Redbox s’appuie sur Smartsheet Control Center pour réduire les coûts créatifs de sa marque de 20 % tout en mettant en avant davantage de produits

Le stand Redbox est bien connu des clients de 40 000 boutiques américaines, qui y louent ou achètent des DVD et disques Blu-ray abordables. Ces deux dernières années, Redbox propose également des offres de streaming, des programmes gratuits financés par la publicité et la télévision gratuite en direct. La société avait besoin d’un moyen plus efficace de gérer ses contenus de marketing créatif pour accompagner son développement. Smartsheet permet à Redbox de gérer et de suivre des milliers d’éléments de campagne pour appuyer l’expansion de sa gamme de produits innovante.  

« Lorsque nous envisageons de lancer un nouveau produit ou service, nous nous demandons avant toute chose en quoi cette solution traitera et résoudra les difficultés du client », affirme Durriya Gunja, directrice senior de la marque, de la gestion des contenus et des services créatifs chez Redbox.

« Smartsheet nous donne la possibilité de créer des solutions qui nous permettent de nous démarquer et de fournir efficacement les services très demandés dont nos clients ont besoin ».

Le marché du divertissement est de plus en plus compétitif. Les grandes sociétés de streaming média et les sociétés de location de DVD rivalisent pour conquérir des clients. Redbox a développé une marque unique qui allie les options de streaming en ligne modernes aux milliards de disques physiques que les clients ont loués depuis sa fondation. Ayant rejoint Redbox en 2017, Durriya Gunja assumait seule les services de marque et de création face au défi d’accompagner la croissance de la société en développant et en mettant en œuvre des centaines de projets marketing sans processus formel. 

Durriya Gunja avait besoin d’une plateforme permettant d’enregistrer les contenus créatifs et statuts des projets en un seul et même endroit. Il fallait également que le système soit facile à utiliser pour ses collègues très occupés et les nouvelles recrues. Ayant déjà utilisé Smartsheet pour la gestion des événements, elle savait qu’elle pourrait rapidement mettre en œuvre des solutions pour organiser et rationaliser ses tâches.

« Ayant une expérience limitée de Smartsheet, je n’avais pas conscience de toutes ses fonctionnalités », indique Durriya. « Les autres solutions semblaient laborieuses, avec des délais de mise en œuvre pouvant aller de six mois à un an. Et je n’avais tout simplement pas le temps d’attendre. J’ai donc décidé d’utiliser Smartsheet, dans un premier temps, pour numériser nos projets. Je n’avais aucune idée que cet outil prendrait une place aussi importante au sein de notre organisation ».

L’automatisation assure le déroulement fluide des projets

Aujourd’hui, Durriya dirige une équipe de 10 personnes qui s’appuie sur Smartsheet Control Center pour prendre en charge un processus normalisé de demande et d’exécution de projets. Les demandes de projet sont lancées au moyen d’un formulaire en ligne qui génère automatiquement un brief créatif et invite un chef de projets à programmer une réunion de lancement. 

Les modèles de projets permettent de remplir automatiquement un calendrier avec des flux de travail et notifications intégrés, programmés sur deux ou quatre semaines, avec un brief distinct personnalisé pour les projets urgents à livrer dans un délai de cinq jours maximum. Les modèles sont sûrs, empêchent les erreurs accidentelles et, dans la plupart des cas, peuvent être mis à jour via Control Center au niveau mondial. Ils permettent également de configurer des projets en beaucoup moins de temps que les 5 à 10 minutes requises pour la création manuelle.

L’équipe gère actuellement entre 70 et 100 projets et génère 1 000 ressources par mois : textes d’e-mails, stickers, bannières, vidéos ou animations en direct, etc. Smartsheet simplifie le suivi du statut de projets entiers ainsi que de chaque élément individuel.  

« Avant Control Center, nous faisions toutes ces choses manuellement », affirme Durriya. « Nous devions élaborer les briefs créatifs manuellement à partir des informations commerciales, ce qui prenait beaucoup de temps à la fois côté client et côté chef de projets. Nous avons gagné beaucoup de temps en utilisant Control Center pour automatiser la création des briefs créatifs et l’envoi des notifications aux parties prenantes. Cela nous a également permis d’épargner certaines tâches aux parties prenantes. En ce qui concerne les processus, j’ai l’impression que nous sommes sur pilote automatique ».

Les rapports détaillés permettent la prise de décision stratégique

Comme si la capacité de gérer des centaines de projets à la fois ne suffisait pas, le Smartsheet Control Center présente l’avantage essentiel de générer des rapports intéressants. Les informations de projet alimentent les tableaux de bord qui affichent le statut des projets et les prévisions de coûts et de budget, les parts de voix, les lignes métiers, les canaux et bien plus encore. Durriya peut désormais consulter combien de projets ont été réalisés en un mois ou en une année et quelles ressources sont utilisées sur des canaux spécifiques. Les données l’aident à estimer les disponibilités de l’équipe et à planifier les renforts nécessaires au cours des périodes de forte activité, qui peuvent être anticipées sur la base des travaux déjà réalisés.

Ces informations détaillées aident les dirigeants de Redbox à prendre des décisions stratégiques sur les priorités commerciales. À mesure que la société développe ses offres de produits et cherche à se démarquer de ses concurrents, les données Smartheet aident Durriya et son équipe à plaider en faveur de nouvelles initiatives et de ressources complémentaires. Selon Durriya Gunja, Redbox est engagée dans un processus d’amélioration continue et utilise les données de recherche pour concrétiser de nouvelles idées et prendre des risques ; Smartsheet vient compléter les informations qui éclairent la prise de décision et l’idéation.

« Smartsheet nous a permis de consacrer notre temps aux domaines qui en avaient le plus besoin », indique Durriya Gunja.

« La solution nous permet de vérifier combien de temps nous consacrons à chaque ligne métier ou part des voix et d’accorder la priorité aux domaines à haut rendement. Nous voyons nos rendements s’aligner sur les efforts que nous fournissons. Je partage ce rapport mensuel avec l’équipe de direction pour l’informer de la manière dont nous occupons notre temps et du travail que nous fournissons. Cet outil nous a beaucoup aidés à prendre des décisions sur l’augmentation ou la réduction des ressources à consacrer à nos projets ».

En outre, Redbox utilise les vérifications Smartsheet et l’intégration de la plateforme avec Adobe pour rationaliser les révisions de différents contenus. Les membres de l’équipe peuvent créer des PDF, les partager via Smartsheet et enregistrer tous les commentaires en un seul endroit sans jamais quitter le Creative Cloud d’Adobe.

Réduire les coûts sans réduire le personnel ni les projets

Smartsheet a permis à Redbox d’économiser beaucoup de temps et d’argent sur ses projets de marketing créatif. L’année dernière, l’équipe de Durriya Gunja a pu réduire ses coûts de projets créatifs de 20 % sans réduire son personnel ou limiter le nombre de projets pris en charge. Les fonctionnalités d’automatisation et de communication de Smartsheet ont accéléré le travail de l’équipe et éliminé les obstacles susceptibles de causer des retards ou des frais supplémentaires.

En travaillant plus efficacement, Durriya Gunja et son équipe élargissent leurs axes de travail, passant de la simple exécution de projet à l’idéation et à la planification stratégiques. Les données enregistrées fournissent une vue détaillée de ce qui fonctionne et des raisons de cette réussite ; le temps économisé peut être consacré à l’exploitation de ces informations pour sensibiliser à la marque, faire évoluer les offres de produits Redbox et améliorer en permanence l’expérience client.  

« Lors de ma première année chez Redbox, je ne savais plus où donner de la tête : j’essayais de comprendre où étaient les projets », se souvient Durriya Gunja. « Tout étant automatisé, je n’ai plus qu’à vérifier mes rapports ; en cas de question, il me suffit de cliquer sur un bouton pour consulter l’avancement et savoir qui travaille sur quoi. Je peux donc prendre part à toutes les conversations stratégiques avec les clients ».

Si Smartsheet a produit des résultats aussi convaincants, c’est aussi parce qu’elle est conviviale et facile à utiliser. Selon Durriya, la plateforme est adoptée quasiment par tout le monde au sein de Redbox et ne rencontre aucune opposition. L’expérience utilisateur est simple, de sorte que les nouveaux utilisateurs peuvent apprendre à l’exploiter rapidement sans être submergés de travail. Durriya a accompagné le processus en intégrant des formations à chaque étape.

« Smartsheet a dépassé les attentes qui étaient les miennes lors de la signature du contrat », affirme Durriya Gunja. « Les plateformes plus importantes exigent beaucoup plus de travail et consomment tout votre temps ; les collaborateurs passent des heures et des heures à apprendre à les utiliser. Smartsheet nous a épargné cet effort. Plus nous utilisons la solution, plus nous la comprenons et plus nous sommes en mesure de l’exploiter. Même aujourd’hui, il me reste de nombreuses capacités à exploiter. Tout le monde devrait l’essayer ; il faut l’essayer pour comprendre la différence ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.