Qu’est-ce que l’analyse des flux de travail ?
Le terme analyse des flux de travail fait référence à l’examen et à l’optimisation des flux de travail de gestion de projet. Les entreprises utilisent l’analyse des flux de travail pour identifier les erreurs dans leurs stratégies et mettre en évidence des processus obsolètes, inefficaces ou inefficaces.
« L’analyse des flux de travail m’a aidé à observer et à améliorer l’efficacité de l’ensemble de mon équipe », explique Steve Anevski, PDG et co-fondateur d’Upshift. « Cette analyse m’a permis de collaborer plus efficacement avec mes employés et de prendre des décisions éclairées ».
Quand l’analyse des flux de travail est-elle appropriée ?
L’analyse des flux de travail est importante chaque fois que votre projet atteint un goulet d’étranglement ou lorsque vous perdez du temps sur des tâches redondantes. Vous trouverez peut-être également utile d’auditer régulièrement vos flux de travail avant que ces inefficacités ne se produisent.
L’analyse des flux de travail peut aider les équipes à identifier la ou les causes des longs temps d’attente pour les livrables entre les services ou pourquoi certaines équipes consacrent beaucoup plus de temps que d’autres aux mêmes tâches. Si vous avez récemment modifié l’utilisation d’un logiciel ou mis à niveau n’importe quel matériel, vous constaterez peut-être que vos méthodes existantes sont désormais obsolètes. Si vous faites appel à un nouveau responsable ou créez une nouvelle équipe, vous voudrez peut-être examiner les flux de travail existants et tenir compte de tout changement de personnel. Chaque fois que vous trouvez une erreur dans un processus opérationnel, vous voudrez peut-être examiner vos flux de travail.
« C’est certainement une bonne pratique d’analyser régulièrement les flux de travail », explique Devon Fata, PDG de Pixoul. « Mais c’est également nécessaire lorsque vous effectuez une transition majeure, par exemple vers une main-d’œuvre à distance, ou si vous remarquez des problèmes d’efficacité en dehors d’une analyse régulière ».
Éléments de l’analyse des flux de travail
L’analyse des flux de travail nécessite quelques éléments clés pour réussir. Tout d’abord, identifiez les flux de travail en question et recueillez des données à leur sujet. Restez impartial. Notez le temps nécessaire pour l’achèvement, le pourcentage d’achèvement et le coût d’exploitation de chaque étape.
- Cartographiez les étapes : faites une liste de chaque étape nécessaire pour terminer votre flux de travail du début à la fin. Envisagez de créer un arbre de décision visuel et ramifié pour visualiser plus facilement le processus.
- Estimez le temps nécessaire pour terminer chaque étape : évaluez le temps nécessaire pour terminer la tâche, et comparez-le à la durée réelle de chaque tâche. Si ces informations ne sont pas disponibles, il peut être judicieux de commencer à les enregistrer à l’avenir.
- Déterminez le coût de chaque étape : ajoutez le coût de chaque étape du processus, y compris les matériaux et la main-d’œuvre. Le coût est-il anormalement élevé pour la valeur de la tâche ?
- Éliminez les redondances : supprimez toute étape du processus qui ne vous rapproche pas de votre objectif ou qui répète inutilement les efforts de toute autre étape.
- Rationalisez le flux de travail : si possible, automatisez certaines parties du flux de travail. Pour plus d’informations sur l’automatisation des flux de travail, lisez notre guide de numérisation des flux de travail.
Étapes de l’analyse des flux de travail
L’analyse des flux de travail comprend cinq étapes. Tout d’abord, identifiez les flux de travail en question et recueillez des données à leur sujet. Ensuite, examinez ces données, puis apportez des modifications aux problèmes. Enfin, créez un calendrier pour gérer et ajuster ces flux de travail au besoin.
1. Identifiez les flux de travail qui doivent être analysés
Créez un calendrier pour analyser régulièrement chacun de vos flux de travail. Si vous analysez les flux de travail pour la première fois, séparez-les par équipe ou par service et examinez-les méthodiquement.
« Si certains aspects de vos flux de travail semblent inefficaces, ils le sont probablement, et c’est un excellent point de départ », explique Fata. « Surtout au début, il y a des possibilité de s’attaquer aux fruits à portée de main en suivant votre intuition. Au fur et à mesure que vous apporterez ces changements faciles, vous mettrez également en pratique les compétences dont vous aurez besoin pour identifier des gains d’efficacités plus difficiles à trouver ».
2. Recueillez et organisez les données concernant chaque flux de travail
Rassemblez et organisez les données entourant vos flux de travail. Utilisez des rapports enregistrés, des journaux de logiciels, des e-mails et tout ce dont vous avez besoin pour comprendre en profondeur l’utilisation historique des flux de travail dans votre entreprise. Si vous ne trouvez pas les informations dont vous avez besoin, faites une note pour créer des journaux de ces informations à l’avenir.
Pour chaque flux de travail, procédez comme suit :
- Identifiez la tâche que le flux de travail est censé accomplir, et vérifiez qu’elle atteint son objectif.
- Déterminez le temps que chaque étape doit prendre pour être terminée, et utilisez les données passées pour déterminer combien de temps chaque étape prend réellement.
- Regardez le taux d’achèvement de chaque tâche et du flux de travail dans son ensemble. Notez les étapes difficiles ou impossibles à accomplir.
- Définissez chaque étape du flux de travail du début à la fin.
- Recueillez les rapports et regardez où ils sont stockés. Notez la structure de dénomination des fichiers et des dossiers et l’organisation des lecteurs.
3. Analysez les données
Utilisez les données que vous avez collectées pour tirer des conclusions sur le statut actuel de chaque flux de travail. Identifiez les choses qui fonctionnent bien et les domaines où vous pouvez apporter des améliorations.
« Faites un rapport de flux de travail de votre équipe et de différents processus dans tous les domaines. Une fois le rapport terminé, utilisez des méthodes statistiques pour déterminer lesquelles fonctionnent à leur niveau optimal. Pour ceux qui ne sont pas performants, trouvez un moyen de les améliorer ou de les éliminer », suggère Anevski.
Posez-vous les questions suivantes sur chacun de vos flux de travail :
- Chaque étape a-t-elle un sens ? Une nouvelle recrue pourrait-elle les compléter avec un minimum de formation ? Regardez chaque étape comme un étranger qui la voit pour la première fois, et assurez-vous que cette étape est clairement écrite et facile à suivre.
- Consacrez-vous un temps raisonnable à chaque étape ? Notez toutes les étapes qui prennent beaucoup de temps ou qui se terminent régulièrement au-delà de leur échéance. Vérifiez si le problème concerne le flux de travail ou la date limite.
- Des processus sont-ils redondants ? Identifiez pourquoi chaque étape est nécessaire. Vous trouverez peut-être des étapes qui peuvent être réduites ou éliminées complètement.
- Avons-nous besoin de toutes les données que nous demandons aux gens de déclarer ? Souvent, les entreprises exigent des rapports qui fournissent des informations disponibles ailleurs. Assurez-vous que vos employés ne passent pas leur temps à créer des rapports auxquels personne ne fait référence.
- Les informations sont-elles faciles à trouver ? Jetez un coup d’œil à l’endroit où vous stockez les rapports et identifiez les inefficacités dans les conventions de dénomination et les emplacements d’enregistrement. Notez les informations auxquelles vous auriez aimé accéder pour l’analyse de votre flux de travail, et assurez-vous de les enregistrer et de les stocker dans un endroit accessible.
- Y a-t-il des erreurs évidentes ou des étapes obsolètes ? Lorsque vous changez de logiciel ou que vous mélangez vos équipes, vous constaterez peut-être que parfois des étapes, et même des flux de travail entiers, deviennent redondantes. Assurez-vous que vos flux de travail sont à jour avec les derniers logiciels et procédures de l’entreprise.
4. Apportez les modifications nécessaires
Lorsque vous trouvez des éléments qui doivent être modifiés, modifiez-les. Consultez vos équipes sur les étapes et les flux de travail qui doivent être révisés, et demandez-leur comment le faire. Vous devrez peut-être ajouter, modifier ou éliminer complètement certaines étapes. Au fur et à mesure que vos flux de travail évoluent, le processus d’analyse deviendra plus simple.
« Nous avons une philosophie du Kaizen, qui est une philosophie d’amélioration continue », explique Steven Bowman, PDG d’A Line at the Door. « Nous sommes constamment à la recherche de commentaires de nos équipes et de nos clients sur les moyens de s’améliorer. Nos flux de travail ne sont pas différents ».
L’élargissement des échéances qui sont couramment manquées, l’impression ou la copie de documents dans des lots plus importants au lieu de plusieurs fois tout au long d’un projet, ou l’utilisation de modèles d’e-mail ou l’automatisation de la rédaction d’invitations à une réunion sont autant d’exemples de moyens que vous pouvez améliorer sur les flux de travail courants.
Pour en savoir plus, consultez notre guide complet de la méthodologie Kaizen et notre guide de la mise en œuvre de l’amélioration continue.
5. Gérez et ajustez au besoin
Créez un calendrier pour vérifier vos flux de travail. Au fur et à mesure que les besoins de votre entreprise changent, vos flux de travail peuvent devenir moins efficaces ou obsolètes. Il est préférable de consulter régulièrement les flux de travail afin de pouvoir prendre en compte les changements nécessaires avant qu’ils ne créent des problèmes.
« Il est utile d’analyser régulièrement vos flux de travail tout au long de l’année. Au fur et à mesure que la technologie des flux de travail s’améliore, les processus le peuvent également. Regardez vos flux de travail d’un œil critique chaque trimestre pour vous aider à prendre des décisions éclairées pour l’avenir », suggère Anevski.
Comment l’analyse des flux de travail aide-t-elle votre organisation ?
Une analyse régulière des flux de travail peut aider votre organisation à utiliser son temps plus judicieusement, à économiser de l’argent et à améliorer le moral de ses employés. Nous vous présentons ci-dessous quelques-uns des principaux avantages :
- Saisir les processus redondants : une analyse régulière des flux de travail peut vous aider à identifier et à traiter les processus dupliqués ou obsolètes. La rationalisation ou l’élimination de ces processus peut avoir un impact positif majeur sur vos activités quotidiennes.
- Réduction du temps perdu : des flux de travail plus efficaces signifient que le temps de vos employés est plus productif. Cela permet de consacrer plus de temps à la réalisation de vos objectifs.
- Économie d’argent : des employés plus efficaces signifient moins d’heures de travail consacrées aux mêmes tâches. More efficient workflows can also lead to money savings on office supplies, such as paper and printer ink.
« Vous pouvez facilement découvrir des phases qui peuvent être automatisées ou dématérialisées en examinant chaque partie d’un processus de travail et en observant tout du début à la fin. Vous obtiendrez plus d’efficacité et plus de bénéfices après avoir appliqué les modifications découvertes grâce à l’analyse », explique Abe Breuer, le PDG de VIP to Go.
- Amélioration du moral : les employés veulent avoir l’impression que leur temps a de la valeur. Le moral s’améliore lorsque les gens peuvent être productifs et cocher les tâches de leurs listes. « Les données que nous recueillons à partir de l’analyse des flux de travail m’aident à prendre des décisions éclairées, ce qui conduit à des tâches plus significatives attribuées aux employés. La productivité permet à tout le monde de rester impliqué, et les employés sont alors en mesure d’ajouter encore plus de valeur à l’équipe », explique Anevski.
- Amélioration de l’efficacité globale : tous les avantages précédents augmentent l’efficacité globale de vos équipes et de votre entreprise. Au fur et à mesure que vous établissez les meilleures pratiques de flux de travail, il deviendra encore plus facile d’analyser et d’optimiser l’efficacité de votre flux de travail à l’avenir.
Meilleures pratiques d’analyse des flux de travail
L’analyse des flux de travail est un processus essentiel. Qu’il s’agisse de s’appuyer sur vos propres fondations, de rester neutre et d’impliquer votre équipe, nous avons rassemblé ci-dessous quelques conseils d’experts pour maintenir les meilleures pratiques.
- Développement de ce que vous avez déjà : la plupart des entreprises ont mis en place des flux de travail, même si elles ne les documentent pas officiellement. Lorsque vous analysez et mettez à jour vos flux de travail, développez-vous sur les processus de travail que vous avez déjà.
« Ce n’est pas parce qu’il y a un problème avec un flux de travail que vous devez partir de zéro », explique Bowman. « Divisez vos flux de travail en segments digestes, puis analysez les segments. Ne jetez pas le bébé avec l’eau du bain ». - Rester neutre : le changement peut être difficile, surtout si vous avez été impliqué dans la création d’un flux de travail qui n’est plus aussi optimisé qu’auparavant.
« Il peut être difficile de persuader les individus de faire de nouvelles choses, surtout lorsqu’il leur faut changer leur comportement actuel », note Breuer. Il est important de laisser les émotions et les biais hors de l’équation lors de l’analyse de vos flux de travail. Si votre équipe d’analyse a du mal à rester neutre, il peut être utile de faire appel à un consultant tiers pour vous aider tout au long du processus. - Utilisation de solutions logicielles : de nombreux outils logiciels existent pour aider à l’analyse des flux de travail. Envisagez l’utilisation d’un moteur de flux de travail pour assurer le bon déroulement de votre opération.
- Rendre les choses visuelles :
les flux de travail complexes peuvent être beaucoup plus faciles à conceptualiser lorsqu’ils sont créés visuellement. Chelsea Cohen, co-fondatrice de SoStocked, explique comment son organisation utilise des stratégies visuelles de flux de travail : « Nous commençons par un système Kanban. Le Kanban est l’une des méthodes les plus simples d’analyse des flux de travail, car il simplifie l’ensemble de votre projet en un tableau visuel. Vous pouvez catégoriser les principales tâches en colonnes distinctes et faire signer les membres de l’équipe en temps réel lorsqu’ils assument leurs responsabilités. Il est ainsi plus facile d’identifier les points où votre flux de travail commence à prendre du retard, afin que vous puissiez les traiter plus rapidement ».
En savoir plus sur la configuration d’un tableau Kanban. - Suivi du temps et du coût : l’objectif ultime de l’analyse des flux de travail est d’économiser du temps et de l’argent à une entreprise, alors assurez-vous de suivre le coût de la main-d’œuvre et le temps moyen nécessaire pour terminer vos flux de travail. Grâce à ces données, vous pouvez suivre les améliorations, identifier les ralentissements et les résoudre avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
- Analyse selon un calendrier : réservez du temps pour examiner vos flux de travail. Vous constaterez peut-être que passer quelques heures par mois à faire des analyses de base peut vous faire gagner beaucoup plus d’heures à l’avenir. « Il n’y a pas de moment parfait pour effectuer une analyse des flux de travail. L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. De plus, des examens réguliers des processus aident à identifier les problèmes avant qu’ils ne vous coûtent du temps et de l’argent », explique Cohen.
- Consultation de l’équipe : obtenez des commentaires des personnes qui utilisent vos flux de travail. « Si vous souhaitez vraiment comprendre ce qui ne va pas avec votre flux de travail, obtenez les commentaires de vrais utilisateurs », suggère Breuer. Les utilisateurs quotidiens savent mieux que quiconque si vos segments sont obsolètes ou inefficaces.
- Apporter des modifications : ne vous contentez pas de recueillir les données, réparez les erreurs. Une fois que vous avez identifié des inefficacités, apportez les modifications nécessaires pour les réduire ou les éliminer. L’objectif de l’analyse des flux de travail est plus qu’une simple collecte de données : il s’agit d’utiliser ces données pour générer des changements significatifs.
Exemples d’analyse et de correction des flux de travail
Vous vous demandez à quoi ressemble l’analyse corrective des flux de travail dans le monde réel ? Nous avons rassemblé quelques exemples de problèmes courants liés aux flux de travail et comment les corriger à l’aide d’une analyse en temps opportun ci-dessous :
- Inefficacités de l’allocation de la main-d’œuvre : de nombreuses entreprises commencent petites et se développent rapidement, ce qui peut entraîner des problèmes qui s’amplifient de façon exponentielle au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Prenons l’exemple d’une petite entreprise qui a commencé avec six employés, qui consignent tous leur temps sur des fiches de présence papier. Un responsable recueille les fiches et saisit les dossiers papier dans une feuille de calcul. Le responsable envoie la feuille de calcul à un comptable, qui détermine les impôts et les chèques de paie de tous les employés, puis génère et distribue des chèques papier.
Cinq ans plus tard, cette même entreprise emploie 35 personnes, mais utilise toujours des flux de travail manuels de suivi du temps et de comptabilité. Les employés passent chacun le même temps à suivre leurs heures travaillées, mais le comptable et le responsable mieux payés passent maintenant une partie considérable de leur journée à accomplir des tâches qui pourraient être facilement automatisées par un logiciel.
Solution : lorsqu’une entreprise est petite, les coûts des logiciels qui permettent de gagner du temps peuvent sembler prohibitifs. En mettant en œuvre des horloges de calcul du temps et des logiciels de paie pour améliorer ces flux de travail, cette entreprise économiserait des milliers d’heures de travail et d’argent normalement dépensés pour traiter la paie. - Conception de bureau : même la disposition et l’équipement de votre bureau peuvent conduire à des pertes de temps et d’argent. Envisagez un bureau configuré pour des dizaines d’employés ayant accès à une seule station d’impression. Les flux de travail qui comprennent l’impression de documents prendront plus de temps pour les employés assis dans des pièces ou des étages plus éloignés des imprimantes. Un plus grand nombre d’employés utilisant chaque imprimante peut causer des sauvegardes pendant les temps d’attente et coûter plus cher en maintenance de l’imprimante. De même, une imprimante à jet d’encre bon marché achetée lorsque l’entreprise était nouvelle ne peut pas fonctionner à la même efficacité qu’un modèle laser acheté avec une utilisation plus élevée à l’esprit.
Solution : l’un des moyens d’optimiser l’efficacité de vos flux de travail est d’améliorer l’efficacité du mouvement physique de vos employés au bureau. Assurez-vous que les fournitures de bureau et les stations d’impression sont situées le plus au centre possible ou, idéalement, répartissez plusieurs stations et stocks autour du bureau. Veillez à ce que l’équipement soit bien entretenu et à jour ; dépenser de l’argent pour la maintenance et les mises à niveau permettra d’économiser des coûts sur les réparations d’urgence à long terme. Vous constaterez peut-être également que l’élimination de la nécessité d’imprimer de nombreux types de documents, et au lieu de cela d’afficher des rapports dans un tableau de bord ou de les stocker dans un disque cloud accessible, rationalise de façon exponentielle les flux de travail. - Rapports non essentiels : lorsqu’elles introduisent de nouveaux processus de flux de travail, de nombreuses entreprises ont également tendance à créer de nouvelles méthodes de rapport. Imaginez une entreprise de vente au détail qui ouvre un deuxième site. Étant donné que les responsables de haut niveau ne peuvent pas être à deux endroits à la fois, ils mettent en œuvre un flux de travail de rapport de statut quotidien pour que les employés soient au courant des événements essentiels dans les magasins.
Au fur et à mesure que le temps passe et que l’entreprise ouvre de nouveaux sites, les responsables constatent que la plupart des journées sont routinières et sans histoire. Les responsables arrêtent de lire les rapports tous les jours parce qu’ils prennent le temps de les passer au peigne fin et qu’ils contiennent peu d’informations utiles. Au fur et à mesure que de plus en plus de magasins ouvrent, de plus en plus d’employés passent plus de temps à rédiger des rapports quotidiens qui sont rarement lus. Lorsqu’un incident survient, les responsables peuvent même avoir besoin de passer du temps à parcourir des dossiers de rapports pour savoir exactement ce qui s’est passé.
Solution : améliorez ces flux de travail en les vérifiant au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Avec chaque nouveau magasin, l’entreprise doit considérer quel type de données est réellement utile à recueillir. La portée ou la fréquence des rapports peuvent être réduites, ou restructurées pour exclure les sections non pertinentes. Vous pouvez également envisager d’établir un système permettant de signaler que les situations aberrantes afin d’être plus facile à identifier et à avoir plus d’impact.
Comment utiliser l’analyse des flux de travail pour améliorer votre efficacité
L’analyse des flux de travail fournit un aperçu des opérations de votre entreprise, ce qui peut vous aider à économiser de l’argent, à améliorer le moral des employés et à fonctionner plus efficacement. L’analyse régulière de vos flux de travail est le meilleur moyen d’informer les changements apportés aux processus quotidiens et de s’assurer qu’ils fonctionnent correctement.
Bowman explique comment la mise en œuvre de l’analyse des flux de travail a permis à son entreprise de gagner du temps : « L’analyse des flux de travail était essentielle pour nous aider à fonctionner plus efficacement, car elle nous a montré où les goulets d’étranglement existaient et à quel point notre flux de travail était en retard. Nous avons créé nos flux de travail pour détecter les exceptions. Chaque étape était essentiellement une disqualification pour saisir quand les choses n’étaient pas parfaites. Seulement huit pour cent de nos tentatives ont causé un problème, mais nous les avons envoyées par notre flux de travail de résolution de problèmes à chaque fois. En analysant notre flux de travail, nous nous sommes rendu compte que cette méthode gaspillait beaucoup de ressources. Nous avons ensuite créé un flux de travail dans lequel les cas ont été traités comme réussis jusqu’à ce qu’ils atteignent un fil de route, et nous les avons traités en conséquence. Beaucoup moins d’yeux étaient nécessaires pour beaucoup moins de cas, ce qui a grandement amélioré notre efficacité ».
Une analyse régulière des flux de travail est essentielle pour détecter les petites inefficacités avant qu’elles ne deviennent plus grandes et plus complexes. Les problèmes de flux de travail peuvent s’accumuler au fil du temps et vous rattraper avant que nous ne vous en rendiez compte si vous ne prenez pas le temps d’être proactif. La meilleure défense est une bonne attaque : identifiez et abordez les problèmes de flux de travail le plus tôt possible.
Considérations particulières pour l’application de flux de travail à des environnements de télétravail
L’analyse des flux de travail est essentielle pour toutes les entreprises, mais il y a des considérations particulières lors de la transition vers le télétravail. Nous vous présentons certains des meilleurs conseils d’experts, allant de l’adaptation de nouveaux styles de communication à la modification de votre approche de la création de flux de travail.
- Changez votre état d’esprit : l’analyse des flux de travail pour un environnement à distance ne doit pas être un frein pour un retour au bureau. Commencez à penser à l’efficacité en général, et intégrez des flux de travail qui sont logiques pour les deux environnements.
« L’analyse des flux de travail a été essentielle dans notre transition vers le télétravail », explique Fata. « Beaucoup de nos processus ont été transplantés dans un environnement de bureau sans vraiment y penser. L’analyse des flux de travail nous a aidés à passer d’une entreprise qui fait du télétravail à une entreprise axée sur le télétravail ». - Adoptez la communication asynchrone : le télétravail fournit de la flexibilité dans la communication, en particulier lorsque vous collaborez avec des personnes de différents fuseaux horaires. Adoptez l’utilisation de la communication asynchrone, et envisagez de définir des échéances et des rappels en fonction des dates plutôt que de l’heure de la journée.
« La communication a été beaucoup plus simple lorsque nous sommes passés au télétravail. Nous sommes passés à la communication asynchrone, ce qui nous a permis de libérer plus de temps dans notre journée de travail. Les employés n’ont pas à attendre que leurs responsables quittent une réunion et peuvent simplement laisser un mémo détaillant n’importe quel message important », explique Christiaan Huynen, fondateur de DesignBro. - Appliquez des processus à des groupes plus importants : le processus d’intégration est devenu beaucoup plus simple dans un environnement à distance pour de nombreuses entreprises. Les groupes d’intégration peuvent être beaucoup plus importants et interdépartementaux. Un seul employé des RH peut diriger une réunion vidéo de groupe avec des dizaines de nouveaux employés. Les nouvelles recrues peuvent naviguer dans la formation et remplir les formulaires nécessaires à leur propre rythme, et ces documents peuvent être soumis et approuvés facilement, ce qui fait gagner du temps aux nouveaux employés et aux RH.
« Le processus d’intégration et de formation des nouveaux employés est devenu beaucoup plus simple grâce à un modèle de télétravail. Le processus a été automatisé, ce qui permet aux professionnels des RH de se concentrer davantage sur les tâches stratégiques. Le processus traditionnel a été perturbé par l’utilisation de différents outils d’intégration », explique Anevski. « Je ne suis pas sûr que nous y reviendrons un jour ». - Tenez compte de la responsabilisation : certaines choses deviennent plus difficiles dans un environnement à distance, comme s’assurer que les employés effectuent bien leurs heures. Vous devrez peut-être créer de nouveaux processus pour maintenir la responsabilisation dans le suivi du temps. « Les heures de travail des employés étaient un problème difficile à résoudre pour notre organisation », explique Anevski. « Souvent, nous avons remarqué que les employés effectuaient des heures supplémentaires sur papier, mais n’ont fait aucun progrès sur le projet respectif dans la réalité. Ils ont fait semblant de travailler tard sur des projets pour avoir quelques heures de sommeil supplémentaires le matin ».
- Utilisez un logiciel : de nombreuses tâches qui auparavant faisaient partie de vérifications verbales rapides peuvent être transformées en vérifications rapides par bouton radio. Paul Sherman, directeur marketing d’Olive, explique comment ils ont fait une transition facile. « Nous avions l’habitude de confirmer verbalement les affectations et les projets lorsque nous étions au bureau, un appel téléphonique rapide à un collègue ou simplement en nous rendons à son bureau pour obtenir le « OK » verbal. On ne fait plus ça. Lorsque nous atteignons un jalon dans un projet, nous le notons simplement dans notre logiciel de gestion de projet et les parties concernées reçoivent une notification à ce sujet. C’est un changement subtil, mais utile ».
- Tenez compte des aptitudes techniques : lorsque vous créez de nouveaux flux de travail dans un environnement à distance, il est particulièrement important de prendre en compte l’aptitude technique de votre personnel. Passez du temps à les former aux logiciels que vous utilisez, et n’oubliez pas que vos employés les moins avertis en technologie ont peut-être besoin d’un peu plus de temps pour suivre les leçons.
« Vous devez prendre en compte la connaissance de votre personnel en matière de technologie lorsque vous modifiez les flux de travail pour le télétravail. Naturellement, les flux de travail à distance contiennent beaucoup plus de logiciels que si vous êtes au bureau, ce qui signifie que tout le monde doit être sur la même longueur d’onde quant à la façon de les utiliser. Planifiez une demi-journée, ou même une journée entière, pour former votre équipe à l’utilisation de ces outils », recommande Sherman. « Croyez-moi, cela vous fera gagner tant de temps et d’énergie par la suite ». - Maintenez la flexibilité : laissez vos employés avoir leur mot à dire dans leurs flux de travail individuels, et faites-leur confiance pour élaborer un calendrier qui fonctionne pour eux et pour l’entreprise.
Teresha Aird, co-fondatrice de Offices.net, décrit comment son entreprise et ses employés ont abordé une transition à distance : « Il était clair dès le début que l’option du télétravail aurait pour conséquence que certains employés avaient initialement du mal à concilier les engagements professionnels avec les distractions familiales ou autres à la maison. Cependant, nous pensions que ces premiers problèmes seraient rapidement modifiés, car les employés et les équipes ont compris leurs flux de travail à distance idéaux et adopté de nouvelles habitudes pour maintenir la productivité. Cela s’est avéré vrai, car de nombreux employés ont déclaré avoir à expérimenter leurs flux de travail afin de déterminer le meilleur ordre pour accomplir leurs tâches à distance. De nombreux employés ont également légèrement modifié leurs horaires lorsqu’ils sont à distance en prenant une pause déjeuner plus tôt ou plus tard et en commençant un peu plus tôt en raison de l’absence de trajet ».
Bénéfices de l’analyse des flux de travail
Les avantages de l’analyse des flux de travail surviennent à court et à long terme. Qu’il s’agisse d’augmenter la productivité, d’économiser de l’argent et de fidéliser les employés, nous avons décrit les principaux avantages ci-dessous :
- Maintenez un lieu de travail plus efficace : une analyse régulière des flux de travail peut aider à établir une culture d’efficacité. En revisitant et en révisant régulièrement les flux de travail si nécessaire, un personnel s’habitue à adopter de nouvelles pratiques qui profitent à l’organisation.
- Rationalisez les flux de travail au fur et à mesure que les processus évoluent : au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, ses processus doivent également évoluer. Vous n’avez pas besoin de décomposer les flux de travail pour les améliorer : de nombreux petits changements technologiques ou de personnel nécessitent également des ajustements aux flux de travail.
- Amélioration de la productivité : la rationalisation des flux de travail conduit à moins de perte de temps. Plus vos flux de travail sont efficaces, plus votre personnel aura de temps pour être productif.
- Économisez de l’argent : moins vous passez de temps à payer votre personnel pour terminer des flux de travail redondants ou inefficaces, plus vous économisez de l’argent. Vous pouvez souvent économiser de l’argent à long terme en mettant également à jour les logiciels et l’équipement utilisés dans les flux de travail quotidiens.
- Rétention accrue des employés : les employés qui estiment que leurs contributions sont importantes sont plus contents et plus susceptibles de croire que l’entreprise valorise leur temps. Les employés ont tendance à rester plus longtemps dans une entreprise qui les rend heureux que dans une entreprise où le moral est bas.
L’analyse des flux de travail par rapport à la gestion de projets
La gestion de projet consiste à mener à bien un projet jusqu’à sa conclusion. L’analyse des flux de travail aide à ce processus en s’assurant que l’équipe prend le chemin le plus efficace à chaque étape de l’achèvement du projet.
Un chef de projet efficace peut aider à identifier les flux de travail inefficaces et à faire des suggestions et des changements dans la mesure du possible. Les flux de travail inefficaces peuvent être difficiles à identifier pour les personnes qui ne travaillent pas avec eux tous les jours, de sorte que les chefs de projet doivent garder un œil sur les processus qui peuvent être améliorés. Cette approche active de l’analyse des flux de travail peut aider l’ensemble de l’organisation à apporter des changements positifs progressifs.
Comment choisir le bon outil d’analyse des flux de travail pour votre organisation
Choisir le bon outil logiciel pour votre entreprise consiste à évaluer vos besoins par rapport aux offres disponibles. Nous avons demandé aux experts leurs réflexions sur certaines considérations importantes, de l’intégration aux systèmes existants à l’automatisation des tâches courantes.
« Notre philosophie d’entreprise repose sur les personnes, les processus et la technologie, dans cet ordre », explique Bowman. « Les flux de travail, qui sont essentiellement vos processus, sont des éléments essentiels. Mais même si vous disposez des meilleures personnes et de la technologie la plus à jour, votre entreprise peut toujours échouer avec un processus ou un flux de travail défectueux. Avec les bonnes personnes et les flux de travail adéquats et fluides, l’application de la bonne technologie peut grandement simplifier votre journée de travail. Avec les bonnes personnes et les bons flux de travail, la technologie peut permettre à votre entreprise d’évoluer ».
- Facilité d’utilisation : choisissez un outil d’analyse des flux de travail facile à prendre en main. Assurez-vous que l’outil que vous choisissez fournisse également un bon accès à l’assistance technique.
« Étant donné que les flux de travail sont un élément essentiel de vos processus opérationnels, les logiciels qui les gèrent doivent être faciles à utiliser. Cela comprend l’interface utilisateur (UI/UX), la prise en charge de plusieurs plateformes (Windows/Mac), les appareils (ordinateur de bureau ou portable), et n’oubliez pas l’accès facile à l’assistance, car nous avons tous besoin d’un support logiciel de temps en temps », suggère Bowman. - Peu de code par rapport à l’absence de code : tenez compte de l’aptitude de votre équipe et de sa capacité à coder ses propres flux de travail. De nombreuses solutions modernes comprennent une technologie sans code qui crée des flux de travail à l’aide de modèles intégrés beaucoup plus accessibles pour l’utilisateur moyen.
« Tout le monde n’a pas l’expertise technique de votre équipe pour gérer un flux de travail complexe », explique Anevski. « Les outils d’analyse doivent être conviviaux afin que tous les membres de votre équipe puissent faire partie du processus. Il doit être aussi simple que réciter son alphabet ». - Changements historiques : envisagez un produit qui vous aide à enregistrer et à suivre vos données d’utilisation historiques. Comparez vos flux de travail actuels et précédents pour voir le chemin parcouru.
« La fonction que je recherche est toujours de suivre les performances historiques, surtout si vous pouvez la décomposer mois par mois ou par jour de la semaine ou de l’heure de la journée. Cela peut vous aider à évaluer votre amélioration par rapport à vos performances passées, ainsi qu’à identifier les cycles d’efficacité, c’est-à-dire la façon dont votre flux de travail change au cours de l’année ou au cours d’une semaine », suggère Fata. - Coût : choisissez le meilleur système d’analyse des flux de travail que vous pouvez vous permettre. N’oubliez pas de peser les opportunités d’économies que l’efficacité accrue pourrait présenter.
- Extensibilité : choisissez un système qui peut se développer et changer en même temps que votre entreprise. Il doit également être dynamique et personnalisable pour vous assurer de pouvoir l’utiliser dans de nombreux types de situations.
« Le facteur d’extensibilité vous permettra de vous adapter, de changer et de vous développer sans avoir à changer de logiciels ou de plateformes », explique David Bowman. - Automatisation : l’automatisation de vos flux de travail vous permet d’économiser du temps et de l’argent à long terme, alors envisagez une plateforme qui la prend en charge. « L’automatisation du flux de travail peut vous aider à atteindre le sommet de la productivité. Votre système de rapport doit vous permettre de gérer chaque étape jusqu’à la fin du processus », explique Anevski.
- Intégration des applications : votre outil d’analyse des flux de travail doit bien s’intégrer aux programmes que vous utilisez déjà. De nombreux moteurs de flux de travail prennent en charge les programmes populaires de chat de groupe et de stockage dans le cloud. Breuer explique que si l’intégration était auparavant une fonctionnalité « agréable à avoir », la plupart des organisations la considèrent maintenant comme une exigence. Les flux de travail ne fonctionnent pas indépendamment les uns des autres, il est donc important que tout se passe harmonieusement.
- Accès en fonction des rôles : de nombreux outils de flux de travail permettent d’accéder à l’affichage ou à la modification des flux de travail en fonction du rôle d’un utilisateur. Envisagez d’utiliser ces systèmes pour donner à vos responsables les moyens de créer et de gérer leurs propres flux de travail pour leurs équipes, et de désigner qui peut les afficher et les modifier. Breuer suggère que les équipes utilisent l’accès hiérarchisé avec leur système de gestion des flux de travail pour contrôler ce que chaque utilisateur voit afin de préserver la sécurité des informations sensibles.
Contribution de Smartsheet à l’analyse du travail et à l’amélioration des flux de travail
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.