Qu'est-ce qu'une catégorie de risques ?
Une catégorie de risques est une classification regroupant un certain nombre de risques associés à la gestion de projet. Les deux catégories de risques les plus générales sont les risques au niveau du projet et les risques au niveau de l’entreprise, qui peuvent être subdivisées en différentes sous-catégories. Les catégories de risques prennent en compte à la fois les sources de risque internes et externes.
- Risques au niveau du projet : les risques au niveau du projet sont susceptibles d’affecter les résultats de ce projet. Les risques du projet peuvent inclure des facteurs liés au budget, à la gestion des ressources, à la planification, etc.
- Risques au niveau de l’entreprise : les risques au niveau de l’entreprise sont susceptibles d’affecter les activités globales d’une entreprise. Cela inclut certains facteurs tels que la hiérarchisation des projets, la gouvernance, la satisfaction des clients et les risques liés au personnel. En général, le plan de gestion des risques d’une entreprise concerne implicitement les risques au niveau de l’entreprise.
Ces catégories de risques se subdivisent à chaque niveau entre risques financiers, risques stratégiques, risques de performance et risques externes.
Types de risques liés aux projets
Au niveau du projet, les risques peuvent provenir des décisions financières, des stratégies en matière de gestion de projet, des performances du projet, ou bien de sources externes. Les conséquences de ces quatre types de risques vont varier en fonction de l'intensité des facteurs. Il est important de prendre en compte chacun de ces quatre éléments dans votre stratégie d’atténuation des risques.
Voici les quatre types de risques au niveau du projet :
- Risques financiers : les risques financiers concernent les facteurs monétaires d’un projet. Il peut s’agir d'une augmentation du coût des matériaux, de budgets irréalistes, de délais ou de besoins de personnel plus élevés que prévu, de chiffres de ventes inférieurs aux attentes, ou encore d'une incapacité à obtenir des financements suffisants.
- Risques stratégiques : les risques stratégiques concernent les stratégies choisies pour mener à bien un projet. Cela peut inclure votre méthodologie de gestion de projet, vos techniques de planification de projet, vos opérations quotidiennes, votre culture d’entreprise, vos taux de satisfaction et de rétention des employés, les interdépendances de votre projet ou vos investissements dans les nouvelles technologies.
« Les risques que vous êtes susceptibles de rencontrer peuvent grandement varier dans le contexte agité de notre culture et de notre environnement », explique Donald Bloom, PDG de Prime Retail Services, « mais les risques les plus importants auxquels chaque entreprise est confrontée sont liées aux décisions des personnes chargées du projet. Leur formation et l'attention qu'elles porteront à la planification complète du projet, ainsi qu'à une exécution harmonisée avec les processus de l’entreprise, constituent la base d'un projet réussi. »
- Risques de performance : les risques de performance concernent les performances générales du projet. Il peut s’agir d'attentes peu claires concernant les livrables, des ICP mal définis, des études de marché obsolètes ou des gammes de produits peu performantes. <drupal-entity data-embed-button="" »
« Certains projets ont des besoins qui se précisent au fil du temps, c'est-à-dire qu'il n'est pas possible de connaître tous les besoins dès le début du projet, car les parties prenantes n'ont pas fini de déterminer leurs exigences », explique Angela Druckman, propriétaire de The Druckman Company. Les projets disposant d'instructions et d'exigences claires présentent moins de risques de performance que ceux qui en sont dépourvus.
- Risques externes : les risques externes proviennent de sources externes par nature moins prévisibles. En fonction de leur gravité, les risques externes peuvent affecter les performances et les résultats au niveau du projet ou de l’entreprise. Il peut s’agir d'arrêts maladie des employés, d’événements météorologiques ou de situations d'urgence majeurs, de décisions juridiques, de la volatilité du marché, ou encore des risques liés à la chaîne d'approvisionnement.
Pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux projets, consultez ce guide complet pour la gestion des risques liés aux projets.
Exemples de risques majeurs dans la gestion de projet
Bien que tous les risques puissent avoir un impact sur les performances d’un projet, certains peuvent aller jusqu'à suspendre, voire complètement arrêter un projet. Les risques susceptibles d'impacter le plus vos projets sont les dépassements budgétaires importants, la volatilité de la main-d’œuvre, les problèmes de production et d’approvisionnement, les mauvaises planifications ou gestions des ressources, ainsi que les changements organisationnels.
Les dépassements de budget importants
Le budget d'un projet constitue l’une des contraintes les plus importantes à prendre en compte lorsque vous planifiez un projet. Un projet qui dépasse le budget prévu peut affecter la solvabilité de l’ensemble de l’entreprise.
Les dépassements de budget peuvent résulter d'une multitude de situations, car chaque composante d’un projet coûte de l’argent. Lorsque la planification n'a pas été correctement réalisée, les équipes peuvent facilement dépasser les dépenses prévues sur des éléments tels que l’approvisionnement en équipements, la main-d’œuvre, ou d’autres éléments nécessaires au projet n'ayant pas été inclus dans le budget initial.
Imaginez une entreprise ayant comptabilisé les dépenses de son projet au centime près. Elle a parfaitement anticipé chaque élément de dépense nécessaire à la réussite de son projet, mais n’a pas pris en compte les éventuelles dépenses d’urgence ni les dépassements. À mi-parcours dans le cycle de vie du projet, l’équipe découvre qu'une mesure était inexacte et qu'il faut recommencer tout le travail effectué. Comme les chefs de projet n'avaient pas pris en compte cette possibilité, il n’y a plus assez d’argent dans le budget pour refaire les tâches déjà effectuées, et il est impossible de rattraper les erreurs afin de satisfaire le client. Le projet va ainsi coûter beaucoup plus cher que prévu, et les employés devront travailler davantage d’heures afin de reprendre le contrôle sur les livrables.
« Des prévisions budgétaires plus précises vont améliorer la qualité de vos données », explique Jeff Mains, PDG de Champion Leadership Group LLC. « L’amélioration de la qualité des données est sans aucun doute l’un des éléments les plus importants des différentes pratiques de gestion des risques. »
La gestion du budget d’un projet est un processus dynamique qui commence par la recherche et la planification. Créez un budget détaillé en vous basant sur des recherches approfondies. Utilisez les données de projets précédents, ainsi que les chiffres réels collectés au cours de vos recherches, afin d'établir vos estimations. Prévoyez toujours une marge supplémentaire dans votre budget pour les situations d'urgence, et tenez à jour votre récapitulatif du budget en intégrant les coûts effectifs parallèlement à la progression du projet.
La rétention des employés qualifiés
Les employés sont une composante essentielle de toute entreprise : il est donc important de s’assurer qu’ils sont satisfaits de leurs missions. Un taux de rotation élevé du personnel peut provoquer de nombreux problèmes et constitue une source importante de risques pour le projet.
Une situation de volatilité de la main-d’œuvre survient lorsque le faible niveau de satisfaction des employés conduit à un taux de rotation élevé du personnel. Une liste d'employés qui change constamment complique la planification et l'organisation des projets, ralentit leur progression et empêche les équipes d'appliquer une stratégie solide et cohérente.
Imaginons le scénario suivant : un ingénieur hautement qualifié dirige un service dédié à l'assemblage de machines pour le compte d'une entreprise. L’ingénieur travaille dans l’entreprise depuis plusieurs dizaines d'années ; il est compétent, qualifié et aime son travail. Au fil du temps, il s'agit du seul ingénieur dans l’entreprise à disposer des connaissances nécessaires pour créer ces machines et enseigner à d’autres personnes comment le faire. L'entreprise n'a pas mis en place de programme de formation pour les nouveaux ingénieurs. Elle s’attend plutôt à ce qu'ils soient formés sous la direction de l’ingénieur senior, qui demeure le seul à savoir comment assembler les machines. Or, comme la mission de l’ingénieur senior consiste à la fois à construire les machines et à former d’autres personnes à cette tâche, il demande à être rémunéré pour cette charge de travail supplémentaire. L’entreprise refuse, et l'ingénieur senior poursuit sa carrière autre part, en laissant dans l'entreprise des ingénieurs juniors qui n’ont pas les connaissances nécessaires pour assembler et entretenir les machines, et sans aucune personne qualifiée pour les former.
Un personnel hautement qualifié constitue un atout précieux. Maintenir un bon niveau de satisfaction des employés est crucial pour conserver un personnel qualifié ; lorsque les employés ne sont pas satisfaits, cela coûte de l’argent à l’entreprise. Le niveau de satisfaction au travail est plus élevé lorsque les employés sont correctement rémunérés. Ainsi, il est dans l’intérêt d’une entreprise de prendre du temps pour former des collaborateurs de valeur et les rémunérer de façon appropriée. Un employé satisfait travaillera plus dur et sera moins susceptible de rechercher un autre emploi, ce qui signifie que vos équipes subiront moins de changements radicaux en cours de projet.
Les problèmes au niveau de l'approvisionnement et de la production
Pour les projets qui concernent la fabrication de produits physiques, l’acquisition de matériaux de base constitue une dimension essentielle. Si vous ne parvenez pas à vous procurer les matériaux dont vous avez besoin pour produire votre produit, votre projet sera au point mort.
Prenons le cas d'une entreprise qui fabrique des meubles en bois sur mesure. Après avoir remarqué le produit dans une salle d’exposition, un client commande une table à manger. Le vendeur, qui a déjà vendu des dizaines de tables de la sorte, fournit au client un devis et une date de livraison en se basant sur son expérience, puis il signe un contrat avec le client. Cependant, au moment de l'approvisionnement en bois, on constate que les feux de forêt ont détruit la majorité des arbres de ce type. À présent, le prix de ce bois a plus que triplé, et il faudra un mois supplémentaire avant qu'il soit livré. L’entreprise se retrouve avec un contrat sur les bras, pour une commande qu'elle va livrer avec un mois de retard et qui ne va générer aucun bénéfice.
Les problèmes relatifs à la chaîne d'approvisionnement peuvent être difficiles à prévoir. Quand bien même certains matériaux sont disponibles, leur prix peut être prohibitif. Vous pouvez lutter contre ces problèmes en diversifiant vos sources d'approvisionnement en matériaux ou en conservant un stock de matériaux supérieur à vos besoins actuels. Outre les coûts, les problèmes relatifs à la chaîne d'approvisionnement peuvent également causer des retards qui affecteront le niveau de satisfaction des clients. Laissez de la place dans votre calendrier pour les situations d'urgence et soyez aussi transparent que possible avec vos clients lorsque des difficultés surviennent.
Une mauvaise gestion des ressources
Établir des priorités ainsi qu'un calendrier pour les projets, tout en gérant efficacement les ressources, représente une compétence aussi complexe que capitale. Si vos ressources en matière de personnel et vos ressources financières ne sont pas correctement équilibrées, cela peut avoir de graves conséquences sur vos projets actuels et futurs.
Prenons l'exemple d'une chaîne de café en pleine croissance qui ouvre un nouvel établissement dans un endroit populaire. Elle a ouvert de nouveaux établissements par le passé et sait à quoi s'attendre en matière de main-d’œuvre. Une date d’ouverture est fixée. L'entreprise commence à aménager l’intérieur du magasin et à recruter du personnel pour ce nouvel établissement. Le jour de l'ouverture approchant, elle n’est pas en mesure de trouver et de former des employés de qualité : elle décide donc d’assigner un employé de chaque boutique existante au nouveau lieu. Privées d'un employé, les autres boutiques sont mises sous pression en raison de ce manque de main-d’œuvre, tandis que la nouvelle boutique reçoit davantage de clients que prévu et a besoin d'employés supplémentaires. Six mois plus tard, un nombre important d'employés quittent l'entreprise en faveur d'un travail moins stressant, ce qui limite encore davantage les ressources en personnel disponibles.
Pour atténuer le risque d'une sollicitation excessive de votre personnel, établissez des processus de gestion des ressources. Les ressources du projet incluent l'aspect financier, les matériaux, les équipements et les collaborateurs. Votre organisation doit mettre en place des stratégies afin d'identifier les ressources disponibles et les ressources utilisées, ainsi que les besoins en ressources des nouvelles propositions de projet. Les entreprises doivent également veiller à ne jamais utiliser davantage de ressources que celles qui sont disponibles. Elles doivent également garder des ressources en réserve pour les situations d’urgence.
Les changements organisationnels
Les changements au niveau de la direction peuvent également provoquer des changements au niveau des priorités et du financement. Lors de la transition, il arrive que certains projets bien financés soient oubliés, mis de côté, voire complètement annulés s'il s'agit de changements structurels d'envergure.
Prenons l'exemple d'une entreprise dont le PDG est amateur de course à pied. Elle est contactée par les organisateurs d'un marathon local qui lui demandent de parrainer la fête de clôture de l'évènement. L'entreprise accepte avec plaisir. Elle continue à parrainer l'évènement pendant plusieurs années parce qu’elle estime que cela représente une bonne opportunité publicitaire et que le PDG participe au marathon. Ce dernier finit par prendre sa retraite et l’entreprise recrute une nouvelle personne à ce poste. Lorsque le budget annuel est examiné, celle-ci estime que l'événement post-marathon constitue une dépense superflue. L’équipe travaillant sur la fête de l’année suivante se voit ainsi réaffectée à un autre projet.
Les changements organisationnels peuvent être des plus bénéfiques pour une entreprise, car ils leur permettent de redéfinir leurs activités afin d'augmenter leur rentabilité. La redéfinition du portefeuille constitue un excellent moyen pour identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées et améliorer l'attribution des ressources. Cela implique parfois de sacrifier certains projets pour lesquels des ressources et des efforts importants ont été consacrés. Une entreprise doit toujours peser le pour et le contre de l'arrêt d'un projet en cours, afin de déterminer l'impact que peuvent avoir ces initiatives peu rentables.
Exemples de risques les plus courants liés aux projets
Si tous les risques inhérents au projet ne menacent pas forcément de faire dérailler celui-ci, chacun doit cependant être pris au sérieux. Parmi les risques les plus courants inhérents à un projet, citons la dérive du périmètre, les sous-performances des ventes, une gestion de projet inefficace, ainsi que les risques informatiques et de construction.
Les chefs de projet doivent autant que possible essayer d'atténuer tout risque potentiel. Bien que la majorité des risques soient relativement mineurs, les risques peuvent rapidement se superposer et finir par constituer une menace plus sérieuse pour le projet. Nous avons défini certains des risques les plus courants pour les projets, en ajoutant des conseils pour les atténuer ou les éviter lorsque cela est possible.
La dérive du périmètre
La dérive du périmètre représente un risque fréquent pour les projets de toutes tailles et de tous types. La dérive du périmètre fait référence à une augmentation des attentes quant aux exigences et aux résultats d’un projet, après le lancement de celui-ci. Les responsables peuvent lutter contre ce phénomène via une planification du projet appropriée.
Prenons l'exemple d'une entreprise qui lance une initiative afin de mettre à jour la page de paiement de son application. Au départ, l’objectif du projet est d’optimiser le paiement en ajoutant la possibilité pour le client d’enregistrer ses informations de carte bancaire pour ses achats futurs. Le délai de mise en œuvre prévu est de 1 mois. Deux semaines après le début du projet, le PDG indique qu’il souhaite que l'application permette de payer en ligne mais aussi de récupérer les articles en magasin. Le PDG demande alors au chef de projet s'il est possible d'ajouter cette fonctionnalité, car de toute manière, l’équipe est en train de travailler sur la page de paiement. Le chef de projet est d'accord. Une semaine plus tard, un autre cadre décide que les menus de l’application doivent apparaître dans des couleurs différentes et demande au chef de projet si l’équipe peut intégrer en même temps ce nouveau dispositif de couleurs.
À la fin du calendrier prévu pour le projet, la page de paiement n’a pas été mise à jour, la collecte en magasin n’a pas été entièrement mise en œuvre, et seule la moitié des menus intègre le nouveau dispositif de couleurs. L’équipe et le chef de projet sont sous pression, car le projet n’a pas été terminé dans les délais, et la direction est mécontente que ce projet ait pris plus de temps que prévu.
Le phénomène de dérive du périmètre existe dans tous les secteurs et dans des entreprises de toutes les tailles. Résultant d’une mauvaise communication et d’une mauvaise planification, il peut nuire au moral des équipes et à la confiance accordée par la direction, ainsi que faire augmenter les besoins au niveau du budget et de la planification.
Gardez le contrôle sur le périmètre en créant un plan de projet détaillé et complet, en respectant ce plan et en gérant les attentes relatives aux délais et aux livrables de votre projet. C’est à la fois le travail du chef de projet et du sponsor de projet de gérer ce phénomène de dérive du périmètre, en respectant à la lettre le projet tel qu'il a été planifié.
De faibles performances commerciales
Des ventes sous-performantes constituent un risque pour toute entreprise. Lorsque les chiffres des ventes sont inférieurs aux attentes, que ce soit le résultat de la concurrence, d'une faible demande ou de stratégies de vente inefficaces, les chefs d’entreprise peuvent décider de changer l’orientation du projet, voire de l’annuler dans sa totalité.
Prenons l'exemple d'un restaurant dans une petite ville, qui propose un menu spécial du chef. Ce dernier veut reproduire diverses spécialités gastronomiques que l'on trouve dans la grande métropole voisine. La carte standard ne change pas, mais le chef consacre son travail de préparation à développer de nouvelles recettes et les tester, à établir le coût des ingrédients et à rédiger de nouveaux menus. La nouvelle carte est aussi appétissante qu'innovante, mais la clientèle habituelle du restaurant n'est guère attirée par celle-ci. Les ingrédients achetés spécifiquement par le chef sont périmés avant de pouvoir être vendus, et le restaurant perd de l’argent. Après la deuxième carte de la saison, le restaurant décide de mettre fin à ses innovations et de se concentrer sur les plats privilégiés par les clients.
Si les sous-performances peuvent être difficiles à prévoir, certaines stratégies peuvent cependant permettre de les éviter. Réalisez des études de marché avant de commencer un nouveau projet. Vous pourrez ainsi mieux identifier les éléments que vous avez bien réussi à vendre par le passé, ainsi que ce qui marche bien du côté de vos concurrents. Assurez-vous que ce que vous proposez correspond aux désirs des clients, et veillez à ce que le tarif de vos offres soit approprié.
Les risques externes
Si les risques externes sont impossibles à prévoir, vous pouvez toujours prendre des mesures afin d'atténuer leur impact. Les risques tels que les incendies, les inondations, les maladies et les blessures peuvent retarder les délais du projet et affecter les résultats. Mettez en place des mesures de protection afin de minimiser leurs impacts.
Prenons l'exemple d'une entreprise basée en Floride qui possède un entrepôt de production. Cette entreprise a établi un plan afin d'anticiper les tempêtes majeures pendant la saison des ouragans. Elle dispose d’un plan d’évacuation complet pour les employés, d’un plan de continuité des activités, ainsi que d’un plan pour déplacer l’équipement essentiel vers l’intérieur des terres en cas de tempête importante. Elle dispose également d'une politique de surveillance des événements météorologiques en temps réel, et peut réorienter ses activités à la mi-journée afin d'éviter des blessures chez ses employés ainsi que la destruction des équipements. Enfin, elle souscrit également à la meilleure assurance ouragan disponible.
Les risques externes peuvent affecter toutes les facettes d’une entreprise et nuire fortement à ses activités. Il est essentiel d’anticiper concernant tout ce qui est en votre pouvoir, et de disposer d'un fonds d’urgence ainsi que d'une assurance pour les choses sur lesquelles vous n'avez pas le contrôle. De nombreuses entreprises qui lésinent sur les investissements préventifs finissent souvent par payer davantage lorsque survient une situation d'urgence.
Les risques informatiques
À mesure que les technologies et les processus se complexifient, des événements à risque peuvent être déclenchés par un nombre croissant de facteurs. Les risques informatiques concernent essentiellement la collecte, le stockage et la protection des données sensibles, ainsi que la maintenance du matériel et des logiciels utilisés par l'entreprise.
Ross Jurewitz, fondateur et avocat dirigeant de Jurewitz Law Group, nous décrit un cas dans lequel les processus de gestion des risques ont préservé son entreprise d’une potentielle catastrophe informatique. « Une fois, un employé a quitté l'entreprise au beau milieu d’un projet », explique-t-il. « Cette personne est partie de façon très soudaine et a supprimé toutes les données de son ordinateur avant de s'en aller. Il s'agissait de la seule personne possédant certaines informations vitales, ce que l'entreprise avait oublié de prendre en compte ; j'ai un peu paniqué au début en pensant que nous avions perdu certaines informations sensibles relatives à un client. Heureusement, dans le cadre d'un protocole d’atténuation des risques que nous avions mis en œuvre, nous disposions d'un disque dur externe qui conservait toutes les données enregistrées et supprimées de l'ordinateur auquel il était raccordé. Grâce à cela, nous avons pu récupérer toutes les informations perdues et poursuivre le projet avec le client dans les délais. »
L’une des meilleures façons d’atténuer les risques informatiques consiste à sauvegarder régulièrement les données et à veiller à ce que tous les ordinateurs et toutes les applications soient à jour. Pour les risques matériels et logiciels, formez vos employés à l’utilisation de tous les équipements et applications, et fournissez des ressources où ils pourront trouver par eux-mêmes des réponses aux questions les plus fréquentes. Dans le cas d'une entreprise relativement grande, vous pouvez envisager le recrutement d'une personne ou d'un service hautement compétent qui fera autorité sur tous les problèmes liés à l’informatique.
Les risques inhérents aux projets de construction
Tout projet de construction est un processus long et coûteux comportant un certain nombre de risques. Un plan relatif à un projet de construction n'incluant pas de stratégie d’atténuation des risques peut coûter beaucoup de temps et d’argent aux entreprises comme aux clients.
Bloom nous décrit une situation ayant changé la façon dont son entreprise aborde les projets de construction. « Nous étions engagés dans un grand projet de construction qui s'inscrivait dans le développement de notre relation commerciale avec un client du domaine des grandes surfaces », se souvient-il. « Le type de travail concerné ne différait pas trop de projets que nous avions réalisés plusieurs fois auparavant. Nous étions partis de l'idée qu’il ne s’agissait que de plusieurs petits projets simultanés concentrés au même endroit, mais nous faisions erreur. En raison des exigences propres aux projets d'envergure, le client exigeait plusieurs niveaux de leadership sur le terrain et plusieurs niveaux de gestion de projet. Notre processus standard n’avait pas tenu compte de cela, et nous avons commencé à rencontrer des difficultés. Cependant, une fois ce risque identifié, nous avons apporté des modifications à l’équipe du projet et avons fait face à une augmentation des coûts. Ce projet a été terminé sans que nous réalisions de bénéfice, mais il a répondu aux attentes du client. Cela a constitué une expérience dont nous avons tiré des leçons, et nous avons décidé de ne plus accepter de projets de très grande envergure comme celui-ci. Nous nous concentrons à présent sur des projets correspondant à des processus dans lesquels notre équipe est performante. »
Les projets de construction nécessitent une planification optimale ainsi qu'une excellente communication. Ils impliquent de nombreuses variables complexes et coûteuses : il est donc essentiel que les chefs de projet dans les entreprises de construction puissent mettre à jour leurs budgets et leurs calendriers en temps réel. Ils pourront ainsi garantir l'exactitude des données et éviter la majorité des mauvaises surprises. Les projets de construction nécessitent également des permis spéciaux, aussi est-il important d'identifier tout ce que le projet implique dès le début. De cette façon, les responsables pourront s’assurer que le projet est conforme à toutes les exigences juridiques.
Catégories de risques du projet : méthodologie PMBOK
La méthodologie du Corpus des connaissances en management de projet (PMBOK) classe les risques en trois catégories : les risques opérationnels, les risques stratégiques à court terme et les risques stratégiques à long terme. Nous résumons ci-dessous les définitions qu’elle donne à chaque catégorie de risques :
- Risques opérationnels : les risques opérationnels désignent les risques liés aux résultats du projet. Les risques opérationnels sont plutôt présents dans les dernières étapes d’un projet. Ils concernent en général les produits et les livrables, ou bien l’incapacité de les produire et les livrer.
- Risques stratégiques à court terme : les risques stratégiques à court terme désignent les risques affectant les porteurs du projet au cours de la durée de vie du projet ou dans le cadre de ses conséquences immédiates. Ils peuvent également affecter les personnes exploitant les résultats du projet.
- Risques stratégiques à long terme : les risques stratégiques à long terme désignent les risques liés aux buts et objectifs du projet, ainsi qu’aux problèmes qu’il cherche à résoudre. Les risques à long terme peuvent affecter des utilisateurs qui sont éloignés des processus du projet.
Bonnes pratiques pour la gestion des risques de vos projets
La gestion des risques du projet est importante afin de garantir sa réussite. Nos experts ont compilé une liste de conseils et de bonnes pratiques. Parmi les bonnes pratiques, citons des coûts de fonctionnement qui ne dépassent pas vos moyens, la mise en œuvre de processus de communication solides, ainsi que l’utilisation de logiciels, le cas échéant.
Voici certaines bonnes pratiques pour la gestion des risques de vos projets :
- Soyez proactif : établissez rapidement des processus destinés à identifier les risques potentiels. Faites de l’évaluation des risques une étape nécessaire dans la planification des projets, et informez votre équipe sur les risques les plus fréquents afin qu’elle puisse elle aussi les prendre en compte. « Nous avons constaté que plus les problèmes étaient détectés en amont, moins cela coûtait d'argent pour les résoudre. Lorsque nous arrivons à détecter les erreurs dès le début du cycle de test, nous pouvons réduire le coût global de la production », explique Druckman.
- Adoptez une approche Agile : certaines stratégies de gestion de projet sont plus efficaces que d’autres pour gérer les risques. « La gestion des risques est au cœur de la méthode Scrum », explique Druckman. « Il s'agit de la stratégie de gestion de projet idéale lorsque vous avez un projet qui présente un risque supérieur à la moyenne (des situations jamais rencontrées auparavant, ou bien la présence d'une équipe inexpérimentée) et que vous êtes limités sur certains points (vous avez demandé une équipe de 12 personnes et l'on vous a accordé une équipe de 7 personnes seulement, par exemple ; ou bien vous avez dit à la direction que vous aviez besoin de six mois, et l'on vous a donné un délai de trois mois). La méthode Scrum vous permet de mieux gérer les risques de ce projet difficile en le divisant en plusieurs périodes courtes et prédéfinies que l'on appelle des sprints. » Les sprints Agile permettent à une équipe de concentrer son énergie sur des tâches et des livrables spécifiques, afin de pouvoir résoudre les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
- Opérez sans dépasser vos moyens : l’un des moyens les plus simples d’éviter les risques et d'adopter un comportement sûr. Si vous avez bien identifié les ressources dont vous disposez, il sera plus facile de vous limiter à votre périmètre et d'éviter tout dépassement. « La première étape consiste à bien connaître votre secteur d’activité ainsi que les capacités de votre propre exploitation. N'émettez pas d'hypothèses hasardeuses sur ce qui peut être réalisé : concentrez-vous plutôt sur ce que vous êtes sûr de pouvoir réaliser tous les jours à un niveau élevé », conseille Bloom.
- Privilégiez les projets simples : travaillez le plus souvent sur des projets que vous pouvez réaliser et dont vous connaissez la rentabilité. Les projets qui sont similaires à ceux que vous avez livrés par le passé sans complications particulières présenteront moins de risques. « Le temps passé à travailler sur un projet problématique est beaucoup plus élevé que le temps consacré à plusieurs projets ne présentant aucun problème », explique Bloom. « Établissez un processus d’évaluation des projets potentiels afin d’éviter de consacrer du temps et des ressources à un projet non rentable, et développez votre cœur de métier de façon stratégique. Vos équipes ne pourront qu'en bénéficier et resteront plus impliquées dans votre entreprise. »
- Quantifiez les impacts des risques : lorsque cela est possible, déterminez les impacts réels et quantifiables des risques du projet. Les coûts seront différents selon le type de risque. Si vous pouvez associer à ces risques des données en temps réel ou des coûts spécifiques, il vous sera plus facile de cibler ceux qui méritent le plus d’attention. Cette stratégie de gestion des risques comporte un autre avantage : elle permet d’expliquer facilement aux parties prenantes ce qu’impliquent ces risques, même si celles-ci ne connaissent pas tous les tenants et les aboutissants d’un projet donné.
- Encouragez la communication : les chefs de projet doivent veiller à ce que la communication circule bien dans les deux sens. Ne sanctionnez pas les personnes qui ont soulevé les problèmes qu’elles ont rencontrés, et n'oubliez pas d'informer les sponsors de vos projets des risques potentiels dès que ceux-ci sont identifiés. « Sollicitez la validation de personnes clés au niveau de la direction, afin de garantir que vos projets ont été soumis à un processus de vérification préalable. Cela permet de créer un état d’esprit où chaque membre de l’équipe se sentira plus responsable. Cette approche permet de réaliser de grandes choses », indique Bloom.
- Veillez à la bonne visibilité du projet : grâce à de bonnes pratiques de visibilité, toute personne qui le désire peut avoir un aperçu de l’ensemble du projet, ainsi que des informations sur les missions spécifiques à chaque membre de l'équipe, ainsi qu'au calendrier associé. Cela peut parfois permettre à d’autres personnes d'identifier des risques que n'avaient pas remarqués les personnes plus directement concernées par le projet.
Utilisez un logiciel de gestion de projet : un logiciel de gestion de projet permet aux équipes de rester organisées tout au long du cycle de vie du projet. De nombreuses solutions logicielles existent qui fournissent des outils performants aux chefs de projet, notamment des méthodes d’identification, de suivi et de gestion des risques.
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