En tant que responsable du marketing produit, j’ai un rapport amour-haine avec le contenu. Quel que soit le type de projet sur lequel je travaille, il y a des fichiers à gérer, à créer et sur lesquels collaborer. Et les spécialistes du marketing ne sont pas les seuls concernés : si votre travail repose sur le contenu, votre quotidien se résume à chercher un fichier donné, vous demander si vous avez la bonne version, passer une heure au téléphone pour vérifier les modifications à apporter au contenu, pour finalement manquer de temps avant de pouvoir tout finaliser. Sans les bons outils, ces complications sont à la fois inévitables et éprouvantes.
Le contenu est au cœur de toute entreprise et pour exploiter pleinement son potentiel, il est essentiel de pouvoir organiser, réviser et créer tout au long du cycle de vie d’un contenu. Tout flux de travail impliquant du contenu perd en fluidité lorsque les fichiers sont difficilement accessibles et modifiables. Avec une forte demande d’éléments toujours plus variés, allant des images et vidéos aux contrats et factures, les entreprises de tous les secteurs sont submergées, devant gérer plus de choses que jamais. En plus du nombre croissant de fichiers, le contenu est souvent cloisonné dans différents systèmes, complètement séparés de l’endroit où a réellement lieu la planification, le suivi et le partage. Par conséquent, les projets dépendants du contenu prennent du retard et les fichiers deviennent rapidement un handicap.
« Les entreprises qui ne disposent pas d’un système garantissant que tous les intervenants accèdent à la même version d’un élément pour le réviser et collaborer dessus peuvent prévoir un cycle de vie du contenu nettement moins satisfaisant. » – Rapport 2024 « State of Content Collaboration »
Pour créer une expérience de gestion du travail collaboratif plus complète, nous venons de développer une bibliothèque de fichiers. Disponible dans un premier temps dans les espaces de travail, la bibliothèque de fichiers met les fichiers au premier plan. Grâce à un contenu placé à proximité de vos projets et programmes, il est plus facile de fermer les boucles de rétroaction, de finaliser rapidement le contenu et de référencer les fichiers nécessaires pour faire avancer le projet.
La bibliothèque de fichiers est un endroit qui place les fichiers dans leur contexte de travail, ce qui simplifie la recherche, le partage et la collaboration depuis n’importe où dans le monde, à tout moment, sans jamais avoir à quitter votre plateforme de gestion du travail. La bibliothèque de fichier offre les possibilités suivantes :
- Tirer parti de la collaboration asynchrone grâce à des fonctionnalités d’annotation et de conversation intégrées qui rationalisent les revues et les approbations de contenu. Les utilisateurs peuvent commenter, annoter et mentionner une personne directement sur une image, une vidéo, une présentation ou un fichier PDF, ce qui réduit le temps passé à jongler avec des boucles de rétroaction fragmentées et leur laisse plus de temps pour se concentrer sur le travail à effectuer. Il y aurait donc moins de réunions et moins de va-et-vient, pour atteindre plus facilement la version finale et ainsi accélérer tout le processus.
- Libérer tout le potentiel de votre contenu en centralisant les fichiers avec les projets afin de les rendre facilement accessibles et exploitables pour votre équipe. Vous réduisez ainsi le temps passé à basculer d’un système à l’autre et accédez directement à vos fichiers là où ils sont les plus utiles : à côté du travail à effectuer.
garder le contrôle sur l’exactitude et la disponibilité des fichiers grâce à des fonctionnalités robustes de gestion des versions, de recherche et de balisage. Chargez, balisez et gérez les versions des fichiers en masse pour garantir à votre équipe un accès facile au contenu le plus récent. Vous avez ainsi l’esprit tranquille puisque vous savez que les éléments resteront cohérents entre eux et que vous présenterez toujours une identité de marque homogène et harmonieuse.
« Je ne trouve pas cela très logique d’avoir des documents stockés dans un lecteur, alors que, si toutes les tâches sont réalisées sur Smartsheet, nous pouvons tout simplement les stocker dans Smartsheet. » - Membre du programme d’adoption anticipée, Bibliothèque de fichiers
Nous ne nous arrêtons pas là. Smartsheet continue d’investir dans des fonctionnalités qui permettront de connecter, de rationaliser et d’améliorer vos flux de travail de contenu. Nous bâtissons un avenir qui donne plus de pouvoir au contenu en lui donnant vie plutôt que de se contenter de l’organiser.
Pour commencer à charger et à collaborer sur des fichiers, accédez à la bibliothèque de fichiers via le panneau d’un espace de travail nouveau ou existant ! La bibliothèque de fichiers est actuellement disponible pour les membres du programme d’adoption anticipée et sera proposée à tous les clients disposant de notre nouveau modèle d’abonnement utilisateur à la fin du mois d’octobre 2024.
Merci !
Emily Davenport, Responsable du marketing produit II