Grâce à Smartsheet, Allies for Community Business multiplie par dix le nombre de petites entreprises à qui elle apporte des financements

Allies for Community Business (A4CB) soutient les petites entreprises de l’Illinois et de l’Indiana en leur permettant de bénéficier de capitaux, d’un accompagnement et de services de collaboration. Cela comprend l’accès à des fonds de subvention et de prêt, l’accompagnement individuel et collectif, ainsi que des services de licence et d’approvisionnement. Smartsheet est la plateforme qui permet à A4CB de gérer le processus, de la demande initiale au versement des fonds, tout en assurant la sécurité et l’intégrité des données, alors même que le niveau de financement a été multiplié par 10 en un an seulement.

« Notre point de vue est que si nous renforçons les petites entreprises, nous renforçons les communautés », déclare Brad McConnell, PDG d’Allies for Community Business. « Nous avons fourni nos services à environ 1 300 petites entreprises en 2019, et nous avons aidé plus de 37 000 petites entreprises en 2020. Presque tout cela a été rendu possible grâce à notre solution back-end : Smartsheet ».

Brad McConnell est à la tête d’une équipe qui soutient les entrepreneurs noirs et hispaniques, les femmes, les personnes à faible revenu et d’autres entrepreneurs traditionnellement délaissés. A4CB travaille avec divers partenaires financiers publics et privés afin de fournir autant de subventions que possible, ainsi que des prêts commerciaux de plus petits montants qui ne sont pas normalement gérés par les banques, avec des conditions de crédit flexibles.

Pour soutenir ces efforts, l’organisation s’appuie sur un déploiement réfléchi de la technologie. Brad McConnell explique qu’avant d’adopter Smartsheet, A4CB utilisait une combinaison de feuilles de calcul autonomes, de plateformes de gestion de projet et d’autres ressources telles que les e-mails et les dossiers papier. La difficulté de gérer un programme de financement avec ces outils déconnectés l’a poussé à chercher une plateforme unique capable d’intégrer le processus de bout en bout tout en protégeant l’intégrité des données et en améliorant l’efficacité.

« Avant de prendre ce poste, j’ai travaillé sur un projet à l’hôtel de ville de Chicago. Nous avions utilisé Smartsheet pour organiser un audit massif de la documentation », poursuit Brad McConnell.

« De son côté, notre directrice de la stratégie et des opérations, Isabel Velez Diez, expérimentait plusieurs plateformes et a trouvé que Smartsheet était celle qui répondait le mieux à nos besoins. Elle a commencé à pousser notre organisation à consolider à la fois l’administration de nos programmes, destinés aux clients, et la gestion interne que nous devions effectuer sur une seule plateforme : Smartsheet ».

Une solution complète, de la conception du programme au financement

A4CB utilise Smartsheet pour structurer le processus de financement des entreprises, depuis le premier contact avec un partenaire financier jusqu’à la remise des fonds à une entreprise. Après avoir collaboré avec une organisation telle que le bureau des politiques de la ville ou un organisme subventionnaire privé, Brad McConnell et ses collègues créent un formulaire Smartsheet que les entreprises utilisent pour demander à bénéficier du programme.

Les données des demandes en ligne sont renseignées automatiquement dans une feuille que les administrateurs du programme peuvent filtrer et trier pour voir qui est admissible, qui ne l’est pas et qui doit fournir des documents supplémentaires pour pouvoir prendre une décision.

A4CB utilise des tableaux de bord Smartsheet pour partager des informations avec les partenaires financiers et les autres parties prenantes impliquées dans le programme. Les informations bancaires fournies dans les demandes sont stockées de manière sécurisée et utilisées pour effectuer des dépôts directs sur les comptes des entreprises qui reçoivent un financement.

« Par exemple, pour une subvention destinée à l’association Chicago Hospitality, nous avons développé un tableau de bord basé sur la feuille opérationnelle de Smartsheet », explique Brad McConnell. « Nous pouvons partager les progrès en cours pour l’évaluation de l’éligibilité avec le personnel politique de la ville de Chicago ».

Plus important encore, nous avons également pu partager la répartition de 10 millions de dollars entre les priorités clés que la ville avait établies : aider les entreprises détenues par des Noirs et des Hispaniques, aider les entreprises appartenant à des femmes et aider les entreprises des secteurs de recensement à faible revenu. Nous avons pu mettre à jour en temps réel la visualisation des données que nous fournissions à nos partenaires afin qu’ils aient la confiance nécessaire pour rendre compte au maire et à la presse des bénéficiaires, des motifs pour lesquels ils ont reçu un financement et dans quel ordre ».

Cette transmission de données était encore plus importante que jamais en 2020, lorsque la pandémie de COVID-19 a provoqué des bouleversements économiques et incité à développer des programmes d’aide pour aider les entreprises à survivre aux fermetures et à la perte de clientèle. En 2019, A4CB a accordé 3,8 millions de dollars de prêts et de subventions ; en 2020, ce chiffre s’est envolé pour atteindre 396 millions de dollars, avec 15 programmes différents pour le seul soutien d’urgence qui s’ajoutent aux ressources de longue date des petites entreprises.

Une plateforme qui réduit les risques

La capacité à protéger les informations bancaires est un exemple des fonctions de sécurité de Smartsheet que A4CB considère comme essentielles à la gestion de son programme. Au-delà des protocoles technologiques, Smartsheet permet d’atténuer les risques pour toute la gamme de travaux d’A4CB. Brad McConnell indique que l’organisation a examiné la documentation relative à la sécurité de la plateforme et sa structure pour l’intégration, la sauvegarde et la gestion du contrôle des versions des données.

« La sécurité en fait partie, mais l’intégrité des données est tout aussi importante, si ce n’est plus », explique Brad McConnell. « Si nous gérons de manière inefficace toutes les données que nous collectons, évaluons et utilisons pour la distribution des fonds, cela nous expose, et expose nos partenaires, y compris l’État, la ville et d’autres encore, à un risque financier et fiduciaire important qui est tout simplement intolérable. Nous ne pourrions pas être confrontés à une situation dans laquelle quelqu’un supprimerait accidentellement une feuille de calcul, et toutes ces données que nous aurions capturées seraient perdues ; c’est tout simplement inacceptable dans l’environnement dans lequel nous travaillons ».

Smartsheet fait économiser du temps et des efforts dans l’administration des programmes en garantissant l’intégrité et l’efficacité des données. Plus encore, elle offre à A4CB des capacités fondamentales sans lesquelles il serait difficile de fournir de tels programmes.

« Dans mon esprit, il s’agit d’un système binaire plutôt que d’une échelle mobile », explique Brad McConnell. « En l’absence d’un ensemble d’outils nous permettant de gérer tous ces programmes extrêmement compliqués, sous haute pression et à haute visibilité, nous n’aurions pas été du tout en mesure de réaliser ces programmes. Nous n’aurions pas eu la confiance nécessaire pour nous porter volontaires ; nous ne pensions pas pouvoir le faire. Je pense que nous aurions dû nous retirer pour éviter le risque organisationnel, inacceptable, que nous aurions pris autrement ».

A4CB utilise également Smartsheet pour gérer les processus internes. Une solution simple mais précieuse permet de suivre les progrès de l’équipe par rapport aux initiatives. Brad McConnell a créé un formulaire avec des menus déroulants que les membres de l’équipe de direction utilisent pour mettre à jour le statut de leur travail.

Les données alimentent une feuille qui permet à Brad McConnell de voir facilement les tâches qui sont dans les temps ou en avance et celles qui risquent de prendre du retard. Il est ainsi facile de diriger le temps de travail ou les ressources là où ils sont le plus nécessaires, puis de les réaffecter en fonction des mises à jour ultérieures.

Des tableaux de bord qui incitent les partenaires à en demander davantage

Les partenaires qui soutiennent les programmes d’A4CB comptent sur l’organisation pour les tenir au courant de la manière dont les entreprises sont financées. Ils sont particulièrement attentifs à la manière dont l’exécution du programme correspond à leurs objectifs de servir des groupes démographiques, des quartiers, des secteurs industriels ou d’autres priorités cibles. Les tableaux de bord de Smartsheet permettent à Brad McConnell et à ses collègues de fournir sans effort des informations détaillées sur le travail effectué.

« Les tableaux de bord de visualisation à remplissage automatique ont fait une énorme différence dans la manière dont nous communiquons efficacement avec nos partenaires », déclare Brad McConnell. « Il y a tellement de parties impliquées dans ces programmes d’urgence qui avaient toutes un besoin pressant de données en temps réel que nous aurions passé un temps infini à essayer de fournir. Nous avons donc donné le lien vers les données à nos partenaires des entités publiques qui rendent compte quotidiennement aux élus, et leur avons dit : "Mettez un raccourci sur votre bureau et quand vous avez besoin de quelque chose, cliquez dessus". Ils ont trouvé que cela leur changeait la vie ».

Brad McConnell affirme que le tableau de bord a connu un tel succès que les partenaires réclament plus de détails. Bien que les exigences de confidentialité du programme signifient qu’A4CB ne peut pas satisfaire leur empressement à voir l’ensemble des données sous-jacentes en détail, l’organisation repense la manière de présenter le plus efficacement possible les informations qui peuvent aider les organismes de financement à mieux répondre aux besoins de la communauté.

« La publication des tableaux de bord et la facilité avec laquelle nous pouvons fournir ce type de visualisations de données récapitulatives ont incité tout le monde à en demander davantage, ce qui n’est pas surprenant », explique Brad McConnell.

« Cela témoigne d’un véritable intérêt pour de nouvelles possibilités de partager des données en temps réel structurées visuellement, ainsi que les données sous-jacentes qui les sous-tendent. Nous avons mûrement réfléchi aux moyens de fournir à nos partenaires des données en temps réel plus détaillées qu’à l’heure actuelle. Mais il s’agit d’un bon problème, car en soi, nous proposons une solution bien supérieure aux attentes de nos partenaires ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.