La course Spartan Race surmonte les obstacles avec Smartsheet

Smartsheet aide la course Spartan Race à prendre des décisions intelligentes afin que les nouvelles initiatives passionnantes soient en phase avec les plans stratégiques à long terme.

Industrie

  • Divertissement

Taille de l'organisation

  • Moyenne (de 50 à 999 employés)

Région

  • Amérique du Nord

Cas d’utilisation

  • Gestion des événements
  • Visibilité du projet
  • Génération de rapports

Constatez comment la course Spartan Race utilise Smartsheet pour surmonter les obstacles.

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Photo gracieusement offerte par Spartan Race

 

Participer à une course Spartan Race peut être une expérience qui change la vie. Les courses emblématiques d’entreprise qui sont le 5 km Sprint, le 10 km Super et le semi-marathon Beast, permettent aux coureurs de franchir une variété d’obstacles sur des parcours partout dans le monde, mettant au défi aussi bien les athlètes rompus à la compétition que les personnes affalées sur leur canapé. L’équipe de Spartan Race Inc. est enthousiaste, inspirée par le changement visible que cette course apporte dans la vie des participants. Mais lorsque cette inspiration conduit à ce que Rob Neitzel, vice-président de l’excellence opérationnelle et chef d’équipe appelle une visite de la « fée des idées », Smartsheet aide l’organisation à prendre des décisions intelligentes pour éviter que de nouvelles initiatives passionnantes n’entravent les plans stratégiques.

 

« Quand on va à une course, c’est une expérience incroyable », dit Neitzel. « Cela commence avec les participants ; ils sont vraiment la magie derrière ce que nous sommes. Mais pour être une entreprise événementielle, il faut bien sûr disposer d’une équipe de professionnels capables de s’assurer qu’un compte de résultat est à la hausse, afin que nous puissions être en bonne santé pour les années à venir. »

 

Pour planifier et exécuter des courses dans le monde entier, les équipes fonctionnelles en charge de la logistique, des solutions marketing, du parrainage et de la vente de produits dépendent les unes des autres pour coordonner les détails, tels que la planification et l’exécution des courses, le marketing et les ventes de produits. Mais lorsque Neitzel s’est joint à Spartan, il a constaté que les équipes devaient relever le défi de communiquer efficacement dans tous leurs domaines cibles. Une partie importante du problème était que différents groupes utilisaient leurs propres outils pour organiser et planifier leur partie de l’activité, de l’e-mail aux feuilles de calcul, en passant par les diapositives, sans aucune approche cohérente pour s’assurer que chacun obtienne l’information dont il a besoin.

 

Neitzel voulait adopter la méthodologie de la « carte de baseball » qu’il avait utilisée en tant que Ranger de l’Armée américaine : chaque équipe ou projet étant résumé dans un affichage cohérent montrant les buts et objectifs, les stratégies et les tactiques. Lors du déploiement, ses équipes portaient et mettaient à jour manuellement les cartes physiques, mais Neitzel savait que Spartan avait besoin d’une solution logicielle, accessible en ligne, depuis n’importe quel bureau ou site de course de l’entreprise. Son directeur général des événements américains pensait que Smartsheet pourrait développer une carte de baseball numérique qui rassemblerait les équipes de Spartan.

 

« Je cherchais un logiciel qui fonctionnerait pour moi et me donnerait une solution personnalisable plutôt qu’un simple produit commercial », explique Neitzel. « J’ai contacté l’équipe de Smartsheet. Nous avons fait plusieurs sessions de tableau blanc et ils sont revenus vers moi avec une variante de la carte de baseball. Et chaque fois que je faisais une demande ou une modification, ils me donnaient exactement ce que je cherchais. En raison de ces capacités et de la volonté de l’équipe de s’associer à moi, j’ai donc choisi Smartsheet. »

 

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Photo gracieusement offerte par Spartan Race

 

Aujourd’hui, Neitzel utilise Smartsheet pour visualiser le statut et les problèmes de chacune des 14 unités opérationnelles principales. La solution montre toutes les interdépendances. Par exemple, les conceptions de marchandises dont l’équipe marketing a besoin pour créer des publicités affichées, ou les exigences de parrainage dont une équipe sur site a besoin pour planifier la taille et le nombre de bannières qui devraient se trouver sur la zone de la ligne d’arrivée. Les équipes utilisent des tableaux de bord pour rendre compte aux parties prenantes. En outre, la planification des médias sociaux est établie à l’aide de la fonctionnalité d’agenda de Smartsheet.

 

Neitzel estime qu’il économise environ cinq heures par semaine, temps qu’il passait à chercher dans les rapports et les e-mails pour connaître le statut d’avancement du projet. Maintenant, tout est à portée de main. Ses partenaires commerciaux n’ont pas besoin de planifier avec lui des réunions pour mener à bien leurs projets. Neitzel peut extraire les informations pour lui-même et faire le suivi avec des questions ou des préoccupations spécifiques. Neitzel affirme que l’un des plus grands avantages est d’avoir affaire à cette « fée des idées » en permettant d’empêcher le flux constant de bonnes nouvelles idées de faire dévier les plans existants du planning.

 

« Malheureusement, nous n’avons pas de ressources illimitées. Nous devons établir des priorités. », dit Neitzel. « Si j’ai de la visibilité sur mes priorités et leurs résultats, je peux en voir le coût non seulement en termes d’argent, mais aussi en termes de retard dans la livraison d’autre chose. Ainsi, lorsque notre PDG, Joe De Sena, veut introduire une nouvelle gamme de marchandises au milieu du trimestre, je peux voir ce que mon vice-président responsable des marchandises a planifié et dire à Joe que l’injection de nouvelles marchandises interrompt des revenus de 3,2 millions de dollars. Autrefois, nous avions tendance à dire qu’il fallait travailler plus et faire ce qu’il fallait. Mais avec de la visibilité par le biais de l’outil de carte de baseball, nous pouvons voir l’impact sur nos objectifs globaux et prendre la bonne décision. »

 

Neitzel travaille avec son partenaire de compte Smartsheet afin de créer des tableaux de bord pour les équipes internationales qui coordonnent les événements de la course Spartan Race à travers le monde. Un système de liste de contrôle pour la planification et l’exécution des événements est également en cours d’élaboration, avec la possibilité d’alimenter directement les données d’événements dans le système maître pour faciliter l’évaluation post-événement et aider à améliorer les événements futurs. Et à mesure que les équipes de Spartan adoptent et s’approprient la solution, ce qui se produit beaucoup plus facilement que ce que Neitzel avait espéré, les possibilités continuent de croître.

 

« Tout système logiciel dépend des personnes, de la méthode et de la technologie », explique Neitzel. « La technologie de Smartsheet est fiable. Les personnes sont sensibles aux besoins des clients et sont d’un grand soutien envers eux. Mais ce qui est à distinguer, c’est l’assistance envers la clientèle et notre capacité d’avoir un travail de liaison avec notre entreprise pour aider à former, répondre aux questions et amener chacun de nos coéquipiers à utiliser l’outil au meilleur de ses capacités. Pour moi, c’est un partenariat. C’est spécial et c’est ce qui me donne envie de travailler avec Smartsheet. »