Les modes de travail flexibles sont là pour durer. Selon une étude de Microsoft, plus de 70 % des salariés souhaitent pouvoir continuer d’avoir la possibilité de télétravailler, tandis qu’environ deux tiers d’entre eux veulent passer du temps en personne avec leurs collègues. Le compromis est le travail hybride, les salariés venant au bureau certains jours et télétravaillant les autres jours.
Ranjit Atwal, directeur de recherche senior chez Gartner, considère les modes de travail hybride comme « l’avenir du travail » Selon les prévisions de Gartner, d’ici 2022, 31 % des salariés de la planète travailleront partiellement ou entièrement à distance, et les États-Unis seront à la pointe en la matière, avec pas moins de 53 % de la main-d’œuvre en télétravail.
Les chefs de projets, et le nombre croissant de ceux qui se retrouvent chefs de projets de facto, devront jouer les intermédiaires entre des équipes hybrides. La solution consiste à trouver les bons outils pour s’adapter aux cinq nouvelles règles de la gestion de projet.
1. Une source, unique et fiable, est essentielle à toute entreprise
Même si les outils innovants pour organiser les projets ne manquent pas, le problème est que la plupart vivent en silos, ce qui nuit à l’alignement des équipes hybrides. Disposer d’une plateforme centralisée, qui fournit une source unique et fiable est crucial pour faciliter la prise de décision et le suivi du chiffre d’affaires de l’entreprise. Une enquête réalisée par Harvard Business Review a révélé que seulement 5 % des cadres dirigeants ont une vision globale de la planification et de la gestion du portefeuille.
Par exemple, les équipes de l’Université sud-africaine de Western Cape travaillaient de façon autonome. Lorsque le directeur des TIC (technologies de l’information et de la communication), Raymond Crown, est arrivé, il a souhaité gagner en visibilité en créant un système unique et centralisé afin d’éviter les retards de paiement qui se produisaient avec les demandes d’achat.
Crown a choisi Smartsheet pour suivre les documents, les signatures et le traitement des paiements. Ce nouveau système est devenu crucial lorsque le personnel est passé au télétravail, permettant ainsi d’éviter des pénalités. Au moindre retard de paiement, M. Crown reçoit une alerte automatisée qui lui permet d’ajuster les budgets des services de l’entreprise pour favoriser la responsabilisation.
2. La communication asynchrone est désormais une réalité grâce à la flexibilisation des modes de travail
Les salariés hybrides doivent pouvoir travailler sur n’importe quel appareil, n’importe où et à n’importe quel moment, d’où l’importance d’une communication asynchrone. Les outils basés sur le cloud sont essentiels pour aider les équipes disséminées géographiquement à travailler ensemble et à collaborer. Le partage d’informations contextualisées sur un portail centralisé permet à chacun de rester synchronisé et d’avancer dans son travail.
Par exemple, Fox Sports en Australie utilise les tableaux de bord Smartsheet pour la retransmission de ses émissions en direct. Les mises à jour sont accessibles via les appareils mobiles, ce qui permet aux membres de l’équipe de toujours disposer des dernières informations. L’équipe avait l’habitude d’utiliser les documents papier, qui devenaient facilement obsolètes. Avec Smartsheet, les collaborateurs peuvent confirmer les prochaines étapes et ce, même s’ils ne sont pas sur place.
« Smartsheet sur mobile est vraiment utile », déclare Steve Barnes, responsable de la diffusion en extérieur chez Fox Sports. « Ce samedi, je ne travaillerai peut-être pas, mais nous avons 15 émissions en extérieur prévues ce jour-là. Je peux rapidement consulter Smartsheet et voir à quelle heure ils sont à l’antenne, et voir que nous sommes à l’antenne, que les graphiques fonctionnent, que tout a l’air parfait. Ainsi, je peux continuer à faire mes courses ou ce que je suis en train de faire à ce moment-là. »
3. La gestion des ressources est un avantage concurrentiel
Les équipes disséminées géographiquement créent des ressources réparties, et les chefs de projets ont besoin d’avoir une visibilité en temps réel sur la capacité et l’utilisation. Selon l’étude de HBR, 52 % des dirigeants ont déclaré qu’une plateforme unique, combinant la gestion du flux de travail avec l’automatisation intelligente et la collaboration, est essentielle pour optimiser la gestion des ressources. Pourtant, ils sont seulement 11 % à se déclarer satisfaits de la transparence dont ils disposent pour leur gestion des ressources.
L’une des ressources les plus décisives est sans nul doute le talent. Overtime, une société spécialisée dans la retransmission d’événements sportifs, qui diffuse 40 séries originales sur YouTube, Snapchat et IGTV, a récemment mis en œuvre la solution Resource Management by Smartsheet pour suivre le temps de travail de son personnel pour le calcul de la paie et la planification des ressources. Tanya Cuadra, directrice de production senior chez Overtime, utilisait auparavant des feuilles de calcul pour comptabiliser le temps de travail des employés pour chaque émission, mais le système était imparfait et souvent plein d’erreurs.
Resource Management by Smartsheet lui permet de saisir les jours de travail du personnel, les données alimentent un agenda qui indique les valeurs des paiements individuels, ainsi que les coûts salariaux par émission. Ces données guideront les décisions relatives à la reconduite de séries, à l’affectation du personnel et aux embauches.
4. Le plan doit être lié au travail, mais aussi aux résultats
La quantification des résultats rentre dans le cadre de la planification stratégique. Les entreprises ont besoin d’un moyen qui comble les lacunes, d’une solution globale de planification et d’exécution d’un flux de travail dynamique à l’évaluation de l’alignement sur la stratégie d’entreprise. La visibilité, grâce aux rapports, peut fournir des informations en temps réel qui orientent la prise de décision, permettant ainsi aux équipes de rester sur la bonne voie.
L’University of Utah Health, par exemple, prodigue des soins aux habitants de six États américains. Les employés de son organisation Culture et intégrité du système, laquelle se concentre sur les ressources humaines et la gestion de projet, ont récemment installé Smartsheet pour améliorer la formation et réduire le taux de rotation du personnel, dans le but d’améliorer l’expérience des patients.
Auparavant, l’équipe utilisait un outil basé sur un tableur qui ne facilitait pas la collaboration. En passant sur Smartsheet, qui a automatisé les processus, l’équipe a constaté un gain d’efficacité d’environ 30 %. « Smartsheet permet à nos chefs de projets de passer plus de temps à travailler sur le projet qu’à le suivre », déclare Ischa Jensen, qui dirige la gestion de projets.
5. La connexion, sans oublier le contexte, est la clé
Une plateforme visible et centrale permet non seulement de faire en sorte que tout le monde reste sur la même longueur d’onde. Elle crée un système d’enregistrement qui retrace l’historique d’un projet et replace toutes les tâches dans leur contexte. Les tableaux de bord du projet doivent inclure toutes les décisions, conversations, fichiers, dates et contacts associés au travail. En disposant de l’ensemble des informations à portée de main, les équipes peuvent prendre de meilleures décisions au lieu de devoir courir après les mises à jour ou les références.
Par exemple, l’équipe de communication interne de la chaîne de pizzerias Domino’s gère plusieurs campagnes de communication, notamment des lettres d’information destinées au personnel du groupe et aux franchisés, ainsi que des e-mais ponctuels pour les annonces importantes. Auparavant, les employés envoyaient différentes communications séparées pour partager leurs messages, ce qui donnait lieu à des doublons et à un taux de lecture de seulement 4 %.
L’équipe a mis en œuvre Smartsheet afin de créer une plateforme centralisée pour recueillir des informations auprès de différentes sources. À l’aide d’un agenda de contenu, l’équipe de communication entre les sujets traités dans les lettres d’information et les annonces indépendantes qui peuvent être planifiées des mois à l’avance. À mesure que de nouveaux sujets sont ajoutés, l’équipe peut déterminer si certaines dates sont trop chargées. Le cas échéant, les équipes peuvent collaborer avec les propriétaires de contenu pour replanifier les annonces. En rationalisant les messages et en mettant en œuvre une meilleure planification stratégique, le groupe est parvenu à atteindre un taux de lecture de 100 %.
Le lieu de travail du futur sera flexible. Les modes de travail hybrides et à distance peuvent comporter des défis pour les chefs de projets, mais la technologie peut apporter la solution, en connectant les membres de l’équipe, où qu’ils soient, et en facilitant la planification et l’exécution stratégiques des entreprises. Les outils qui permettent aux équipes de collaborer peuvent aider les entreprises à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail.
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