À mesure que les organisations se développent et évoluent, le nombre de demandes de projets augmente, et avec lui le nombre de projets approuvés et donc lancés. La complexité s’en trouve rapidement accrue, et les gestionnaires de portefeuille et les dirigeants ont du mal à surveiller la santé de leur entreprise. Sans visibilité sur une source de référence unique, il est impossible de prendre les bonnes décisions concernant le budget, les risques et l’allocation des ressources, tout en s’assurant que les projets respectent les buts et objectifs stratégiques que l’organisation s’est fixés.
De plus, comme les parties prenantes passent d’une tâche à l’autre et d’un projet à l’autre, il leur est difficile de repérer le travail le plus important, de l’exécuter efficacement et de rester engagées tout au long du cycle de vie du projet. Au lieu de cela, elles doivent chercher dans les dossiers, les e-mails et les messages pour retrouver les plans de projet et les tâches qui requièrent leur attention.
L’un des objectifs de Smartsheet est d’améliorer la façon dont chacun travaille, et ce à l’échelle d’une entreprise. Dans cette optique, nous sommes ravis d’annoncer la disponibilité générale du portefeuille WorkApps, une nouvelle fonctionnalité qui aidera les organisations à se développer et à collaborer plus efficacement.
Le portefeuille WorkApps rationalise la gestion des projets et des portefeuilles. Il combine la puissance de Control Center, qui permet aux équipes de déployer des plans de projet normalisés et cohérents d’un simple clic, et la simplicité de WorkApps, qui fournit un emplacement unique pour accéder aux détails de votre portefeuille et en rendre compte.
En outre, tous les portefeuilles WorkApps offrent des expériences personnalisées pour chaque membre de l’équipe. Les rôles, les pages et les autorisations sont gérés de manière centralisée, de sorte que les gestionnaires de portefeuille ont la possibilité de nommer et de définir l’accès selon les différents rôles impliqués, comme les cadres, le PMO, les fournisseurs et les sous-traitants. Ils peuvent également mettre à jour les projets et les conditions d’accès de manière globale en cas de changement en cours de route.
Nous avons choisi le portefeuille WorkApps pour notre solution de transformation globale, car notre modèle opérationnel est assez complexe. Le portefeuille WorkApps nous a permis de créer une vue qui facilite l’attribution, à différents niveaux de l’organisation, de leur portefeuille de changements spécifique qui peut s’étendre sur plusieurs régions, pays et segments. Cet environnement matriciel dans le monde entier entraîne une feuille de route d’exécution stratégique qui dépend de plusieurs interdépendances afin d’atteindre les objectifs de performance.
Grâce au portefeuille WorkApps, nous avons désormais une vision claire de chaque initiative, des interdépendances sous-jacentes et des risques encourus, afin de garantir la cohésion des efforts.
Brandon Stapleton, Directeur principal – Bureau de la transformation et des programmes – Sodexo
Voir les rapports au niveau du portefeuille
Vous trouverez ci-dessous un exemple de portefeuille WorkApp dans lequel vous pouvez voir une liste de ressources de projet dans la barre de navigation à gauche. Ces éléments peuvent inclure des feuilles de projet, des rapports, des liens Brandfolder et des plans de ressources, ou même du contenu externe comme des tableaux de bord Tableau.
L’inclusion d’un tableau de bord au niveau du portefeuille dans votre Portefeuille WorkApp vous permet de regrouper automatiquement les principales mesures de performance d’un portefeuille de projets en utilisant des structures de données normalisées.
Et, exactement comme pour les WorkApps actuelles, les gestionnaires de portefeuille peuvent modifier l’image de marque de l’application en ajustant les couleurs du thème et en ajoutant leur logo.
Créer des expériences personnalisées pour les membres de l’équipe
Avec le portefeuille WorkApps, vous pouvez créer des expériences personnalisées pour chaque membre de votre équipe. Les gestionnaires de portefeuille, les cadres, les chefs de projet et les parties prenantes peuvent accéder à un même Portefeuille WorkApp, mais vivre des expériences différentes en fonction de l’accès qui leur a été accordé et de leur implication dans un projet.
Dans l’exemple ci-dessous, la liste des projets n’est consultable que par le propriétaire du portefeuille ou par ceux qui ont reçu le bon niveau d’autorisation. De plus, lorsque de nouveaux projets sont créés dans Control Center, ils sont automatiquement ajoutés en tant que nouveau projet dans le Portefeuille WorkApp.
Accéder à tous les plans de projet pertinents depuis un seul et même endroit
Vous pouvez organiser et accéder aux WorkApps des projets individuels à partir de la page des projets. Par exemple, si vous cliquez sur le premier projet de la liste, New York grid-23, vous verrez une liste de ressources uniquement pertinentes pour ce projet. Vous remarquerez également un fil d’Ariane en haut de la page pour vous aider à vous déplacer de projet en projet.
Accéder au portefeuille WorkApps
Le portefeuille WorkApps est disponible pour les nouveaux programmes Control Center sur Smartsheet Advance ou un forfait Entreprise avec le module complémentaire Control Center.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le portefeuille WorkApps et sur la manière dont il peut aider les équipes de projet à évoluer et à collaborer plus efficacement, veuillez contacter l’équipe en charge de votre compte. Enfin, si vous participez à ENGAGE 2022, vous pouvez passer par le stand de Control Center pour obtenir une démonstration du portefeuille WorkApps.