L’université du Cap-Occidental fait progresser sa mission académique grâce à Smartsheet

L’université du Cap-Occidental est fière de son histoire dans la lutte pour la libération de l’Afrique du Sud. Elle a été fondée il y a 60 ans et poursuit depuis lors sa lutte contre l’oppression, la discrimination et les préjudices par le biais de ses activités universitaires et de son engagement communautaire.

Les principales préoccupations de l’université en matière d’accès, d’équité et de qualité de l’enseignement supérieur découlent d’un engagement pratique important visant à aider les personnes historiquement marginalisées à participer pleinement à la société sud-africaine. L’institution accueille environ 25 000 étudiants sur plusieurs campus, avec environ 4 500 à 5 000 nouveaux étudiants chaque année.

L’université a connu une rotation importante des directeurs informatiques sur une courte période, entraînant des changements structurels néfastes pour le moral du personnel. Ce dernier était réticent à faire preuve de transparence, car il craignait de s’exposer à d’éventuelles répercussions. Cela a non seulement créé un manque de cohésion entre les équipes, mais aussi un manque de transparence, ce qui a finalement limité leur responsabilisation.

Lorsque le directeur des technologies de l'information et de la communication, Raymond Crown, est arrivé, il a eu du mal à avoir une vue d’ensemble du système informatique, car chaque équipe travaillait comme une unité indépendante. Pour obtenir la clarté dont il avait besoin, il a commencé à chercher un mécanisme unique et centralisé pour consolider les processus et améliorer la génération de rapports.

Ayant déjà utilisé Excel pour des tâches d’organisation, M. Crown voulait quelque chose qui ne nécessiterait pas de compétences ou de ressources supplémentaires, mais qui favoriserait la responsabilisation, tant pour l’université que pour ses employés.

Après en avoir discuté avec ses collègues, un chercheur de l’université a montré à M. Crown une démonstration de Smartsheet. Voir le logiciel en action a piqué son intérêt et un essai a rapidement révélé que Smartsheet répondait à toutes ses exigences : une source d’information centralisée, un moyen intuitif de suivre les activités et une plateforme permettant de visualiser facilement les processus.

Raymond Crown a d’abord commencé à utiliser Smartsheet à titre personnel, avant de le présenter à ses responsables des opérations, qui en ont immédiatement reconnu et adopté les avantages. Ensemble, ils ont exploré comment Smartsheet pouvait offrir une meilleure visibilité des projets et améliorer la génération de rapports.

« Dès que je l’ai vu, je l’ai adoré. J’ai commencé à l’explorer et j’ai réalisé que je pouvais regrouper des informations provenant de diverses sources en un seul emplacement. C’est là que les avantages de Smartsheet me sont véritablement apparus. », déclare M. Crown.

Rationalisation des rapports financiers

L’établissement du budget annuel de l’université est une tâche titanesque, qui prend environ six mois. Le processus précédent, utilisé par l’équipe informatique, était maladroit et inefficace : M. Crown s’est donc tourné vers Smartsheet pour l’améliorer.

Grâce à la fonction de planification de Smartsheet, il a non seulement entièrement automatisé le système, mais a également créé un formulaire pour envoyer les demandes de budget, facile à utiliser. Avec un moyen plus simple de suivre ces demandes, l’équipe a pu faciliter la génération de rapports. L’affichage de ces informations lors des réunions via le tableau de bord leur a permis d’accéder à la transparence dont ils avaient tant besoin.

Smartsheet a également transformé le processus en assurant la cohérence de la discussion. Comme il n’est plus nécessaire de revenir sans cesse en arrière pour effectuer les vérifications nécessaires, l’équipe peut se consacrer à d’autres tâches. La majorité des travaux budgétaires étant auparavant effectuée en dehors des heures de bureau, la réduction des efforts requis a eu une influence immédiate sur le moral de l’équipe.

Élimination des retards de paiement

L’absence d’un système centralisé de suivi des approbations des demandes d’achats a souvent entraîné des retards de paiement. Dans certains cas, l’université a dû payer des intérêts aux fournisseurs de logiciels pour les défauts de paiement ou les paiements en retard. Smartsheet aide le personnel à éviter ces pénalités en fournissant une vue d’ensemble de toutes les informations pertinentes. Ce système a été étendu à l’envoi de documents, de signatures et de traitement des paiements, ce qui s’est avéré crucial lorsque le personnel travaillait à distance et ne pouvait pas signer en personne.

Désormais, M. Crown est alerté par l’automatisation et sait immédiatement s’il y a eu un retard de paiement, ce qui facilite la résolution rapide du problème. Comme il peut déterminer quelle équipe est responsable du retard de paiement, il peut prélever les frais sur les budgets qui leur sont attribués, ce qui contribue à renforcer la responsabilisation.

« Le gain de temps pour l’équipe est énorme », déclare M. Crown. « Ils recueillent toutes les factures et tous les documents, puis à certains moments de la semaine, ils me les envoient via Smartsheet. C’est un processus très simple, grâce auquel je peux très facilement garder la trace de ce que j’ai signé. »

Réduction des risques

Un autre avantage de la transparence totale des processus est notre possibilité de gérer les risques correctement, une exigence essentielle pour l’université. En utilisant les tableaux de bord Smartsheet, Raymond Crown peut démontrer en toute confiance la progression du suivi et la résolution ultérieure, rassurant ainsi les parties prenantes sur la bonne santé de l’environnement.

Grâce à Smartsheet, M. Crown bénéficie désormais d’une transparence totale dans tous les domaines. Il a pu standardiser des processus tels que la budgétisation et les achats, améliorant ainsi l’efficacité et rationalisant le quotidien.

Smartsheet a également amélioré la collaboration et la communication entre les équipes. Depuis que l’université utilise Smartsheet, la productivité a augmenté d’environ 20 % au niveau des processus automatisés, ce qui a réduit la nécessité d’heures supplémentaires et a rendu le personnel plus satisfait.

En plus de cela, les avantages financiers de la mise en œuvre de Smartsheet sont tangibles. « Nous n’avons actuellement aucune conclusion d’audit en suspens », déclare M. Crown. « Depuis mon arrivée, nous avons clôturé près de 170 conclusions d’audit. Si Smartsheet n’existait pas pour nous permettre de suivre et de garder un œil sur tout, nous en serions toujours au même point. »

Dans l’ensemble, l’administration générale a été rationalisée et améliorée à tel point que l’équipe est en mesure de faire beaucoup plus, avec moins.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.