Qu’est-ce que le flux de travail de gestion de projet ?
Le flux de travail de gestion de projet fait référence à l’ensemble de tâches spécifiques et ordonnées qui doivent être terminées pour exécuter une étape du processus. Pour être admissible à un flux de travail, chaque étape du processus doit être subordonnée à l’achèvement de l’étape précédente.
Par exemple, un processus simple de flux de travail peut ressembler à ceci :
- Organisez une réunion.
- Rédigez un synthèse de la réunion.
- Rassemblez une liste des participants à cette réunion.
- Envoyez le rapport aux participants, ainsi qu’un sondage.
Inversement, la liste suivante fonctionne plus comme une liste de contrôle quotidien qu’un flux de travail, car ces tâches peuvent être effectuées dans n’importe quel ordre :
- Répondez aux e-mails.
- Déléguez des tâches à l’équipe.
- Organisez les notes du rapport d’avancement.
« Chaque jour est différent », explique William Cohen, fondateur et PDG de My GRE Exam Preparation. « Je pense que la meilleure façon de le dire est de dire qu’un flux de travail est une entité vivante. Le flux de travail existe dans mon entreprise à la fois en tant que processus interne et externe. »
Cohen étoffe l’idée des processus internes et externes de la manière suivante :
- Interne : Les processus internes vous permettent de voir ce que l’équipe a accompli hier par rapport à ce qu’elle aurait dû accomplir selon les plans. Cela exige que vous regardiez ce qui se passe habituellement et les domaines qui sont problématiques, afin que l’équipe puisse prendre des mesures correctives.
- Externe : Les clients remplissent également le calendrier de l’équipe avec leurs besoins, parfois sans se demander si l’équipe a de la place dans son agenda. Les flux de travail externes exigent que l’équipe accepte ces modifications de la part du client, tout en maintenant des flux de processus fluides.
Comment créer un flux de travail efficace pour la gestion de projets
La création d’un flux de travail efficace pour la gestion de projet comprend quatre étapes : définissez les points essentiels de votre projet, définissez les tâches requises pour chaque étape, créez des flux de travail pour chaque tâche et organisez votre liste. Chaque phase est détaillée ci-dessous :
- Présentez les principales étapes de votre projet : Déterminez les points ou phases critiques de votre projet du début à la fin.
- Définissez les tâches nécessaires pour accomplir chaque étape : Identifiez les étapes nécessaires pour terminer chaque phase du projet.
- Créez des flux de travail pour chaque tâche de la liste : Reliez les étapes ensemble dans une séquence logique. Divisez chaque étape individuellement et identifiez ce qui doit être accompli pour accomplir la tâche.
- Organisez et optimisez votre liste : Supprimez les redondances et assurez-vous que chaque tâche circule logiquement d’une tâche à l’autre. Une fois que vous avez établi le processus, déléguez des parties de celui-ci à votre équipe.
Matt Spiegel est le fondateur et PDG de Lawmatics, une société de CRM pour les équipes juridiques. « Je crois que la délégation est la clé d’un flux de travail efficace, donc une fois que je sais quelles tâches doivent être prioritaires, je délègue en conséquence à mes collègues », dit-il.
Exemples de flux de travail pour la gestion de projet
Le flux de travail de gestion de projet peut prendre de nombreuses formes, d’un processus en deux ou trois étapes jusqu’à un aperçu plus large des phases du projet. La planification de votre flux de travail peut vous aider à estimer les temps d’achèvement et à repérer les problèmes avant qu’ils ne se produisent.
Exemple 1 : Partager un rapport sur l’état d’avancement d’un projet
- Données agrégées :
Ces données peuvent inclure le statut du projet, son calendrier, ses informations budgétaires, les listes de tâches ou tout autre élément pertinent pour votre rapport. Organisez et analysez ces données pour déterminer ce que vous inclurez dans vos rapports. - Créez un rapport ou un tableau de bord : Rédigez un rapport ou créez un tableau de bord que vous pouvez partager avec les membres de l’équipe.
- Confirmez les destinataires :
- Mettez à jour les coordonnées des destinataires.
- Confirmez la liste des personnes qui recevront le rapport.
- Partagez l’accès aux données : Partagez l’accès au tableau de bord ou envoyez le rapport aux destinataires.
Exemple 2 : Planifiez et exécutez une réunion
- Invitez les participants :
- Confirmez et mettez à jour les coordonnées.
- Envoyez des invitations à l’avance.
- Préparez-vous à l’avance :
- Choisissez une date et une heure.
- Réservez une salle.
- Préparez des graphiques et des supports visuels.
- Créez un ordre du jour.
- Préparez vos notes et votre présentation.
- Préparez la salle :
- Rassemblez des tables et des chaises.
- Fournissez des documents de rédaction et de prise de notes.
- Envisagez de fournir des rafraîchissements.
- Présentez votre ordre du jour : Donnez un aperçu de votre présentation et du temps qu’elle prendra.
- Présentez les informations et dirigez la discussion :
- Utilisez des supports visuels pour maintenir la connexion avec le public.
- Laissez du temps à la discussion de groupe.
- Conclusion : N’oubliez pas de remercier tout le monde d’être venu.
- Suivi : Organisez vos notes de réunion et envoyez un rapport de suivi.
Vous pouvez extrapoler à partir de ces listes pour créer des flux de travail pour n’importe quelle tâche ou même pour des projets entiers.
Pourquoi le flux de travail de gestion de projet est-il important?
Le fait d’avoir un flux de travail de gestion de projet améliore la visibilité et l’efficacité du projet, et réduit les erreurs. De plus, un flux de travail est important pour les raisons suivantes :
- S'assurer que les tâches sont terminées selon la norme de l’entreprise : Grâce à un flux de travail en place, vous pouvez éliminer toute confusion quant à la façon d’accomplir les tâches. Suivez le flux de travail comme indiqué pour vous assurer que les tâches sont terminées de la manière prévue.
- Clé de la visibilité : L’établissement du flux de travail est essentiel à la visibilité du projet. Un flux de travail permet aux parties prenantes de connaître facilement le statut du projet, ainsi que les étapes terminées et à venir.
- Réduire les risques et les erreurs : Un flux de travail bien planifié garantit que l’équipe accomplira correctement les tâches à chaque étape du processus. « Un des effets secondaires documentés des flux de travail inefficaces est que les inefficacités ont tendance à s’aggraver. Cela signifie que plus un processus s’exécute de façon inefficace, plus il produira d’erreurs, et moins la direction sera en mesure de détecter ces erreurs avant qu’il ne soit trop tard », explique Cohen.
- Encourager la standardisation des processus entre les services et les projets : Lorsque vous établissez un flux de travail, vous encouragez la cohésion entre les services. Par exemple, lorsque vous utilisez la même méthode pour recueillir et rapporter des informations, les données sont plus faciles à référencer et à comparer.
Avantages du flux de travail de gestion de projet
Un flux de travail de gestion de projet établi offre un certain nombre d’avantages, notamment une efficacité et une responsabilisation accrues. Des flux de travail solides allègent également le poids reposant sur les chefs de projet.
Les flux de travail de gestion de projets entraînent aussi les avantages suivants :
- Organisation : Des flux de travail standard et efficaces permettent à vos processus de rester organisés et prévisibles. Lorsque les flux de travail sont organisés et établis, il devient également plus facile de les modifier au besoin.
- Visibilité : Grâce à une meilleure visibilité, les projets sont plus susceptibles de réussir. Lorsque vous définissez les processus impliqués dans un projet, vous aidez chacun à comprendre à quoi s’attendre et quand s’y attendre.
- Responsabilité :
Déléguer et attribuer des tâches claires sont essentiels pour la responsabilisation. « Grâce à un flux de travail en place, chaque membre de l’équipe connaît les tâches qu’il doit accomplir, qui en est responsable et quand ces tâches sont attendues », explique Stacey Kane, responsable du développement commercial chez EasyMerchant. - Efficacité et productivité améliorées : La présentation d’un flux de travail peut vous montrer une vue d’ensemble et vous aider à choisir la bonne personne ou équipe pour le travail. « Le fait d’avoir un flux de travail nous aide à sélectionner les employés responsables des tâches », explique Kane. « Nous nous assurons que tous les résultats sont de bonne qualité en attribuant des tâches aux employés dotés des capacités nécessaires plutôt que de donner des projets à toute personne dont le calendrier est libre à ce moment-là. »
- Faciliter le travail de chacun : En décrivant les flux de travail, vous minimisez l’incertitude et permettez aux membres de l’équipe et aux responsables de passer plus de temps à travailler et moins de temps à interroger les membres de l’équipe. « Nous avons mis en place un flux de travail efficace en décrivant explicitement trois aspects principaux : les rôles, les livrables et les attentes », explique Kane. « Les responsables peuvent gagner du temps en éliminant le va-et-vient des demandes, car tout ce qu’un employé doit accomplir est défini. »
Flux de travail de projet et processus
Le processus fait référence à tous les composants mobiles nécessaires pour accomplir une tâche. Un processus est une opération plus longue qui détaille chaque étape importante d’un projet. Le flux de travail est chaque phase au sein de cette étape et sa connexion avec l’étape suivante.
Méthodologie de flux de travail pour la gestion de projet
Les entreprises, quel que soit leur type, utilisent de nombreuses méthodologies différentes de flux de travail. Le principal objectif est de trouver une méthodologie qui fonctionne pour vous, puis de l’adapter à la culture et aux méthodes existantes de votre entreprise.
- Agile : Toute la méthodologie Agile est construite autour de l’idée que les besoins et les circonstances changent tout au long de la vie d’un projet. Agile se concentre sur les périodes de tâches courtes et axées sur le flux de travail et la possibilité de changer de direction d’un coup de fouet.
- Scrum : Née de la méthodologie Agile, la méthode Scrum se concentre sur les sprints courts afin d’atteindre des objectifs spécifiques plus petits dans le cadre plus large d’un projet.
- Cadre de projet adaptatif (APF) : Mise en œuvre Agile, l’APF se concentre sur l’anticipation des risques et leur atténuation avant qu’ils ne surviennent.
- Méthode du chemin critique : La méthode du chemin critique décrit les principales étapes d’un projet dès sa mise en place afin qu’un chef de projet puisse estimer la meilleure utilisation du temps et des ressources pour chacun d’entre eux. Il peut aider à s’assurer qu’un projet est terminé aussi rapidement et efficacement que possible sans manquer les éléments les plus essentiels.
- Kanban : La méthode Kanban se concentre sur la création d’une carte visuelle de l’avancement d’un projet. Un des piliers de la méthode Kanban est de limiter le travail en cours en attribuant de nouvelles tâches à mesure que l’équipe accomplit chaque tâche précédente. L’utilisation d’un tableau Kanban rend chaque tâche en cours visible pour tous. « Un système de gestion de projet Kanban vous aide à clarifier les éléments fondamentaux de votre stratégie, à permettre aux membres de l’équipe de résoudre rapidement les goulets d’étranglement et à réduire la probabilité que les projets soient bloqués », explique Kane.
- Méthodologie Lean : La méthodologie Lean se concentre sur la réduction du gaspillage. Cela peut inclure les déchets physiques provenant de la fabrication, ou les pertes de temps et de ressources consacrées à des projets mal réalisés. Les méthodologies Lean peuvent aider un chef de projet à accroître l’efficacité de ses flux de travail en réduisant le superflu.
- Projets intégrant des méthodes durables (PRiSM) : PRiSM met l’accent sur les avantages et la durabilité d’un projet tout au long de son cycle de vie, même une fois terminé. PRiSM divise les projets en cinq phases (pré-projet, découverte, conception, livraison et désir) et fournit une perspective écologique permettant de visualiser le flux de travail et la gestion de projet. Il est principalement utilisé pour des projets de construction ou immobiliers de grande envergure, ou des projets qui peuvent avoir un impact profond sur l’environnement local.
- Six Sigma : Six Sigma est une méthodologie qui vise à améliorer les processus opérationnels et à garantir le respect des meilleures pratiques établies. Six Sigma utilise des méthodes statistiques pour analyser et standardiser les processus afin d’obtenir des résultats presque parfaits.
- Cascade : La méthodologie en cascade est un processus de flux de travail logique et linéaire qui déplace un projet de la conception à l’achèvement. Elle divise les projets en sept étapes, qui peuvent être divisées en unités de flux de travail plus petites.
Comment utiliser efficacement les systèmes de flux de travail de gestion de projets
L’utilisation efficace des systèmes de flux de travail de gestion de projet exige plus que la création et le respect de listes. L’automation, l’optimisation et l’accélération des tâches de base sont autant de moyens d’utiliser vos systèmes de flux de travail plus efficacement.
- Établissez les attentes :
Une partie de l’établissement des flux de travail consiste à s’assurer qu’ils sont logiques pour les personnes qui les utiliseront. « Assurez-vous d’intégrer toutes les parties prenantes le premier jour : les développeurs qui construisent les flux de travail, les non-développeurs qui interagissent avec eux, et les responsables et les cadres qui examinent les économies de production et d’efficacité. Tout le monde doit savoir comment cela va fonctionner afin que vous puissiez mieux résoudre les problèmes et apporter des améliorations », explique Daniel Cooper, directeur général de Lolly, une entreprise d’automatisation des affaires. - Accélérez les tâches de base : Utilisez les processus et la technologie de vos flux de travail à votre avantage pour accélérer les rapports et les tâches courants et quotidiens. « La technologie est prête au point où si vous avez une tâche répétitive, un flux de travail peut probablement être créé pour accélérer le processus. Vous passerez d’un contexte où les travailleurs s’occupent de ces tâches répétitives tous les jours, à une simple supervision de la production et à l’assurance que les choses se déroulent harmonieusement », explique Cooper.
- Automatisez quand c’est possible : De nombreuses tâches, telles que la création de rapports et la planification régulière des réunions, peuvent être automatisées. « Si le flux de travail d’une entreprise peut être autonome et n’a pas besoin d’être vérifié au quotidien en raison d’une planification méticuleuse, il peut être automatisé. Cela peut nous donner plus de temps pour nous concentrer sur la réalisation des tâches plutôt que sur leur planification », explique Spiegel.
- Notez les dépendances : L’établissement d’un flux de travail peut vous aider à identifier les relations entre les tâches qui peuvent ne pas être évidentes à première vue. Ces relations peuvent même être exploitées pour optimiser davantage votre flux de travail.
- Optimisez au fil du temps : Comprenez que votre flux de travail ne sera pas parfait et complet au début. Commencez petit, dans les endroits où vous avez le plus besoin de systèmes de flux de travail, et optimisez-les et ajoutez-en au fil du temps.
Comment repérer un flux de travail de projet cassé
Les flux de travail cassés peuvent être difficiles à repérer, surtout si vous ne savez pas ce que vous recherchez. Les échéances et exigences manquées, les obstacles majeurs et le temps perdu sur des processus redondants peuvent tous être des signes d’un flux de travail qui a besoin d’une mise à jour.
- Échéances manquées : Les échéances sont importantes dans toute configuration de projet. Si votre équipe rate régulièrement des échéances, cela peut indiquer que vous devez optimiser votre flux de travail. « Essayez de créer un calendrier de gestion de projet au début du projet », suggère Kane. « Cela vous aidera à visualiser les activités qui doivent être terminées à une date précise, ce qui diminue la possibilité de perdre du temps. Avec un calendrier, vous pouvez également déterminer si les échéances que vous avez définies sont raisonnables. Des échéances irréalistes sont souvent la cause de l’incapacité des employés à répondre aux exigences. »
Pour aborder les échéances manquées, déterminez d’abord si le problème est le processus ou la date limite. Définissez des échéances réalistes en fonction de l’expérience passée, et non des aspirations. - Éléments livrables ne répondant pas aux exigences : Si les livrables ne répondent souvent pas aux exigences clés, cela peut aussi être le signe d’un flux de travail inefficace.
Assurez-vous d’avoir décrit votre flux de travail en tenant compte des éléments clés avant de passer aux étapes suivantes. Définissez des contrôles à chaque étape du processus pour rechercher les fonctionnalités clés avant de poursuivre. - Barrages : Bien que vous ne puissiez pas tous les prévoir, de nombreux obstacles majeurs résultent d’un flux de travail et d’une planification insuffisants.
Prenez en compte l’approche APF, et assurez-vous de définir l’ensemble du processus du projet avant de commencer. Incluez des échéances et des détails importants tels que les estimations d’expédition dans votre plan de projet, et vérifiez régulièrement l’avancement afin d’éviter les obstacles inattendus majeurs. - Processus redondants : L’un des signes les plus importants d’un flux de travail inefficace est le temps passé sur des processus redondants.
N’engagez pas de ressources tant que les exigences ne sont pas définies pour éviter d’avoir à faire des choses deux fois. Assurez-vous également d’attribuer chaque tâche à une équipe ou à une personne afin d’être sûr qu’elle ne sera pas faite deux fois.
Il est également important d’analyser vos processus existants à partir d’un champ d’application plus large. « Prenez du recul et évaluez les lacunes potentielles dans votre flux de travail », conseille Spiegel. « Vérifiez s’il s’agit d’un conflit de planification ou d’un problème de personnel. C’est important car vous serez en mesure de savoir s’il faut résoudre un problème qui provient du flux de travail lui-même ou des personnes qui y travaillent. »
Choisir le bon logiciel de gestion de flux de travail pour votre entreprise
De nombreuses solutions logicielles de gestion de flux de travail sont disponibles, mais il est important de choisir une solution qui répond à tous les besoins de votre entreprise. Tenez compte des facteurs suivants lorsque vous décidez quel logiciel vous convient:
- Disponibilité sur plusieurs plateformes : C’est une bonne idée de choisir un logiciel que vous pouvez utiliser sur plusieurs plateformes afin d’assurer à votre équipe une facilité d’accès.
- Automatisation : L’une des meilleures fonctionnalités du logiciel de gestion de projet est la possibilité de définir des rappels automatisés pour les tâches et les échéances. « Je n’utiliserais un logiciel de gestion de projet que s’il peut garantir l’efficacité et l’automatisation des tâches de notre entreprise. Dans les affaires, le temps, c’est de l’argent. Si les logiciels peuvent nous faire gagner du temps dans la planification et la gestion des tâches, alors cela vaut sûrement chaque centime payé », explique Spiegel.
- Collaboration : Un logiciel de flux de travail efficace doit fournir des outils de collaboration et de partage. Cohen partage ses fonctionnalités collaboratives préférées : « Messagerie d’équipe (pour informer les autres ou poser des questions), partage de documents et affichage des calendriers partagés qui relient les échéances du projet. »
- Personnalisation : L’outil doit fonctionner pour vous, et non l’inverse. Trouvez un outil que vous pouvez personnaliser en fonction des besoins de votre organisation.
- Facile à utiliser : Choisissez un logiciel intuitif et simple à utiliser. « Le meilleur logiciel de gestion de projets peut être utilisé par des employés non techniques pour créer leurs propres flux de travail sans connaissances approfondies en programmation », explique Cooper.
- Sécurité : Vos informations sont importantes, alors choisissez une solution qui prend la sécurité de vos données au sérieux.
- Formation et soutien : Un bon logiciel doit s’accompagner d’une formation pour les personnes qui l’utiliseront et l’enseigneront, ainsi que d’un soutien continu et facilement accessible.
- Limites des utilisateurs : Tenez compte des limites d’utilisateurs, et choisissez un logiciel qui supporte suffisamment d’utilisateurs pour votre organisation.
Modèle d’ordre du jour pour les réunions
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Utilisez ce modèle d’ordre du jour pour les réunions pour présenter les réunions à venir ou discuter des flux de travail. Saisissez les détails de votre réunion, les noms des personnes présentes et définissez votre programme. Ce modèle comprend un exemple de calendrier de réunion pour vous aider à démarrer, mais vous pouvez le personnaliser complètement selon votre réunion.
Modèle de procès-verbal de réunion
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Utilisez ce modèle de procès-verbal de réunion pour documenter et enregistrer les notes des réunions sur les flux de travail. Enregistrez les détails de votre réunion, les participants et retranscrivez les procès-verbaux de vos réunions à l’aide de ce modèle.
Modèle de flux de travail pour la gestion de projet
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Microsoft Excel | Microsoft Word
Utilisez ce modèle pour créer des graphiques simplifiés de cartes de flux de travail de projets plus complexes. Incluez ce graphique dans des présentations et des rapports aux parties prenantes afin d’afficher le chemin et le résultat prévus de vos flux de travail. Ce modèle est entièrement personnalisable et fonctionne avec des projets de grande envergure et des tâches de plus petite envergure au besoin
Modèle de carte des flux de travail
Téléchargez le modèle de carte des flux de travail
Ce modèle puissant peut vous aider à créer une carte des flux de travail les plus complexes. Enregistrez les détails de votre flux de travail dans le premier onglet, et utilisez le deuxième onglet pour créer un organigramme de processus afin de cartographier sa progression. Utilisez des formes de base telles que des étapes, des décisions, des entrées, des résultats et des flèches pour créer des cartes de flux de travail infiniment complexes afin de répondre à tous les besoins.
Modèle de rapport de statut de flux de travail
Téléchargez le modèle de rapport de statut de flux de travail
Utilisez ce modèle de rapport de statut de flux de travail pour créer des affichages continus de l’avancement du flux de travail. Chaque projet ou tâche est répertorié par son nom, et chaque étape du processus a un statut qui peut être Non démarrée, En cours ou Terminée. Utilisez les options de couleur de la cellule Achèvement prévu pour marquer les flux de travail qui sont dans les temps et ceux qui sont en retard. Les chefs de projet peuvent utiliser ce modèle de rapport avec le modèle de carte de flux de travail ci-dessus pour surveiller l’avancement des flux de travail.
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