Alchemy utilise le PPM moderne de Smartsheet pour rationaliser la mise en œuvre des projets Workday et répondre plus rapidement aux clients du secteur de l’enseignement supérieur

Alchemy ambitionne d’être le premier partenaire de solutions et de mise en œuvre pour les produits Workday au sein de la communauté de l’enseignement supérieur, une plateforme applicative en pleine croissance qui unifie l’administration des étudiants, la gestion des ressources humaines, les questions financières, la paie, la budgétisation, les subventions, la planification et les analyses. Alchemy s’associe à des établissements d’enseignement supérieur de tous les États-Unis auxquels l’entreprise fournit des services, des outils, une expertise et des programmes d’apprentissage qui rentabilisent au maximum l’investissement des clients dans leurs solutions Workday.

Depuis plusieurs années, Alchemy utilise la solution de gestion moderne de portefeuille et de projet (PPM) de Smartsheet pour suivre et gérer les projets de mise en œuvre des clients et fournir des données de projet actualisées aux cadres dirigeants via des tableaux de bord en temps réel.

« Nos clients attendent de nous que nous garantissions une transparence totale des projets à tout moment, et Smartsheet nous assiste dans cette démarche », déclare Jonathan Zaretsky, responsable de la réussite des clients chez Alchemy. 

Avant d’adopter le PPM moderne de Smartsheet, Alchemy s’appuyait sur divers outils de gestion de projet et logiciels à base de tableurs et éprouvait des difficultés à fournir efficacement des rapports de synthèse à son équipe dirigeante interne. « Nous exploitions une technologie obsolète qui ne disposait pas de l’automatisation ou de la flexibilité dont nous avions besoin », confie Jonathan Zaretsky. « Il fallait beaucoup de travail manuel pour trouver des informations actualisées sur le statut des projets et le communiquer aux équipes. »

Il manquait également à Alchemy une méthode simple pour fournir des instantanés des projets aux responsables de secteurs d’activité. « Nous utilisions principalement les e-mails et les messages Slack pour leur fournir des informations, mais il y avait toujours un décalage entre les données provenant de Workday et notre interprétation interne du statut d’un projet », analyse Jonathan Zaretsky. « D’une manière générale, nos outils ne nous permettaient pas de proposer à nos clients le niveau de service auquel nous aspirions. »

Utilisation du PPM moderne de Smartsheet pour suivre tous les projets et fournir des tableaux de bord décisionnels 

Après avoir évalué et essayé plusieurs outils logiciels de gestion de projets, Alchemy a adopté le PPM moderne de Smartsheet. « Nous avons testé plusieurs solutions, mais Smartsheet a rapidement su s’imposer. Nous l’utilisons désormais à grande échelle et nous en sommes extrêmement satisfaits », reconnaît Jonathan Zaretsky.

Les chefs de projets d’Alchemy utilisent le PPM moderne de Smartsheet pour suivre le statut de plusieurs projets de mise en œuvre à l’aide de modèles créés dans Smartsheet Control Center. Chaque projet contient des détails actualisés sur le planning, les responsables et les tâches attribués, ainsi que les dates de livraison. « Toute personne utilisant Smartsheet peut rapidement voir ou mettre à jour un projet à tout moment », explique Joseph Lynch, chef de projets chez Alchemy. L’entreprise utilise la Calendar App de Smartsheet pour connecter des données et des formulaires Smartsheet afin d’afficher des réunions ou d’autres événements.

À mesure qu’Alchemy a ajouté de nouveaux utilisateurs Smartsheet et commencé à utiliser d’autres fonctionnalités de la plateforme, l’entreprise a choisi d’adopter la solution Smartsheet Advance Gold. Smartsheet Advance Gold inclut des intégrations et des flux de travail intelligents qui connectent Smartsheet à différents systèmes. Alchemy utilise désormais Bridge by Smartsheet pour intégrer des données provenant de tableurs Google, et le Connecteur Salesforce de Smartsheet pour importer les données depuis la solution de gestion de la relation client (CRM) Salesforce de l’entreprise. Alchemy utilise également Data Shuttle by Smartsheet pour importer automatiquement des données de projets dans Smartsheet. 

Bridge by Smartsheet, Data Shuttle et le connecteur Salesforce de Smartsheet permettent à Alchemy de rassembler des données provenant de plusieurs emplacements externes en une source unique de vérité dans Smartsheet. « Tous nos systèmes communiquent désormais entre eux grâce à Bridge et Data Shuttle by Smartsheet », décrit Joseph Lynch.

Alchemy utilise l’automatisation des flux de travail dans Smartsheet pour informer automatiquement les chefs de projets des échéances importantes ou les alerter lorsque le statut d’un projet est jaune ou rouge, ce qui signale un problème. « Nos responsables et cadres dirigeants sont informés dès que le statut d’un projet passe au rouge, afin que nous puissions prendre des mesures », déclare Joseph Lynch. De plus, Alchemy utilise l’application Smartsheet Pivot App pour créer des tableaux croisés dynamiques contenant des récapitulatifs des prévisions des ressources, afin que les consultants puissent consulter la répartition des heures travaillées chaque mois.

Grâce aux données de Smartsheet, Alchemy fournit également des tableaux de bord de projet aux cadres dirigeants, affichant des vues en temps réel des projets, des ressources, des prévisions budgétaires et de toute escalade des projets requise.

Plus de visibilité des projets et plus de transparence pour les clients

Grâce au PPM moderne de Smartsheet, Alchemy dispose d’une solution de gestion de projets standardisée, qui offre aux chefs de projets une meilleure visibilité en regroupant les détails de tous les projets en un seul endroit. Par exemple, les responsables peuvent plus facilement consulter les heures travaillées dans le cadre d’un projet sans avoir à effectuer de recherches manuelles pour trouver des informations.

« Grâce à Smartsheet, un responsable peut voir les flux de travail et les ressources consacrés au cours d’une semaine donnée au projet de mise en œuvre d’un client spécifique, sans avoir à parcourir plusieurs lignes dans de nombreux tableurs », analyse Joseph Lynch. « Au lieu de passer six heures à manipuler un fichier de données, un responsable peut obtenir les données les plus précises sur l’utilisation des ressources en temps réel. »

La centralisation des données de ses projets dans le PPM moderne de Smartsheet permet à Alchemy de gagner en transparence quant au statut de chaque projet. « Nos clients savent exactement comment se déroule un projet de mise en œuvre. Tout ce qui apparaît en rouge de notre côté l’est également du leur », explique Joseph Lynch. « Les données sont toujours transparentes. Il n’y a donc aucune surprise pour nos clients, nos cadres dirigeants ou Workday. »

Réduction de 75 % du temps requis pour prévoir les heures facturables

La solution d’automatisation des flux de travail du PPM moderne de Smartsheet épargne à Alchemy la nécessité de prévoir manuellement les heures facturables des projets. « L’intégralité de notre modèle d’affaires est basée sur les heures facturées à nos clients.  À cette fin, nous calculons le temps des consultants en fonction des besoins de nos clients, et nous informons la direction lorsque nous disposons des capacités disponibles.  Cela permet de consacrer les ressources requises à la satisfaction de tous les besoins des clients. C’est pourquoi il est très important de prévoir correctement les heures », conclut Joseph Lynch. « Auparavant, nous devions extraire les informations contenues dans des tableurs et les copier-coller dans Workday deux fois par semaine pour essayer de suivre manuellement les mises à jour. Désormais, grâce au PPM moderne de Smartsheet et à des outils tels que le connecteur Salesforce de Smartsheet, Data Shuttle et Bridge, nous consacrons moins de temps aux activités de projet qui, bien que nécessaires, n’apportent aucune plus-value, et plus de temps aux composantes essentielles des projets de nos clients. »    

Anticipation des obstacles et réponse rapide aux clients 

Grâce aux tableaux de bord des projets du PPM moderne de Smartsheet, les responsables de secteurs d’activité et chefs de projets d’Alchemy peuvent mieux anticiper les potentiels obstacles à la réussite d’un projet. « Nous voulons éviter que le statut d’un projet ne passe au jaune ou rouge sans que les cadres dirigeants n’en soient informés », conclut Joseph Zaretsky.

« Les tableaux de bord Smartsheet nous permettent de détecter immédiatement les problèmes et d’être plus réactifs vis-à-vis de nos clients. Lorsque nous recevons des alertes, nos clients apprécient que nous les en informions immédiatement. En fin de compte, nous pourrons anticiper le moment où le statut d’un projet passera au jaune, nous permettant d’être plus proactifs que réactifs. Smartsheet est le seul outil qui rassemble tout ce dont nous avons besoin et nous permet de nous projeter dans l’avenir. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.