Nouveauté de Smartsheet : les portefeuilles et la planification de scénarios

Nous sommes heureux d’annoncer deux nouvelles fonctionnalités qui aident les chefs d’équipe et les chefs de projet à rationaliser, planifier et exécuter leur travail : les portefeuilles et la planification de scénarios­.

Portefeuilles : standardisez les projets et optimisez leur visibilité

Faute de point de départ cohérent, chaque nouveau projet commence de la même manière : copier une feuille manuellement, recréer des rapports et effacer les anciennes données. Au fur et à mesure que les initiatives se développent, cette incohérence rend presque impossible la gestion de différents projets connexes comme un ensemble de tâches connectées. Le manque de standardisation ne fait pas juste perdre du temps au départ. Il limite aussi la visibilité et complique la hiérarchisation des bonnes tâches et l’alignement des initiatives. 
 

Les portefeuilles sont conçus pour les chefs d’équipe et les chefs de projet qui ont besoin d’une méthode structurée et répétable pour gérer des projets connexes. Les modèles standardisés et la création automatisée de projets réduisent la configuration manuelle, tandis qu’une liste de projets centrale et une synthèse de projet donnent aux équipes la visibilité nécessaire pour suivre l’avancement, hiérarchiser efficacement et tenir la direction informée.

Lancez des projets plus rapidement : transformez les demandes en plans de projet exploitables en quelques minutes, sans devoir répéter les mêmes configurations qui ralentissent les équipes.

Intégrez la cohérence : commencez les projets de la même manière, avec une structure et un ensemble de livrables cohérents afin que le travail soit harmonisé dès le premier jour.

Faites ressortir les éléments importants : regroupez les métriques clés des projets connectés afin de pouvoir suivre l’avancement, détecter les risques et tenir les parties prenantes informées.

« Jusqu’à présent, ce portefeuille change la donne. Je n’ai qu’à soumettre la demande, et les différents espaces de travail sont créés automatiquement. Personne n’a à se soucier d’ajouter quoi que ce soit. Les collaborateurs n’ont qu’à cliquer sur leur projet pour se mettre au travail. » – Membre du programme d’adoption anticipée

Grâce à notre serveur MCP et à des intégrations directes avec des assistants IA de premier plan comme Claude, vous pouvez interroger votre liste de projets ou vos rapports de portefeuille pour faire apparaître des informations instantanées. Posez des questions sur les tâches en retard, les risques ou l’intégrité des projets et obtenez les réponses dont vous avez besoin pour prendre des décisions plus éclairées. 

Que vous dirigiez un PMO de petite taille ou informel, que vous suiviez des projets de service ou que vous gériez des flux de travail récurrents tels que le lancement de nouveaux produits, l’intégration d’employés ou les tickets informatiques, les portefeuilles vous offrent la structure et la visibilité dont vos équipes ont besoin, dès le départ.

Pour en savoir plus sur les portefeuilles, consultez cet article d’aide. 

Planification de scénarios : prenez la bonne décision avant de vous engager

Lorsque les priorités changent, qu’un nouveau projet urgent est lancé ou qu’une ressource devient indisponible, vous devez trouver des solutions rapidement pour continuer à travailler. 

Puisqu’il est risqué d’effectuer des ajustements directement dans les plans en cours, les équipes doivent sans cesse faire des retouches manuelles. Sans espace dédié pour explorer vos options, il faut copier des feuilles et tester les modifications. Une fois la meilleure solution trouvée, il faut ensuite appliquer manuellement ces mises à jour au plan d’origine pour avancer.

Il existe désormais une meilleure solution.
 

La planification de scénarios permet aux équipes d’afficher les échéanciers des projets et les capacités et d’explorer des scénarios de simulation sans affecter les plans en cours. Vous pouvez facilement déplacer les ressources, modifier les échéanciers et ajuster les allocations pour comparer vos différentes options. Une fois que les parties prenantes sont coordonnées, il vous suffit d’appliquer le scénario gagnant pour mettre à jour vos feuilles instantanément.

Planifiez la réduction des risques : testez différentes pistes dans un espace dédié afin d’éliminer le risque de modifier les plans en cours.

Prenez de meilleures décisions : oubliez les décisions fondées sur l’intuition. Comparez les différents scénarios avec les mêmes données pour vous assurer de prendre la bonne décision.

Augmentez la productivité : éliminez les retouches manuelles et cessez les va-et-vient en partageant facilement des scénarios pour favoriser l’harmonisation et accélérer les décisions.

« La nouvelle amélioration de la planification de scénarios nous permet de comparer plus facilement les jalons et de comprendre les impacts du projet en un coup d’œil. Nous prévoyons d’améliorer significativement notre communication avec les différentes équipes. » – Membre du programme d’adoption anticipée

Finis les va-et-vient entre les e-mails, les réunions et les feuilles de calcul quand il faut coordonner les parties prenantes. Participez aux réunions de direction avec assurance, partagez des scénarios directement avec les décideurs pour garantir l’utilisation de données communes, et avancez en équipe en toute confiance.

Et ce n’est que le début. Des améliorations de la planification de scénarios alimentées par l’IA sont en cours de développement. Restez à l’affût pour la suite.

Pour en savoir plus sur la planification de scénarios, consultez ce parcours d’aide.

Les deux fonctionnalités sont disponibles avec le forfait Entreprise de Smartsheet.