Qu’est-ce qu’un rapport de statut de projet ?
Un rapport de statut de projet est un document qui résume l’avancement global d’un projet par rapport au plan de projet prévu.
L’objectif d’un rapport de statut du projet est de tenir toutes les parties prenantes informées de l’avancement, d’atténuer les problèmes avant qu’ils ne surviennent, et de s’assurer que le projet aboutira dans le délai prévu.
Un rapport de statut de projet permet d’améliorer la communication au sein d’une organisation, car tout le monde est tenu au courant de l’avancement du projet. Cela permet également de simplifier le processus de communication à l’aide d’un rapport unique et formalisé auquel tout le monde peut se référer pour rester à jour.
De plus, un rapport de statut de projet améliore le soutien organisationnel du projet en maintenant une communication étroite entre les membres de l’équipe afin de garantir que tous les buts et objectifs sont atteints.
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Les buts des rapports de statut du projet
L’un des nombreux avantages de l’utilisation d’un rapport de statut de projet est que cela oblige l'organisation à accepter certains jalons et mesures de l’avancement dès le début du projet. Un chef de projet recueille ces critères importants et crée un rapport de statut de projet qui sera utile à tous ceux qui ont besoin de le voir.
Les rapports de statut de projet facilitent également les éléments suivants :
- Créent et permettent l’adhésion des parties prenantes
- Donnent de la transparence sur l’avancement vers les jalons
- Aident à identifier les problèmes et les risques, afin que la trajectoire du projet puisse être corrigée rapidement
- Identifient l’avancement du travail effectué par les individus, les équipes et les ressources, afin que vous puissiez faire tourner et intégrer du personnel en temps opportun. Par exemple, les concepteurs UX commencent dès le début d’un projet de conception Web en cartographiant l’architecture du site et les maquettes fonctionnelles. S'ensuit le travail des rédacteurs et des concepteurs, et ainsi de suite.
- Fournissent une évaluation de haut niveau de la santé du projet
- Empêchent les surprises désagréables (pour les membres de l’équipe, les clients et les parties prenantes)
- Fournissent une méthode pour responsabiliser les membres du projet et les dirigeants
- Laissent une trace écrite
- Empêchent la dérive de la portée
- Présentent les bonnes informations au public visé
Chris Daniel a supervisé des projets pour de très grandes entreprises et le gouvernement américain, et dirige un programme de formation destiné aux chefs de projet pour étudier en vue de la certification PMP. Il déclare que les rapports de statut de projet n’ont pas beaucoup changé au cours des deux dernières décennies, un fait qui illustre que les éléments de base des rapports de statut restent relativement identiques.
“The basics are critical to include in any project status report. It’s especially important to show how budget and scope are tracking, as well as any risks and roadblocks that may have come up.” - Chris Daniel, CEO of Regroup Consulting and project management trainer. He continues, “Starting with a template is fine, but of course the first thing a project manager is going to do is modify it to reflect the relevant details of that specific project.”
Codes de statut de projet
Les codes de statut de projet sont des codes ou des phrases simplifiés qui identifient à quel stade de sa progression globale se situe un projet.
Les codes de statut de projet peuvent rapidement aider les membres de l’équipe et les parties prenantes à identifier si un projet est actif ou en dormance, et à identifier l’étape du plan dans laquelle il se trouve.
Types de rapports de statut de projet : identifiez votre public
Les experts en gestion de projet recommandent d'établir un rapport de statut hebdomadaire pour les membres de l’équipe et les parties prenantes directs, un rapport de statut mensuel ou bimensuel pour les responsables et les parties prenantes de haut niveau, ainsi qu’un rapport de statut périodique de haut niveau pour les PDG, les directeurs et d’autres personnes qui souhaitent voir les points importants et les réussites principales.
Vous pouvez utiliser n’importe quel format, y compris Microsoft Word, Microsoft Excel, etc. Nous allons ensuite étudier de plus près chaque type de rapport de statut du projet et le public auquel il sont destinés.
Le rapport de statut de projet hebdomadaire
En général, un chef de projet actualise ce rapport en permanence, avant même de devoir le soumettre pour sa livraison régulière, de sorte que si un responsable demande à le voir, le chef de projet peut le lui remettre dans l'heure.
Ce rapport est généralement destiné aux membres de l’équipe de projet, au responsable du chef de projet, au responsable des ressources, et peut-être à la partie prenante principale.
Le rapport de statut de projet hebdomadaire doit inclure autant de détails pertinents que possible et en contenir plus que les rapports fournis aux autres publics. L’objectif du rapport de statut de projet hebdomadaire est de donner aux personnes les plus impliquées dans le projet une vue approfondie de l’avancement du projet. Le rapport suit le budget, indique les jalons, répertorie les risques, etc.
Le rapport de statut de projet mensuel
Un rapport de statut de projet mensuel ou bimensuel peut aider les responsables de haut niveau à sentir qu'ils sont impliqués dans les projets pilotés par leurs chefs de projet, et qu'ils les maîtrisent. Ce public n’exige pas le même niveau de détail que celui fourni par un rapport hebdomadaire (par exemple, qui fait quoi ou combien de temps il faut).
Ce public veut la meilleure vue d’ensemble possible de l’avancement du projet. Les responsables de haut niveau sont intéressés par le suivi du budget, des dépenses, de la qualité des livrables et de la nature des risques ou des obstacles. Notez que si un chef de projet identifie un risque, un revers ou un obstacle important, il ne doit pas attendre le rapport mensuel pour communiquer ce problème à son responsable. Rien dans ces rapports mensuels ne doit être une grosse surprise pour ces cadres, à l’exception éventuellement de réussites, de résultats efficaces et d'éloges de la part d'autres parties prenantes. Ces cadres de haut niveau doivent se sentir informés, afin que si leurs responsables les interrogent sur les projets, ils en connaissent les points de discussion principaux. Être à jour permet également aux décideurs de prendre des mesures, si nécessaire.
Le rapport de statut de projet de niveau PDG
Bien que tous les projets ou entreprises ne nécessitent pas ce type de rapport de statut de projet, de nombreux experts en gestion de projet pensent que le rapport de niveau PDG peut jouer un rôle essentiel dans l’adhésion et la visibilité éprouvés par les niveaux de gestion supérieur de l'entreprise.
Chris Daniel mentionne des éléments clés pour réussir ce type particulier de rapport de statut. « Les personnes appartenant à ce public sont responsables de plusieurs projets, ils veulent donc voir uniquement les faits principaux », note Mr Daniel. « Pour obtenir l’impact souhaité, vous devez les accrocher. Cela signifie que vous devez créer une présentation attrayante du point de vue graphique (dans PowerPoint ou Prezi) et qui fait ressortir visuellement les données. Vous devez également inclure les responsables des éléments d’action : qui fait ou fera quoi à l'avenir. »
« L’interprétation des données de vos rapports hebdomadaires ou mensuels précédents est également essentielle pour ce public. Le PDG attend du chef de projet des conseils et des recommandations », poursuit Mr Daniel. « Ce rapport doit comporter un maximum de six ou sept diapositives. Tout le reste peut aller dans une annexe. Et il est essentiel d’inclure une diapositive de cinq questions fréquemment posées, afin que le chef de projet puisse démontrer qu’il a déjà anticipé les questions et obtenu des réponses succinctes. »
Le rapport de statut d’équipe et de ressources mensuel
Si votre entreprise et vos équipes ont plusieurs projets en cours qui se chevauchent, il est également utile de créer des rapports de statut d’équipe et de ressources distincts. Le public de ce rapport comprend les responsables des ressources, les directeurs d’équipe et d’autres personnes gérant divers types de ressources.
Ce rapport doit exposer le travail des différentes ressources. Il doit également indiquer quand il est prévu que les ressources quittent ou rejoignent le projet. Par exemple, après que les concepteurs d’UX ont créé les maquettes fonctionnelles, ils peuvent réduire le nombre d'heures consacrées au projet Web, tandis que les développeurs commencent à augmenter les leurs, puisant les informations dans les maquettes fonctionnelles (et la conception et le contenu) et en commençant à créer une structure et des pages Web.
Ce rapport donne aux responsables des ressources un aperçu du moment où les membres du personnel peuvent consacrer plus ou moins d’heures à votre projet, afin qu’ils puissent allouer les ressources de façon appropriée.
Le rapport de statut de santé du projet à voyant rouge
Ce type de rapport de statut de projet gagne en popularité, car de nombreuses entreprises se rendent compte que l'interminable compilation de données dans des rapports hebdomadaires ou mensuels est un fardeau pour le chef de projet. Un large éventail d’entreprises évoluent vers un rapport de statut de projet plus simple.
Ce rapport plus récent représente visuellement la santé d’un projet en associant aux différents éléments un code couleur sous la forme d'un feu tricolore : vert pour signifier que le budget et la cible sont respectés ; jaune pour indiquer que des risques ont été identifiés ; et rouge pour signaler de vrais obstacles, des dépenses excessives, etc.
Chad Sauter is the Director at Conway MacKenzie and has managed projects for many years. Sauter comments that his company used to require extremely detailed project management status reports but now finds them unnecessary: “We try to stay away from complex reports now. This gives us more time to spend on actually working on the projects,” he says.
L’entreprise de Chad Sauter utilise un rapport de statut rouge/jaune/vert pour presque tous ses projets. « Nous ne perdons pas de temps à parler d’éléments qui sont verts ou qui vont bien. Le code couleur donne à chacun une idée rapide de ce qui est urgent à traiter et de ce qui ne l’est pas », conclut-il.
Skot Carruth, PDG de Philosophie Software, partage cette idée selon laquelle plus c'est simple, mieux c'est : « Les projets réussis nécessitent confiance et collaboration étroite. Lorsque vous commencez à surcharger les chefs de projet avec des exigences en matière de rapports, vous en faites plus des machines que des personnes capables de trouver des solutions créatives aux problèmes.
« Lorsque les PM connaissent leurs buts et leurs métriques, poursuit Mr Carruth, ils peuvent simplement nous dire s’ils sont sur la bonne voie ou non. Quand ils ne le sont pas, nous sommes là pour les aider au lieu de les sanctionner… Intégrer des valeurs telles que la confiance et la collaboration est plus important pour réussir la gestion de projet que n'importe quel outil de rapport. »
“When PMs know their goals and metrics, they can simply tell us if they are on track or not, and when they aren’t, we’re here to help them instead of punish them.” - SKot Carruth, CEO, Philosophie Software
De nombreux cadres croient que lorsque des rapports de statut détaillés sont nécessaires, il est vital de pouvoir identifier les interdépendances. « Cela peut prendre énormément de temps de les identifier, mais ce niveau d’information est important pour la résolution de problèmes. Au cours des dernières années, le budget, les coûts et la planification/le temps ont pris une place prépondérante dans les rapports de statut », remarque Chad Sauter.
En résumé, un rapport de statut de projet hebdomadaire expose les développements et activités critiques d’un projet et est généralement remis à ceux qui sont le plus proches du projet, c’est-à-dire les membres de l’équipe, les parties prenantes du client, les responsables des membres de l’équipe, etc. Livrés moins souvent et avec moins de détails, les rapports de statut du projet de haut niveau ciblent les personnes de l’entreprise qui souhaitent être tenues informées de la santé d’un projet, mais pas dans ses moindres détails. Les PDG et autres cadres supérieurs veulent voir uniquement les points importants, en particulier les économies de coûts, les performances exceptionnelles et d’autres éléments positifs.
Comment suivre le statut du projet
Pour suivre le statut du projet, suivez ces étapes faciles pour vous assurer de terminer votre projet dans les temps :
- Créez un plan de projet ou les grandes lignes du projet : avant de commencer officiellement votre projet, créez un aperçu approximatif de votre projet du début à la fin, y compris tous les détails clés, les ressources et les contraintes de temps.
- Déterminez les buts spécifiques : identifiez ce que vous souhaitez accomplir avec ce projet, qu’il s’agisse d’une nouvelle campagne de marketing, d’un déploiement de produit, etc.
- Documentez les jalons clés : déterminez les parties clés du calendrier de votre projet auxquelles vous souhaitez accorder une attention particulière, et qu'il faudra réussir dans les temps.
- Établissez des échéances clairement définies : assurez-vous que vous et votre équipe avez une bonne compréhension de toutes les échéances qui doivent être respectées afin que votre projet se termine dans les temps.
- Vérifiez régulièrement le projet : lorsque votre projet commence, continuez à vérifier l’avancement régulièrement, en faisant référence à votre plan de projet pour vérifier la progression par rapport au calendrier prévu.
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Rapports de statut de projet en gestion de projet
Les rapports de statut de projet sont très couramment utilisés dans la gestion de projet pour suivre et gérer un projet au fur et à mesure qu’il avance dans son calendrier.
En tant que chef de projet, vous voudrez peut-être répondre aux questions suivantes dans votre rapport de statut de projet :
- Quels sont les objectifs du projet, et allons-nous pouvoir les atteindre ?
- Le projet sera-t-il terminé dans le respect des délais et du budget ?
- Quelles réussites doivent être mises en avant ?
- À quelles difficultés pouvons-nous potentiellement faire face ?
- Quels apprentissages faut-il essayer de retirer de ce projet ?
Défis liés aux rapports de statut du projet
Créer des rapports de statut de projet peut être difficile et risqué. Voici quelques-uns des risques à prendre en compte lors de la création de rapports de statut de projet et de modèles de rapport de statut :
- Les coûts, la planification et l’estimation sont basés sur des hypothèses : les chefs de projet ne peuvent que faire des suppositions sur ces composantes du rapport. Les risques peuvent être identifiés, mais pas toujours quantifiés : par exemple, une entreprise peut savoir qu’un autre projet commencera pendant le déroulement du projet existant, mais personne ne connaît le calendrier exact ou l’étendue de ce deuxième projet. S'il est plus petit, les risques vis-à-vis de votre projet en termes de dotation en personnel et d’autres ressources peuvent être minimes. Si c'est un projet plus gros que prévu, il pourrait constituer un risque important.
- Aller au plus simple est une tendance forte mais risquée : il y a plus de chances de négliger des détails importants ou susceptibles de le devenir.
- Vous pouvez exclure une personne clé : même avec la meilleure volonté du monde, il n'est pas évident de faire adhérer toutes les personnes qu'il faudrait et de leur donner de la visibilité.
- Vous vous reposez sur la force de votre rapport : un rapport n'a d'utilité que celle des informations qu'il contient et des actions décidées en conséquence.
Éléments des rapports de statut de projet
Pour rendre les rapports de statut du projet aussi utiles et pertinents que possible, il existe des éléments clés que vous devez inclure. Vous pouvez ajouter d'autres types d’information, mais ce sont là les éléments essentiels de mission qu’un chef de projet doit connaître :
- Détails du projet : répertoriez le nom du projet et le code du projet, si applicable
- Équipe : listez le chef de projet et les autres membres clés de l’équipe
- Date du statut : incluez également le rythme (hebdomadaire, bimensuel, mensuel, etc.)
- Calendrier du projet : avez-vous atteint tous les jalons de cette période ?
- Portée : le projet est-il resté conforme à la portée pendant cette période ?
- Budget : le projet est-il dans le budget, au-dessus ou au-dessous ?
- Qualité : cela peut ne pas être applicable à chaque rapport pour chaque période, mais cela vaut la peine d'indiquer s’il y a des problèmes.
- Interdépendances : quels facteurs l’équipe attend-elle avant de pouvoir avancer ?
- Problèmes et obstacles : quels obstacles ont surgi au cours de cette période ? Décrivez brièvement ce qu’ils sont, ce que vous faites pour y remédier, et la personne qui en est chargée.
Ces éléments peuvent varier en fonction du public, mais le rapport de statut de projet hebdomadaire détaillé doit contenir au minimum ces éléments. De plus, le chef de projet doit être en mesure de parler de n'importe lequel de ces facteurs si on le lui demande.
Comment créer un rapport de statut
Il est essentiel d’avoir une vision claire des objectifs, du budget, des jalons, des livrables et des membres de l’équipe dès le début.
De cette façon, un chef de projet peut garantir que les rapports de statut hebdomadaires et mensuels sont toujours alignés sur la mission et la vision de l’ensemble du projet et qu'ils la soutiennent, même si les membres du personnel doivent accomplir des tâches détaillées chaque semaine.
Il est également essentiel que le modèle établisse une adhésion et une mesure explicites dès le début. Au fur et à mesure qu’un projet avance, il faut s'attendre à de petits ajustements, mais les principaux éléments du suivi ne doivent pas changer considérablement.
En même temps, vous pouvez définir et redéfinir les attentes selon le besoin, au fur et à mesure que des circonstances imprévues surviennent et nécessitent de l'attention.
Enfin, un rapport de statut de projet doit pouvoir être partagé, mais il reste la propriété du chef de projet.
Avantages des modèles de rapports de statut de projet
Vous pouvez gagner beaucoup de temps en utilisant des modèles pour créer des rapports de statut de projet. Bien sûr, tous les rapports de projet nécessitent des ajustements et des modifications pour refléter correctement les ingrédients individuels du projet, mais un modèle peut être un bon point de départ. Utiliser des modèles de rapports de statut de projet présente plusieurs avantages :
- Gratuité : de nombreux modèles sont disponibles gratuitement en ligne.
- Impression : vous pouvez distribuer des rapports pour les réunions et les discussions en petit comité, et aux parties prenantes qui aimeraient un exemplaire imprimable.
- Apparence professionnelle : utiliser un modèle déjà conçu pour avoir un aspect professionnel donne un avantage au chef de projet.
- Design propre : comme mentionné ci-dessus, les rapports de statut de projet doivent être faciles à analyser et pouvoir être interprétés intuitivement, même pour ceux qui sont éloignés du projet.
- Personnalisation : les modèles les plus utiles permettent au chef de projet d’ajouter et de soustraire des champs et des éléments selon les besoins de chaque projet.
- Fonctionnalités de collaboration : les modèles en ligne peuvent donner à tous les membres de l’équipe un accès au rapport de statut, afin qu’ils puissent voir où en sont les choses et partager des mises à jour, s'ils le souhaitent.
- Toutes les tâches au même endroit : un modèle peut vous assurer que vous hébergez tous les éléments du projet au même endroit.
Modèle de rapport de statut de projet
Bien que l’utilisation de modèles pour créer des rapports de statut de projet puisse véritable faire économiser du temps aux chefs de projet, il est important que ces derniers planifient et personnalisent le modèle en fonction des besoins de l’ensemble du projet. De cette façon, le modèle de rapport de statut que vous avez créé au début du projet restera pertinent et utile tout au long du projet.
Voici quelques modèles de rapports de statut de projet pour vous aider à démarrer :
Modèle de rapport de statut de projet hebdomadaire - Excel
Télécharger le modèle de rapport de statut de projet hebdomadaire
Modèle de tableau de bord de gestion de projet - Excel
Télécharger le modèle de tableau de bord de gestion de projet
Pour obtenir d’autres options, consultez notre collection de modèles gratuits de rapports de projet.
Bonnes pratiques pour les rapports de statut de projet
Pour créer le rapport de statut de projet le plus efficace et qui permette à chacun d’être au courant des informations les plus pertinentes du projet, prenez en compte ces conseils :
- Rédigez une première ébauche, puis corrigez-la.
- Modifiez votre rapport de statut autant que nécessaire.
- Faites en sorte que tout le monde ait connaissance du rapport de statut, ainsi que des mises à jour.
- Demandez des commentaires sur la façon de fournir la meilleure image du statut du projet.
- Faites preuve de cohérence entre tous vos rapports de statut de projet.
- Faites un rapport sur les métriques qui comptent le plus pour le projet et pour les parties prenantes clés.
- Utilisez la visualisation, comme les diagrammes et les graphiques, quand c’est possible.
- Évitez d’ajouter trop de détails.
- Rendez le rapport de statut accessible à tout le monde, à tout moment.
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