Bayer bénéficie d’une visibilité en temps réel grâce à Smartsheet, ce qui lui permet d’économiser d’innombrables heures

Peut-être que Bayer vous évoque un flacon d’aspirine. Mais l’entreprise ne se contente pas de soulager les maux de tête. Des produits pharmaceutiques pionniers aux solutions révolutionnaires pour les cultures, l’entreprise se veut à l’avant-garde dans les secteurs de la santé et de l’agriculture, proposant des innovations à une époque où le vieillissement de la population et la sécurité alimentaire représentent des enjeux critiques.

Cependant, la collaboration entre son siège, ses bureaux régionaux et les sites locaux peut constituer un défi pour ce géant mondial. « Nous devions établir une ligne de communication bidirectionnelle permettant au siège de suivre les activités des sites, et aux sites de rester informés des évolutions du contexte mondial à travers la mise en place de nouvelles politiques et de nouveaux outils », explique Andreas Ahammer, responsable de l’excellence en matière de changement, de l’adoption et de la pérennité chez Bayer. « Nous avions besoin d’une solution de gestion de portefeuille offrant une visibilité et une flexibilité globales et instantanées. »
 

Recherche d’un outil complet, flexible et utilisable

Jeffrey Manning, responsable de la gestion de portefeuilles de projets et de la fourniture de produits chez Bayer pour la région Amérique du Nord, s’est soigneusement penché sur les outils disponibles. « Je n’arrivais pas à trouver une plateforme permettant de gérer à la fois l’exécution et la planification des projets », se souvient-il. « La simplicité d’utilisation et l’évolutivité étaient également très importantes. Deux options se sont rapidement détachées des autres. La première ne nous offrait pas la flexibilité et les fonctions dont nous avions besoin. D’un autre côté, nombre de membres de notre personnel avaient déjà conçu des solutions basées sur Smartsheet et les appréciaient au point de nous supplier de les mettre en œuvre. La décision fut donc facile à prendre. »

« Smartsheet s’est avérée beaucoup plus conviviale que d’autres outils », avoue Andreas Ahammer. « La plateforme a une apparence familière qui facilite la compréhension de son architecture. Mais au-delà des feuilles, le fait de disposer du cadre, des modèles et des outils appropriés nous permet de gérer le changement de manière cohérente. »

Accompagnement des équipes dans la gestion des projets

Bayer a entrepris de créer une solution de gestion de projets et de portefeuille dans Smartsheet. « Aujourd’hui, un an après la mise en œuvre de Smartsheet, nous gérons environ 1 500 projets via la solution », confie Jeffrey Manning. Tout commence par un formulaire de prise en charge de base permettant à chacun de préciser les détails d’un projet. Le formulaire générique peut être adapté aux besoins de différentes équipes. Le personnel peut demander en un clic une boîte à outils spéciale qui génère une suite d’outils de gestion de projets, y compris des plans de changement, des plans de communication et des plans de projet. Dans le cas de projets de moindre envergure, il peut utiliser le mode Grille axé sur des métriques clés.

La solution comprend également des boîtes à outils qui configurent automatiquement des espaces de travail et des rapports pour chaque service. Grâce aux WorkApps et à Dynamic View, Bayer propose également des vues et des tableaux de bord adaptés à des projets spécifiques. « On pense souvent qu’il me faut plusieurs jours pour tout mettre tout en place. En réalité, je n’ai besoin que de quelques minutes pour créer une solution de bout en bout entièrement fonctionnelle pour un service », explique Jeffrey Manning.

Suivi des objectifs

Peu de temps après, Bayer a créé une autre solution basée sur Smartsheet pour suivre ses objectifs. « Les collaborateurs reçoivent généralement des objectifs de la part de la direction et en définissent également pour leur équipe », analyse Jeffrey Manning. « Ils combinaient ces deux types d’objectifs dans des diapositives de présentation à des fins de création de rapports, ce qui prenait beaucoup trop de temps. » Aujourd’hui, en début d’année, le service chargé de l’excellence de la chaîne d’approvisionnement définit les principaux objectifs qui sont automatiquement partagés avec les autres services via Smartsheet. « Chaque responsable de service peut ajouter ses propres objectifs, lui permettant de suivre et mettre à jour les objectifs globaux en un seul endroit », ajoute Jeffrey Manning.

Si les diapositives de présentation appartiennent au passé, les données en temps réel de Bayer offrent une visibilité plus que nécessaire. 

« L’un des principaux avantages a trait à la rapidité avec laquelle je peux fournir des informations à l’équipe de direction », décrit Jeffrey Manning. « Par exemple, il y a trois ans, un vice-président senior m’a demandé un aperçu des projets d’investissement en cours. À l’époque, cela m’aurait pris des semaines. Aujourd’hui, je dispose d’une visibilité complète de nos projets et je peux extraire les informations dont j’ai besoin en un clic. »

Visibilité, comparabilité et simplicité : le trio gagnant

Pour Andreas Ahammer, cette visibilité accrue va de pair avec la comparabilité et la simplicité. « Du fait que je dispose de toutes les informations à portée de main, je peux également comparer mon travail à celui de différentes équipes », explique-t-il. « Pour autant, tout reste très clair et simple, sans nous submerger de détails. »

D’après Andreas Ahammer, toutes ces raisons expliquent pourquoi Smartsheet a favorisé des bouleversements culturels à l’échelle de l’entreprise. « Nous donnons à nos équipes les moyens de limiter la bureaucratie, de réduire la complexité, d’innover et d’adopter une approche dynamique de propriété partagée », ajoute-t-il. « Au lieu de recevoir des directives d’en haut, les membres de notre équipe ont conscience des défis à venir et des spécificités de leurs tâches. »

Réduction des budgets et des calendriers

Grâce à une exécution et un suivi efficaces, Bayer gagne du temps et des ressources. « L’utilisation de Smartsheet Control Center a permis à une équipe de dégager plus de 500 heures en automatisant les processus », explique Jeffrey Manning.

Smartsheet a même libéré l’équipe de direction de Bayer. « Les personnes qui occupent des postes de direction disposent de deux à trois heures supplémentaires par semaine », analyse Andreas Ahammer. Par exemple, l’entreprise organisait auparavant des entretiens avec des collègues et en présentait le compte-rendu à la direction. « Bien que théoriquement simple, ce processus est coûteux dans la pratique, nécessitant de payer les responsables externes des entretiens et de catégoriser les commentaires », détaille Andreas Ahammer. « Nous avons récemment commencé à utiliser Smartsheet et créé un formulaire qui comporte des questions enrichies par l’intelligence artificielle et qui nous donne automatiquement des éléments exploitables. » 

« Bien qu’il soit difficile de donner un nombre exact, les projets gérés dans Smartsheet sont beaucoup plus efficaces. Leurs résultats représentent des économies de plusieurs millions de dollars par an et nous ont permis de dégager plus de 20 000 heures-personnes rien qu’en 2023. »

Promotion du changement et de l’efficacité

En repensant à ce parcours, Jeffrey Manning se considère comme un ambassadeur de Smartsheet. « J’aime tellement aider les autres en leur facilitant la vie. C’est si épanouissant », conclut-il. « On me dit souvent : "Ah oui, j’ai entendu parler de Smartsheet. C’est un peu comme Excel, mais en mieux, non ?" Non, ça n’a rien à voir. Smartsheet est une plateforme permettant de créer une solution sans code qui répond aux besoins de votre entreprise. »