralement une priorité de l’entreprise lorsque l'une de ces situations se présente :
- Les objectifs et les buts ne sont pas atteints.
- Des événements importants ont lieu pour la société, comme des fusions ou des acquisitions.
- Des jalons importants sont atteints, comme l'an 2000.
- La direction souhaite avoir plus de contrôle et de visibilité.
- Les projets échouent en permanence.
- Les coûts deviennent ingérables et ont un impact sur les revenus.
- Il manque des pratiques exemplaires et des cadres décisionnels standardisés en matière de gestion de projet.
- Des problèmes d’allocation des ressources surviennent.
- Il est nécessaire d’équilibrer la gouvernance avec les exigences liées à l’exécution des projets.
Un PMO IT est la structure organisationnelle qui développe la stratégie de gestion de projet et met en œuvre tous les aspects de la gestion de projets informatiques. Les processus de PMO garantissent les éléments suivants :
- Les personnes et les activités sont alignés sur les objectifs.
- Les projets sont ciblés, dans les délais et en dessous du budget.
- L’entreprise se concentre sur les bons projets.
- L’entreprise atténue les risques.
- L’impact des clients et des parties prenantes est clair.
- L’entreprise alloue les ressources correctement.
- Les interdépendances de projet sont claires.
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La structure d’un PMO IT
Pour structurer un PMO IT efficace, il faut un processus flexible, organisé et aligné stratégiquement. Cela dépend aussi de l’embauche, de la formation, du mentorat et de la communication avec les bonnes personnes.
Les IT PMO ont souvent besoin du soutien du service informatique, du directeur ou du responsable du PMO, des chefs de projet IT, des ingénieurs logiciels, des data analysts, des responsables du changement, du personnel de formation et du personnel d’assistance. La portée d’un projet détermine les compétences et les membres de l’équipe les mieux adaptés.
Fonctions au sein d'un PMO IT
Dirigé par un directeur ou un responsable du PMO, le personnel doit travailler pour les buts stratégiques. Généralement, les candidats doivent être des penseurs stratégiques, compétents sur le plan financier, organisés, flexibles et orientés vers les processus. De plus, les membres du PMO doivent être doués pour le travail d’équipe et la communication.
Quel est le rôle d’un PMO dans le secteur informatique ?
Un PMO IT est structuré pour fournir des conseils, des chronologies, des ressources et des outils afin de mener les projets vers la réussite. Le bureau gère généralement plusieurs projets au niveau stratégique.
Les PMO les plus matures apportent ce qui suit :
- Assistance : Un PMO permet aux équipes de réussir en réduisant la bureaucratie et en gérant les attentes. Il offre également de la formation, du coaching et du mentorat.
- Connaissances : L’efficacité provient du partage des connaissances sur ce qui a fonctionné ou non. Un PMO centralise les connaissances pour pouvoir les réutiliser.
- Historique et traçabilité : Un PMO gère les enregistrements et la documentation continue dans un format transparent et accessible pour appuyer les décisions futures.
- Gouvernance : Un PMO maintient la responsabilisation à tous les niveaux grâce à la dotation appropriée, à la structuration des programmes et à la vérification.
Pour plus d’informations sur les fonctions essentielles d’un PMO, consultez le « Guide des solutions des fonctions principales du PMO ».
Caractéristiques d’un excellent PMO IT
Bien que la complexité d’un PMO IT diffère d’une entreprise à l’autre, les éléments de réussite restent constants. Les PMO IT réussissent lorsqu’ils réunissent efficacité de la structure et qualité du leadership. Voici quelques-unes des caractéristiques d’un excellent PMO IT :
- Aligné sur les stratégies de l’entreprise et axé sur l’amélioration des processus
- Répond au changement et aux réorientations de stratégie
- Partage des informations et des meilleures pratiques, et contrôle les processus
- Fournit des modèles, des outils et des ressources
- Favorise la formation, le mentorat et le coaching pour des performances de haut niveau
- Possède des compétences techniques
- Dispose d’un personnel certifié PMI
Enfin, un excellent PMO IT obtient un soutien à l’échelle de l’entreprise en établissant la transparence des activités, des résultats et de l’amélioration continue des projets.
Processus et stratégie de PMO IT
Les PMO IT regorgent de personnes talentueuses qui tirent parti d’un processus éprouvé et d’une stratégie alignée sur l’entreprise. Les PMO IT fournissent des jalons, des processus définis, des outils et une communication qui favorisent la coopération, la vision partagée et la réussite. Ils identifient et répondent également aux difficultés en dépannant et en changeant de cap si nécessaire.
Dans le cadre d’un but global d’économies et d’efficacité, un PMO IT est un catalyseur pour une utilisation efficace des ressources, une communication optimale et une réduction importante des erreurs. Grâce à des processus répétables et à des informations partagées, un PMO IT améliore les projets, et l'entreprise peut réaliser des livraisons rapides et bien budgétées.
Il existe de nombreuses méthodologies et cadres qu’un PMO IT peut adopter et diffuser, notamment :
Pour obtenir un guide complet des méthodologies de gestion de projet, lisez « Comment choisir la bonne méthodologie de gestion de projet ».
Métriques du PMO IT
Les excellents PMO mesurent les résultats et s’améliorent continuellement : c'est important pour prouver la valeur du service et éviter la stigmatisation des centres de coûts. Étant donné que l’amélioration est un facteur continu dans la stratégie de PMO, il est essentiel de choisir les bonnes métriques à mesurer.
Les mesures fournissent la preuve que les choses fonctionnent comme il se doit, mais elles mettent également en évidence les opportunités d’amélioration. Les KPI, ainsi que les mesures qui évaluent l’impact sur les personnes et la culture, sont essentiels. Voici quelques mesures nécessaires pour le PMO IT :
- Analyse statistique : Elle permet de voir comment les processus de PMO améliorent les résultats, les échéanciers et les livrables. Voici quelques exemples de statistiques qu’un PMO IT peut vouloir mesurer :
- Nombre de projets gérés par le PMO par rapport au nombre de projets non gérés par le PMO achevés au cours d’une année
- Estimation des coûts et allocation des ressources par rapport au coût réel des livrables
- Impact d’un jalon/calendrier
- Retour sur investissement (RSI)
- Sondages auprès des membres de l’équipe : Tenez compte des parties prenantes en interrogeant les membres du personnel sur l’impact du PMO sur leur travail. Voici quelques exemples de questions que vous pourriez poser à votre personnel :
- De quelle manière l’entreprise peut-elle améliorer la communication ou les processus ?
- Quel est l’impact du PMO sur votre satisfaction au travail ?
- Quelle est la valeur du coaching et du mentorat ?
Avantages d’un PMO IT
Les PMO fournissent la structure nécessaire pour tenir tout le monde au courant des risques, des décisions, des changements, des conflits et des échéanciers. Les projets informatiques d’aujourd'hui sont de plus en plus nombreux et complexes, et les parties prenantes (de la haute direction au personnel de soutien) ont différents niveaux d’implication et d’intérêt. Selon le Project Management Institute, 80 % des champions (c’est-à-dire les entreprises les plus performantes) disposent d’un PMO. Voici quelques-uns des avantages d’un PMO IT :
- Diminution des coûts globaux du projet
- Travail centralisé et cohérent, plutôt qu'un cloisonnement plus coûteux
- Meilleur alignement des portefeuilles de projets sur les objectifs de l’entreprise
- Ressources partagées pour éviter un doublon des efforts
- Productivité accrue
- Meilleure visibilité des projets
- Accélération de la livraison des projets
- Processus et méthodologies unifiés
- Réduction des risques, des erreurs, des abandons et des échecs de projet
- Meilleure relation avec les clients et satisfaction accrue des clients
Les difficultés d’un PMO IT
D’après une étude de PM Solutions, en général, le PMO IT est le second service le plus fréquemment remis en question par la direction d’une entreprise. Cette étude a également trouvé les éléments suivants :
- La direction considère que 50 % des processus de PMO sont des frais généraux.
- 42 % des PMO montrent une résistance organisationnelle au changement.
- 35 % des chefs de projet ont des compétences inadéquates pour un PMO.
L’une des raisons de ces problèmes de PMO est que de nombreuses organisations mettent en œuvre un PMO sans mener d’évaluation des besoins de l’entreprise, ou sans préparation adéquate ni allocation de ressources. Vous devez examiner en connaissance de cause les risques et les avantages et attribuer la formation, les outils et le personnel appropriés avant de lancer un PMO. Par exemple, les cadres de gestion de projet ont leur propre vocabulaire. Pour réussir, les membres du personnel doivent suivre une formation sur le cadre ou la méthodologie standardisés adéquats.
Les PMO rencontrent également des problèmes, car il arrive qu'ils disent initialement pouvoir apporter des gains et des réussites rapides, mais ces gains peuvent ne pas être durables, surtout si les chefs de projet reviennent à leur travail quotidien une fois le projet initial terminé. Ce manque de concentration conduit à la diminution de l’enthousiasme et de l'adhésion des parties prenantes.
La capacité à profiter pleinement de la valeur d'un PMO IT prend du temps, de la flexibilité, de la hiérarchisation et de la concentration. Cela exige également l’introduction de processus appropriés qui mûrissent et évoluent, apportant de la valeur à long terme à l’entreprise.
Comment déterminer si vous avez besoin d’un PMO TI ?
Pour déterminer si un PMO IT convient à votre organisation, regardez votre structure opérationnelle. Alan Zucker, directeur fondateur de Project Management Essentials, conseille ce qui suit :
« Demandez-vous, à vous-même et à l’équipe de direction, si vous avez besoin d’un PMO. Demandez-vous également à quoi vous voulez qu'il serve. Il existe trois fonctions principales de PMO, qui peuvent se recouper : PMO d'assistance, de contrôle et directif. Bien trop souvent, les PMO sont formés sans réflexion préalable. Voici des questions qui peuvent aider à cadrer cette discussion :
- Quel(s) problème(s) notre organisation a-t-elle en termes d’exécution de projets ?
- Sélectionnons-nous les bons projets ?
- Les équipes de projet réussissent-elles leur exécution ?
- Quelles informations exploitables dont nous ne disposons pas actuellement pourraient nous être fournies par un PMO ?
- Quelles sont les décisions que nous souhaiterions prendre qu'un PMO pourrait permettre ?
- En quoi l’entreprise serait-elle différente s’il y avait un PMO ? »
Comment mettre en place un PMO IT ?
Pour que votre PMO IT soit opérationnel, Zucker recommande d'engager avec un facilitateur qualifié : « Un expert du secteur emmènera les parties prenantes dans le processus d’identification de leurs frustrations et de l’état souhaité pour l'organisation. Ce processus contribuera à définir le type de PMO dont l’organisation a besoin. »
Démarrez grâce à une checklist de PMO IT
Si vous avez du mal à démarrer votre PMO IT, cette checklist gratuite du PMO IT vous aidera. Cette checklist vous guide à travers une série de questions et d’actions, qui vous accompagneront de l’analyse de votre état actuel à la mesure de la réussite.
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Modèle d'énoncé de vision et de mission du PMO IT
Une vision et un énoncé de mission aideront le PMO IT à communiquer son utilité, ses fonctions et ses objectifs uniques au personnel, aux parties prenantes et aux autres membres de l’entreprise. Utilisez ce modèle pour déclarer votre vision et votre mission.
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Meilleures pratiques du PMO IT
Un PMO IT gère une variété de projets, grands et petits. La capacité d’optimiser les opérations du PMO, de gagner en crédibilité et de gérer des projets sans frictions, retards, dépassements de coûts ou défis exige des pratiques exemplaires standard mais percutantes.
- Communication centralisée : La communication centralisée réduit les problèmes grâce à une collaboration et un partage d’informations transparents qui profitent aux équipes et à la haute direction.
- Formation, coaching et mentorat : Ces activités augmentent la valeur de l’équipe et l’efficacité des processus du PMO.
- Modèles et outils du PMO : Les modèles prédéfinis et les outils de gestion de projet appropriés simplifient la communication, l’allocation des ressources et la formation.
- Gestion collaborative des ressources : Réduisez les déchets et les erreurs grâce à un processus standard de gestion des ressources et à la transparence des informations.
- Méthodologie ou cadre standardisé(e) : Lorsque tout le monde adhère à un cadre convenu de meilleures pratiques, la gestion de projet est cohérente et tout le monde parle le même langage.
- Rôles et responsabilités définis : Définir et communiquer clairement les rôles vous permet d’attribuer directement les responsabilités.
Outils de PMO IT
L’une des stratégies les plus efficaces pour l’adoption et la réussite du PMO IT est de choisir et de mettre en œuvre les structures, les personnes, les processus et les outils pertinents. Un outil doit permettre de suivre, de signaler, de gérer les changements et de suivre un projet informatique tout au long de son cycle de vie.
Une mise en œuvre réussie et des niveaux élevés d’adoption des utilisateurs renforcent la cohérence et peuvent accélérer la livraison des projets en étayant et en exécutant les processus standardisés du PMO. Les outils augmentent la productivité et améliorent la visibilité du projet pour l’équipe et la haute direction, ce qui permet une meilleure prise de décision. Pensez aux fonctionnalités et caractéristiques suivantes pour vous outils de PMO :
- Facilité de mise en œuvre et d’utilisation
- Chronologie et suivi de la progression
- Fonctionnalités de collaboration
- Visibilité grâce aux diagrammes de Gantt, aux cartes Kanban et autres vues
- Espace de stockage
- Automatisation et gestion du changement
- Archivage des projets
- Rapports et tableaux de bord
- Accès mobile
- Gestion des ressources et des capacités
L’avenir du PMO IT
La transformation numérique pousse les entreprises à avancer plus rapidement tout en maintenant la qualité. Cela signifie que toutes les équipes doivent optimiser les processus et les outils pour en faire plus, plus vite.
Que votre organisation implémente une application mobile, une IA pour le service à la clientèle ou un nouveau système de comptabilité, la plupart du travail incombe au service informatique, car la technologie est au cœur de l’efficacité des services.
On s’attend à ce que le PMO évolue vers un modèle intégré qui fonctionne dans toutes les entités de l'entreprise. Gartner estime que d’ici 2030, 80 % de la discipline actuelle de gestion de projets (PM) sera éliminée et que l’intelligence artificielle (IA) reprendra les fonctions traditionnelles de PM, comme la collecte de données, le suivi et les rapports. (Gartner, Inc[1]). Nous pensons que cette transition vers l'IA implique que les PMO s'appuieront sur une technologie de pointe pour gérer certaines des activités essentielles de gestion de projet traditionnelle, et que les chefs de projet pourront se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.
Zucker prédit que « Alors que plus en plus d’organisations adopteront des pratiques agiles, les PMO traditionnels qui se concentrent historiquement sur la gouvernance et le contrôle seront obligés de s’adapter et de changer. Les PMO ont un rôle à jouer dans les grandes entreprises Agile, mais ils devront adopter une approche collaborative centré sur un apport continu de valeur. »
[1] Communiqué de presse de Gartner « Gartner Says 80 Percent of Today’s Project Management Tasks Will Be Eliminated by 2030 as Artificial Intelligence Takes Over », 20 mars 2019. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management
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