Présentation des collections : des solutions de travail améliorées pour un objectif et une portée spécifiques

Voici une nouveauté importante. Le partage au niveau des dossiers et, plus généralement, la possibilité de contrôler facilement qui a accès à quoi étaient la fonctionnalité la plus demandée dans Smartsheet. Eh bien, nous vous avons écoutés et nous l’avons améliorée ! La dernière mise à jour des espaces de travail vous permet désormais de créer un sous-ensemble organisé de votre espace de travail afin que chaque intervenant puisse se concentrer sur ce qui est important pour lui.

Nous sommes ravis de vous présenter les collections, la dernière nouveauté des espaces de travail !

Auparavant, le processus de création, gestion et partage du travail dans Smartsheet était inefficace et le partage se limitait à tout ou rien. Souvent, les collaborateurs avaient accès à des informations dont ils n’avaient pas besoin ou qu’ils ne devaient pas voir, ce qui provoquait une confusion intempestive, sans parler de problèmes de sécurité. Il était également difficile pour les administrateurs de comprendre clairement qui avait accès à quoi. Les collaborateurs passaient souvent énormément de temps à jongler d’un onglet à l’autre, parcourant péniblement la myriade de contenus dont ils avaient besoin pour travailler.

Avec les collections, nous élevons la concentration et la collaboration à un niveau supérieur. Désormais, les gestionnaires ou créateurs de tâches peuvent sélectionner un sous-ensemble de contenu destiné à des équipes et à des rôles spécifiques, directement depuis l’espace de travail dans lequel ils se trouvent. Contrairement au partage au niveau des dossiers, ils peuvent placer les mêmes éléments dans plusieurs collections, s’assurant ainsi que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Les collections permettent à chaque intervenant de se concentrer uniquement sur les pièces dont il a besoin pour mener à bien son travail. Au lieu de partager un espace de travail entier ou de gérer des éléments partagés séparément, les gestionnaires de tâches contrôlent le niveau d’accès de chaque intervenant à chaque élément de la collection. Les collections permettent également de désigner plusieurs administrateurs pour pouvoir remplacer les personnes en charge de les créer et de les partager, de sorte que vous pouvez vous adapter sans problème à toute situation. 

Cela permet aux utilisateurs finaux de trouver rapidement ce qu’ils cherchent et de se concentrer sur les tâches importantes, garantissant une collaboration plus efficace. Fini le temps perdu à balayer ou parcourir des fenêtres à la recherche de la feuille qui les intéresse : tout ce dont ils ont besoin se trouve juste là. Cela garantit également que tout le monde reste sur la même longueur d’onde. Chaque collaborateur ne connaît que le strict nécessaire afin de renforcer la sécurité et de cacher des données sensibles, à savoir « les secrets de fabrication ».

Les collections rassemblent également tout votre contenu Smartsheet, y compris les Dynamic Views et le contenu tiers/externe comme les Google Docs, Power BI, les liens YouTube, etc., fournissant à votre équipe une source unique de vérité. Cela rend votre projet, programme ou processus plus efficace et polyvalent dans la mesure où les gestionnaires de tâches peuvent traiter un large éventail de cas d’utilisation ou de défis commerciaux, aussi simples ou complexes soient-ils.

Cette nouvelle fonctionnalité de l’espace de travail réunit tous les éléments dont vous avez besoin pour gérer les petits et grands problèmes associés à un travail. Toute la gestion du travail s’effectue dans le contexte d’un espace de travail, qui constitue le « cœur » collaboratif du système. 

« Ces collections sont extrêmement faciles à mettre en place et à comprendre, super rapides et entièrement fonctionnelles. »

- Brian Richardson, Iron Mountain

 Et nous ne faisons que commencer. Nous continuons de façonner les espaces de travail pour les améliorer encore. En plus des avantages offerts par les collections, nous nous concentrons sur l’évolutivité et sur la capacité à transposer vos solutions d’espace de travail de manière encore plus fluide pour tous. Pour tester ou commencer à utiliser votre prochaine solution, cliquez ici. Nous vous serions reconnaissants de nous donner votre avis, vos commentaires sont essentiels pour nous maintenir sur le bon chemin. Restez à l’écoute de nos actualités et découvrez comment Smartsheet tient ses promesses d’avenir en vous abonnant à nos actualisations.

* S’applique aux forfaits Enterprise utilisant le nouveau modèle d’abonnement utilisateur.