Smartsheet aide NHS Tayside à répondre à la pandémie de COVID-19 en assurant le suivi des fournitures et l’ajustement des équipements de protection

Face à la propagation de la pandémie de COVID-19, le site NHS Tayside en Écosse devait rapidement développer sa plateforme Smartsheet pour assurer le suivi des fournitures des équipements de protection individuelle (EPI). De plus, le service de santé devait surveiller le statut de formation des techniciens de l’ajustement des masques faciaux, chargés de s’assurer que chaque membre du personnel de santé dispose d’un masque correctement ajusté. En collaboration avec Smarter Business Processes, partenaire Gold de Smartsheet, NHS Tayside a amélioré et étendu une solution de suivi existante en moins de deux semaines. NHS Tayside s’est assuré que le personnel de santé de toute la région prenait et communiquait les données requises par le gouvernement pour contrôler les niveaux d’approvisionnement en équipements de protection individuelle et le statut de formation des techniciens de l’ajustement des masques faciaux afin de contrer la crise sanitaire mondiale.

« Nous sommes ravis du registre des tests d’ajustement des masques faciaux de Smarter Business Processes qui nous a été livré très rapidement. Ainsi, nous pouvons utiliser maintenant le processus de gestion du registre, les statistiques de premier niveau et la visibilité via des rapports et des tableaux de bord, dont nous avions besoin pour faire avancer notre importante charge de travail au cours de cette période difficile. », déclare Debbie Priest, championne Smartsheet et assistante personnelle du responsable de la santé et de la sécurité chez NHS Tayside. « Merci à David Bower et à l’équipe Smarter Business Processes pour cette solution de flux de travail bien conçue, qui nous offre une visibilité appropriée à tous les niveaux. »

NHS Tayside est l’un des 14 services de santé du National Health Service (NHS) établis géographiquement en Écosse, avec des hôpitaux, des infirmeries et d’autres établissements, employant plus de 30 000 personnes dans les régions d’Angus, de Dundee, de Perth et de Kinross. Lorsque Debbie Priest a rejoint l’équipe de NHS Tayside, elle a collaboré avec Smarter Business Processes pour orienter les efforts sur le développement d’un ensemble de solutions ciblées pour les données administratives en utilisant Smartsheet. Elle et son équipe ont décidé de développer plusieurs solutions, notamment le registre des tests d’ajustement des masques faciaux. Heureusement, le travail était déjà en cours lorsque la propagation de la COVID-19 a rendu l’ajustement des équipements de protection individuelle plus important que jamais. 

« Un masque de protection en tissu ordinaire arrêtera juste les grosses particules. Cependant, si vous voulez vraiment arrêter la contamination par les aérosols, vous devez avoir un masque qui s’adapte parfaitement au visage », explique David Bower, consultant Smartsheet et AppSheet chez Smarter Business Processes. « L’adaptation physique des masques est un processus assez complexe, car il y a beaucoup de formes de visage différentes et de types de masques différents. Chaque testeur de l’ajustement des masques faciaux doit suivre une formation de renouvellement tous les deux ou trois ans. En outre, il existe une obligation légale de conserver ces informations avec précision. »

Une solution pour aider le personnel de santé à obtenir les masques les mieux adaptés

Priest et Bower ont collaboré à l’élaboration d’une solution Smartsheet qui permet de suivre le statut de formation des techniciens d’ajustement des masques faciaux, avec un code couleur pour signaler les techniciens dont la requalification est en retard, ceux qui doivent être formés dans les 30 jours et ceux qui doivent être reformés dans les 90 jours. La feuille permet également de savoir quels types de masques ont été ajustés pour certains personnels de santé et, surtout, quels types de masque ne conviennent pas à certaines personnes. Cela permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent en évitant aux responsables de l’approvisionnement de surstocker des masques coûteux que leurs équipes ne peuvent pas utiliser. 

NHS Tayside utilise également Smartsheet pour surveiller les niveaux d’approvisionnement de 28 types différents d’équipements de protection individuelle, en les regroupant par catégories tels que les masques faciaux, les écrans protecteurs, les désinfectants et les protections oculaires, afin de faciliter la représentation graphique et la visualisation des chiffres de l’approvisionnement. Chaque jour, le personnel enregistre l’inventaire actuel des équipements de protection individuelle de chaque service, ainsi que les articles reçus et les niveaux d’utilisation quotidiens. Plus de 4 500 points de données spécifiques sont collectés quotidiennement. Le service voisin NHS Highland a également adopté ces solutions.

Des rapports flexibles pour faire ressortir les informations dont les administrateurs ont besoin

Les tableaux de bord affichent les données de la veille au niveau du service, de l’établissement ou de la région, ainsi que par catégorie, et permettent aux administrateurs de suivre les tendances d’utilisation sur sept jours afin de planifier les semaines à venir. Un code couleur automatique signale les niveaux de stock devenant trop bas, de sorte que les responsables de l’approvisionnement peuvent passer des commandes rapidement pour éviter les ruptures de stock. 

« Les établissements du NHS Highland ont tous des chaînes d’approvisionnement différentes, de sorte qu’ils achètent différents produits et différentes unités », explique M. Bower. « Un service peut avoir dix boîtes de gants contenant 50 gants, tandis qu’un autre peut avoir cinq boîtes contenant chacune 200 gants. Le NHS Highland s’intéresse davantage au statut du suivi, de sorte qu’une unité indiquera qu’il est vert parce que l’approvisionnement est suffisant, ou rouge, ce qui signifie qu’elle a besoin de davantage de boîtes de gants. Le système de Tayside est plus vaste et complexe, les services veulent donc des chiffres précis. Chaque service de santé a la possibilité de l’interpréter de la manière qui lui permet de maintenir cette offre. »

La valeur évidente du registre d’ajustement des masques faciaux inspire les équipes de NHS Tayside à développer des solutions supplémentaires pour résoudre d’autres problèmes. Gwen Rymill, directrice de la communication chez Smarter Business Processes, note que Smartsheet n’a pas seulement aidé les membres du personnel qui ne sont pas en première ligne à rester productifs et connectés pendant la période de confinement contre la pandémie, mais qu’il leur a aussi permis de disposer de la technologie nécessaire pour développer du bout des doigts des solutions répondant à des problèmes imprévus. La plateforme en ligne sécurisée est accessible de pratiquement n’importe où, ce qui permet aux administrateurs d’effectuer leur travail sans avoir à se déplacer sur des sites spécifiques et à entrer en contact avec d’autres personnes.

« Je pense que si cette crise a eu un seul effet positif, c’est d’avoir ouvert l’esprit de nombreuses personnes au fait que le télétravail fonctionne et qu’il suffit de disposer des outils nécessaires », déclare M. Rymill. « Ceux qui ont résisté au changement ont simplement dû se mettre au niveau et commencer à travailler avec les outils appropriés. »