Tellepsen Builders aide ses employés à progresser avec Smartsheet

Tellepsen Builders est une entreprise familiale qui opère à Houston depuis plus de 100 ans et se concentre sur des projets faisant toute la différence dans la vie des personnes, tels que des sièges sociaux, des hôpitaux et des écoles. La gestion de projets de construction est derrière l’une des équipes les plus importantes et essentielles de l’entreprise. Les responsables de projets travaillent sur les chantiers de construction en organisant l’ensemble des opérations sur place.

Kendall Pouland, directrice du développement professionnel, avait gravi les échelons de la gestion de projets. Passer 10 ans sur les chantiers de construction avec un casque de sécurité lui a appris que le travail d’un chef de projets était complexe et que des commentaires clairs étaient indispensables à sa maîtrise.

Si les responsables de projets de Tellepsen savaient comment construire un bâtiment, l’entreprise n’avait pas conçu de structure bien définie pour l’évolution de carrière et la promotion de ses employés. Le groupe ambitieux des responsables de projets était désireux d’exercer un impact sur la carrière de ses membres et d’un point de vue communautaire, et les assistants voulaient accéder aux échelons supérieurs le plus rapidement possible. K. Pouland a constaté que les compétences et les critères de promotion n’étaient pas normalisés, semant ainsi la confusion à propos des personnes prêtes à être promues et de la formation nécessaire pour y parvenir.

K. Pouland avait besoin d’un meilleur moyen de gérer le processus de développement et de progression des compétences pour une équipe grandissante de responsables de projets audacieux. Elle a donc travaillé avec cette dernière afin d’identifier 66 qualités en matière de gestion de projets dans cinq catégories principales, avec six niveaux de maîtrise allant du statut de nouvel assistant à celui de collaborateur chevronné.

Trouver le bon outil

Pour véhiculer ces compétences et ces niveaux, K. Pouland a choisi Smartsheet. Elle a créé une matrice et une grille de compétences précisant les 396 niveaux de qualification et organisées en feuilles pour chaque chef de projets.

« J’ai créé cela avec tout ce qui était considéré comme “incomplet”. Si vous souhaitez progresser dans votre organisation, prenez des initiatives : vous disposez à présent des aptitudes et des informations dont vous avez besoin pour aller jusqu’au bout », explique K. Pouland. « S’il vous faut de l’aide sur l’une des compétences, nous avons la responsabilité de vous fournir les connaissances nécessaires (les miennes, celles de votre supérieur ou d’un autre chef de projets), mais votre destin est entre vos mains. »

Le codage couleur porte sur les commentaires

Il aide les responsables de projets à identifier les compétences qu’ils maîtrisent et celles qui nécessitent encore du travail. Lorsque l’un d’eux marque une compétence comme terminée, la feuille avertit par e-mail un responsable, qui peut donner son approbation ou formuler des commentaires sur ce qui doit encore être appris. Les responsables peuvent accéder aux feuilles de la matrice de compétences des membres de leur équipe et les mettre à jour sur des appareils mobiles, et envoyer des commentaires depuis le chantier de construction, n’importe quelle salle de réunion ou chez eux au lieu d’attendre une journée au bureau.

« L’ergonomie mobile était importante pour nous », indique K. Pouland. « Cela a permis aux approbateurs de faire leur travail en toute simplicité. Ils sont très occupés, ne sont pas assis devant un ordinateur à longueur de journée et n’ont pas nécessairement connaissance des éléments techniques. Pouvoir donner leur approbation en quelques clics à partir d’un téléphone leur est donc avantageux. »

À mesure qu’un chef de projets acquiert les compétences nécessaires, les cellules de sa feuille passent du rouge au jaune, puis au vert. Plus sa matrice de compétences est verte, plus il est prêt pour la promotion. Si sa feuille ne devient pas verte assez rapidement, les raisons sont plus faciles à identifier.

« Le responsable a parfois le sentiment que la personne n’est pas prête à être promue, mais il est difficile d’en déterminer la raison », explique K. Pouland. « Pour lui, c’est le moment idéal de dire : “Vous devez développer cette compétence de communication” ou “Vous devez vous améliorer dans le suivi des tâches.” »

La simplification des processus des RH

Non seulement la matrice de compétences facilite la progression, mais elle rend les évaluations de performance annuelles plus efficaces. Comme les responsables de projets et leurs responsables communiquent tout au long de l’année, le processus d’évaluation n’apporte aucune surprise et peut être complété par un bref questionnaire. Au cours de la première année qui a suivi l’adoption de la matrice de compétences Smartsheet, l’équipe de gestion de projets a réalisé ses évaluations de performance en une semaine, contre près d’un mois pour les autres.

K. Pouland s’emploie à étendre la structure de la matrice de compétences aux autres équipes, avec une catégorie professionnelle à la fois, afin que chaque membre de l’entreprise puisse obtenir une orientation plus claire pour la gestion de sa carrière.

« Nous ne comptons plus les personnalités de type A », indique K. Pouland. « Cette solution a facilité les conversations délicates. Notre comité avait déjà déterminé ce pour quoi il fallait exceller. Elle a vraiment aidé les personnes à se concentrer sur ce qu’elles devaient entreprendre pour progresser. »