Qu’est-ce que l’organisation de projet dans la gestion de projet ?
Le terme organisation de projet fait référence au style de coordination, de communication et de gestion que l’équipe dédiée utilise tout au long du cycle de vie du projet. En appliquant l’organisation de projet, vous optimisez les ressources, communiquez clairement les rôles et les responsabilités et réduisez les obstacles potentiels.
Pourquoi l’organisation de projet est-elle importante ?
Les chefs de projet utilisent l’organisation de projet pour aligner les membres d’équipe avant et pendant un projet. Le processus minimise les perturbations de votre flux de travail et les conflits entre les membres de l’équipe, et permet de maximiser la productivité des membres de l’équipe impliqués dans un projet.
S’il est important de disposer d’une excellente stratégie d’organisation et d’exécution, il faut également tenir compte du coût d’opportunité d’un projet mal organisé.
Anthony C. Taylor, associé directeur et coordinateur principal chez SME Strategy Management Consulting, collabore avec des cadres supérieurs pour aider à mettre en œuvre la gestion organisationnelle de manière stratégique. Selon lui, les avantages de l’organisation d’un projet consistent à établir des priorités et à mieux allouer les ressources, tout en gardant à l’esprit que le projet comptera plusieurs parties prenantes. Selon M. Taylor, si l’organisation et la stratégie ne font pas partie intégrante du projet, il est facile de tomber dans le « piège des destinations multiples », où les gens ne savent pas où ils vont. Il en résulte des attentes divergentes parmi les membres de l’équipe, ce qui les pousse à tourner en rond et à éviter les risques. Selon M. Taylor, une organisation de projet efficace contribue à créer une solution « à destination unique », où chacun sait où il va pour apporter une valeur ajoutée à l’entreprise.
M. Taylor poursuit sur le coût d’opportunité : « Quel est le coût si cela ne fonctionne pas pour vous ? Si les membres de l’équipe ne se concentrent pas sur les priorités adéquates, ils dévieront sur d’autres tâches et freineront la progression. Si les gens ne savent pas clairement où ils vont, ils abandonnent sans connaître les souhaits, les besoins et les attentes de tous ceux qui les entourent. Alors, quel est alors le coût lié à la recherche, à l’embauche, à la reconversion et à la perte de productivité ? »
La création et la communication d’une structure organisationnelle de gestion de projet permettent de rapprocher la stratégie et la vision de toutes les personnes impliquées dans le projet. Le développement d’une structure d’organisation de projet réduit les perturbations, les chevauchements, les conflits, l’incertitude et la confusion avant même le début du projet.
Qu’est-ce que la structure organisationnelle dans la gestion de projet ?
Une structure organisationnelle de gestion de projet permet de déterminer la hiérarchie et l’autorité des personnes impliquées dans un projet spécifique. La structure définit la fonction de chaque membre de l’équipe et les lignes hiérarchiques sur un diagramme auquel les membres de l’équipe peuvent se référer pendant le projet.
Types de structure organisationnelle de projet
Il existe trois types de structures organisationnelles dans la gestion de projet : fonctionnelles, matricielles et par projet. Chacun est déterminé par l’autorité, les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe au sein de la structure organisationnelle existante.
Comme il n’y a pas deux projets identiques, aucune structure organisationnelle ne sera exactement la même. Le rôle du chef de projet varie selon chaque cadre, et la structure organisationnelle de chaque projet est très nuancée. Comprendre la coordination verticale ou horizontale de chaque cadre et le rôle que le chef de projet assumera peut vous aider à élaborer une stratégie fructueuse.
Structure organisationnelle de projet fonctionnelle
Une structure organisationnelle de projet fonctionnelle organise sa hiérarchie autour de services qui fonctionnent de manière traditionnelle. Chaque service est dirigé par un responsable fonctionnel qui rend compte à un cadre supérieur. Ces responsables fonctionnels, et eux seuls, coordonnent le projet et choisissent les membres de l’équipe de chaque service qui soutiendront le projet, en plus de leurs responsabilités fonctionnelles.
Structure organisationnelle par projet
Une structure organisationnelle par projet ou fondée sur un projet vise à créer une division dédiée aux projets au sein d’une organisation. La coordination du projet s’effectue verticalement sous cette division. Les chefs de projet conservent l’autorité exclusive sur le projet et se voient assigner un personnel dédié qui travaille à la réalisation des objectifs du projet.
Structure organisationnelle matricielle
Une structure organisationnelle matricielle est établie sur une grille pour illustrer les rapports hiérarchiques du personnel relevant de plus d’une autorité. Il s’agit d’une combinaison de structures organisationnelles fonctionnelles et par projet, et les chefs de projet partagent l’autorité avec d’autres responsables de programme dans cette structure. Selon la capacité décisionnelle du chef de projet, une structure matricielle se présente sous trois formes : faible, équilibrée ou forte.
Structure faible
Une structure faible est semblable à la structure organisationnelle fonctionnelle, dans laquelle la coordination se fait horizontalement entre les membres du personnel, sans chef de projet désigné. La principale différence entre une matrice faible et une structure fonctionnelle, c’est que le projet est coordonné par le personnel des services, et non par les responsables fonctionnels (ceux-ci conservent toutefois le pouvoir décisionnel).
Structure équilibrée
Dans une matrice équilibrée, le chef de projet occupe également un poste de collaborateur et ne met pas pleinement à profit son rôle de chef de projet. Le chef de projet n’a encore que peu d’autorité sur les décisions relatives au projet, au budget, au personnel, etc. et sert principalement de point de contact et de coordinateur.
Structure forte
Une matrice forte ressemble davantage à une structure organisationnelle par projet. Dans ce cas, un chef de projet dédié relève d’un service de gestion de projet fonctionnel, dispose d’un personnel interfonctionnel dédié et est assisté par un chef de tous les chefs de projet. Ce sous-type offre au chef de projet le maximum d’autorité lorsqu’il travaille dans un environnement matriciel.
Il n’y a pas de structure organisationnelle parfaite. Le chef de projet doit plutôt peser le pour et le contre de l’allocation et de l’optimisation des ressources au sein de chaque structure, puis choisir la structure optimale. Outre les avantages et les inconvénients opérationnels pour l’équipe de projet, l’autorité (pouvoir décisionnel) du chef de projet change en fonction de la structure organisationnelle de projet sélectionnée. Cela signifie que le chef de projet doit avoir à la fois les connaissances et les compétences nécessaires pour appliquer des techniques managériales et interpersonnelles efficaces qui optimisent les performances de l’équipe de projet.
Structure organisationnelle de projet : guide de référence rapide
Ce guide de référence vous aidera à déterminer les avantages et les inconvénients de la structure organisationnelle de votre projet, ainsi que les compétences managériales que vous devez privilégier afin de vous assurer que votre projet se déroule de la manière la plus harmonieuse possible.
| FONCTIONNELLE | ||
|---|---|---|
| Avantages pour le projet | Inconvénients pour le projet | Priorités de gestion pour un chef de projet |
Ressources optimales : les ressources ne sont pas en concurrence avec d’autres domaines, ce qui réduit le besoin de concurrence ou de négociation. Familiarité : les membres de l’équipe se connaissent déjà et partagent des compétences et des fonctions similaires. Efficacité opérationnelle : le rôle et la communication étant clairs, il est possible d’atteindre la plus grande efficacité opérationnelle. | Absence de personnes compétentes : les projets peuvent avoir besoin de spécialistes supplémentaires s’ils ne disposent pas de toutes les personnes compétentes dans le domaine. Priorités divergentes de l’équipe : les membres de l’équipe peuvent éprouver des difficultés à concilier les priorités divergentes des responsabilités du programme et de celles du projet. Cloisonnement : cette structure crée souvent des silos organisationnels, ce qui peut rendre l’alignement stratégique difficile. | Autorité du chef de projet : faible Facilitation de la communication : éliminer les silos entre les services. Coordination : engager des équipes transverses. Travail d’équipe : impliquer des équipes extérieures à leur service. Visibilité constante des objectifs : maintenir les objectifs du projet au premier plan, pour éviter que les objectifs des services ne détournent l’attention du projet. |
| MATRICE | ||
| Avantages pour le projet | Inconvénients pour le projet | Priorités de gestion pour un chef de projet |
Optimisation des ressources humaines : les compétences de chaque spécialiste sont mises à profit dans le cadre de plusieurs projets. Flexibilité : les employés peuvent travailler dans plusieurs unités départementales sans être liés à l’une d’entre elles. Contrôle de projet : une forte coordination entre les membres de l’équipe facilite la communication et l’information. | Coûts : les coûts administratifs sont plus élevés en raison de la complexité opérationnelle des rapports hiérarchiques. Mauvaise communication sur la charge de travail : les risques de malentendus sur la charge de travail d’une équipe sont plus importants, étant donné qu’elle dépend à la fois d’un chef de projet et d’un chef de service. Multiplication des conflits : le partage des pouvoirs entre les responsables peut créer de la confusion sur les rôles. | Autorité du chef de projet : moyenne Compétences en matière d’influence et de négociation : savoir gérer une autorité limitée avec d’autres responsables de programme et les interactions avec les membres de l’équipe de projet. Leadership engagé : miser sur une collaboration et une communication approfondies avec l’équipe, et contrôler en permanence la répartition des tâches. Lignes de communication ouvertes : ces limites sont essentielles pour identifier et résoudre les conflits avant que des problèmes plus importants ne surgissent. Identification de l’équipe : reconnaître que l’équipe provient de plusieurs parties de l’organisation. Prendre le temps de renforcer l’équipe et de créer des opportunités d’engagement. |
| PAR PROJET | ||
| Avantages pour le projet | Inconvénients pour le projet | Priorités de gestion pour un chef de projet |
Autorité : Le chef de projet est responsable de toutes les décisions relatives au projet. Clarté : l’alignement du projet, les lignes, les objectifs et la stratégie sont clairs pour l’ensemble de l’équipe. | Duplication des ressources : les ressources peuvent ne pas être optimisées et être coûteuses, en raison de la duplication des ressources entre plusieurs projets. Croissance de l’équipe ralentie : les équipes peuvent être cloisonnées, liant les membres de l’équipe à un seul projet à la fois et limitant leur croissance. | Autorité du chef de projet : forte Responsabilité du rôle : être à la hauteur de la confiance et du leadership qui résultent de l’autorité totale sur le projet. Préserver le moral de l’équipe : instaurer un climat de confiance au sein de l’équipe et faire en sorte qu’elle progresse pour respecter des délais serrés. Communication : la mise en place de réseaux de communication solides entre les projets est essentielle pour réduire la duplication des efforts. |
Certaines organisations mettent en place un bureau de gestion de projet (PMO) dédié en raison du volume élevé et de la variété des projets. Cela permet à l’ensemble de l’organisation d’avoir une meilleure visibilité sur les projets, d’améliorer l’allocation des ressources et d’augmenter la productivité et le RSI des projets. Lisez notre article contenant des conseils d’experts et des bonnes pratiques pour les PMO.
Caractéristiques d’une structure organisationnelle
Les caractéristiques d’une structure organisationnelle définissent les rôles et les relations entre les membres du projet, ainsi qu’entre les projets. Ces relations sont déterminées par l’autorité, les lignes de communication, la coordination, la supervision et les responsabilités.
Plus précisément, les principales caractéristiques d’une structure organisationnelle sont les suivantes :
- Hiérarchie : la hiérarchie doit établir une ligne d’autorité claire et définir les responsabilités en matière de prise de décision.
- Division du travail : il s’agit de la charge de travail (managériale, axée sur les tâches, etc.) associée aux rôles.
- Étendue du contrôle : il s’agit ici de définir qui gère qui. Les structures hiérarchiques seront basées sur ce concept.
- Type de poste (hiérarchique ou fonctionnel) : un poste hiérarchique est un membre de l’équipe directement impliqué dans le produit. Un poste fonctionnel soutient ceux qui occupent des postes hiérarchiques, mais qui ne sont pas directement impliqués dans le produit.
- Centralisation : cela permet de définir le processus décisionnel. Dans un projet centralisé, peu de personnes prennent des décisions, alors que dans un projet décentralisé, le pouvoir décisionnel est réparti dans l’ensemble de l’organisation.
Comment réaliser un organigramme de projet
Pour créer un organigramme de projet, évaluez d’abord les objectifs du projet, identifiez l’équipe de base et attribuez-lui les rôles appropriés. Développez l’organigramme en décrivant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
Le chef de projet établira l’organigramme pendant la phase de lancement du projet afin de pouvoir communiquer avec les membres de l’équipe avant le début du projet. L’équipe l’utilisera ensuite dans la phase de planification du projet pour aider à répartir les tâches entre chaque membre. Cela permet de comprendre clairement chaque rôle, aux membres de l’équipe de s’approprier leurs rôles et de respecter les autres fonctions liées au projet, ce qui renforce immédiatement la confiance.
La structure organisationnelle du projet doit être flexible et peut nécessiter des ajustements au cours des autres phases du projet. Veillez à communiquer aux membres de l’équipe toute modification de l’organigramme (y compris les décisions en matière de personnel).
L’élaboration d’un organigramme de projet comporte les six grandes étapes suivantes :
Étape 1 : aligner le projet sur la stratégie organisationnelle
Le chef de projet doit avoir une compréhension approfondie de la façon dont les objectifs du projet s’alignent sur la stratégie de l’entreprise ou du service. Cela permettra à l’équipe de s’impliquer dès le début, de développer un sens partagé par tous les membres et, en fin de compte, d’assurer l’exécution la plus fluide possible du projet.
Étape 2 : analyser les projets au niveau organisationnel
En l’absence de PMO, le chef de projet doit analyser le volume et la variété des projets lorsqu’il sélectionne la structure organisationnelle. Le Project Management Institute (PMI) utilise le diagramme volume-variété, un diagramme qui représente le volume de projets d’une organisation par rapport à la variété de projets sur un continuum de bas en haut, afin de déterminer la stratégie en matière de structure organisationnelle des projets. Une grande variété et un faible volume de projets suggèrent qu’une structure par projet conviendrait le mieux, tandis qu’une faible variété et un volume élevé de projets suggèrent une structure fonctionnelle. La structure matricielle se situe entre ces deux spectres.
Étape 3 : déterminer les rôles et les responsabilités
Concentrez-vous d’abord sur les rôles et les responsabilités nécessaires avant de vous pencher sur le personnel. Si le chef de projet a le pouvoir de décider qui fait partie de l’équipe, il est important d’identifier les personnes les plus appropriées qui feront partie de l’équipe du projet. Quelle que soit la façon dont l’équipe de base est constituée, il est essentiel de comprendre les forces que chaque membre de l’équipe apporte au projet. Prenez le temps d’apprendre à connaître tous les membres de l’équipe ; ce faisant, vous pouvez établir des relations et évaluer leurs compétences.
Étape 4 : structurer le diagramme
La structuration d’un diagramme peut s’avérer complexe, mais vous pouvez faciliter le processus en commençant par la structure générale pour arriver aux détails des tâches, ou inversement. Commencez par examiner les forces de l’équipe, les tâches du projet à réaliser et la structure existante de l’organisation. Déterminez les personnes dont les compétences correspondent à des rôles de leadership et celles qui sont plus axées sur les tâches.
La structure organisationnelle commencera alors à émerger naturellement. Établissez le flux de travail, les rapports et les rôles hiérarchiques et comparez-les pour voir si une structure organisationnelle différente serait plus appropriée. En fonction de votre style d’apprentissage, il peut être utile d’utiliser des pense-bêtes pour déplacer des membres de l’équipe avant d’élaborer votre structure en ligne. Lors de la planification, veillez à répartir équitablement la charge de travail entre les membres de l’équipe.
Étape 5 : finaliser l’organigramme
Développez et finalisez la représentation visuelle de l’organigramme. Incluez les noms et les coordonnées des membres de l’équipe afin qu’ils puissent facilement correspondre les uns avec les autres tout au long du projet. Lisez ce récapitulatif des modèles de structure organisationnelle pour créer rapidement votre organigramme et l’adapter à votre équipe de projet.
Étape 6 : communiquer
La qualité d’un organigramme de projet dépend du nombre de membres de l’équipe qui en ont connaissance. Souvent, les membres de l’équipe ne savent pas qu’un diagramme existe et ne savent pas à qui ils doivent rendre des comptes ni quelles sont les responsabilités des autres. Cela entraîne une perte de temps et des conflits inutiles. Aussi simple que cela puisse paraître, le partage de l’organigramme du projet avec tous les membres de l’équipe avant le début du projet réduit la confusion. Vous permettez également aux membres de l’équipe non seulement de comprendre leur rôle avant d’exécuter le travail, mais vous leur donnez aussi la possibilité de poser des questions tout en visualisant la façon dont leur travail sera effectué en temps réel. Pendant cette période, le chef de projet et l’équipe peuvent également déterminer comment la hiérarchie du projet sera régie.
Étape bonus : créez un organigramme qui représente la structure hiérarchique du client
Figure d’autorité dans le monde de la gestion de projet, Eric Verzuh, président et fondateur de Versatile Company, souligne qu’« un chef de projet doit comprendre sa propre structure hiérarchique ainsi que celle du client. Lorsque l’équipe de projet et le client comprennent leurs structures hiérarchiques respectives, ils peuvent communiquer avec les bonnes personnes. »
Éléments à prendre en compte lors de la création d’un organigramme de projet
Un organigramme de projet est influencé par de nombreux facteurs, qui créent l’environnement nécessaire aux décisions liées au projet. Ces facteurs peuvent comprendre des contraintes internes (physiques et opérationnelles), ainsi que des facteurs externes, tels que les conditions du marché.
Dans leur article, « An analysis of the main project organizational structures: Advantages, disadvantages, and factors affecting their selection », J.R. San Cristóbal, V. Fernández et E. Diaz affirment qu’il y a « plusieurs aspects importants à prendre en compte. Tous ces facteurs façonneront le contexte dans lequel les décisions seront prises, la forme de la structure organisationnelle, la capacité des chefs de projet à prendre des décisions et, surtout, le devenir du projet. »
Ces facteurs peuvent être regroupés en trois grandes catégories pour la réalisation d’un organigramme de projet :
- Prise de décision : tenez compte de la complexité des limites physiques et opérationnelles dans la prise de décision. Les relations sont-elles simples ? Les responsabilités sont-elles réparties de manière égale ? Qui aura quel pouvoir ? Quelles tâches sont plus difficiles à accomplir que d’autres ?
- Conception : n’oubliez pas que toutes les caractéristiques (division du travail, étendue du contrôle, etc.) doivent faire partie du processus de conception et prenez soin de visualiser comment les membres de l’équipe de projet interagiront. La mise en place du contrôle, de la coordination et de la communication peut ressembler à un puzzle. Essayez différentes combinaisons pour imaginer le fonctionnement de ces trois C afin de définir clairement les relations entre les membres de l’équipe. Veillez à ce que la conception soit simple et flexible afin de pouvoir modifier les rôles au fur et à mesure que le projet évolue.
- Équilibre : vous pouvez réduire les problèmes administratifs, sociaux et techniques en faisant attention à la répartition des rôles et des responsabilités. Essayez de limiter le nombre de subordonnés directs d’une même personne (nous en conseillons cinq au maximum).
Bonnes pratiques pour sélectionner une structure et créer un diagramme
Lorsque vous choisissez une structure organisationnelle, optimisez les talents et les ressources. Vous pouvez ainsi constituer une équipe très performante capable de réaliser les objectifs du projet avec succès.
Eric Verzuh, de Versatile Company, recommande également de rester simple. Il nous invite à nous poser la question suivante : « Quelle est la meilleure structure organisationnelle pour vous aider à atteindre vos objectifs et à concrétiser votre vision ? Sans objectifs et vision clairs, la structure que vous choisirez risque de ne pas avoir de sens. » Pour en savoir plus sur l’expertise d’Eric Verzuh, lisez son livre The Fast Forward MBA in Project Management: The Comprehensive Guide, Easy-to-Read Handbook for Beginners and Pros.
Il poursuit : « Il n’y a pas qu’une seule meilleure solution. Quelle que soit la solution retenue, chaque structure organisationnelle présente des avantages et des inconvénients. Votre organisation doit développer, tester, adapter et déterminer ce qui est le plus adapté aux besoins du projet, aux ressources et aux objectifs ultimes. »
Mme Taylor, de Strategy Management Consulting, ajoute qu’il faut se poser la question suivante : « Comment puis-je structurer mon équipe de manière à ce qu’elle soit très performante et à optimiser la qualité, le rendement, les revenus et la communication ? Ne forcez pas ce qui ne convient pas. Lors de la création d’une équipe, l’aspect humain est plus important, tout comme la communication. Gardez à l’esprit la façon dont les personnes travaillent ensemble, en particulier lors de l’arrivée d’un nouveau membre d’équipe. Lorsqu’une personne de l’équipe change, vous vous retrouvez avec une nouvelle équipe.
Voici quelques-unes des principales leçons tirées des bonnes pratiques :
- Chaque projet sera différent.
- Aucune structure organisationnelle ne sera parfaite. Les objectifs, la vision, les personnes et la communication doivent rester des priorités absolues.
- Prenez le temps de construire le diagramme de manière réfléchie. Identifiez les principaux décideurs et autorités, et attribuez à chaque personne un rôle approprié et clairement défini. Identifiez les liens entre les rôles et définissez et décrivez les lignes hiérarchiques et les canaux de communication. Créez le diagramme. Utilisez un modèle d’organigramme pour simplifier le processus.
Exemples de structure organisationnelle de gestion de projet
Les structures organisationnelles de gestion de projet varient en fonction des besoins du projet et de l’organisation. Dans une organisation établie, il existe déjà une structure de gestion. Les exemples de structures de gestion de projet devront s’intégrer dans la structure organisationnelle existante afin d’utiliser au mieux les ressources.
Dans la pratique, nous pouvons voir comment des secteurs telles que la fabrication, le bâtiment et le développement logiciel utilisent des structures organisationnelles fonctionnelles, matricielles et par projet.
Exemple de structure organisationnelle de projet fonctionnelle pour la fabrication
Une équipe utilisant une structure organisationnelle fonctionnelle dans le secteur de la fabrication montre la structure hiérarchique simple entre chaque service et la direction. Les responsables fonctionnels (le responsable de la fabrication, le responsable marketing, le responsable de l’ingénierie, etc.) sont responsables de la coordination de toutes les parties du projet, comme l’indique la surbrillance verte dans l’image ci-dessous. Vous pouvez observer la véritable coordination horizontale du projet. Cet exemple montre également que les services existants dans la structure organisationnelle (finances, RH, etc.) ne sont généralement pas impliqués dans les projets.
Exemple de structure organisationnelle de projet par projet pour le bâtiment
Dans le secteur du bâtiment, les équipes utilisent généralement des structures organisationnelles par projet. Des chefs de projet dédiés coordonnent tous les aspects du projet, et plusieurs chefs de projet rendent compte à la direction de l’entreprise. D’autres services peuvent également gérer les activités d’exploitation de l’entreprise.
Exemple de structure organisationnelle de projet matricielle pour le développement logiciel
Les structures de gestion de projets pour le développement logiciel peuvent varier considérablement, mais elles sont le plus souvent optimisées pour les équipes interfonctionnelles. La structure matricielle illustrée ci-dessous est une visualisation de ce type de rapports interfonctionnels, chaque spécialiste technique relevant à la fois d’un responsable de sa discipline et du responsable produit (au lieu d’un chef de projet).
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