Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?
La gestion des effectifs (GE) est un ensemble de processus destinés à augmenter la productivité des employés d’une entreprise. Les entreprises utilisent des systèmes de GE à plusieurs niveaux (individuel, départemental, à l’échelle de l’entreprise) et pour diverses raisons, allant de l’embauche à la planification en passant par la paie. Essentiellement, la GE est une stratégie intégrée conçue pour rationaliser les processus internes afin que les employés puissent consacrer plus de temps à leur travail réel (et passer moins de temps à remplir des formulaires, remplir des éléments pour des équipes internes désagrégées, demander des informations, etc.). La GE vise également à standardiser ces processus entre les services, plutôt que de faire du travail par le biais d’équipes cloisonnées travaillant toutes avec des systèmes différents.
Les systèmes de GE peuvent aider votre entreprise à atteindre un certain nombre d’objectifs différents, mais il n’existe pas de stratégie unique et globale pour assurer le succès. Au lieu de cela, les entreprises peuvent appliquer des politiques et des programmes spécifiques qui répondent à leurs besoins, et maintenir l’utilisation de tous les systèmes actuels qui sont déjà productifs. Pensez à la GE comme une série de programmes d’efficacité que vous pouvez sélectionner et mettre en œuvre au sein de votre entreprise pour vous aider à organiser et à gérer tous les aspects des relations avec les employés.
Les entreprises ont commencé à se tourner vers la GE dans les années 1980 afin de rationaliser les processus internes. Cependant, l’accent mis sur la GE au cours des années 1990 était principalement sur la chaîne logistique et d’autres pipelines de mise sur le marché, et n’a jamais gagné beaucoup d’intérêt avec d’autres équipes d’administration des employés (ou les travailleurs eux-mêmes). Aujourd’hui, la GE connaît un regain de popularité car elle s’est étendue à de nombreuses activités de ressources humaines (RH), ainsi que les prévisions de main-d’œuvre, de budget et de succession. Plus tard, nous discuterons avec des experts des raisons pour lesquelles cette tendance se produit maintenant. Tout d’abord, approfondissons la GE elle-même.
Qu’est-ce que la gestion des effectifs englobe ?
Comme nous l’avons mentionné, la gestion des effectifs peut être appliquée à un large éventail de programmes pour les employés. Les systèmes de GE s’appliquent le plus souvent aux aspects de l’administration des RH, et sont utilisés pour simplifier et rationaliser la collecte de données. Cela crée un système plus efficace qui peut réduire les redondances, résoudre les écarts et gagner du temps. Vous trouverez ci-dessous une liste des catégories courantes d’après les tâches qui font partie de la GE :
- Planification : pour les travailleurs horaires, un système de GE peut être utilisé comme constructeur de plannings.
- Absence/congés : les employés et les RH travaillent ensemble pour demander et approuver les congés.
- Horloges : de nombreux systèmes de GE facilitent le pointage des entrées et des sorties afin de s’assurer qu’il n’y a pas de divergences.
- Salaire : simplifiez la paie en centralisant les informations relatives au travail et au dépôt direct de tous les employés.
- Avantages : restez au fait des augmentations, des bonus et d’autres avantages sans consulter plusieurs sources ou bases de données.
- Tâches d’intégration : les employés peuvent accomplir les tâches administratives des nouvelles recrues et d’autres tâches d’intégration, et les RH peuvent suivre le statut de ces éléments dans le même hub.
Plus récemment, la GE s’est étendue au-delà de ces éléments de tâches tangibles dans un domaine appelé « suivi de l’effectif », qui surveille les données au fil du temps (plutôt qu’une entrée ou une sortie unique). Voici quelques exemples de ce type de travail :
- Prévisions de la demande : anticipez les lacunes ou les changements dans le personnel afin de pouvoir commencer à contacter les remplaçants potentiels.
- Budgétisation de l’effectif : planifiez de nouveaux projets, ou évaluez la bande passante des employés/de l’équipe pour vous assurer que vous avez toujours le personnel nécessaire pour répondre à vos besoins de croissance.
- Suivi des performances : suivez les détails des performances de vos employés (cela vous aidera à faire des prévisions sur d’autres domaines du personnel).
- Correspondance des compétences des employés : identifiez les ensembles de compétences des candidats ou des employés actuels afin de pouvoir les placer là où ils seront les plus précieux.
- Suivi des actifs : suivez les ressources de l’entreprise qui circulent entre les services ou les équipes.
Bien que la GE comprend généralement la gestion interne des ressources énumérées ci-dessus, elle peut également s’étendre à d’autres aspects tels que la gestion de la chaîne logistique (GCL), la gestion des ressources humaines (GRH), les services de planification de la production (SPP) ou la gestion des services sur le terrain (GST). Votre système de GE n’a pas besoin d’inclure toutes les facettes de l’entreprise ; toutefois, si vous mettez en œuvre des systèmes efficaces dans ces domaines, il peut être utile de les standardiser dans le cadre de votre système de GE dans un souci de cohérence.
Quels que soient les domaines de travail que vous choisissez d’appliquer à votre système de GE, l’objectif reste le même : rationaliser et standardiser les processus internes afin de maximiser la productivité. Dans les cas réussis, les systèmes de GE fonctionneront comme un outil de gestion des tâches pour vous aider à réduire les risques, à respecter la conformité, à accroître la mobilité et l’agilité de l’effectif, à augmenter les taux de rétention et, finalement, à devenir une équipe interne plus efficace.
Explication de la popularité récente de la gestion de la main-d’œuvre
Bien que le concept de GE ait commencé dans les années 1980 et s’est poursuivi dans les années 1990, il n’a jamais connu une grande popularité, jusqu’à récemment. Nous voulions comprendre ce qui a provoqué cette augmentation de popularité, alors nous avons parlé à quelques experts dans le domaine de la gestion de projet.
Tim Hiller, Consultant Relations Manager at Surety Systems offers the following explanation. “WFM is a hot topic right now because of it's immense impact on how a business operates and performs. Anything ranging from labor costs to employee satisfaction can fall under this umbrella, and companies that do it well can see huge cost savings and increased productivity within their workforce.”
D’autre part, Hiller explique que « les entreprises qui choisissent d’ignorer son importance verront un impact négatif dans un certain nombre de domaines, y compris l’engagement des employés, la rétention et, en fin de compte, leurs résultats financiers ».
Hiller a également cité une étude récente du Workforce Institute de Kronos Incorporated et de Coleman Parkes Research. L’étude a révélé que les entreprises américaines gaspillaient 687 milliards de dollars chaque année en tâches administratives inutiles ; c’est là que la GE (et les logiciels de GE) entrent en jeu. « De nombreuses tâches... peuvent être automatisées, ou du moins être plus efficaces, en utilisant efficacement la technologie », explique Hiller. « Et cette technologie est devenue de plus en plus facile à utiliser, ce qui la rend plus accessible que jamais pour les équipes de toutes tailles ».
Selon Hiller, la technologie est en grande partie responsable de générer un nouvel intérêt autour de la GE. En automatisant les programmes administratifs et en facilitant l’utilisation d’anciens systèmes, les employés ont plus de facilité à suivre leurs données internes.
We also talked to Charina Flores, Vice President of Human Resources at Barbelo Group. She credits the rapid rise of WFM software with making WFM such a hot topic: “Although many organizations recognize the importance of WFM, most organizations did not have the time and resources to correctly implement WFM across multiple disciplines,” she says.
« La disponibilité et le caractère abordable des nouvelles technologies qui suivent permettent de suivre l’effectif KSA et de le relier à la stratégie et aux prévisions de l’entreprise ont conduit à un accès plus facile à la GE, ce qui a augmenté sa popularité ». « La disponibilité et le caractère abordable des nouvelles technologies qui suivent permettent de suivre l’effectif KSA et de le relier à la stratégie et aux prévisions de l’entreprise ont conduit à un accès plus facile à la GE, ce qui a augmenté sa popularité ».
Flores cite également les changements démographiques tels que le vieillissement de l’effectif, l’essor du « marché du travail à la demande » et l’essor des travailleurs indépendants (entre autres choses) comme raisons pour les entreprises d’adopter de nouveaux systèmes d’organisation. « Les entreprises doivent repenser leurs approches de l’emploi et de la formation, et cesser d’être réactives », explique-t-elle.
Enfin, le logiciel de GE rend les données et les métriques plus disponibles, afin que les administrateurs aient plus de temps à suivre les ressources. « La GE peut conduire à une meilleure gestion des talents, à un recrutement et à une rétention plus efficaces, à une prestation de services optimale termes de coût, à une agilité accrue des effectifs et, surtout, à une meilleure valeur pour les actionnaires », explique Flores. De plus, les données permettent de mesurer plus facilement l’efficacité de votre système de GE.
À l’avenir, Hiller est convaincu que la GE restera un sujet brûlant. « Les logiciels de l’UM sont là pour rester et continueront à être un objectif plus important dans les années à venir pour toutes les entreprises », explique-t-il. « Les entreprises qui reconnaissent que leur capital humain est tout aussi important que tout stock ou produit qu’elles produisent verront des résultats positifs dans l’ensemble de leur organisation ».
Flores est d’accord, mais conseille à la direction et aux professionnels des RH d’apprendre la partie « stratégique » de la GE. « La plupart des organisations manquent encore d’une compréhension approfondie de ce qu’est réellement la GE, de la manière dont elle est liée à la stratégie de l’entreprise et de la façon d’utiliser les outils ou la technologie », explique-t-elle. « La création d’une main-d’œuvre qualifiée, motivée, accessible et efficacement déployée, avec une stratégie alignée sur l’entreprise, sera de plus en plus un facteur clé de différenciation de la performance de l’entreprise et de la réussite financière ».
Avantages d’un logiciel de gestion de l’effectif
Bien que vous puissiez certainement concevoir un système à partir de zéro, il existe de nombreuses plateformes de GE complètes qui vous permettront d’intégrer automatiquement vos systèmes et de les gérer de façon transversale. La clé de la GE gérée par logiciel est l’optimisation, ce qui signifie que vous profitez pleinement de l’efficacité des logiciels, plutôt que de vous appuyer sur des systèmes maladroits, des enregistrements multiples ou des processus qui évoluent lentement. Vous trouverez ci-dessous une liste supplémentaire des principaux avantages fournis par les logiciels de GE :
- Visibilité : obtenez un aperçu en un coup d’œil de vos processus et ressources.
- Automatisation : recherchez des systèmes qui automatiseront certains processus pour vous, réduisant ainsi le temps passé sur les mises à jour manuelles.
- Algorithmes de planification : étant donné qu’une grande partie de la GE est la planification, les algorithmes vous feront gagner du temps et diminueront la frustration en consacrant des ressources.
- Évolutivité : la plupart des logiciels de GE sont conçus pour les entreprises en croissance, afin que vos processus internes puissent rester organisés au fur et à mesure que vous évoluez.
- Évaluation en temps réel : n’attendez pas la fin du trimestre pour évaluer vos travailleurs et surveillez les performances en temps réel afin de pouvoir prévoir plus précisément la demande et poursuivre le recrutement.
Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux avantages qu’un programme de GE réussi fournira à votre équipe. Lors de la sélection d’un produit, gardez à l’esprit les besoins de votre entreprise (et regardez vers l’avenir) afin de sélectionner l’outil qui vous convient le mieux.
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