Avec Smartsheet, Hanley Energy peut assurer l’éclairage de ses clients

La mission de Hanley Energy est d’assurer l’éclairage de ses clients, et Smartsheet alimente son travail. Établie en Irlande, cette entreprise conçoit et met en œuvre du matériel, des logiciels et des services pour la prise en charge de l’électricité essentielle dans un large éventail de secteurs, de la fabrication à la vente au détail alimentaire, en passant par la gestion des centres de données.

Dix ans après sa création, Hanley Energy continue de se développer à ce que Dennis Nordon, directeur général et cofondateur, appelle « un rythme féroce ». Le potentiel continu de croissance de l’entreprise et l’expansion mondiale de sa base de clients n’ont pas échappé à sa direction.

« Nous assistons à un bouleversement de taille par rapport aux entreprises traditionnelles », indique D. Nordon. « La disponibilité de 9 à 17 heures n’est plus d’actualité, encore moins dans notre cas. Nous sommes maintenant un acteur mondial avec un modèle “follow-the-sun”, et devons pouvoir fournir des informations instantanées à nos clients à tout moment, sur plusieurs continents et dans de multiples langues. »

Pour assurer son propre éclairage, Hanley Energy avait besoin d’une plateforme SaaS (Software-as-a-Service) et de processus pouvant soutenir des pratiques cohérentes et évolutives, de la conception et de la fourniture de produits aux feuilles de temps, en passant par la prospection commerciale.

Hanley Energy a adopté Smartsheet afin de relever des défis commerciaux récurrents tels que la gestion de projets et la planification des ressources et atteint des niveaux de transparence et de visibilité sans précédent pour les équipes internes et leurs clients.

Une solution durable pour la planification des projets

En mettant l’accent sur les grands centres de données et les environnements industriels, Hanley Energy fournit une solution complète pour le cycle de vie du produit, de la conception et de la fabrication du matériel aux rapports et analyses de données en temps réel et historiques.

Avant la mise en œuvre de Smartsheet, les responsables de projets (CP) utilisaient tous les outils avec lesquels leurs équipes étaient à l’aise, tels que les feuilles de calcul, les e-mails ou des solutions professionnelles de gestion de projets. En l’absence d’une approche unique et cohérente, la mise en place et le maintien des projets pour les nouveaux clients pouvaient s’avérer lourds et complexes. « C’est parfait lorsqu’une entreprise démarre, mais ce n’est pas durable », explique D. Nordon. « C’est encore moins une solution évolutive. »

Paul Johnson, un consultant indépendant chargé de la gestion du développement des programmes et des processus de l’entreprise, a découvert Smartsheet quand l’un de ses clients contractuels lui a envoyé un lien vers un formulaire de saisie d’informations.

P. Johnson a été surpris de constater qu’il pouvait apporter des mises à jour importantes au plan de projet sans la complexité ni le coût d’une licence complète du produit. Il a été tellement impressionné qu’il est devenu partenaire de solutions Smartsheet et aide à présent des entreprises irlandaises à exploiter pleinement le potentiel de la plateforme. Hanley Energy a été son premier client, et il a contribué à l’établissement d’un certain nombre de cas d’utilisation.

« Ce qui était formidable, c’était de m’occuper d’une entreprise qui utilisait déjà Excel en tant que principal outil de gestion des tâches, des programmes et des projets, puis d’importer les informations dans Smartsheet en quelques clics sur un bouton », indique P. Johnson. « Cela a rendu le déploiement vraiment très rapide. La courbe d’apprentissage n’était pas si raide. »

Aujourd’hui, Hanley Energy utilise Smartsheet afin de simplifier les rapports, de suivre et de gérer les produits et les services et de rationaliser la planification des ressources pour les projets actuels et futurs.

Une amélioration de la transparence et de la visibilité

Dans le secteur de l’énergie, les décisions doivent être prises rapidement, et chaque détail compte. Hanley Energy utilise Smartsheet pour créer des tableaux de bord depuis un modèle standard afin de fournir une méthodologie de reporting visuel cohérente et facile à utiliser. En quelques clics, les responsables de projet de l’entreprise peuvent personnaliser des aperçus qui permettent aux clients d’accéder aux données adaptées à leurs besoins uniques.

« Dès le début, nous avons constaté que nous avions besoin d’une solution évolutive pouvant être déployée à l’échelle de toute l’entreprise », explique D. Nordon. « D’une solution fournissant une visibilité à toutes les parties prenantes, mais surtout nous donnant également un tableau de bord orienté client afin que ce dernier puisse examiner ce qui se trouve au niveau des appareils et à quelle étape. Nous fournissons cette visibilité par le biais de Smartsheet. »

Hanley Energy fournit aussi une gestion complète du cycle de vie du produit en assurant le suivi des différents éléments, du développement jusqu’aux multiples étapes de maintenance. Dans un environnement de centre de données à très grande échelle, ils se comptent en centaines, voire en milliers. Smartsheet permet à Hanley Energy de surveiller le cycle de vie de chacun d’eux et de fournir aux clients une visibilité sur leurs actifs à tout moment.

Une augmentation de 33 % de l’efficacité de la gestion de projets

La possibilité de prendre en charge de nouveaux clients et projets continue à stimuler la croissance rapide de Hanley Energy. Il est important que l’entreprise se développe de façon stratégique, avec une idée bien précise des moments où il est possible d’entreprendre de nouvelles tâches (et de ceux où ce n’est pas le cas).

Hanley Energy utilise Smartsheet pour suivre la portée des projets par rapport à la disponibilité du personnel. Les responsables de projet peuvent savoir si le calendrier comporte des trous pouvant permettre de nouvelles tâches, ou procéder à une analyse de rentabilisation pour en embaucher davantage.

« Je suis responsable des ventes et j’ai remarqué que les commerciaux avaient tendance à faire un peu trop de zèle », indique D. Nordon. « Nous n’aimons pas refuser une commande, mais il serait irresponsable de décevoir plusieurs clients parce que vous avez accepté ce projet supplémentaire que vous ne pouvez pas gérer. Nous n’avions jamais bénéficié de cette visibilité, car nous n’avions jamais disposé d’un référentiel central prévu pour ces informations. »

Avant d’utiliser Smartsheet, les équipes géraient leurs feuilles de temps par écrit ou grâce à des feuilles de calcul. Maintenant, tout le monde peut saisir son temps au moyen d’un formulaire Smartsheet accessible sur les appareils mobiles. Les données se retrouvent directement dans une feuille principale, et les responsables de projet peuvent exécuter des rapports sur les coûts de personnel pour des projets ou périodes spécifiques. Cela rend la saisie du temps plus facile et plus précise, ce qui améliore la planification et la budgétisation des projets actuels et futurs.

Les réunions de projet ont également été bouleversées. Par le passé, les responsables de projet organisaient généralement des réunions quotidiennes pour examiner chaque projet. À présent, ils se réunissent toutes les semaines pour discuter du statut de plusieurs projets en récupérant les données les plus récentes de Smartsheet en temps réel, en consultant la documentation, en mesurant l’achèvement, voire en envoyant des e-mails directement à partir des feuilles.

D. Nordon estime que cela leur a permis d’économiser un tiers de leur journée de travail, temps qui est maintenant disponible pour la prise en charge de plus de tâches client ou une planification stratégique approfondie.

Un suivi précis crée de nouvelles sources de revenus

Smartsheet a même donné lieu à la création d’une nouvelle source de revenus grâce à des services de conseil. Avec un suivi plus précis du travail produit pour les clients, D. Nordon et ses responsables de projet peuvent identifier le temps consacré au conseil et montrer la valeur ajoutée à leurs engagements.

« Comme nous sommes une entreprise d’ingénierie axée sur les solutions, cette partie de solution technique a toujours été offerte », explique D. Nordon. « Cette partie de conseil aurait dû être facturée, mais selon notre état d’esprit, ces services font partie du projet. Nous nous sommes penchés sur la question et rendu compte que le conseil était un produit que nous pouvions réellement vendre (et que nos clients seraient ravis de payer). »

Hanley Energy entend poursuivre sa croissance rapide et faire évoluer ses services et ses solutions facilement et durablement à l’aide de Smartsheet.

« De notre point de vue, en tant qu’entreprise très dynamique de fabrication et de développement de logiciels qui suit une trajectoire de croissance, Smartsheet est probablement l’outil le plus important dont nous disposions », indique D. Nordon. « Sans, nous ne pourrions pas survivre. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.