Définitions : qu'est-ce qu'une charte d’équipe ?
Une charte d’équipe est un document qui indique la mission d’une équipe ou d’un projet, le périmètre de l’opération, les objectifs, les conséquences et le calendrier. Tous les membres de l’équipe aident à créer la charte d’équipe.
Les chartes d’équipe sont essentielles car elles sont utilisées pour identifier les objectifs communs, obtenir l’adhésion de chaque membre et garder l’équipe soudée. Elles aident également l’équipe à rester sur la bonne voie en exprimant l’objectif global.
Cela conduit à la question : qu’est-ce qu’une équipe ? Une équipe est un groupe d’employés, de responsables et même de sous-traitants à long terme, qui travaillent ensemble pendant une longue période sur divers projets liés. Si les membres vont et viennent au fil du temps, il est important que la nouvelle équipe se rassemble autour de sa charte et qu'elle ne fasse pas que la transmettre, ou elle deviendra une relique inutile.
Certains cadres peuvent être plus familiers avec la charte de projet qu’avec la charte d’équipe. Toutes deux servent des objectifs similaires, mais pour des groupes et objectifs différents. Une charte de projet couvre les termes d’un projet spécifique, qui peut durer des semaines ou des mois (ou même des années). Le facteur déterminant d’une charte de projet est qu’elle s’applique uniquement à l’équipe et pour la durée d’un projet spécifique. De tels projets peuvent être la création de garanties pour la version d’une mise à jour d’un produit, une initiative de relations publiques, la construction d’une aile de bâtiment, et ainsi de suite. Une fois le projet achevé, la charte ne s’applique plus.
Une charte d’équipe, en revanche, a une vision plus large et plus longue dans le temps. Les membres de l’équipe peuvent également être membres de différentes chartes de projet dans leur travail ; les chartes de projet doivent donc concorder avec les accords de la charte d’équipe.
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Quel est l’avantage d’avoir une charte d’équipe ?
Une charte d’équipe doit fournir une vision et une mission succinctes que tous les membres de l’équipe soutiennent. La charte doit également servir d'indicateur pour toute activité considérée ou poursuivie par l’équipe.
Une fois qu’une équipe a été annoncée ou créée, tous ses membres doivent se réunir, avant même de s’attaquer aux livrables spécifiques, pour créer la charte. De cette façon, tous les membres peuvent faire entendre leur voix, ce qui peut aider à assurer leur soutien et leur adhésion, et accroître leur responsabilisation. Voici les objectifs d’une charte d’équipe :
- Obtenir l’adhésion de tous les membres de l’équipe, y compris ceux qui ont peut-être initialement résisté à l'idée d'être intégrés
- Rendre les membres de l’équipe, y compris la direction, responsables de respecter les mêmes principes
- Indiquer les rôles et responsabilités de façon claire et mesurable
- Définir les opérations, y compris les moyens de s’adapter au changement, de résoudre les obstacles, et même définir des actions comme la participation
- Démontrer l’objectif et la mission de l’équipe de façon transparente aux autres membres de l’organisation
- Clarifier et réduire la confusion dans les cas où des demandes ou des projets contradictoires surviennent
“Why you’re creating the team in the first place should lead your team charter,” says Debbi Tillman, Director of Program Management at Mitchell International in San Diego. “And you need a team charter any time you need to form a deeper synergy among team members.”
“This can be especially critical if you are bringing together two teams that have previously worked separately,” Tillman continues, “Getting everyone’s input and buy-in is really critical to the success of your new team.”
Ignorer la charte d’équipe : un risque pour le succès optimal
Bien qu’il faille du temps pour créer une charte d’équipe, il est risqué d'ignorer cette étape. L'absence de charte entraîne souvent le chaos et des erreurs car, alors, les rôles, opérations ou la direction globale de l’équipe ne sont pas clairs.
« Il n’est pas nécessaire de prendre beaucoup de temps pour créer la charte », explique Debbi Tillman. Cela peut aller d’un après-midi jusqu'à deux ou trois jours en fonction de la taille et de la portée de l’équipe. « Mais comme le disent les principes Agile : “ vous devez avancer lentement afin de pouvoir avancer rapidement. ” En d’autres termes, prenez le temps pour tout le monde au sein de l’équipe de créer la charte, afin que tout le monde soit clair et se sente autorisé à avancer. »
Lorsqu’une charte d’équipe est écrite, elle devient une boîte à outils puissante. « Elle devient un choix plutôt qu'une supposition », ajoute Mme Tillman. « Un grand risque quand il n'y a pas de charte est l'inertie. En d’autres termes, le membre de l’équipe le plus fort ou le plus intimidant peut finir par mettre en avant son programme. Et ce n’est pas ce pour quoi l’ensemble de l’équipe a signé. »
Comment créer une charte d’équipe efficace
Étant donné que les équipes sont composées de personnes ayant différentes motivations, les chartes d’équipe doivent refléter les nombreuses dimensions de l’équipe. De plus, elles doivent inclure l’intérêt, les priorités et les valeurs de l’équipe.
Des personnes impliquées jusqu'à la durée de validité de la charte, tenez compte des questions suivantes :
- Qui cela implique : chaque personne au sein d’une équipe doit être impliquée, ou elle finira par se débattre ou échouer. Travailler dès le début sur la résistance ou l’ambiguïté lors de la création de la charte d’équipe permettra de « forger des liens et de définir les bases » du succès, explique Mme Tillman. Personne ne change d'avis.
- Qui est le chef d’équipe, et qui résout les conflits : un élément clé à décider dès le début est le chef d’équipe, le commandant en second, et ainsi de suite. Si l’équipe est assez grande, il peut y avoir des responsables de différents sujets. Le choix de ces personnes doit résulter d'un commun accord et être inscrit dans la charte. C'est la même chose pour la façon dont les conflits sont résolus et pour l'éventualité d'un processus d’escalade à documenter.
- Combien de temps prend le processus de création d’une charte : cela peut varier. De nombreux chefs d’entreprise disent que le délai peut aller d’une demi-journée à un atelier de deux ou trois jours. La clé consiste à s’assurer que tous les membres de l’équipe contribuent, et qu’une fois la charte créée, tout le monde se sent assez bien pour la signer et poursuivre son travail.
- Combien de temps dure une charte d’équipe : l’équipe doit décider si la charte couvre tous les travaux d’un trimestre, d’une année ou en continu. Si l’équipe peut s’entendre sur une charte qui couvre une année complète, avec des vérifications occasionnelles au besoin, elle peut se sentir autonome, sachant que la charte ne sera pas soumise à des changements fréquents.
Vous trouverez ci-dessous un diagramme qui indique les étapes typiques liées à la création d’une charte d’équipe. Notez que ces éléments n’ont pas nécessairement à être effectués dans un ordre particulier, mais toutes ces étapes sont requises pour créer une charte d’équipe efficace.
Premier élément d’une charte d’équipe réussie : le contexte
Les membres de l’équipe doivent venir à la réunion de création de la charte avec toutes les actions ou décisions qui les ont conduits jusque là. Apportez autant d’informations que possible pour établir les grandes lignes du contexte de travail de votre équipe.
De l’identification des responsables aux parties prenantes, voici quelques questions à poser :
- Qui est le chef d’équipe ? Quand cette personne n’est pas disponible, qui est le commandant en second, et ainsi de suite ?
- De quoi les parties prenantes clés ont-elles besoin et qu'attendent-elles de cette équipe ?
- Qu’est-ce que chaque membre de l’équipe apporte à l’équipe, et quelles sont ses attentes individuelles ? Cette dernière question est essentielle pour obtenir le soutien et l’adhésion, surtout s’il y a des parties réticentes.
Deuxième élément d’une charte d’équipe réussie : mission et objectifs de vision
Une fois que vous avez établi le contexte et le responsable de l’équipe, vous pouvez vous concentrer sur les aspects plus profonds de la charte. Ces éléments deviendront les principes directeurs que toutes les activités de l’équipe doivent suivre.
Les éléments clés sont les suivants :
- Décider à quoi ressemble la réussite. Comment est-elle mesurée ?
- Indiquer les principes qui guideront les membres de l’équipe durant le temps où ils travailleront ensemble.
- Définir le rôle clé de l’équipe dans la réussite (financière et autre) de l’entreprise.
- Créer un énoncé de mission succinct. Il peut être partagé ou non plus largement, au-delà de l’équipe, mais le fait qu'il soit succinct facilite sa compréhension et la réalisation de listes de contrôles à son égard. Mme Tillman dit : « l'énoncé de mission de l’équipe de mon service [de gestion des programmes] est « Nous sommes calmes. » Cela fait partie de notre proposition de valeur pour l’ensemble de l’organisation, et nous essayons vraiment de mesurer tout ce que nous faisons par rapport à cela. »
- Créer des échéances intermédiaires, des objectifs et des jalons, afin de déterminer comment relier le travail, les performances et les interactions d’équipe à la charte.
Troisième élément d’une charte d’équipe réussie : rôles et responsabilités
Une fois que vous avez créé votre énoncé de mission et que chaque membre de l’équipe a partagé ses antécédents et ses motivations, définissez les rôles et responsabilités de l’équipe.
Vous pouvez désormais noter et définir ces rôles, comme suit :
- Indiquez qui fait quoi et pour qui.
- Évaluez toutes les expertises nécessaires à l’équipe pour atteindre ses objectifs.
- Notez les lacunes à combler. De nouveaux membres d’équipe sont-ils nécessaires (contractuel, temps partiel, participants occasionnels provenant de l’entreprise) ?
- Créez une matrice RACI (réalisateur, approbateur, consulté, informé) des rôles et responsabilités.
- Assurez-vous que la voix de chaque membre de l’équipe est écoutée, enregistrée et prise en compte dans les définitions. C'est un aspect clé à la fois pour la charte et la réussite de l’équipe. Si un membre de l’équipe ne se sent pas entendu ou impliqué, ou qu'il ne soutient pas la structure, l’équipe ne réussira probablement pas.
Quatrième élément d’une charte d’équipe réussie : budget et ressources
Une fois que vous avez défini les rôles et responsabilités, l’équipe peut évaluer son budget et ses ressources pour les tâches à accomplir. Il existe généralement deux moyens de déterminer le budget d’une équipe : la méthode descendante et la méthode ascendante.
- Méthode descendante : dans ce scénario, l’équipe utilise le budget prévu pour la période de temps concernée, et décide comment le répartir entre les projets et les tâches.
- La méthode ascendante : souvent, il n’y a pas assez de temps alloué pour que cette méthode puisse être utilisée, mais elle peut être beaucoup plus stratégique et utile. Dans cette méthode, l’équipe, en tant que groupe (ou sous-groupe dédié), décide du budget et des ressources dont elle a besoin pour ses opérations, et en fait la demande à l’organisation.
Bien que le budget soit déterminé de façon définitive, c’est à l’équipe de s’assurer que les ressources sont ensuite allouées correctement. Ensuite, l’équipe peut créer un budget d’équipe en fonction des projets et des jalons.
Cinquième élément d’une charte d’équipe réussie : contrôles, équilibres et revues internes
Une charte d’équipe est aussi efficace que les actions qu'elle sert à évaluer, il est donc important que l’équipe discute de la façon dont elle gérera les contrôles, les équilibres et revues internes. Les chartes doivent établir les attentes, les vérifications et les objectifs individuels des membres.
Les chefs d’équipe doivent décider, également, si les objectifs de l’équipe attribués aux membres seront pris en compte dans les évaluations annuelles des membres de l’équipe. Un système efficace est l’utilisation des objectifs SMART. Ces objectifs doivent être :
- Spécifiques
- Mesurables
- Atteignables
- Réalistes
- Temporels
Au sein de l’équipe de Debbi Tillman chez Mitchell International, certains des objectifs de l’équipe sont devenus comparables à un « accord de niveau de service » de l’entreprise. Par exemple, dans le cadre de la charte d’équipe de son service de gestion de programme, les membres ont convenu que pour chaque demande de quelqu’un du service, la personne sollicitée répond au demandeur dans les deux heures. De plus, toutes les demandes et étapes suivantes ne doivent jamais avoir un délai d’attente de plus de deux jours.
Il est également essentiel d’indiquer les responsabilités des membres de l’équipe. Cela s’applique à tout, de la présence aux réunions d’équipe aux livrables généraux.
Enfin, cette étape doit garantir qu’il n’y a pas de confusion quant aux performances et aux comportements individuels, car ils renvoient aux niveaux les plus élevés de la charte de l’équipe.
Sixième élément d’une charte d’équipe réussie : évaluation des membres de l’équipe
Pour s’assurer que l’équipe ne revient pas à un modèle descendant pour les évaluations, les contributeurs individuels doivent avoir la possibilité de faire des commentaires sur les performances des chefs d’équipe. De plus, la création d’une culture de feedback entre pairs garantit que le point de vue de chacun est entendu.
Où en apprendre plus sur une charte d’équipe efficace
Si vous souhaitez en savoir plus sur la théorie et l’application de la charte d’équipe et sur la façon de créer une charte d’équipe efficace, il existe plusieurs livres d’affaires avec des informations utiles. En voici quelques-uns :
« The Six Sigma Way: How, GE, Motorola, and Other Top Companies Are Honing Their Performance », par Peter S. Pande, Robert P. Neuman, et Roland R. Cavanagh.
« Creating Effective Teams: A Guide for Members and Leaders », par Susan Wheelan.
« Creating Productive Organizations: Developing Your Work Force Manual », par Elizabeth A. Smith.
Smartsheet peut vous aider à créer des chartes d’équipe efficaces
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