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Sept découvertes clés à partir de l’étude de Forrester Consulting sur l’impact économique de Smartsheet
Parfois, c’est le travail lui-même qui vous empêche de travailler. Les informations sont cloisonnées. Vous avez besoin d’obtenir l’approbation de différentes personnes. Les programmes et les outils censés vous aider ne s’appliquent qu’à une petite partie de votre travail. Et la liste est longue…
La conclusion est claire : il est difficile de créer des processus et des systèmes qui fonctionnent pour une organisation entière quand tout le monde travaille différemment. Beaucoup de nos clients ont été confrontés à ces mêmes problèmes avant d’utiliser Smartsheet. Même s’ils disposaient de certains outils pour aider leurs équipes, les programmes ne pouvaient pas évoluer avec les entreprises à mesure que leurs besoins changeaient.
Smartsheet a changé la donne pour l’entreprise, car elle a permis aux personnes et aux équipes de créer des solutions qui fonctionnaient exactement comme elles le voulaient. Il est alors devenu plus difficile de cloisonner les informations importantes, car les équipes bénéficiaient de la visibilité dont elles avaient besoin. Non seulement elles ont pu accéder à des rapports et à des données en temps réel, mais elles ont pu créer des solutions personnalisées sans externaliser ni utiliser de code.
La transition des flux de travail ad hoc à Smartsheet a généré de nombreux avantages. Certains sont évidents : gains de temps, efficacité, transparence. D’autres le sont moins : l’impact économique. Après combien de temps une entreprise peut-elle constater un retour sur son investissement ? Et qu’en est-il du chiffre d’affaires, si important ?
Nous avons demandé à Forrester Consulting d’approfondir la question. Voici les résultats.
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À propos de l’étude
Pour comprendre et calculer l’impact économique total (Total Economic Impact™, TEI) lié à l’utilisation de Smartsheet, Forrester Consulting a organisé des entretiens approfondis avec des décisionnaires dans neuf organisations qui utilisent actuellement la plateforme. D’après ces entretiens, ils ont créé une organisation composite qui représentait les résultats de chaque entreprise.
Les entreprises interrogées ont fait part de ces trois difficultés :
- Une exécution du travail irrégulière qui s’appuyait sur des feuilles de calcul statiques et obsolètes et des processus manuels
- Différentes équipes utilisant différents outils pour accomplir les tâches, ce qui indique l’absence de source de vérité unique pour les projets et les initiatives stratégiques
- L’équipe de direction a manqué de visibilité sur les projets en cours et a souvent eu besoin de contacter les chefs de projet ou d’équipe pour se mettre à jour
Les résultats de l’étude
Forrester Consulting a découvert qu’une organisation composite générait 16,3 millions de dollars en valeur actuelle nette sur une période modélisée de trois ans. Dans ce même laps de temps, Smartsheet a généré un retour sur investissement de 680 %, en amortissant l’investissement initial en moins de 6 mois.
L’étude complète offre des informations détaillées sur la capacité de Smartsheet à fournir des résultats aussi spectaculaires pour nos clients. Voici cependant un résumé des conclusions de l’étude.
Smartsheet libère du temps pour que les employés puissent se consacrer au travail stratégique
L’étude a montré que les employés qui utilisaient Smartsheet libéraient du temps qu’ils passaient jusque-là à chercher des informations et à contacter des personnes. Ainsi, ils ont pu se consacrer à des tâches à plus forte valeur et ayant plus d’impact. Grâce aux employés plus productifs, les entreprises ont pu atteindre leurs objectifs encore plus rapidement et faire de grandes économies.
Le temps alloué aux projets, au portefeuille et au programme a été réduit de 80 %
Les équipes de gestion de projet ont pu créer des modèles et des processus d’automatisation pour accélérer les tâches répétitives comme la configuration des projets et des approbations, ce qui a réduit le nombre d’étapes manuelles nécessaires. Ainsi, elles ont libéré 80 % de leur temps après la configuration de ces flux de travail. La mise en place d’un processus facilement reproductible a également apporté une expérience plus cohérente aux clients.
Réduction de 75 % des e-mails liés à la gestion
Les équipes ont également obtenu une visibilité instantanée sur le statut des projets grâce au suivi de Smartsheet, en temps réel. Les cadres et autres intervenants n’ont pas eu à demander des informations ni à attendre de réponses. En effet, ils pouvaient se connecter à Smartsheet et trouver exactement ce qu’ils cherchaient. Ce système a réduit les e-mails liés à la gestion de 75 %.
Cycles de révision réduits de moitié
La visibilité supplémentaire réduit également le temps passé sur les cycles de révision de 50 % ainsi que le nombre de réunions pour la relecture de chaque projet. Forrester Consulting a calculé que la réduction des e-mails liés à la gestion combinée à la réduction du temps passé sur la configuration d’un projet a généré des gains de productivité de 6,1 millions de dollars sur une période modélisée de trois ans.
Plus de 40 heures économisées par employé chaque année
Smartsheet a amélioré l’utilisation des ressources gérées de 2 %, en faisant économiser plus de 40 heures par employé chaque année. Même les collaborateurs qui n’ont pas autant interagi avec Smartsheet ont bénéficié de l’utilisation de la plateforme par leur équipe, ce qui a permis de réaliser des économies de 7,5 millions de dollars sur trois ans.
Smartsheet augmente la fluidité financière et réduit le coût de l’IT
L’étude a montré que Smartsheet a permis aux entreprises de réduire leur budget sur d’autres programmes, de créer les solutions dont elles avaient besoin en interne et d’augmenter la fluidité financière.
1,5 million de dollars générés par les prestations professionnelles et la croissance des revenus
En automatisant les tâches répétitives et administratives et en se concentrant davantage sur les tâches à forte valeur, les équipes ont pu livrer les projets plus rapidement. Cette efficacité a permis de générer une croissance annuelle des revenus pour les entreprises qui se chiffre à plus de 1,5 million de dollars pour l’organisation composite sur trois ans.
Des économies de 1,1 million de dollars sur les licences logicielles
Forrester Consulting a découvert que les entreprises ont économisé 1,1 million de dollars sur trois ans, car elles ont pu réduire leurs investissements dans des licences dites « invités » au profit d’outils CRM, ERP ou de gestion de projet hérités.
Des économies de 996 000 $ dans les coûts de développement
Les offres sans code de Smartsheet ont permis aux entreprises de créer leurs propres applications et flux de travail plus rapidement et à moindre coût par rapport à une solution tierce ou qu’ils auraient développée de A à Z. Le total des économies pour l’organisation composite a été estimé à près de 996 000 dollars sur la période de trois ans.
À propos de la méthodologie
En adoptant une approche à plusieurs étapes, Forrester a construit un cadre Total Economic Impact™ qui a identifié le coût, le bénéfice, la flexibilité et les facteurs de risque qui affectent les décisions d’investissement. D’après les entretiens réalisés, Forrester a construit un cadre TEI, une organisation composite et une analyse du retour sur investissement. L’organisation composite représente les neuf décisionnaires que Forrester a interrogés et sert à illustrer l’analyse financière agrégée. L’étude complète présente une description détaillée des caractéristiques de l’organisation composite.
« Vous achetez bien plus qu’un outil IT. Vous achetez une méthode de travail et de réflexion foncièrement nouvelle qui peut être très puissante. J’ai parlé à certains utilisateurs, ils m’ont expliqué comment ils avaient résolu des problèmes dont ils ne connaissaient même pas l’existence. »
— Chef de la santé, de la sécurité, de l’environnement et de l’agrochimie, The Total Economic Impact™ de Smartsheet
La transition vers des environnements de travail numériques a exacerbé la nécessité d’un alignement organisationnel. Nous avons été témoin de la rapidité à laquelle le monde peut changer au début de la pandémie de COVID-19 et nous avons constaté que les entreprises qui s’adaptaient rapidement s’en sortaient beaucoup mieux.
La pensée en silos ne fonctionne plus. La méthode de travail traditionnelle fixe et linéaire est devenue multidirectionnelle, facilement automatisée et adaptable. Et, si les employés disposent des outils nécessaires pour être dynamiques dans leur travail, ils seront plus satisfaits de leur poste. Smartsheet facilite le travail en tant qu’équipe en faisant tomber les barrières qui rendent la collaboration difficile. Elle réunit les gens grâce à des processus qui fonctionnent pour eux et leur donne la possibilité d’accéder aux informations nécessaires.
