Stratégies pour gérer plusieurs projets
Pour gérer plusieurs projets de manière efficace, efficiente et complète, vous avez besoin de stratégies structurées. L'utilisation de ces stratégies vous aide à garantir que les projets s'alignent sur les objectifs et apportent une valeur maximale. Les tactiques et méthodologies que vous choisissez dépendent de vos besoins, de la structure organisationnelle et des capacités de l'équipe.
1. Prioriser et sélectionner des projets
La priorisation des projets aide à garantir que les initiatives les plus stratégiques reçoivent l'attention et les ressources nécessaires. Mettez en œuvre cette stratégie pour aligner les projets sur les résultats souhaités et optimiser l'allocation des ressources à travers plusieurs projets.
Les tactiques de soutien comprennent les éléments suivants :
- Utilisation d'une carte de score de projet : Évaluez et classez les projets en fonction de critères établis, tels que le retour sur investissement (ROI), l'alignement stratégique, le risque et les ressources requises.
- Utilisation de la Matrice d'Eisenhower: Pour déterminer le niveau de priorité d'un projet, évaluez-le en fonction de son urgence et de son importance.
- Allocation judicieuse des ressources : Assurez-vous que les ressources seront disponibles pour les projets prioritaires.
Utilisation de méthodologies : Les principes Lean mettent l'accent sur la priorisation afin de réduire le gaspillage, tandis que la gestion de portefeuille de projets (PPM) aide à prioriser les projets en fonction du ROI, de l'alignement stratégique et de la disponibilité des ressources.
« Nous priorisons les projets en fonction de leur impact sur nos objectifs commerciaux et déléguons les tâches en fonction des forces et des capacités des membres de l'équipe, » partage Jake Munday, PDG et co-fondateur de Custom Neon, un fabricant et détaillant australien de lumières et de panneaux néon LED. « La priorisation nous aide à équilibrer la charge de travail avec succès et garantit que les initiatives importantes reçoivent l'attention qu'elles nécessitent. Nous utilisons la méthode de la boîte d'Eisenhower pour diviser les tâches en catégories importantes/non importantes et urgentes/non urgentes. Cela facilite le processus de priorisation.
Jason Woo, fondateur d'Able Hardware, un fabricant chinois de métaux, s'appuie également fortement sur la priorisation. « Cela m'aide à concentrer les ressources sur des projets à forte valeur ajoutée qui impliquent des techniques de fabrication Lean visant à éliminer le gaspillage », explique-t-il.
2. Développer un calendrier
Que vous planifiez pour un projet particulier, une équipe, un portefeuille de projets ou toute l'organisation, créez un calendrier de projet qui répond le mieux aux besoins de votre organisation. Par exemple, un calendrier maître fournit une vue d'ensemble de tous vos délais de projet, vous aidant à gérer les dépendances et à éviter les conflits. En utilisant cette approche, vous pouvez améliorer la coordination et l'allocation des ressources à travers plusieurs projets.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Créer un calendrier de projet : Utilisez le bon outil de calendrier pour tracer les délais de projet.
- Mettre en œuvre des diagrammes de Gantt : Visualisez les calendriers de projet et suivez les progrès à l'aide de diagrammes de Gantt.
- Synchronisation avec les calendriers d'équipe : Assurez-vous que vos membres d'équipe alignent leurs calendriers avec les délais de projet afin d'éviter les conflits.
- Utiliser des méthodologies : La méthode du chemin critique (CPM) vous aide à identifier les tâches cruciales et à garantir une réalisation dans les délais, tandis que PPM vous donne une vue d'ensemble de tous les calendriers de projet.
Mario Gerard, VP de la gestion des programmes techniques chez SOCi, déclare que les diagrammes de Gantt et la méthode du chemin critique sont essentiels pour son organisation. SOCi fournit une plateforme SaaS pour que les entreprises gèrent leurs réseaux sociaux, leur réputation et leur recherche locale.
Gerard, qui a également un blog et un podcast sur la gestion des programmes techniques, déclare : « Pour suivre plusieurs projets, vous devez d'abord comprendre vos dépendances et utiliser un outil pour les relier ensemble. Une fois que vous avez fait cela, vous connaîtrez votre chemin critique et pourrez gérer vos projets efficacement.
3. Décomposer les projets en tâches gérables
Décomposer les projets en tâches plus petites et gérables rend les projets complexes plus faciles à suivre et à gérer. Utiliser cette approche garantit la responsabilité et la clarté dans la propriété des tâches et les progrès.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Utilisation des structures de découpage de projet (WBS) : Décomposez les projets en tâches plus petites et gérables.
- Assignation des responsables des tâches : Désignez des individus responsables pour chaque tâche.
- Définition des jalons : Définissez des jalons clés pour suivre les progrès et célébrer les réalisations.
- Utilisation des méthodologies : Les méthodologies agiles, telles que Scrum et Kanban, mettent l'accent sur le découpage du travail en tâches gérables et la définition d'objectifs à court terme.
4. Utiliser des outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet peuvent centraliser les données du projet et améliorer la communication, facilitant ainsi le suivi des progrès et la gestion des tâches. Ces outils offrent également des fonctionnalités d'automatisation, de suivi et de reporting pour améliorer l'efficacité.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Exploitation des solutions logicielles : Utilisez les bons outils de gestion de projet pour votre situation.
- Centralisation de la communication : Utilisez une plateforme de communication centrale.
- Automatisation des tâches répétitives : Mettez en œuvre l'automatisation pour les tâches répétitives.
- Utilisation des méthodologies : Les outils agiles incluent souvent des fonctionnalités pour la gestion des tâches et la communication, tandis que les principes Lean préconisent des outils qui optimisent le flux de travail et réduisent le gaspillage.
Josh Qian, le COO et co-fondateur de Best Online Cabinets basé en Californie, décrit la valeur des bons outils de gestion de projet : « Des outils avancés de suivi de projet permettent une planification dynamique des ressources, une gestion de la valeur acquise et un reporting au niveau du portefeuille. Des tactiques comme l'analyse du chemin critique, les registres de risques et les alertes basées sur des exceptions m'aident à identifier et à atténuer les obstacles potentiels avant qu'ils ne perturbent les délais du projet.”
Alina Samchenko, COO de la startup technologique HireDevelopersBiz, défend également les outils avancés de gestion de projet : « Nous exploitons des systèmes de gestion de projet intégrés pour permettre des données en temps réel sur tous les projets. Ils nous permettent de visualiser les progrès par rapport à nos délais et l'utilisation des ressources concernant le portefeuille.”
5. Établir un bureau de gestion de projet (PMO)
Les grandes organisations bénéficient souvent d'un hub central pour gérer des projets ou des portefeuilles de projets entiers. L'institution de ce bureau désigné aide à développer l'expertise en gestion de projet et des processus standardisés.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Développement de processus standardisés : Créez des procédures et des modèles uniformes pour la gestion de projet.
- Centralisation de l'allocation des ressources : Utilisez le PMO pour gérer et allouer des ressources à travers les projets.
- Mettre en œuvre des stratégies de gestion des risques: Utilisez le PMO pour superviser l'évaluation des risques et les efforts d'atténuation.
- Utilisation des méthodologies: Mettez en œuvre des méthodologies PPM pour prioriser les initiatives, équilibrer les charges de travail et garantir l'alignement avec les objectifs organisationnels.
« L'une de mes principales stratégies est d'établir un bureau de gestion de projet centralisé pour superviser la coordination et l'exécution de tous les projets actifs », partage Qian. « C'est un centre pour l'allocation des ressources, la gestion des risques et les dépendances entre projets. Cela implique généralement d'utiliser des méthodologies de gestion de portefeuille de projets pour prioriser les initiatives, équilibrer les charges de travail et garantir l'alignement avec les objectifs organisationnels », ajoute-t-il.
6. Équilibrer la charge de travail des chefs de projet et des équipes
Les chefs de projet doivent être capables d'équilibrer efficacement leur charge de travail, afin de pouvoir gérer plusieurs projets avec succès. Surcharger les PM peut entraîner une diminution de l'efficacité, un épuisement professionnel et de mauvais résultats de projet.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Évaluation de la capacité: Évaluez régulièrement la charge de travail de chaque chef de projet et membre de l'équipe pour vous assurer qu'ils ne sont pas surchargés.
- Distribution des tâches en fonction des forces: Assignez des tâches aux chefs de projet et aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur expertise.
- Fournir un soutien: Assurez-vous que les chefs de projet disposent des ressources et du soutien nécessaires de l'équipe, afin qu'ils puissent gérer efficacement leur charge de travail.
- Utilisation des méthodologies: La mise en œuvre d'outils et de techniques de gestion des ressources, tels que le nivellement des ressources et l'adoucissement des ressources, peut aider à équilibrer la charge de travail et à optimiser l'utilisation des ressources.
Les chefs de projet peuvent diriger efficacement plusieurs projets, mais seulement jusqu'à un certain point, selon une étude de 2013 publiée dans le journal IEEE Transactions on Engineering Management. Dans cette étude particulière, « Facteurs clés d'efficacité dans la gestion d'un groupe de projets multiples », l'auteur écrit : « Assigner plusieurs projets à un chef de projet peut aider à promouvoir la gestion et l'efficacité, à coordonner des projets interconnectés et à transférer des connaissances et des technologies. Mais un chef de projet multi-projets peut être moins efficace lorsqu'il dirige trop de projets. Cette inefficacité peut entraîner de mauvaises performances de projet et, à son tour, affecter négativement la performance organisationnelle.”
7. Surveiller les progrès et ajuster les plans
Surveillez les progrès et soyez flexible dans l'ajustement des plans pour garantir que les projets restent sur la bonne voie. Utiliser cette approche proactive vous permet de réagir rapidement aux changements et aux défis.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Effectuer des contrôles réguliers: Planifiez des réunions hebdomadaires ou bimensuelles pour examiner l'état des projets.
- Utiliser des indicateurs de performance clés (KPI) : Suivez les KPI pour mesurer la performance du projet.
- Être flexible : Soyez prêt à ajuster les plans et à réaffecter les ressources à mesure que la dynamique du projet change.
- Utiliser des méthodologies : Les méthodologies Agile, avec leurs cycles itératifs et leurs revues régulières, soutiennent le suivi et l'ajustement continus. Les cadres de PPM soulignent également l'importance des revues régulières des progrès et de la flexibilité.
Le fondateur de YR Fitness basé à Philadelphie et entrepreneur expérimenté George Yang déclare : « Des réunions d'équipe régulières et des mises à jour permettent de garder tout le monde aligné et sont révélatrices des progrès d'un projet ou de tout autre type de défi. »
8. Communiquer efficacement
Établissez des canaux de communication clairs et fournissez des mises à jour régulières aux parties prenantes pour garantir que tout le monde est informé et engagé. Une communication efficace favorise la collaboration et aide à résoudre rapidement les problèmes.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Établir des canaux clairs : Définissez comment et où la communication doit avoir lieu.
- Donner des mises à jour régulières : Fournissez des mises à jour fréquentes aux parties prenantes.
- Maintenir un retour d'information : Encouragez un retour d'information ouvert de la part des membres de l'équipe.
- Utiliser des méthodologies : Les méthodologies Agile et Lean soulignent toutes deux l'importance d'une communication efficace et d'un retour d'information continu pour améliorer les résultats des projets.
« Communiquer efficacement est l'un des moyens les plus rapides pour les chefs de projet d'ajouter de la valeur, » déclare Lulu Richter, responsable technique senior chez Smartsheet. « De nombreux principes de bonne communication sont universels, tels que la cohérence, la brièveté et la clarté. En tant que chef de projet, j'évalue constamment l'efficacité de mes pratiques de communication et les adapte en fonction du public ou de la phase du projet, » ajoute-t-elle.
9. Utiliser la gestion des risques
Identifiez et gérez les risques de manière proactive pour éviter que des problèmes potentiels ne s'aggravent. Des revues régulières des risques et une planification de contingence sont essentielles pour maintenir la stabilité du projet.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Identifier les risques tôt : Effectuez des évaluations des risques au début de chaque projet. Un type est une analyse RAID, qui signifie risques, hypothèses, problèmes, et dépendances.
- Développer des plans de contingence : Préparez des plans de secours pour faire face aux risques identifiés.
- Effectuer des examens réguliers des risques : Surveillez les risques et mettez à jour continuellement les stratégies d'atténuation.
- Utiliser des méthodologies : Le cadre DMAIC de Six Sigma inclut la gestion des risques comme un élément clé, et les cadres PPM soulignent l'importance de l'évaluation continue des risques dans un portefeuille de projets.
« Effectuer un exercice d'analyse RAID dès le départ peut vous aider à générer des idées sur les risques potentiels, afin que vous puissiez développer des plans d'atténuation avant le début de votre projet », déclare Richter de Smartsheet. « Consacrer du temps à un exercice d'équipe vous aide à souligner l'importance de la gestion des risques et la responsabilité collective de l'équipe pour identifier les risques de manière continue », note-t-elle.
10. Suivre les budgets de projet
Surveiller les budgets de projet vous aide à contrôler les finances et à allouer les ressources efficacement. Lorsque vous suivez les budgets et apportez des ajustements régulièrement en fonction des besoins du projet, vous pouvez maintenir une discipline budgétaire.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Établir des bases budgétaires : Établissez des budgets initiaux pour chaque projet.
- Surveiller les dépenses : Suivez régulièrement les dépenses par rapport aux prévisions budgétaires.
- Adapter si nécessaire : Apportez des ajustements budgétaires en fonction des besoins du projet et des performances financières.
- Utiliser des méthodologies : Les outils PPM incluent souvent des fonctionnalités de suivi budgétaire, tandis que les principes Lean mettent l'accent sur les économies de coûts.
11. Déléguer efficacement
Lorsque vous déléguez efficacement, vous optimisez la performance de votre équipe en assignant des tâches en fonction des forces individuelles. Pour améliorer la responsabilité et la motivation, assurez-vous d'habiliter les membres de l'équipe et de fournir une supervision sans microgestion.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Connaître les forces de votre équipe : Assignez des tâches en fonction des forces et de l'expertise des membres individuels de l'équipe.
- Habiliter les membres de l'équipe : Donnez aux membres de l'équipe l'autorité et les ressources dont ils ont besoin.
- Faire confiance mais vérifier : Fournissez une supervision sans microgestion.
- Utiliser des méthodologies : Les principes Lean préconisent de tirer parti des forces de l'équipe et d'habiliter les employés, tandis que les pratiques Agile mettent l'accent sur les équipes auto-organisées.
« La délégation est cruciale, car elle permet à nos membres d'équipe de prendre des responsabilités et encourage l'initiative », déclare Woo d'Able Hardware. Il continue, « Au début, j'ai mis beaucoup d'accent sur la perfection et la microgestion. » Mais au fil des ans, j'ai découvert que la véritable clé du succès est la confiance dans l'équipe et un accent sur l'amélioration continue. »
12. Favoriser la collaboration et le travail d'équipe
En favorisant la collaboration et le travail d'équipe, vous pouvez atteindre les objectifs du projet grâce à un effort collectif. Créer des espaces de travail collaboratifs et promouvoir la transversalité des équipes peut améliorer la productivité et l'innovation.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Créer des espaces de travail collaboratifs : Utilisez des outils qui favorisent la collaboration d'équipe, le partage de documents et la communication.
- Encourager la transversalité des équipes : Promouvez la collaboration entre différents départements ou fonctions.
- Tenir des réunions d'équipe régulières : Planifiez des réunions régulières pour discuter des progrès et des défis du projet.
- Utiliser des méthodologies : Les pratiques Agile, en particulier Scrum, mettent l'accent sur le travail d'équipe et la collaboration, tandis que les principes Lean soutiennent la résolution collaborative de problèmes.
Yang de YR Fitness partage, « Nous construisons des équipes de projet interfonctionnelles composées de membres ayant différents aspects d'expertise et, donc, différentes perspectives. »
13. Mettre en œuvre une approche de gestion de portefeuille de projets
La mise en œuvre d'une approche de gestion de portefeuille de projets vous aide à gérer et superviser plusieurs projets efficacement. Lorsque vous utilisez cette stratégie, vous pouvez aligner tous vos projets avec vos objectifs stratégiques et allouer les ressources de manière optimale. La gestion de portefeuille de projets fonctionne mieux dans de grandes organisations matricielles qui gèrent plusieurs projets simultanément.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Utiliser des outils de gestion de portefeuille de projets : Mettez en œuvre un logiciel de gestion de portefeuille de projets pour gérer et superviser plusieurs projets.
- Aligner les projets avec les objectifs stratégiques : Assurez-vous que tous les projets s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'organisation.
- Équilibrer la charge de projet : Équilibrez les projets dans votre portefeuille en fonction de facteurs tels que le risque, la disponibilité des ressources et le budget.
- Utiliser des méthodologies : La gestion de portefeuille de projets est spécifiquement conçue pour gérer plusieurs projets, fournissant des outils et des cadres pour aligner les projets avec les objectifs stratégiques.
Yang fait partie des nombreux professionnels utilisant le processus de gestion de portefeuille de projets : « Nous priorisons nos projets en fonction de leur impact potentiel et de leur alignement relatif avec les objectifs commerciaux. » Par exemple, au cours de l'année dernière, nous avons travaillé sur le développement d'une nouvelle gamme d'équipements de fitness — augmentant les ventes de 30 pour cent. Les tactiques de soutien incluent des revues régulières de portefeuille et des sessions de planification des ressources, afin que nous puissions ajuster les priorités et les ressources de manière appropriée.
14. Appliquer les principes de gestion de programme
La gestion de programme se concentre sur la coordination d'un groupe de projets liés pour atteindre des objectifs stratégiques et des avantages qui ne seraient pas possibles si les projets étaient gérés individuellement. Utiliser cette approche vous permet d'aligner les projets sur des objectifs stratégiques plus larges et de gérer efficacement leurs interdépendances.
Les organisations peuvent appliquer des stratégies de gestion de programme dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Coordination des projets liés : Gérez les projets liés simultanément pour garantir qu'ils contribuent à un objectif stratégique commun et bénéficient de synergies.
- Alignement avec la stratégie organisationnelle : Assurez-vous que tous les projets du programme s'alignent et contribuent aux objectifs stratégiques globaux de l'organisation.
- Optimisation de l'utilisation des ressources : Partagez les ressources entre les projets pour améliorer l'efficacité et maximiser l'utilisation des ressources disponibles.
- Gestion des interdépendances : Identifiez et gérez les interdépendances entre les projets pour éviter les conflits et garantir une progression fluide.
« La plupart des organisations qui exécutent plusieurs projets peuvent bénéficier de la mise en œuvre d'un cadre de gestion de programme », déclare Richter. « Dans la gestion de programme, le PM établit un ensemble d'objectifs organisationnels et évalue tous les projets par rapport à ces objectifs directeurs. Avoir cette perspective descendante permet aux chefs de projet de mieux prioriser les projets et de réduire les redondances », ajoute-t-elle.
15. Utiliser des méthodologies Agile
Les méthodologies Agile vous permettent d'améliorer la flexibilité et la réactivité lors de la gestion de plusieurs projets. S'engager dans un développement itératif et effectuer des revues régulières garantissent une amélioration continue et une adaptabilité.
Les méthodologies incluent les éléments suivants :
- Scrum : Utilisez Scrum pour la gestion de projet itérative, en veillant à mettre en œuvre des sprints et des revues réguliers. Scrum est principalement basé sur le timeboxing et la livraison de la meilleure valeur dans le temps le plus court.
- Kanban : Mettez en œuvre des tableaux Kanban pour visualiser le travail et gérer le flux de travail. En utilisant Kanban, les équipes travaillent avec un backlog priorisé et sont mieux préparées à l'autogestion.
- Scrumban: Combinez les principes Scrum et Kanban pour une approche flexible de la gestion de projet.
Les tactiques derrière les méthodes Agile incluent les éléments suivants :
- Utiliser la livraison continue : Mettez en œuvre des pratiques de livraison continue pour garantir que les logiciels et les produits sont toujours déployables, permettant des versions fréquentes et un retour d'information immédiat.
- Développer de manière itérative : Décomposez les projets en itérations plus petites et gérables, permettant une évaluation régulière et une adaptation basée sur les retours d'information et les exigences changeantes.
- Donner de l'autonomie à l'équipe : Donnez aux équipes le pouvoir de prendre des décisions et de gérer leur propre travail, favorisant la responsabilité, l'innovation et la réactivité au changement.
« J'ai constaté que tirer parti des méthodologies Agile, telles que Scrum ou Kanban, peut être très efficace », déclare Qian de Best Online Cabinets. Il souligne que « ces approches favorisent la livraison incrémentale, les vérifications fréquentes et l'amélioration continue. »
Qian ajoute : « Au départ, je me concentrais davantage sur les méthodologies de gestion de projet traditionnelles, basées sur le Waterfall, mettant en avant la planification en amont et des processus de contrôle des changements rigides. Cependant, à mesure que le besoin de plus d'agilité et de réactivité grandissait, j'ai commencé à mettre l'accent sur des cadres itératifs et collaboratifs qui permettent aux équipes de projet de s'adapter rapidement aux priorités et exigences changeantes. »
Munday a également subi un changement de pensée au fil des ans. « Au fil du temps, mon approche de la gestion et du suivi de plusieurs projets a évolué d'une stratégie plus traditionnelle, basée sur un plan, vers une méthodologie plus Agile et flexible. Ce changement a été motivé par la nécessité de s'adapter rapidement aux changements du marché et aux dynamiques internes. Le rythme rapide de l'industrie du commerce électronique, associé à la montée en puissance de Custom Neon, a rendu clair qu'une approche rigide était moins efficace, » note Munday.
Pour plus d'informations sur les méthodologies Agile, consultez ce guide complet sur la gestion de projet Agile.
16. Mettre en œuvre l'amélioration continue
Favorisez une culture d'amélioration continue pour aider à identifier les leçons apprises et à appliquer les meilleures pratiques aux projets futurs. Une formation continue et des revues post-projet améliorent la performance globale des projets.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Réaliser des rétrospectives de projet : Identifiez les leçons apprises et les domaines à améliorer.
- Maintenir une base de données des leçons apprises : Documentez les idées des projets terminés pour informer le travail futur.
- Encourager la formation : Promouvez l'apprentissage continu et le développement des compétences au sein de votre équipe.
- Utilisation des méthodologies : Six Sigma et Lean mettent tous deux l'accent sur l'amélioration continue grâce à une évaluation et une formation continues, tandis que les cadres Agile encouragent des rétrospectives régulières pour identifier les domaines à améliorer.
« Le concept d'amélioration continue défie les équipes à fonctionner en dehors d'un binaire succès-échec et à adopter un état d'esprit de croissance », déclare Richter. « Les leaders jouent un rôle crucial dans le soutien d'une culture d'amélioration continue ; la manière dont une organisation aborde les revers détermine la façon dont une équipe de projet réagit aux défis dans son ensemble », ajoute-t-elle.
Kit de démarrage pour gérer plusieurs projets
Télécharger le Kit de démarrage pour plusieurs projets
Ce kit de démarrage fournit des modèles à utiliser pour un ensemble de projets. Ils vous guident de la priorisation et de la planification à l'exécution et à la clôture. Vous pouvez les utiliser pour mettre en œuvre les stratégies et tactiques d'experts décrites dans cet article.
Dans ce kit, vous trouverez :
- Un modèle de projet proposé pour Microsoft Word pour esquisser une idée pour évaluation.
- Un tableau de bord de projet pour Microsoft Word pour évaluer les projets selon des critères établis.
- Une matrice Eisenhower pour Microsoft Word pour trier les projets en fonction de leur importance et de leur urgence.
- Un modèle d'évaluation des risques de projet pour Excel pour évaluer vos initiatives et comment vous réagiriez aux risques.
- Un charte de projet avec et sans données d'exemple pour Excel pour définir les projets et les objectifs.
- Un modèle de planification de plusieurs projets avec diagramme de Gantt pour Excel .
- Un modèle de structure de répartition du travail avec diagramme de Gantt pour Excel .
- Un modèle de rapport d'état de plusieurs projets pour Excel pour tenir les parties prenantes et les autres informés.
- Un modèle de revue post-mortem de projet pour Microsoft Word pour capturer les leçons apprises.
Stratégies pour Suivre Plusieurs Projets
Suivre efficacement plusieurs projets vous aide à respecter les délais, à rester dans le budget et à atteindre vos objectifs. Utiliser les bonnes stratégies peut améliorer la visibilité sur l'avancement des projets et vous aider à prendre des décisions éclairées.
1. Mettre en place un tableau de bord centralisé
Un tableau de bord centralisé vous offre un point de référence unique pour suivre tous vos projets, fournissant une visibilité en temps réel sur les progrès et les indicateurs de performance.
Les tactiques de soutien comprennent les éléments suivants :
- Utilisation d'un logiciel de gestion de projet : Choisir le bon logiciel pour votre organisation est essentiel pour atteindre vos objectifs.
- Personnalisation des vues : Adaptez le tableau de bord pour afficher les indicateurs clés, les délais et les indicateurs de progrès.
- Obtenir des mises à jour en temps réel : Assurez-vous que le tableau de bord fournit des mises à jour en temps réel.
Qian de Best Online Cabinets déclare : « Les outils de gestion de projet basés sur le cloud et la disponibilité des données en temps réel ont transformé la façon dont je suis et surveille la performance des projets. Je m'appuie désormais davantage sur l'analyse prédictive, l'apprentissage automatique et la visualisation dynamique pour identifier les tendances, prévoir les problèmes potentiels et prendre des décisions basées sur les données. »
Munday de Custom Neon décrit les avantages d'une plateforme de gestion de projet tout-en-un : « Ces outils offrent des tableaux de bord avec un aperçu rapide de tous les projets, des dépendances des tâches, des dates d'échéance et des mises à jour de progrès. La personnalisation des notifications et des rapports de ces outils aide à tenir informés les parties prenantes concernées et garantit qu'aucun projet ne passe à travers les mailles du filet. »
Un autre passionné est Soumya Mahapatra, PDG de Essenvia, une plateforme medtech. « Pour suivre plusieurs projets, j'adore avoir un tableau de bord unique. J'aime aussi recevoir des mises à jour qualitatives de plusieurs membres de l'équipe afin d'obtenir différentes perspectives sur l'avancement des choses, » déclare Mahapatra.
2. Organiser des réunions de statut régulières et distribuer des rapports utiles
Avoir des réunions de statut régulières et créer des rapports standardisés permet de tenir tout le monde informé des progrès et des défis du projet.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Effectuer des bilans hebdomadaires : Tenez des réunions de statut régulières avec les équipes de projet.
- Standardiser les rapports : Développez un format de rapport standard pour les mises à jour de statut des projets.
- Partager les mises à jour avec les parties prenantes : Fournissez aux parties prenantes des mises à jour régulières.
« Nous effectuons des examens et des audits hebdomadaires de tous les projets pour suivre les progrès par rapport aux jalons et aux budgets, » déclare Munday. « Pour ce faire, nous suivons des KPI quantitatifs spécifiques à chaque projet, » ajoute-t-il.
3. Utiliser des graphiques et des diagrammes
Les diagrammes de Gantt et les chronologies offrent des représentations visuelles des plannings de projet, facilitant la visualisation des dépendances et le suivi des progrès. Les diagrammes PERT et les diagrammes en arêtes de poisson fournissent des outils supplémentaires pour une planification détaillée et la résolution de problèmes.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Création de diagrammes de Gantt : Visualisez les plannings de projet, les dépendances et les jalons.
- Mise en évidence du chemin critique : Identifiez et surveillez les tâches sur le chemin critique.
- Utilisation des diagrammes PERT : Planifiez et programmez les tâches de projet, en particulier pour les projets complexes avec de multiples dépendances.
- Utilisation des diagrammes en arêtes de poisson (Ishikawa) : Identifiez les causes potentielles de problèmes au sein d'un projet.
- Utilisation des méthodologies : Le modèle en cascade est idéal pour les projets avec des étapes et des exigences bien définies, bien que d'autres méthodes puissent également s'appliquer.
« Créer des représentations visuelles des données (comme des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban) lors de nos audits réguliers permet une évaluation et une communication plus claires », déclare Munday.
4. Utiliser des indicateurs clés de performance
Les KPI vous aident à mesurer la performance du projet par rapport aux objectifs, vous fournissant des informations exploitables pour la prise de décision.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Définir des KPI pertinents : Établissez des KPI qui s'alignent sur les objectifs du projet et les buts organisationnels.
- Suivi des KPI de manière cohérente : Surveillez ces KPI régulièrement.
- Ajustement basé sur les informations des KPI : Utilisez les données des KPI pour prendre des décisions éclairées et effectuer des ajustements.
Samchenko de HireDevelopersBiz déclare : « Nous définissons des indicateurs clés de performance spécifiques pour chaque projet et les surveillons avec des tableaux de bord personnalisés. L'utilisation des KPI nous donne un aperçu de la santé du projet et, par conséquent, la capacité d'identifier rapidement les projets qui dévient de leur trajectoire, afin que nous puissions prendre des mesures correctives rapides."
5. Tirer parti de l'automatisation et des alertes
L'utilisation de l'automatisation et des alertes vous aide à rationaliser les processus de suivi et à garantir des réponses rapides aux événements critiques.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Configuration des notifications automatisées : Utilisez des outils de gestion de projet pour automatiser les alertes pour les événements critiques.
- Automatisation des rapports de routine : Planifiez la génération et la distribution automatisées des rapports de statut de projet.
- Mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail : Automatisez les tâches et les flux de travail répétitifs.
6. Utilisez des outils de gestion visuelle
Les outils de gestion visuelle tels que les tableaux Kanban et les listes de tâches offrent une vue d'ensemble claire des tâches du projet et de leur statut.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Utilisation des tableaux Kanban : Visualisez les tâches du projet et leur statut.
- Utilisation des listes de tâches : Maintenez des listes de tâches claires et détaillées pour chaque projet.
- Utilisation des graphiques de progression : Utilisez des graphiques tels que les graphiques d'avancement pour suivre les progrès au fil du temps.
- Emploi de méthodologies : Le Scrumban combine les principes de Scrum et de Kanban pour gérer et suivre les projets efficacement.
7. Gérer les risques et suivre les problèmes
Lorsque vous gérez les risques et suivez les problèmes de manière proactive, vous pouvez atténuer les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Maintien d'un registre des risques : Suivez les risques potentiels, leur impact et les stratégies d'atténuation.
- Réalisation d'examens réguliers des risques : Mettez à jour le registre des risques et discutez des nouveaux risques ou des risques évolutifs.
- Mise en œuvre d'un système de suivi des problèmes : Suivez les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent, assignez des responsabilités et surveillez l'avancement de la résolution.
- Utilisation de méthodologies : Les diagrammes en arêtes de poisson aident à identifier les causes profondes des problèmes.
8. Impliquer les parties prenantes et communiquer de manière transparente
Lorsque vous impliquez les parties prenantes et maintenez une communication transparente, vous vous assurez que tout le monde est aligné et informé sur l'état du projet.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Tenir des réunions régulières avec les parties prenantes : Passez en revue l'avancement du projet, abordez les préoccupations et recueillez des commentaires.
- Maintenir une communication transparente : Communiquez ouvertement avec les parties prenantes sur l'état du projet, les défis et les changements.
- Émettre des rapports aux parties prenantes : Fournissez des rapports détaillés adaptés aux besoins des parties prenantes.
Nick Valentino, VP des opérations de marché chez Bellhop à Atlanta, conseille des points de contrôle réguliers avec les parties prenantes du projet. « Bien que les repères puissent être utiles, ils peuvent également ne pas capturer les luttes individuelles. Vous devez avoir une idée claire de l'ensemble du projet, et cela signifie entendre plusieurs parties prenantes, » déclare Valentino.
9. Surveiller et ajuster les plans en continu
Surveillez vos plans de projet en continu pour maintenir l'alignement du projet avec les objectifs.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Utilisation d'outils de surveillance en temps réel : Utilisez des outils qui fournissent une surveillance en temps réel des activités du projet.
- Ajustement des plans si nécessaire : Ajustez les plans de projet en fonction des données en temps réel et des circonstances changeantes.
- Maintenir un retour d'information continu : Encouragez un retour d'information continu de la part des équipes de projet.
- Utilisation de méthodologies : L'utilisation du Scaled Agile Framework (SAFe) aide à étendre les pratiques Agile à plusieurs équipes et projets.
10. Mettre l'accent sur l'amélioration continue
Mettez l'accent sur l'amélioration continue grâce à des revues post-projet et à une formation continue pour affiner le suivi des projets et améliorer la performance globale.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Réalisation de revues post-projet : Réalisez des revues post-projet approfondies, y compris la collecte de retours d'information des parties prenantes.
- Maintenir une base de données des leçons apprises : Maintenez une base de données des leçons apprises.
- Effectuer une formation continue : Investissez dans une formation continue pour les chefs de projet et les membres de l'équipe.
- Utilisation de méthodologies : Le Rational Unified Process (RUP) fournit une approche structurée pour mener des cycles de développement itératifs.
11. Suivre les budgets de projet
Surveillez les budgets de projet pour promouvoir le contrôle financier et l'allocation des ressources.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Établissement des bases budgétaires : Établissez des budgets initiaux pour chaque projet.
- Suivi des dépenses : Suivez régulièrement les dépenses par rapport aux prévisions budgétaires.
- Ajustement si nécessaire : Apportez des ajustements budgétaires en fonction des besoins du projet et de la performance financière.
12. Utiliser des outils de reporting visuel
Les outils de reporting visuel améliorent les insights des données de projet et facilitent une meilleure prise de décision.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Utilisation de tableaux de bord : Utilisez des tableaux de bord pour présenter visuellement les indicateurs clés et les données du projet.
- Utilisation des Graphiques et des Diagrammes : Utilisez divers graphiques et diagrammes pour représenter les tendances des données et les indicateurs de performance.
13. Mettre en œuvre un Système de Suivi du Temps
Utiliser un système de suivi du temps aide à garantir une facturation précise, une gestion efficace du temps et une meilleure planification de projet.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Utilisation d'un Logiciel de Suivi du Temps : Utilisez des outils pour suivre le temps passé sur différentes tâches et projets.
- Analyse des Données de Temps : Examinez régulièrement les données de temps suivies pour identifier les inefficacités et les domaines à améliorer.
- Optimisation de l'Allocation des Ressources : Utilisez les données de suivi du temps pour allouer les ressources plus efficacement.
14. Intégrer Différentes Méthodologies
Selon la nature de vos projets et les besoins organisationnels, l'intégration de différentes méthodologies peut améliorer le suivi et la gestion.
Les tactiques comprennent les éléments suivants :
- Waterfall : Utilisez Waterfall pour des projets avec des étapes bien définies.
- Agile : Mettez en œuvre Agile pour un développement itératif et de la flexibilité.
- Scrumban : Combinez Scrum et Kanban pour une gestion de projet hybride.
Lors de la décision des stratégies et des tactiques à utiliser, considérez les besoins spécifiques de vos projets, les capacités de votre équipe et les objectifs de votre organisation. Toutes les stratégies et tactiques ne s'appliquent pas à chaque situation, et certaines approches peuvent même être mutuellement exclusives. Par exemple, les méthodologies Agile et Waterfall offrent des approches différentes et vous ne pourrez peut-être pas les utiliser simultanément. Choisissez les stratégies qui correspondent le mieux aux exigences de votre projet et au contexte organisationnel.
Processus étape par étape pour gérer plusieurs projets
Gérer plusieurs projets efficacement nécessite une approche claire et structurée. Voici des étapes générales qui peuvent s'appliquer à différents scénarios, méthodologies et tactiques.
Identifier les Projets Potentiels — Les personnes au sein d'une organisation proposent des idées de projet, les décrivant en détail suffisant pour permettre la comparaison et l'évaluation. Au cours de cette étape initiale, vous rassemblez un ensemble diversifié d'idées afin de considérer toutes les opportunités significatives.
Prioriser et sélectionner des projets — Les dirigeants d'entreprise ou de projet évaluent la valeur de chaque projet en utilisant des outils de priorisation tels qu'une grille d'évaluation ou une matrice. Réaliser une telle évaluation vous aide à classer les projets et à allouer les ressources de manière efficace. En priorisant, vous pouvez vous assurer que les projets les plus critiques reçoivent l'attention et les ressources nécessaires et être certain de prévenir les goulets d'étranglement en matière de ressources et les retards de projet.
Engager et gérer les parties prenantes — Les chefs de projet identifient toutes les parties prenantes pertinentes et s'assurent de comprendre leurs besoins et attentes. Les chefs de projet tiennent ensuite les parties prenantes informées et engagées tout au long du cycle de vie du projet. Lorsque vous gérez efficacement les parties prenantes, vous pouvez minimiser la résistance et exécuter les projets en douceur.
Rédiger des plans de projet individuels — Les chefs de projet développent des chartes et des plans de projet détaillés, spécifiant la portée du projet, les objectifs, les livrables, les délais et les rôles des parties prenantes. Ce travail inclut la définition des indicateurs clés de performance (KPI) et des critères de succès, ainsi que l'élaboration des plans de communication et de gestion des risques. Lorsque vous faites attention aux détails pendant la phase de planification, vous pouvez créer une feuille de route claire et définir les attentes pour chaque projet, facilitant ainsi une exécution fluide.
Gérer les risques et les problèmes — Les chefs de projet identifient les risques potentiels dès le début et développent des plans d'atténuation. Ils suivent les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et les résolvent rapidement pour éviter tout impact sur l'avancement d'un projet. Lorsque vous gérez les risques de manière proactive, vous ne laissez pas les problèmes inattendus perturber vos projets.
Développer un plan directeur — Les chefs de projet créent un plan de haut niveau qui inclut tous les projets et leurs délais et dépendances associés. Ils utilisent des outils de planification de haut niveau tels que des diagrammes de Gantt ou des calendriers de projet pour visualiser le calendrier. En utilisant ces outils visuels, vous pouvez comprendre les interdépendances et gérer les délais efficacement, vous permettant de faire avancer vos projets de manière coordonnée.
Décomposer les projets en tâches — Les chefs de projet décomposent les tâches en morceaux de travail gérables. Lorsque vous décomposez les tâches, vous pouvez faire des attributions aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur expertise, garantissant ainsi que vous atteignez les objectifs suivants : distribuer le travail de manière appropriée et efficace ; suivre les progrès efficacement ; et identifier plus facilement les problèmes potentiels.
Allouer des ressources — Les chefs de projet collaborent avec les équipes pour identifier et allouer les ressources nécessaires pour chaque projet, y compris le personnel, le budget et les outils. Ils utilisent ces ressources efficacement à travers les projets pour éviter le gaspillage ou les goulets d'étranglement. Lorsque vous allouez correctement les ressources, vous vous assurez que chaque équipe dispose de ce dont elle a besoin pour mener à bien les projets sans se surcharger.
Définir des jalons et des délais — Les chefs de projet établissent des jalons et des délais clés pour chaque projet. Ensuite, ils communiquent ces délais à toutes les parties prenantes. Diffuser ces informations vous aide à maintenir la transparence et à tenir tout le monde informé de l'avancement et des attentes de votre projet. Les jalons servent de points de contrôle pour vous aider à garder les projets sur la bonne voie et à atteindre des objectifs critiques.
Utiliser des outils de gestion de projet — Les dirigeants d'entreprise conviennent d'acheter un logiciel de gestion de projet, et les équipes informatiques et de gestion de projet l'implémentent. Les chefs de projet l'utilisent pour suivre les progrès, gérer les tâches et faciliter la communication. Choisir un logiciel avec des capacités de données en temps réel peut considérablement améliorer les processus de suivi et de surveillance. Ces outils fournissent une plateforme centralisée pour toutes les informations liées au projet, rendant la collaboration fluide.
Surveiller et suivre les progrès — Les chefs de projet examinent régulièrement les progrès de chaque projet par rapport à ses jalons et délais. Réaliser des examens réguliers vous aide à identifier toute déviation et à prendre des mesures correctives rapidement.
Ajuster les plans si nécessaire — Les chefs de projet ajustent les plans de projet en fonction des progrès, des retours et des circonstances changeantes. Ils réaffectent les ressources et révisent les délais si nécessaire pour garder les projets sur la bonne voie. Maintenir de la flexibilité vous permet de vous adapter aux nouveaux défis et opportunités de projet sans perdre d'élan.
Documenter et rapporter — Les chefs de projet documentent les activités, décisions et changements du projet. Ils fournissent des rapports réguliers aux parties prenantes pour les informer de l'état et des résultats du projet. Lorsque vous documentez les projets de manière approfondie, vous garantissez la responsabilité et fournissez une référence pour les projets futurs.
Favoriser la communication et la collaboration — Les chefs de projet établissent des canaux de communication clairs pour les membres de l'équipe et les parties prenantes. Ils encouragent les mises à jour régulières, les retours et la collaboration. Maintenir une communication ouverte vous aide à résoudre rapidement tout problème et à préserver la cohésion de l'équipe.
Effectuer des examens et évaluations réguliers — Les chefs de projet tiennent des réunions régulières pour examiner la performance du projet et aborder tout problème. Ils utilisent ces réunions pour prendre des décisions éclairées et s'ajuster si nécessaire.
Assurer une amélioration continue — Les chefs de projet réalisent des rétrospectives de projet pour identifier les leçons apprises. Ils maintiennent une base de données des meilleures pratiques et des idées à appliquer aux projets futurs, garantissant une amélioration continue des processus de gestion de projet.
Célébrer les succès — Les équipes reconnaissent et célèbrent l'achèvement des étapes clés et des succès de projet. Célébrer les réalisations renforce le moral de l'équipe et renforce une culture de projet positive.
Suivre ces étapes vous aidera à gérer plusieurs projets efficacement, à rester sur la bonne voie, à respecter le budget et à atteindre les objectifs. Personnalisez ces étapes si nécessaire pour répondre aux exigences spécifiques de votre organisation et de vos projets.
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