Définition de l’utilisation des ressources
L’utilisation est définie comme la quantité de temps disponible d’un employé utilisée pour un travail productif et facturable, exprimée en pourcentage.
Le taux d’utilisation d’un employé est une métrique essentielle à suivre pour les organisations. Il s’agit d’une mesure de l’efficacité de la facturation, qui aide l’entreprise à comprendre si elle facture suffisamment pour couvrir ses coûts et ses frais généraux.
Lorsqu’il s’agit de gestion des ressources, les taux d’utilisation aident à prévoir et à optimiser les ressources, ainsi qu'à de nombreuses autres fonctions essentielles de l’entreprise. Il s’agit d’une mesure simple qui a des effets puissants sur la façon dont votre entreprise fonctionne.
Formule du taux d’utilisation
Voici la formule pour calculer l’utilisation :
Total des heures facturables / Total des heures disponibles
Disons que nous voulons trouver le taux d’utilisation pour Leslie, une développeuse front-end au sein d’une société de conception de sites Web. Dans une semaine, elle a 40 heures disponibles. Cela signifie 2 080 heures par an. En supposant qu’elle prend deux semaines de vacances, son nombre total d’heures disponibles pour l’année est de 2 000.
Disons maintenant qu’elle facture 1 500 heures sur les projets de divers clients tout au long de l’année. À l’aide de ce rapport d’utilisation, nous pouvons calculer son taux d’utilisation comme suit :
1 500 / 2 000 = 0,75
Son taux d’utilisation était de 75 %. Cela signifie que l’année dernière, Leslie était facturable à 75 %. Si elle avait facturé les 2 000 heures disponibles pour le travail facturable aux clients, son taux d’utilisation aurait été de 100 %, mais cela ne se produit presque jamais et ce n’est pas souhaitable.
Pourquoi pas ? Parce qu'en réalité, les employés ont d’autres responsabilités professionnelles qui ne sont pas facturables aux clients, et les taux d’utilisation optimaux doivent tenir compte de ce temps non facturable.
Leslie est la responsable de son service, elle est donc chargée d'en former les membres juniors. Elle est chargée d'aider pour les estimations de projet. Et elle prend du temps pour le déjeuner et les pauses café (dont elle a bien besoin). Aucune de ces fonctions n’est facturable, de sorte que le taux d’utilisation optimal de Leslie doit tenir compte du temps qu’elle passe sur ces activités.
Pour cette raison, la plupart des organisations définissent des taux d’utilisation cibles pour leurs employés, qui tiennent compte du nombre d’heures disponibles qu'ils doivent consacrer au travail non facturable et du nombre d’heures qu’ils doivent facturer pour que l’entreprise maintienne son niveau de rentabilité.
Les taux d’utilisation cibles varient d’une personne à l’autre et d’un poste à l’autre. Les responsables ont généralement des taux d’utilisation cibles inférieurs, tandis que le personnel de première ligne a des taux plus élevés.
Dans le cas de Leslie, son taux d’utilisation cible est de 75 %. Cela signifie qu’au moins 75 % de son temps disponible doit être consacré à des travaux facturables, 25 % maximum pouvant être dédiés à des révisions administratives non facturables ou à du travail pro bono. Tant qu’elle reste au niveau de ces pourcentages ou qu'elle fait mieux, l'entreprise considère qu'elle est utilisée efficacement.
Que pouvez-vous apprendre des taux d’utilisation ?
Il existe de nombreuses informations précieuses à obtenir en quantifiant les taux d’utilisation.
En examinant les taux d’utilisation des employés par service ou par fonction, vous pouvez voir où la demande est la plus lourde (là où les taux d’utilisation sont les plus élevés). Cela permet d’identifier les opportunités de croissance de l’entreprise, et les endroits où il faudrait peut-être envisager d’ajouter du personnel.
Si vous reliez les taux d’utilisation aux bénéfices, vous obtenez un aperçu des services les plus rentables.
Ces deux informations aident les commerciaux. En sachant quels types de projets sont les plus rentables, et lesquels jouent sur les forces uniques de l’entreprise, ils n’ont pas besoin de perdre un temps précieux avec des prospects qui ne correspondent pas à la stratégie commerciale de l’organisation.
Un taux d’utilisation qui frôle régulièrement 100 % indique que vous surchargez votre personnel et qu'il est peut-être temps de vous développer.
Un taux d’utilisation régulièrement faible signifie qu’il n’y a pas assez de travail dans le pipeline, que trop d’heures sont perdues sur des fonctions administratives non facturables ou que votre entreprise a trop d'indépendants sur les projets.
Les taux d’utilisation qui sont régulièrement trop élevés ou trop faibles ne sont pas bons pour votre organisation et indiquent généralement de futurs risques.
Mais qu’est-ce qui est trop élevé ? Et qu'est-ce qui est trop faible ? Pour en savoir plus, vous devez d’abord connaître le taux d’utilisation idéal pour votre situation spécifique.
Quel est le taux d’utilisation idéal ?
Le taux d’utilisation idéal pour votre organisation équilibre le taux facturable cible avec toutes les dépenses de personnel, les frais généraux et la marge bénéficiaire de l'entreprise. Mais nous allons un peu vite.
Tout d’abord, nous devons parler des taux d’utilisation organisationnels, ou des taux d’utilisation de la capacité.
Taux d'utilisation de la capacité
Le taux d’utilisation de la capacité est le taux d’utilisation moyen de chaque employé de l’organisation, qui peut être calculé à l’aide de cette formule d’utilisation :
Total de tous les taux d’utilisation des employés / Nombre total d’employés
Si nous imaginons que Leslie travaille pour une très petite entreprise avec cinq employés facturables, nous pouvons calculer le taux d’utilisation de la capacité comme suit :
(75 % + 80 % + 60 % + 85 % + 70 %) / 5 =
370 % / 5 = 74 %
(Les cinq premiers pourcentages de cette formule représentent les cinq taux d’utilisation des employés)
Cela signifie que le taux d’utilisation moyen de l’entreprise de Leslie est de 74 %.
Le taux d’utilisation de la capacité est un chiffre important car il montre à quel point l’ensemble de l’entreprise est efficace dans sa manière d'utiliser ses heures disponibles.
Une entreprise ayant un faible taux d’utilisation de la capacité perd la valeur facturable de toutes ces heures, perdant beaucoup d’argent.
Utiliser le taux d’utilisation de la capacité pour calculer le taux de facturation optimal
Généralement, lorsqu’une entreprise veut savoir ce qu’elle doit facturer par heure pour toutes ses ressources en main-d’œuvre, elle utilise cette formule :
(Coûts des ressources + frais généraux + marge bénéficiaire) / Total des heures de main-d’œuvre moyennes
Disons que le coût moyen de la main-d’œuvre chez Leslie est de 100 000 $, que les frais généraux par employé sont de 20 000 $ et que leur objectif est une marge bénéficiaire de 20 % (120 000 $ x 0,20 = 24 000 $). En supposant que tout le monde a 2 000 heures disponibles, vous pouvez calculer le taux de facturation comme suit :
(100 000 + 20 000 + 24 000) / 2 000 =
144 000 / 2 000 = 72
L’entreprise de Leslie aurait besoin de facturer 72 $ de l'heure pour couvrir ses dépenses et réaliser un bénéfice de 20 %.
Cependant, cette formule suppose que chaque employé a un taux d’utilisation de 100 %, et nous avons déjà dit que ce n'était ni réaliste ni souhaitable.
Inclure le taux d’utilisation de la capacité dans cette équation donne un chiffre facturable beaucoup plus réaliste :
(144 000 / 2 000) / Taux d’utilisation de la capacité (qui était de 74 % pour l’entreprise de Leslie, ou 0,74)
(144 000 / 2 000) / 0,74 =
72 / 0,74 = 97,29
Arrondi, le taux facturable optimal pour atteindre une marge bénéficiaire de 20 % est de 97 $ par heure. Ce taux est plus élevé, parce qu’il doit tenir compte des 26 % d'heures disponibles de l’entreprise qui ne sont pas facturables et qui ne génèrent donc pas de revenus.
Calculer le taux d’utilisation idéal
Nous sommes maintenant prêts à comprendre le taux d’utilisation idéal. Bien qu’il soit normal d’utiliser le taux d’utilisation de la capacité d’une organisation pour en déduire une charge horaire optimale, cela suppose que le taux d’utilisation de la capacité est correct.
Et si le taux d’utilisation de la capacité de l'entreprise de Leslie était de 50 % au lieu de 74 % ? Cela donnerait un taux de facturation horaire optimal de 144 $ au lieu de 97 $, ce qui pourrait être au-dessus de ce que les clients de l’entreprise souhaitent payer par heure. Vous pénaliseriez vos clients en raison de votre manque d'heures facturables.
Il est préférable de commencer par un taux facturable horaire cible, puis de revenir à un taux d’utilisation idéal qui permette au taux facturable cible de dégager la marge bénéficiaire de 20 % souhaitée.
Ainsi, la formule pour un taux d’utilisation idéal est :
(Coûts des ressources + frais généraux + marge bénéficiaire) / Total des heures disponibles x Taux facturable cible
Disons que nous visons un tarif facturable de 80 $ de l'heure. À l’aide des coûts totaux calculés plus tôt, nous obtenons :
144 000 / 2 000 x 80 =
144 000 / 160 000 = 0,90
Cela nous dit que pour couvrir toutes ses dépenses et faire un bénéfice de 20 %, l’entreprise de Leslie aurait besoin d’un taux d’utilisation de la capacité de 90 % si elle souhaite facturer ses clients 80 $ de l'heure.
Maintenant, vous vous demandez peut-être comment ils vont s'y prendre pour augmenter leurs taux d’utilisation ?
Comment augmenter les taux d’utilisation
Pour augmenter le taux d’utilisation de la capacité d’une organisation, vous devez augmenter tous les taux d’utilisation des employés, car la capacité est une moyenne des taux individuels.
Une bonne première étape consiste à définir les références pour chaque employé, comme nous l’avons dit précédemment. Si vous vous rappelez, l’utilisation de Leslie est de 75 %, ce qui lui permet d’avoir du temps pour le travail administratif non facturable.
Il est essentiel que vous communiquiez ces taux d’utilisation cibles à chaque employé et leurs responsables. Il est impossible d’atteindre une cible si vous ne savez pas ce que vous visez. Permettez aux employés de prendre la main sur leur taux d’utilisation, et ne punissez pas ceux qui n’atteignent pas leur taux cible (à moins que ce ne soit par négligence). Il ne s’agit probablement pas de leur faute s’il n’y a pas assez de travaux à facturer.
Au lieu de cela, récompensez les employés qui réussissent à atteindre ou dépasser leurs objectifs d’utilisation. Les employés véritablement motivés à atteindre leurs objectifs auront un rôle plus actif dans l’entreprise. Ils pourraient même aller jusqu’à essayer d'apporter des affaires pour augmenter les heures facturées. Idéalement, vos employés devraient voir les taux d’utilisation cibles comme un défi excitant, et non comme un poids sur leurs épaules.
Utiliser un logiciel de suivi du temps
Il existe beaucoup d’avantages à utiliser un logiciel de suivi du temps pour suivre les heures facturables, tant que l’outil est facile à utiliser. Il est possible que vos employés facturent déjà à des taux plus élevés, mais parce que le suivi du temps est un vrai tracas, qu'ils ne facturent pas correctement ou précisément toutes leurs heures. Ou peut-être que certaines de leurs heures sont mal classées en raison d'une conception et d'une mise en œuvre du logiciel de mauvaise qualité.
Les logiciels de suivi du temps rendent idéalement le processus aussi facile et précis que possible. Une fois que vos employés commencent à enregistrer avec précision leurs heures en temps voulu, vous découvrirez peut-être que votre organisation fait mieux que vous ne le pensiez.
Réduire le temps non facturable
C’est un sujet important. Comme nous l’avons dit, chaque entreprise a besoin de réserver du temps non facturable dans son emploi du temps, mais trop de temps non facturable est une indication de gaspillage. Cela peut indiquer que :
- Vous n’avez pas assez de travail facturable pour remplir votre pipeline, et les employés se tournent les pouces
- Il existe des inefficacités dans les processus internes, qui entraînent un excès de temps dédié à l'administratif
- Les responsables doivent retourner au front et prendre en charge davantage de travail facturable
- Le temps de formation disponible ne prépare pas correctement les membres juniors de l’équipe à gérer la charge de travail disponible
Nous savons déjà que le temps disponible est une ressource limitée. Si une trop grande partie se retrouve aspirée par des travaux administratifs non facturables, cela fausse la disponibilité de votre équipe, déformant la perception du nombre d’heures qui pourraient être consacrées au travail facturable.
Cela peut conduire à des conséquences désastreuses, comme essuyer un refus pour ce qui est perçu comme un manque de capacité de travail, et dégrader davantage le backlog de travail facturable qui pourrait augmenter vos taux d’utilisation.
De ce point de vue, la réduction des heures non facturables gaspillées peut créer une boucle de retour positive qui remet les taux d’utilisation sur une trajectoire ascendante.
Il y a une meilleure façon de faire
La meilleure façon d’optimiser vos taux d’utilisation est de recueillir de bonnes informations précises. Avoir une bonne compréhension de vos données historiques sur l'utilisation vous aide à comprendre les tendances passées. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour faire des prévisions d’utilisation plus précises, afin de pouvoir anticiper et prendre des décisions plus intelligentes au sujet de votre pipeline d’affaires.
10,000ft par Smartsheet propose des outils puissants de reporting pour vous aider à comprendre l’utilisation des ressources de votre organisation et à prendre des mesures concrètes pour augmenter (ou réduire) vos taux d’utilisation.
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