Special Olympics crée une communauté à travers le monde en améliorant la visibilité et la collaboration grâce à Smartsheet

Avec Smartsheet, Special Olympics peut obtenir une meilleure visibilité de son portefeuille mondial de projets, économiser des centaines d’heures de travail par an et améliorer la communication avec les équipes régionales et locales, les bénévoles et les partenaires externes.

Industrie

  • Organisation à but non lucratif

Taille de l'organisation

  • Entreprise de taille intermédiaire (200 - 1 999)

Région

  • Amérique du Nord

Cas d’utilisation

  • Gestion des événements
  • PMO
  • Normaliser l’exploitation commerciale

Enhancing visibility and collaboration 

With Smartsheet, Special Olympics can gain better visibility into its global portfolio of projects, save hundreds of hours of staff time per year, and improve communication with regional and local teams, volunteers, and external partners.

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L’année prochaine, je devrais avoir environ 90 % de l’organisation sur la gestion de projets. Notre mise en œuvre progressive a facilité l’intégration des personnes et, comme nous sommes une organisation sportive, a créé une concurrence saine entre nos régions qui tentent de mettre en place leurs processus et leurs projets.

Laura Jones, Directrice de la gestion de projets, Special Olympics International

Special Olympics International a pour objectif d’attribuer aux enfants et aux adultes présentant des déficiences intellectuelles des compétences et des opportunités, non seulement par le biais de sports familiers, mais aussi par des formations au leadership, des initiatives de santé et du sens communautaire. Smartsheet aide Special Olympics à intégrer les données et les communications relatives aux projets dans un endroit central, tout en offrant une visibilité aux dirigeants et à l’ensemble de l’organisation.

« Nous gagnons du temps, de l’argent et économisons de la main-d’œuvre », déclare Laura Jones, Directrice de la gestion de projets pour Special Olympics International. « Smartsheet est un investissement qui nous aide à économiser de la main-d’œuvre en nous donnant la possibilité d’examiner la façon dont nous collaborons. Nous sommes en mesure d’arrêter les processus en double et de mieux collaborer sur un même processus. »

Selon Laura Jones, Special Olympics structure tout son travail sous forme de projets, qu’il s’agisse d’événements publics, de programmes collaboratifs ou d’opérations internes. Son rôle consiste à définir le processus et les outils de l’organisation de PMO (bureau de gestion des projets) pour l’ensemble de l’organisation, conformément à une initiative stratégique lancée il y a quelques années.

« Lorsque je suis arrivé chez Special Olympics, j’ai réalisé que nous devions également veiller à être transparents », explique Laura Jones. « Il n’y avait aucune visibilité. Une région n’avait aucune idée de ce que faisait une autre, à moins que le personnel ne communique. Il n’y avait pas d’endroit centralisé où les personnes pouvaient regarder et dire : « Oh, voilà ce sur quoi travaille cette équipe. »

L’équipe de direction avait déjà décidé d’utiliser Smartsheet lorsque Laura Jones a été embauchée et elle était enthousiaste à l’idée d’établir les bases du programme avec un outil qu’elle connaissait déjà. En collaboration avec l’équipe d’Organizational Excellence et avec l’assistance de la direction, elle a commencé une approche progressive, en déployant la solution équipe par équipe, en vue de développer la convivialité et la confiance.

« Nos équipes informatiques et de ressources humaines ont été parmi les premières à l’adopter lorsque j’ai commencé les formations du groupe de gestion de projets », explique Laura Jones. « Nous avons veillé à ce qu’une partie de leurs équipes se mettent à la gestion de projets et à Smartsheet, qu’elles soient formées et qu’elles comprennent le fonctionnement de Smartsheet. Et le fait que nos dirigeants soutiennent l’ensemble du processus et la raison pour laquelle nous le faisons a vraiment contribué à inciter le reste de leurs équipes à commencer à l’utiliser. »

Une plateforme qui favorise la communication

Au cours de la première année de mise en œuvre, Mme Jones et ses collègues ont intégré 20 projets dans leur solution Smartsheet. Aujourd’hui, ils en comptent plus de 150, et l’utilisation de Smartsheet s’accélère à mesure que les utilisateurs voient comment la visibilité et l’automatisation peuvent faciliter leur travail.

Special Olympics
Photo Courtesy of the Special Olympics

 

L’une des principales utilisations de Smartsheet est la gestion des événements. Laura Jones explique que le personnel chargé de l’organisation des Jeux mondiaux utilise Smartsheet pour chaque étape, du processus de sélection des candidats, aux jeux d’évaluation et aux événements réels. Alors que la pandémie de COVID-19 a perturbé le programme de compétition, Smartsheet propose une structure pour la planification et l’exécution qui sera prête à l’action lorsque les événements deviendront de nouveau plus sûrs à organiser.

« L’un de nos anciens athlètes, qui fait partie de l’équipe des sports et des compétitions, organise des jeux de plage unifiés dans les Caraïbes », explique Laura Jones. « Il a déjà fait ça avant, Cela a été une véritable réussite. Pourquoi pas ? Ce sont les Jeux de plage, et bien sûr, vous voulez en faire partie dans les Caraïbes. Je suis enthousiaste, parce que maintenant nous allons pouvoir suivre cela dans Smartsheet, en lui demandant de documenter tout ce qu’il fait. Il a déjà mis en place la conception et le planning du projet. Maintenant, il s’agit simplement de s’assurer que la COVID n’interfère pas (pour les Jeux de l’année prochaine) afin que nous puissions voir ce processus se poursuivre. »

Pendant la pandémie, Special Olympics a utilisé Smartsheet pour maintenir la communication avec les athlètes, aidant ainsi à réinstaurer le sentiment de communauté et de contact qui s’est perdu avec la pause des compétitions personnelles. Smartsheet aide les organisations locales et régionales à assurer le suivi de la communication, des programmes de sensibilisation tels que les dépistages sanitaires, et de la fourniture de ressources telles que des lunettes et des appareils de mobilité. La plateforme Smartsheet fournit un canal de communication qui permet de réunir les équipes, même lorsqu’elles ne peuvent pas se rencontrer.

« Il existe un comité d’organisation local qui collabore avec nos équipes pour organiser les Jeux des États-Unis », explique Laura Jones. « Elles ont commencé à utiliser Smartsheet, et nous avons pu partager beaucoup d’informations pour collaborer étroitement en utilisant la fonctionnalité de communication dans Smartsheet pour laisser des notes. Smartsheet peut informer automatiquement les personnes quand quelqu’un parle de vous dans cette feuille. Cela a été un élément essentiel. »

L’organisation utilise également Smartsheet pour gérer les processus de l’entreprise et les processus internes, des cycles de prestations RH à la formation et au suivi des ressources informatiques. Les licences logicielles peuvent être demandées via un formulaire Smartsheet et suivies pour le renouvellement ou la mise à niveau. Les alertes automatisées aident les équipes à respecter les délais et à se tenir au courant des conversations.

Une collaboration simple qui permet de faire gagner du temps et des ressources

Special Olympics gagne du temps et économise de l’argent en utilisant Smartsheet, et permettre une collaboration claire entre les équipes, en offrant aux personnes une visibilité sur ce que font leurs collègues. Avant Smartsheet, différentes équipes à travers le monde pouvaient travailler sur le même type de projet, sans se rendre compte que leurs collègues avaient trouvé une solution rapide à un problème ou un moyen plus rapide de mettre en place une initiative. Laura Jones connaît un cas où trois équipes différentes ont pu partager des conseils et des solutions pour un projet commun et gagner plus de 45 heures de travail par mois par équipe.

Les données générées par les programmes et les initiatives alimentent des tableaux de bord, lesquels tiennent les dirigeants informés de la progression en temps réel. Laura Jones et ses collègues peuvent consulter et partager des informations sans avoir à compiler des rapports et à prendre du temps pour effectuer des briefings.

« Nos dirigeants adorent les tableaux de bord », déclare Laura Jones. « Je rencontre le PDG tous les mois, et avant même que nous nous appelions, elle a déjà examiné les données et les a vues se concrétiser. Je peux raconter une histoire, mais un cadre occupé n’a pas toujours le luxe d’avoir ce temps, alors c’est agréable de pouvoir connaître cette histoire, de savoir exactement ce qui se passe, sans que je doive être sur place. »

Les automatisations et les modèles permettent également de gagner du temps, à la fois en accélérant la mise en place de nouveaux projets et en créant des approches normalisées qui facilitent le suivi des progrès et la mesure du succès.

« Je suis très enthousiaste à l’idée de mettre en œuvre Control Center », déclare Laura Jones. « Nous disposons d’un processus de démarrage très fiable pour nos projets, afin de pouvoir recueillir ces informations et les rendre transparentes à l’échelle de l’organisation. C’est vraiment important pour nous, mais cela va me demander beaucoup de travail si je dois gérer moi-même chaque portefeuille. Control Center est facile à rationalisation. Les personnes n’ont pas à attendre que je charge un modèle pour eux. Tout est là pour qu’elles puissent le prendre, l’utiliser et agir dessus. »

Faire passer l’adoption enthousiaste au niveau supérieur

Laura Jones affirme que Smartsheet est une ressource puissante pour son organisation en matière de planification, de suivi et d’analyse. Smartsheet permet aux utilisateurs de Special Olympics International de voir comment se déroulent les projets, ainsi que les problèmes et opportunités qui se présentent.

Elle est également impressionnée par la facilité avec laquelle les personnes ont adopté la plateforme. Alors que d’autres organisations préfèrent procéder à une mise en œuvre plus rapide et plus complète, Special Olympics a pu utiliser le déploiement par étapes pour susciter l’enthousiasme et l’adhésion de toute l’organisation. Au fur et à mesure de son déploiement, les personnes qui étaient réfractaires au départ ont pu constater ce que Smartsheet offre. Maintenant, Laura Jones se tourne vers l’avenir afin de trouver la meilleure stratégie pour maintenir et créer sur la plateforme.

« Nous avons terminé la phase de formation de base avec la gestion de projets », déclare Laura Jones. « Nous aborderons ensuite les outils avancés de Smartsheet et la manière d’améliorer le travail sur les projets. Le défi est maintenant de savoir comment le pérenniser et s’assurer que quiconque intégrant cette organisation utilise la gestion de projets et Smartsheet. J’étais très enthousiaste à l’idée de lancer notre cours en ligne sur les processus de Special Olympics International et d’orienter les personnes vers les vidéos du Centre d’excellence de Smartsheet pour en savoir plus. »

 Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.