Définitions : que sont l'analyse et la cartographie des parties prenantes ?
Afin de satisfaire les parties prenantes de votre projet, vous devez d’abord les identifier et déterminer qui doit savoir quoi et quand. Avant de commencer votre projet, il est important d’identifier, analyser puis cartographier vos parties prenantes en fonction de leur implication, de leur investissement émotionnel et financier, et d’autres critères liés à votre projet.
Généralement, une analyse des parties prenantes doit commencer par une séance de brainstorming avec votre groupe de projet, y compris la haute direction de votre entreprise si vous le souhaitez. De cette façon, vous pouvez lister toutes les personnes qui peuvent être affectées par le projet pendant que vous travaillez sur celui-ci, et après son lancement. Une fois que vous avez identifié l'ensemble des parties prenantes, vous pouvez commencer à les classer selon leur niveau d’intérêt et d’implication, peut-être sur un diagramme de grille simple.
La cartographie des parties prenantes est la représentation visuelle de l’analyse des parties prenantes, celles-ci étant classées selon les critères clés avec lesquels vous les gérerez pendant le projet. Certains de ces critères peuvent inclure l'intérêt, l'influence, l'enjeu financier, l'enjeu émotionnel, les personnes assez importantes pour être tenues au courant, etc. Cela peut être fait sur une grille ou dans une feuille de calcul.
Qui sont les parties prenantes ? Toute personne ayant un intérêt dans le projet
Disons que vous travaillez dans une agence de marketing, et que celle-ci a été choisie pour travailler sur un projet pour une entreprise technologique. Ce projet consiste à mettre à jour un logiciel populaire produit par l’entreprise, et comprend plusieurs étapes de travail sur une période de six mois. Voici quelques catégories de parties prenantes que vous pourriez avoir pour cet exemple :
- Externe : le client, y compris l’équipe principale du client, ses responsables et son directeur de division. Il y a généralement une ou deux parties prenantes identifiées comme agents de liaison avec l’équipe de projet du client.
- Interne : la direction de votre agence, ainsi qu’un responsable du trafic, le service comptable et les membres de l’équipe de direction, qui veulent tous voir le projet se dérouler efficacement et de façon rentable.
- Équipe interne/projet : c’est l’équipe de votre agence dédiée à ce projet, y compris le directeur du compte, le chef de programme (si nécessaire), le chef de projet et d’autres ressources comme les designers, les designers UX, les développeurs, les rédacteurs et toute personne ayant les compétences nécessaires pour contribuer à la réussite du projet.
- Autres : ceux-ci peuvent ou non inclure la communauté de développeurs, les évangélistes technologiques, les influenceurs technologiques, et peut-être même les utilisateurs finaux qui attendent cette mise à jour logicielle et l’utiliseront probablement.
Rôles des parties prenantes : quels sont les personas typiques des parties prenantes et comment les cartographier ?
Une fois que vous avez posé par écrit votre longue liste de toutes les parties prenantes possibles, il est important d'identifier leurs rôles afin de pouvoir les cartographier de façon appropriée. Il existe certains types de parties prenantes qui peuvent être impliquées dans n’importe quel projet et qui sont identifiées pour accomplir certains rôles. Par exemple :
Le sponsor exécutif : selon la Cornell University, un sponsor exécutif est un responsable chargé en dernier ressort de sécuriser les autorisations de dépenses et les ressources pour le projet. Généralement, le sponsor exécutif « agit comme le défenseur du projet, en justifie les buts et objectifs, se tient au courant des activités majeures du projet, et en est le décideur ultime », selon la Cornell School of Business. Dans notre scénario, cette personne peut être le vice-président du marketing et/ou du développement au sein de l’entreprise cliente. Il est possible que votre agence n'interagisse pas souvent avec lui, mais c'est cette personne qui donnera l’approbation finale à tous les changements de portée et qui signera les approbations à chaque étape.
Sponsor du projet : cette partie prenante est impliquée à un niveau plus granulaire et supervise le chef de projet. Cette partie prenante suit généralement l’avancement des tâches à un niveau élevé jusqu'à leur achèvement et supervise aussi souvent le chef de projet.
Externe : certaines de ces parties prenantes sont extrêmement éloignées du projet réel et peuvent être des actionnaires de l’entreprise, des prestataires, des groupes de supervision, etc. Généralement, ces parties prenantes ont besoin de peu d’informations, mais elles doivent se sentir entendues.
Internes : ces parties prenantes comprennent les directions de l’agence et du client, les ressources humaines des deux côtés (qui peuvent être sollicitées pour renforcer le personnel durant le projet), l’informatique et les développeurs nécessaires à la création du projet.
Commencer l'analyse des parties prenantes
Une fois que vous avez identifié tous les types de parties prenantes liées au projet, vous pouvez commencer leur analyse et les cartographier en fonction de vos critères. C’est là qu’il est important de vous poser les bonnes questions et d’être aussi honnête que possible lors de l’évaluation de vos parties prenantes et de leurs besoins.
Facteurs importants à prendre en compte
- Quelles sont les parties prenantes qui ont le plus d’influence sur votre projet ? Celles-ci incluront principalement des personnes du côté du client, généralement son équipe projet, le sponsor du projet et le sponsor exécutif.
- Quelles parties prenantes seront le plus impactées par le projet ? Cela peut inclure des personnes du premier groupe, mais également des personnes extérieures. Avec un projet de construction, par exemple, les gens du quartier, les militants écologistes et les résidents potentiels du bâtiment final pourraient faire partie de ce groupe.
- Comment devriez-vous gérer les personnes importantes qui ne sont pas considérées comme des parties prenantes ? Par exemple, dans votre projet de logiciel, il peut y avoir des cadres ailleurs que dans l’équipe logiciel qui sont des responsables clés au niveau de leur département et qui peuvent avoir besoin d’être tenus au courant de certaines choses. Gardez ces personnes peu impliquées, car elles pourraient avoir le pouvoir de soulever des problèmes ou de créer des obstacles.
- Qui contrôle les ressources ? Il s’agit des parties prenantes à la fois du côté du client et du côté de votre agence, dans le cas où vous auriez besoin d'un changement de portée ou de budget ou qu'il vous faille allouer plus de ressources à une certaine discipline.
- Quelles sont les motivations et intérêts principaux de vos parties prenantes ? Lorsqu’il s’agit de déterminer ce qui motive les parties prenantes, tenez compte de :
- Qui a un intérêt/enjeu financier.
- Qui a un intérêt émotionnel (ne sous-estimez pas cela ; si ce projet était le « bébé » de quelqu’un, il est essentiel de garder cette personne satisfaite et informée).
- Quelles sont les principales motivations de chaque partie prenante.
- Qui sont les plus grands partisans.
- Qui sont les plus grands détracteurs ou opposants.
Commencer l’analyse et la cartographie des parties prenantes
Une fois que vous avez terminé les exercices ci-dessus, vous devriez disposer de suffisamment d’informations pour commencer à analyser vos parties prenantes clés et décider où les classer dans votre carte ou votre matrice.
Vivian Kloosterman est directrice générale chez VK Consulting Environmental Engineers Ltd. en Nouvelle-Zélande, et la fondatrice de l’école de commerce en ligne Continuing Professional Development qui propose plusieurs cours sur la gestion et l’analyse des parties prenantes.
« L’utilisation d’une matrice qui cartographie les parties prenantes en fonction de leur influence et de leur intérêt vous permet de peindre une image du niveau d’implication de vos parties prenantes », explique Mme Kloostmann. « Cela démontrera ensuite le type d’engagement que vous devez avoir avec eux. Vous comprenez ce qui motive vos parties prenantes et la façon dont vous devez les rallier à votre cause. »
Vivian Kloostmann propose une matrice simple sur laquelle vous pouvez cartographier vos clients :
Vous pouvez maintenant commencer à visualiser l’importance relative et les besoins de chaque partie prenante. Commencez par ajouter les noms de vos parties prenantes dans la matrice, là où vous pensez qu’elles correspondent le mieux. La personne du côté client mentionnée ci-dessus, par exemple, qui est quelqu'un d'important dans le service et dont l’opinion a beaucoup de poids, pourrait être classée dans le quadrant « Informé de tout ». En effet, sans être tenue au courant, elle risquerait de créer des perturbations, même si, techniquement, elle ne fait pas partie de l’équipe du projet.
Lorsque vous remplissez la matrice, vous pouvez utiliser différentes couleurs pour rédiger les noms. Si vous savez qu'un membre de l’équipe de projet client n’adhère pas totalement à une composante du projet, peut-être que vous pouvez marquer son nom en rouge, en plus de le placer dans le quadrant lui correspondant. En mettant le nom de la partie prenante en couleur, tout le monde du côté de l’agence comprend que les communications avec elle peuvent nécessiter plus d’explications ou se produire plus fréquemment. Si vous la gérez et communiquez avec elle correctement, elle pourrait devenir une grande partisane et vous pourrez passer son nom en vert.
Avantages de l’analyse et de la cartographie des parties prenantes
Lorsque vous utilisez les opinions et l’influence de vos parties prenantes les plus puissantes pour façonner le projet, vous et le projet serez mieux équipés pour réussir. Mieux encore, vous ne perdrez pas de temps et de ressources précieuses à trop communiquer avec ceux qui n’en ont simplement pas besoin.
De plus, les parties prenantes clés ayant le plus de poids et d’influence peuvent vous aider à obtenir des ressources, à hiérarchiser les demandes concurrentes de ressources ou de calendriers et à clarifier les obstacles potentiels.
Par conséquent, il est important d'identifier ces parties prenantes prioritaires et de bien les gérer. L’analyse et la matrice des parties prenantes que vous avez commencées à créer peuvent vous aider, vous et toute votre équipe, à voir qui doit être géré de quelle manière pour que le projet obtienne les meilleurs résultats.
« Assurez-vous de connaître l’influence de toutes les parties prenantes, ainsi que leur évolution au cours d’un projet », explique Mme Kloostmann. Tout ce que vous cartographiez au début du projet saisit cet aperçu, mais assurez-vous que votre matrice des parties prenantes reste un document vivant. « Soyez au courant des changements en cours, et tenez-en compte en modifiant les niveaux de communication et d’implication », explique-t-elle.
Communication avec les parties prenantes : qui doit savoir quoi et quand ?
Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes et leur niveau d’influence, d’intérêt et d’adhésion, vous pouvez commencer à créer un plan de communication avec les parties prenantes. Commencez par une simple grille avec les parties prenantes que vous avez classées, et ajoutez les types de communications auxquels elles s’attendent et ceux dont elles ont besoin. Voici un exemple de plan :
Télécharger le modèle de plan de communication avec les parties prenantes
Télécharger le modèle de plan de communication avec les parties prenantes - WORD
La grille pourrait inclure des cycles de révision du texte et du design ainsi que des mises à jour quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles sur la progression, le budget et les tâches à venir.
Vous pouvez partager la grille avec les clients en l'enregistrant sur un disque partagé, et utiliser un outil automatisé pour envoyer par e-mail les mises à jour aux bonnes personnes et à la bonne fréquence. Vous pouvez créer un rapport hebdomadaire de haut niveau pour les clients via un e-mail personnel du chef de projet. Les parties prenantes internes voudront probablement voir un rapport sur les heures : heures prévues par rapport aux heures utilisées, et heures susceptibles d’être consommées dans un proche avenir.
Certaines parties prenantes (comme les dirigeants) peuvent avoir besoin d’un type de communication plus formel, mais moins fréquent. Peut-être que ces parties prenantes préféreraient une présentation PowerPoint mensuelle qui rend compte de l’état d’avancement, des fonctionnalités et des mises à jour qui ont été publiées, des données et des commentaires reçus à ce jour, et ainsi de suite.
Smartsheet peut vous aider à réaliser l'analyse et la cartographie des parties prenantes et à définir des plans de communication
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.