Qu’est-ce qu’une stratégie de mise en œuvre ?
Une stratégie de mise en œuvre est basée sur un plan stratégique, qui définit la stratégie utilisée pour atteindre certains objectifs ou prendre des décisions. Les organisations peuvent élaborer des plans stratégiques pour guider l’orientation organisationnelle, les efforts d’un département spécifique ou tout projet ou initiative.
La stratégie de mise en œuvre désigne le processus permettant de définir la façon de donner vie au plan stratégique. Pour exécuter les objectifs décrits dans le plan stratégique, vous devez définir comment vous allez mettre en œuvre chaque aspect, du financement et du personnel à l’organisation et aux livrables. Par conséquent, sans stratégie de mise en œuvre, il peut être difficile d’identifier comment vous atteindrez chacun de vos buts et objectifs annoncés.
Ray McKenzie is the Founder and Managing Director of Red Beach Advisors. He breaks down the differences between strategy, implementation, and execution: “Implementation planning is the act of developing a tactical plan to complete a strategic initiative. Strategy is the overarching plan to move the organization, department, or project forward. Implementation is the act of putting the strategy into place utilizing resources within an organization or department. Execution is completing the tasks as part of the implementation plan to complete the strategic initiative through resources of the organized team.”
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En quoi consiste le processus de mise en œuvre stratégique ?
Le processus de mise en œuvre stratégique désigne les mesures concrètes que vous prenez pour transformer votre plan stratégique en action. Les tactiques de mise en œuvre que vous utilisez et les étapes que vous prenez dépendront de l’entreprise, de l’organisation et des objectifs spécifiques.
Le plan de mise en œuvre stratégique (SIP) est un document que vous utilisez pour définir votre stratégie de mise en œuvre. En règle générale, il décrit les ressources, les hypothèses, les résultats à court et à long terme, les fonctions, les responsabilités et le budget. (Plus tard, nous vous montrerons comment en créer un.) Un SIP est souvent intégré à un plan de mise en œuvre, mais les deux sont distincts.
Le SIP décrit les activités et les décisions nécessaires pour transformer les objectifs stratégiques en réalité, et le plan de mise en œuvre est un calendrier d’actions et d’activités concrètes pour atteindre les objectifs et favoriser le succès. Vous pouvez considérer votre stratégie comme une stratégie de « mise en œuvre » une fois que vous avez déterminé que vous disposez des ressources nécessaires pour répondre à vos besoins stratégiques, mais vous ne l’avez pas « exécutée » tant que vous n’avez pas réellement pris des mesures et atteint vos objectifs. Vous pouvez en savoir plus sur les différences entre la stratégie, la mise en œuvre et l’exécution dans cet article de la Harvard Business Review.
Le processus de mise en œuvre stratégique est souvent comparé aux activités suivantes :
- Planification organisationnelle : aussi appelée conception organisationnelle ou structure organisationnelle, il s’agit du processus de haut niveau consistant à identifier les objectifs opérationnels généraux d’une organisation, puis à élaborer des stratégies spécifiques pour les atteindre. Alors que la planification stratégique se concentre sur l’évaluation des forces et des faiblesses d’une organisation existante et l’identification d’objectifs spécifiques d’amélioration, la planification organisationnelle est davantage axée sur la façon dont les tâches, les processus et les décisions spécifiques se dérouleront au sein de l’organisation.
Jennifer Hancock is the author of several books and Founder of Humanist Learning Systems, an organization that provides online personal and professional development training in humanistic business management, along with science-based harassment training. She describes the difference between organizational and implementation planning: “Organizational planning is the structure of the organization: What work needs to be done? How does it relate to the other work that needs to be done? Who is responsible for getting it done? How are the parts of the organization going to work together to accomplish shared objectives? Implementation planning has to do with specific projects and processes. For instance, an organization may have an HR department — that is, organizational planning. Implementation is when the HR department rolls out a new set of benefits or a new health care plan.”
Comme la planification de la mise en œuvre, la planification organisationnelle nécessite également de créer un plan d’action. Vous pouvez utiliser un modèle pour faciliter le processus d’écriture de ce plan compliqué. Tout au long de cet article, vous trouverez d’autres modèles gratuits et téléchargeables pour plusieurs activités de planification différentes.
Télécharger le plan de gestion du changement organisationnel
- Processus de gestion stratégique : il s’agit de l’effort continu pour gérer une organisation, y compris les décisions et les actions qui découlent de la stratégie organisationnelle. La gestion stratégique continue peut inspirer la planification organisationnelle en fournissant une stratégie qui décrit les objectifs de l’organisation.
- Gestion du changement : la gestion du changement désigne la façon dont vous préparez et gérez la planification organisationnelle, des processus et de la culture de haut niveau jusqu’aux fonctions individuelles. Une gestion efficace du changement implique une stratégie et une surveillance attentive afin de pouvoir planifier le changement plutôt que d’y réagir.
Télécharger le modèle de processus de gestion des modifications
- Planification différenciée : il s’agit d’une méthode de réorganisation que vous pouvez utiliser pour identifier les ressources dont vous avez besoin en fonction de la fréquence à laquelle vous les utilisez généralement. Séparez les articles de votre liste de réorganisation en trois catégories : routine, régulière et rare. Cela vous donnera une idée approximative des différents niveaux de demande pour chaque ressource, de sorte que vous n’aurez pas à passer du temps à réfléchir à la question de savoir s’il faut ou non se réapprovisionner. Étant donné que l’identification et l’accumulation des ressources sont un élément important de la planification de la mise en œuvre, il est utile de comprendre la planification différenciée.
Pourquoi la mise en œuvre est importante
La planification de la mise en œuvre détermine en grande partie la réussite du projet, car sans elle, vos objectifs stratégiques restent inexploitables. Par conséquent, la mise en œuvre est l’étape nécessaire qui transforme vos plans stratégiques en actions pour atteindre vos objectifs.
Il existe de nombreux exemples où la planification de la mise en œuvre améliore la réussite du projet. La Harvard Business Review a rapporté que les entreprises ayant un plan de mise en œuvre et d’exécution ont obtenu des rendements 70 % plus élevés.
McKenzie affirme que la planification de la mise en œuvre est essentielle à la réussite du projet. « C’est l’étape qui permet d’exécuter la stratégie planifiée », dit-il. « Les principaux avantages de la planification de la mise en œuvre et de la mise en œuvre sont la capacité de décrire les tâches nécessaires à la réalisation du projet, d’identifier le personnel et les ressources nécessaires et de documenter le calendrier d’achèvement du projet pour vous assurer d’atteindre les objectifs stratégiques. »
Hancock confirme. « Si vous ne mettez pas en œuvre votre plan, vous ne faites rien », dit-elle. « La mise en œuvre est donc cruciale. [Même] si vous avez le meilleur plan au monde, c’est totalement hors de propos si vous ne mettez pas le plan en action », ajoute-t-elle.
Fiona Adler writes about entrepreneurship at DoTheThings.com and is the Founder of Actioned.com, a productivity tool for individuals and teams. With an MBA, multiple business successes, and a family living in a foreign country, she enjoys pushing the envelope to get the most out of life and loves helping others do the same. Adler explains that implementation is often more crucial than the strategy itself. She says, “In my opinion, implementation is far more important than strategic planning. After all, it doesn't matter if you have the best plan in the world. All that really matters is what you end up doing!”
La planification de la mise en œuvre est également importante dans certains des changements organisationnels d’aujourd’hui. Plus particulièrement, la mise en œuvre joue un rôle dans le passage actuel d’entreprises axées sur la réaction à des entreprises stratégiques. En d’autres termes, des organisations qui planifient le changement et l’adaptation plutôt que d’y réagir. En outre, la mise en œuvre soutient la transformation vers des organisations axées sur les employés, en valorisant la communication, en encourageant les objectifs mutuellement soutenus et en mettant l’accent sur la responsabilité. La planification de la mise en œuvre est nécessairement une entreprise humaine (et d’équipe) ; l’intégrer à vos processus quotidiens contribue à assurer la collaboration, la confiance et la transparence entre les membres de l’équipe de projet jusqu’à la direction générale.
En quoi consiste le plan de mise en œuvre d’un projet ?
Les plans de mise en œuvre sont généralement utilisés pour les projets discrets, le déploiement de technologies au sein d’une entreprise et la planification des stocks. Vous pouvez également créer un plan de mise en œuvre pour un usage personnel s’il vous aide à organiser et à prendre des mesures concrètes pour atteindre vos objectifs.
Le plan de mise en œuvre de projet est un plan que vous créez pour réussir à faire passer votre plan de projet à l’action. Ce document identifie vos buts et objectifs (à court et à long terme), énumère les tâches du projet, définit les rôles et les responsabilités, décrit le budget et les ressources nécessaires et énumère toutes les hypothèses. Un plan de mise en œuvre de projet comprend parfois un calendrier approximatif, mais les équipes définissent généralement un calendrier ferme dans le plan d’exécution.
Dans les sections suivantes, nous approfondirons chaque composante d’un plan de mise en œuvre et vous montrerons comment écrire le vôtre.
Composantes d’un plan de mise en œuvre
Voici les éléments clés et les questions qui sous-tendent la réussite d’un plan de mise en œuvre :
- Définir des buts/objectifs : Que voulez-vous accomplir ? La portée de ces objectifs dépendra de la taille de votre entreprise.
- Jalons du calendrier : bien que les échéances des tâches et les échéanciers du projet soient officiellement définis dans le plan d’exécution, il est judicieux de décrire votre calendrier lors de la phase de mise en œuvre.
- Allouer les ressources : l’un des principaux objectifs d’un plan de mise en œuvre est de s’assurer que vous disposez des ressources adéquates (temps, argent et personnel) pour réussir votre exécution. Alors, rassemblez toutes les données et informations dont vous avez besoin pour déterminer si vous disposez ou non de ressources suffisantes, et décidez comment vous allez vous procurer ce qui manque.
- Désigner les responsabilités des membres de l’équipe : attribuez des fonctions. Vous ne devez pas nécessairement définir qui exécutera chaque tâche individuelle, mais vous devriez créer un plan d’équipe général avec les fonctions générales assignées à chaque membre de l’équipe.
- Définir des métriques pour le succès : Comment allez-vous déterminer si vous réussissez ou non ? Quelles données (quantitatives ou qualitatives) utiliserez-vous pour mesurer vos résultats et comment allez-vous accumuler les données nécessaires ?
- Définissez votre stratégie d’adaptation : établissez un plan sur la façon dont vous vous adapterez, si nécessaire, aux changements apportés à votre plan. Assurez-vous de prendre en compte les facteurs indépendants de votre volonté qui pourraient impacter considérablement le calendrier ou le succès de votre projet, et créez des stratégies émergentes à l’avance, afin de ne pas sortir des rails. Vous pourrez ainsi instaurer une culture axée sur la flexibilité, l’agilité et l’action rapide.
- Évaluer le succès : en plus de définir vos métriques de réussite, décidez à quelle fréquence vous évaluerez vos progrès (p. ex. des examens trimestriels).
Dans la section suivante, nous allons décomposer chaque élément d’un plan de mise en œuvre réussi pour vous montrer comment en rédiger un vous-même.
Comment rédiger un plan de mise en œuvre
Les plans de mise en œuvre sont divisés en sections. Chaque section doit être détaillée, en combinant les informations de votre plan stratégique et en incorporant les recherches et les données nécessaires pour rendre vos objectifs réalisables. Voici comment écrire chaque composant dans un plan d’implémentation :
- Introduction : l’introduction de votre plan de mise en œuvre explique l’objectif, la vision et l’énoncé de mission de votre projet ou de votre initiative. Vous devez identifier les domaines à risque élevé, inclure toutes les hypothèses et décrire comment vous identifierez la chaîne de valeur dans le travail que vous proposez.
- Vue d’ensemble de la gestion : dans cette section, vous décrivez comment l’implémentation sera gérée. Cela comprend qui la gère, les rôles et responsabilités sous-jacents et les points de contact clés. Vous devez identifier le directeur de la stratégie, qui est la personne qui élabore et pilote la stratégie (il peut s’agir ou non de la même personne qui dirige la mise en œuvre).
- Tâches principales : c’est là que vous répertoriez et décrivez les tâches, actions et cibles spécifiques en cours d’implémentation. Vous devez également noter l’état de toutes les tâches déjà en cours.
- Calendrier de mise en œuvre : vous n’avez pas besoin de créer un calendrier de tâches détaillé et rigide dans votre plan de mise en œuvre – nous parlerons plus tard de la façon de créer un calendrier dans le plan d’exécution. À ce stade, il est approprié de simplement énumérer l’ordre des tâches et les durées de phase prévues pour esquisser et répartir l’ensemble des nombreux éléments mobiles.
- Sécurité et confidentialité : discutez des fonctionnalités de confidentialité et des considérations relatives aux outils logiciels, aux processus ou aux informations que vous pouvez utiliser lors de la mise en œuvre. Abordez les questions de sécurité et la façon de traiter les informations sensibles (données personnelles, antécédents médicaux, finances, etc.).
- Liste des ressources et du soutien à la mise en œuvre : décrivez les divers outils, activités et services dont vous avez besoin pour mener à bien la mise en œuvre. Il peut s’agir d’outils matériels ou logiciels, d’installations et de ressources humaines ou de services externes supplémentaires.
- Documentation : dans cette section, vous devez joindre toute autre documentation qui prend en charge votre plan de mise en œuvre. Cela pourrait inclure votre plan stratégique, la confirmation des ressources et matériaux adéquats, et un historique des projets réussis par le passé.
- Surveillance des performances : définissez les mesures à l’aide desquelles vous mesurerez le succès. Quand et comment allez-vous passer en revue votre avancement ?
- Critères d’acceptation : comment définirez-vous « l’achèvement » de la mise en œuvre ? Cela diffère de la surveillance des performances : plutôt que de définir des métriques pour les jalons et la mise en œuvre appropriée, vous décrivez ici la manière dont vous saurez que vous avez obtenu l’adhésion de la direction à propos de votre plan de mise en œuvre.
- Glossaire : définissez les termes clés utilisés dans votre plan de mise en œuvre.
- Références : indiquez où vous avez reçu vos informations ou dressez la liste des personnes qui soutiennent votre plan.
- Approbation du projet : si vous avez besoin de l’approbation de la direction avant de passer à l’exécution, cette section fournit un espace pour la signature officielle.
Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez également utiliser un modèle pour rédiger votre plan de mise en œuvre. Cela vous permettra de ne négliger aucune étape ou section et de fournir une mise en page professionnelle que vous pourrez utiliser pour fournir à la direction, aux clients ou à d’autres parties prenantes. Téléchargez le modèle gratuitement et modifiez les champs pour répondre aux besoins de votre projet spécifique ; par exemple, pour la planification des ressources de l’entreprise (ERP).
Télécharger le modèle de plan de mise en œuvre de projet – Word
Le déploiement de logiciels est une autre catégorie courante d’initiatives qui mérite un plan de mise en œuvre. Utilisez le modèle suivant pour créer un plan de mise en œuvre de logiciels et de systèmes.
Télécharger le modèle de plan de mise en œuvre des systèmes logiciels – Word
Meilleures pratiques en matière de planification de la mise en œuvre
Bien que vous deviez inclure tous les aspects détaillés énumérés ci-dessus dans votre plan de mise en œuvre, le simple fait d’avoir tous ces composants ne garantira pas le succès. Vous devez plutôt vous concentrer sur le processus de mise en œuvre et favoriser les comportements suivants au sein de votre équipe :
- Créer une équipe de mise en œuvre désignée : une équipe de mise en œuvre est l’équipe chargée d’assurer la réussite de la mise en œuvre d’une initiative particulière. Bien qu’il soit possible de passer à la mise en œuvre sans créer une entité spécifique et organisée pour superviser les processus, cela augmente vos chances de succès.
- Créer une vision commune pour tous les membres de l’équipe : définissez le « pourquoi » des changements stratégiques afin que les membres de l’équipe aient à la fois une meilleure compréhension de la cause profonde et un lien plus profond avec leur travail. Assurez la conformité individuelle afin que les employés n’aient pas l’impression que leurs voix n’ont pas été entendues. Adler souligne : « Impliquez les personnes qui mettront réellement en œuvre le changement pendant la phase de planification. Idéalement, l’idée viendra même d’eux. Cette inclusion augmente considérablement l’adhésion et l’engagement de l’équipe à mettre en œuvre le projet. »
- Choisissez un chef d’équipe fort : le chef d’équipe doit encadrer et éduquer les membres de l’équipe en cours de route et demander conseil aux anciens chefs de plan de mise en œuvre pour améliorer les processus de mise en œuvre existants au sein de l’organisation. Adler explique qu’il peut y avoir plusieurs chefs d’équipe avec des responsabilités légèrement différentes : « Chaque initiative a besoin d’une équipe. L’équipe comprend un « champion », c’est-à-dire une personne responsable de la réalisation du projet. Ils devraient également avoir un « sponsor exécutif », c’est-à-dire une personne capable d’aider l’équipe à surmonter tous les blocages qu’ils pourraient rencontrer ».
- Définir des objectifs réalisables : restez précis, définissez les problèmes actuels et identifiez les causes profondes. Les méthodes de définition des problèmes actuels comprennent le brainstorming, les enquêtes et les formulaires d’information sur les nouveaux membres. Vous pouvez également utiliser la méthode de la carte de notes : Demandez à chaque membre de l’équipe de répondre à trois questions de manière anonyme (Quel est le plus gros problème auquel notre équipe est confrontée ?, Quel sera le problème le plus important dans cinq ans?, Quelle est la meilleure façon pour notre équipe d’être impliquée dans ces problèmes ?), séparez les cartes en piles avec des réponses similaires, et compter les réponses les plus courantes au sein du groupe. Utilisez les réponses similaires les mieux classées pour encourager la discussion sur la façon de procéder.
- Créer un plan orienté vers l’action : quelle que soit la taille ou la durée prévue de vos objectifs, créez un plan axé sur l’action incrémentielle (plutôt que sur la planification continue). Les petits pas s’additionnent, alors restez positif et concentrez-vous sur l’avenir. Cela dit, Hancock répète que votre plan doit être réaliste : « Assurez-vous que votre plan est basé sur la réalité », dit-elle. « Vous devez savoir quel problème vous devriez vraiment résoudre pour ne pas finir par résoudre des faux problèmes (des problèmes que vous pensez être les vôtres mais qui ne le sont pas vraiment. Par exemple, lorsque vous priez pour avoir de la pluie alors que votre vrai problème est que vous avez besoin d’eau sur votre champ). Vous devez savoir ce qui va vraiment avoir un impact sur votre problème afin de ne pas prier pour la pluie, ce qui ne résout pas le problème. Et, enfin, vous devez savoir ce que vous devez vraiment faire pour faire le travail. De quelles ressources avez-vous besoin ? Avez-vous les ressources dont vous avez besoin ? Pouvez-vous obtenir les ressources dont vous avez besoin ? Sinon, votre plan ne fonctionnera pas », poursuit-elle.
- Communication de valeur : le chef d’équipe doit non seulement valoriser l’apport des autres, mais aussi faire de la participation active une attente. Une communication ouverte et honnête maintient les processus transparents et aide à générer de nouvelles idées.
- Surveillez en permanence le succès incrémentiel : réalisez des analyses et organisez régulièrement des réunions d’avancement pour analyser votre développement. Suivre de près vos progrès vous permet de faire des ajustements avant que la crise ne frappe et vous permet de vous adapter avant que les processus ou les attentes ne se concrétisent. De plus, traiter les jalons progressifs comme des réussites contribue à favoriser une culture où les employés se sentent valorisés pour leurs contributions. Adler explique : « Il est important de bâtir une culture où les employés s’attendent à ce que les projets soient mis en œuvre avec succès. Célébrez les réussites et faites référence aux projets précédents fréquemment. »
- Impliquez les bonnes personnes au bon moment : cela inclut de définir quand et pourquoi il est approprié d’impliquer la haute direction. Comme le dit McKenzie : « Incluez les parties prenantes essentielles qui font partie du projet. Le début de la planification ne doit inclure que les décideurs et non tous les membres de l’équipe qui font partie du projet. Décrivez d’abord les tâches critiques nécessaires. Une fois les tâches décrites, désignez le personnel qui sera responsable des tâches. Une fois que vous avez identifié le personnel, apportez les ressources supplémentaires pour trouver les autres tâches nécessaires pour effectuer les tâches plus importantes. Pour rédiger un plan de mise en œuvre approprié, il est impératif d’inclure les parties prenantes essentielles pour décrire l’initiative. »
- Faites connaître votre plan : bien que vous ne souhaitiez pas nécessairement obtenir l’avis de toutes les parties prenantes en tout temps pendant la planification de la mise en œuvre, vous souhaitez maintenir la transparence avec les autres équipes et la direction. Mettez votre plan à la disposition des échelons supérieurs pour que votre équipe reste responsable des résultats finaux.
Difficultés dans la planification de la mise en œuvre
Alors que la planification de la mise en œuvre est essentielle à la réussite de l’exécution, il existe plusieurs obstacles :
- À moins que vous ne fassiez preuve de discipline pour passer à la phase d’exécution, vous pouvez rester coincé à l’étape de planification et ne jamais lancer votre projet.
- Dans n’importe quel projet, vous pouvez avoir du mal à obtenir l’adhésion des parties prenantes clés.
- Il peut également être difficile de décomposer chaque objectif en une étape réalisable. Si vous définissez des objectifs concrets, vous pouvez plus facilement identifier les actions ciblées qui vous permettront de les atteindre.
- Tous les projets ont une forte propension à l’échec, aussi bien planifiés soient-ils. Ne vous découragez pas, cependant ; une planification de la mise en œuvre stratégique dédiée augmentera les chances de réussite du projet.
Bien que les obstacles ci-dessus puissent nécessiter du temps et être fastidieux, ce sont des investissements qui vous aideront à créer une culture de confiance. La mise en œuvre étant un effort d’équipe continu, vous ne pouvez pas vous permettre de manquer d’adhésion et d’engagement de la part d’un membre de votre équipe ou des parties prenantes directes. Alors, communiquez souvent et honnêtement, et définissez des priorités pour le travail de l’équipe lorsque vous mettez en œuvre votre plan stratégique.
Néanmoins, même si l’inclusion et le travail d’équipe sont essentiels à la réussite d’une stratégie, McKenzie répète que la planification de la mise en œuvre ne fonctionnera pas si trop de personnes sont impliquées. « La planification de la mise en œuvre déraille souvent à cause d’informations provenant de personnes qui ne sont pas impliquées dans le projet », dit-il. « Il doit y avoir une ligne claire entre l’équipe de mise en œuvre qui est chargée de l’exécution et de l’achèvement du projet, et les clients, internes ou externes, qui en sont les destinataires. Les clients peuvent définir leurs exigences, mais la mise en œuvre, les tâches et les livrables doivent être pilotés par l’équipe de mise en œuvre », conclut-il.
Mme Adler explique qu’une autre erreur courante consiste à vouloir en faire trop à la fois. « Il faut beaucoup de travail pour mettre en œuvre quelque chose de sensiblement nouveau », note-t-elle. « C’est pourquoi, moins l’entreprise prend d’initiatives simultanément, plus les chances de réussite sont grandes. Chaque initiative éloignera les membres de son équipe de leurs tâches « normales » dans une certaine mesure, et l’entreprise doit pouvoir les aider. Si l’entreprise souhaite mettre en œuvre six éléments, il est préférable de ne s’attaquer qu’à un ou deux, plutôt que d’essayer de traiter les six à la fois », souligne-t-elle.
Outils pour une planification de mise en œuvre réussie
Bien que le plan de mise en œuvre lui-même soit un document relativement peu technique, les outils logiciels peuvent vous aider à suivre et à gérer vos progrès. Des diagrammes de Gantt aux progrès des technologies de l’information et de la communication, vous trouverez ci-dessous des outils de planification de la mise en œuvre populaires et leurs avantages.
Un diagramme de Gantt est un graphique à barres graphique que vous pouvez utiliser comme chronologie de projet, et il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de créer ces graphiques en ligne. Lorsque vous passez de l’implémentation à l’exécution, un diagramme de Gantt peut vous aider à suivre la progression de chaque tâche, à voir les relations entre les tâches et à identifier les tâches critiques ou à risque.
Télécharger le modèle de Gantt de base avec interdépendances
Vous pouvez utiliser un graphique PERT (technique d’évaluation et de révision de programme) pour prévoir la durée du projet en créant une chronologie pour les tâches individuelles et en identifiant les tâches dépendantes. Le PERT vous oblige à prévoir trois calendriers distincts : le plus court possible, le plus probable et le plus long possible. Cela vous oblige donc à rester flexible dans votre planification pour pouvoir adapter votre calendrier, car les facteurs changent inévitablement au cours d’un projet.
Télécharger le modèle de plan d’action général
Télécharger le modèle de planning de projet
Télécharger le modèle de charte de projet
Les progrès des technologies de l’information et de la communication (TIC) ont conduit au développement de logiciels basés sur le cloud qui permettent un accès à tout moment et en tout lieu et de multiples utilisateurs. Cette capacité technologique est particulièrement utile pour le travail de groupe, dans lequel plusieurs membres de l’équipe doivent accéder à un certain fichier simultanément tout en évitant les problèmes de contrôle de version. Par exemple, les organisations utilisent couramment un logiciel basé sur le cloud pour créer un système de gestion de projet ou un système de gestion de la performance.
L’utilisation d’un logiciel pour gérer votre plan de mise en œuvre peut offrir les avantages suivants :
- Favoriser la responsabilisation : en créant un enregistrement unique de l’avancement du projet, vous renforcez la transparence (à la fois au niveau des membres de l’équipe et des processus) et la fiabilité.
- Tenez tout le monde au courant : tous les utilisateurs peuvent accéder aux informations les plus récentes, ce qui élimine en retour les communications ou les tâches en double inutiles.
- Améliorer la flexibilité : un logiciel de gestion de projet peut vous aider à identifier les goulots d’étranglement et les problèmes potentiels dès le début, afin que vous puissiez vous adapter par anticipation. Si vous essayez la gestion de projet Agile, la flexibilité est cruciale.
- Soutenir l’engagement organisationnel : l’utilisation d’un outil logiciel offre souvent la transparence nécessaire pour amener les dirigeants à soutenir votre projet. Une fois qu’ils auront une visibilité sur les processus et les progrès, ils seront plus susceptibles d’accorder l’adhésion dont vous avez besoin pour obtenir des ressources et réussir.
Lorsque vous décidez de l’outil à utiliser, tenez compte des éléments suivants :
- Achat d’outils vs. développement de logiciels en interne : cela dépendra des capacités et de la disponibilité de vos développeurs internes ainsi que de votre budget. De plus, déterminez si vous disposez ou non des ressources nécessaires pour vous engager avec un fournisseur et maintenir la relation dans le temps.
- Open Source vs. Gratuit vs. Abonnement : les logiciels open source offrent aux organisations disposant de budgets et de ressources de développement limités une excellente occasion de s’appuyer sur les plates-formes ouvertes existantes. Il existe également de nombreux programmes gratuits disponibles (non open source). Cependant, méfiez-vous du fait que les options gratuites peuvent avoir des fonctionnalités limitées. Pour les organisations disposant de budgets plus importants et d’un plus grand besoin de fonctionnalités puissantes, la plupart des plates-formes payantes facturent sur la base d’un abonnement.
- Exigences en matière de convivialité : tenez compte du niveau de compétence de votre équipe. Bien que vous puissiez être attiré par un outil doté de fonctionnalités sophistiquées, celui-ci sera inutile (et peut-être même qu’il nuira à la réussite du projet) s’il est trop difficile pour votre équipe de s’y former ou de l’utiliser.
En fin de compte, les outils logiciels sont un moyen fantastique non seulement d’améliorer la précision du suivi des métriques et de l’avancement du projet, mais aussi de gagner du temps, de renforcer la flexibilité et de stimuler la communication au sein de votre équipe.
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