Theisen’s comptabilise 10 000 produits en ligne en deux semaines, optimisant ainsi le merchandising en ligne grâce à Smartsheet

Le témoignage de Theisen est un exemple type de flexibilité et de résilience. Depuis ses débuts en 1927, l’entreprise a survécu à la Grande Dépression, à la Seconde Guerre mondiale et à 16 présidents, tout en restant réactive aux besoins de ses clients. C’est cet engagement qui a transformé une minuscule affaire familiale vendant des batteries et des pneus en un réseau de 24 magasins physiques répartis dans l’Iowa et le Wisconsin, expédiant des milliers de produits pour l'agriculture, le bâtiment et l'automobile dans tous les États-Unis.  

« Notre boutique en ligne propose désormais environ 240 000 produits », révèle Ashley Delay, coordinatrice des projets informatiques chez Theisen’s. « Notre équipe des achats recherche et ajoute constamment de nouveaux produits. Chaque année, nous proposons 96 000 nouveaux produits dans nos magasins et les publions sur notre site Web. »

Deux semaines pour y voir plus clair dans ce chaos de données

Lorsque Mme Delay a rejoint Theisen’s à l’automne 2021, l’entreprise ne disposait pas d’un processus de merchandising en ligne clairement établi. Tous les produits étaient ajoutés manuellement et gérés sur trois systèmes volumineux et disparates.

« Les données de base sur les produits, comme les identifiants uniques et les informations sur les tarifs, sont stockées dans le système de planification des ressources d’entreprise (ERP) », précise Ashley Delay. « Les images de produits, les vidéos et autres visuels destinés à la boutique en ligne sont diffusés en direct dans un système de gestion des actifs numériques, ou GAN. Pour finir, les données supplémentaires telles que les descriptions des produits, les informations de garantie et d’autres détails qui aident à prendre une décision d’achat éclairée sont gérées par le système de gestion des informations sur les produits (PIM). »

Cette configuration a entraîné des incohérences et ralenti les délais de mise sur le marché des produits disponibles sous forme numérique. « De nombreux produits ne comportaient aucune information, même s’ils étaient déjà disponibles à la vente. Certains clients avaient donc des difficultés à prendre leurs décisions d’achat. C’était le chaos », avoue Mme Delay.

Rendre l’impossible possible

« Le Black Friday approchait et des milliers de produits n’étaient toujours pas en ligne sur le site Web », précise Mme Delay. « Je disposais de quelques semaines pour identifier ceux qui devaient être publiés avant le Black Friday, et ce chiffre s’élevait à 10 000 articles. C’était insurmontable », reconnaît-elle.

Consciente qu’il était impossible de préparer, de valider et de saisir manuellement toutes ces données en deux semaines, Ashley Delay s’est tournée vers l’automatisation. « Je n’avais jamais utilisé Smartsheet avant de rejoindre l’équipe. Mais il y a quelques mois, notre service marketing l'avait présenté comme un outil de gestion des campagnes de marketing », explique-t-elle. « J’ai rapidement découvert sa polyvalence pour diverses tâches subséquentes. »

Centralisation de milliers d'articles

Mme Delay a réuni différents produits Smartsheet pour créer une solution unique et centralisée de publication des données sur les produits qui extrait, fusionne et gère les données de divers systèmes externes : « je traitais chaque produit individuellement. Chaque composant était créé en fonction d’un problème, et au fil du temps, nous avons fait travailler tous les éléments dans une machine cohérente.  

Tirant parti de Data Shuttle, la solution importe des données de systèmes externes vers des fichiers CSV ou Excel, les transfère vers Smartsheet, puis les stocke dans DataTable, un large référentiel de données. Les utilisateurs peuvent s'en servir pour extraire et filtrer des sous-ensembles selon des critères spécifiques. Pour finir, DataMesh regroupe les données provenant de divers emplacements de Smartsheet dans un outil de suivi principal centralisé. « À partir de là, nous pouvons consulter d’autres feuilles de notre système », explique Mme Delay. « Nous disposons donc de flux de travail DataMesh qui nous conduisent vers des feuilles et des rapports spécifiques. »

46,5 heures économisées chaque semaine

Grâce à une gestion efficace et automatisée des données, l’équipe d'Ashley Delay reçoit désormais des récapitulatifs quotidiens de tous les changements de données, ce qui permet de repérer et d’éliminer de manière proactive les irrégularités. 

« Notre processus d’assurance qualité (AQ) bénéficie d’une visibilité de 100 %, contre 5 % auparavant », révèle-t-elle. « Nous pouvons vérifier chaque produit individuellement. En cas de problème, nous pouvons renvoyer le produit défectueux, identifier les personnes responsables et leur demander d’apporter les corrections. » 

La mise en œuvre de ce processus a permis à Theisen’s d'atteindre un taux de réussite de 97 %. Auparavant, 49 % de ses produits échouaient aux contrôles d’assurance qualité. 

Par ailleurs, les processus de données simplifiés permettent à Theisen's d’économiser 46,5 heures de travail manuel par semaine. « C’est plus que le travail d'un salarié à temps plein. C’est un changement radical », admet Mme Delay. La rationalisation de la commercialisation des produits réduit de quatre semaines leurs délais de mise sur le marché. « Cela représente quatre semaines de ventes supplémentaires pour un produit donné. Le processus est tellement plus rapide, les données sont plus cohérentes, les clients sont plus satisfaits, et les problèmes de service à la clientèle sont moins fréquents. » 

La magie d’un travail efficace

Mme Delay a maintenant développé un processus établi pour former et intégrer de nouvelles personnes qui utiliseront sa solution basée sur Smartsheet. De cette façon, elle peut tranquillement se concentrer sur son prochain grand projet. « Lorsque nous accueillons un nouveau membre dans l’équipe, nous pouvons le former efficacement et l’aider à devenir rapidement opérationnel. Je peux ainsi me concentrer sur l’administration de Smartsheet et la création de nouvelles solutions pour d’autres services », affirme-t-elle. 

Globalement, l'optimisation profite à toute l'entreprise. « Smartsheet nous a permis d’économiser énormément de temps et de compétences et d’éliminer l’ennui qu'implique un travail répétitif », confirme Mme Delay. « Nous avons réduit la nécessité des copier-coller entre feuilles pour simplement tout consolider. Maintenant, tout se fait en arrière-plan d'un simple clic. Comme par magie ! »

Ce témoignage s'inspire de la session ENGAGE 2023 de Mme Delay intitulée « It’s time to stop copying and pasting: Learn how to work efficiently with your data ».