Qu'est-ce qu'une liste de réserves de construction ?
La liste de réserves fait partie de l'étape de clôture du projet dans le processus de construction. Au cours de cette étape, l'entrepreneur prépare le document qui répertorie les travaux qui n’ont pas été terminés ou qui n’ont pas été terminés correctement.
La liste de réserves, aussi appelée liste des problèmes, liste des tâches restantes ou liste des points à corriger, est créée avant l’inspection finale pour définir tous les travaux restants, et l’entrepreneur, le propriétaire de projet ou toute autre partie prenante clé peut y ajouter des éléments. Une liste de réserves de construction doit suivre les conditions du contrat d’origine ; pour tous les éléments non traités de la liste, l’entrepreneur et le client trouvent un accord avant de pouvoir considérer le projet comme terminé et prêt pour le paiement final. (Généralement, le contrat comprend le droit de suspendre le paiement jusqu’à ce que tous les éléments aient été terminés correctement.)
Une liste de réserves de construction comprend souvent les éléments suivants :
- Problèmes intérieurs ou extérieurs
- Mauvaises installations, comme le sol ou les cabinets
- Problèmes mécaniques liés aux thermostats, aux canalisations et aux appareils
- Tout autre élément endommagé au cours du projet, comme une allée craquelée ou des cloisons en placoplâtre défectueuses
- Tous les éléments non traités décrits dans le contrat initial
Beaucoup d’autres choses peuvent être ajoutées à une liste de réserves, mais les listes de réserves sont essentiellement limitées à des corrections mineures qui doivent être terminées avant que le projet ne soit officiellement clôturé. Étant donné qu’aucun projet de construction ne sera jamais parfait, les entrepreneurs peuvent faire une distinction entre les défauts raisonnables (mineurs, défauts négligeables qui répondent quand même aux spécifications du contrat) et les défauts déraisonnables (erreurs qui doivent être corrigées). Une liste de réserves identifie des défauts déraisonnables à corriger. Les problèmes plus importants sont généralement traités à l’aide d’un ordre de modification, un peu plus tôt dans le processus de construction.
Les listes de réserves aident à justifier la retenue de garantie (également appelée garantie de parfait achèvement) qui fait référence au montant d’argent délibérément conservé à la fin d’un projet de construction afin de s’assurer que l’entrepreneur suive la liste de réserves et termine tous les travaux. En outre, la retenue de garantie permet de s'assurer que tous les travaux sont conformes à tout ce qui a été décrit et convenu dans le contrat. Généralement, la retenue de garantie représente environ cinq à dix pour cent du prix du contrat d’origine.
En fin de compte, l’objectif de tous les projets de construction est de ne plus avoir aucun élément dans la liste de réserves. Une fois que c’est le cas, le projet de construction entre dans la phase importante d’achèvement du projet. Cette étape indique le moment où le propriétaire de projet et l’entrepreneur déterminent que tous les travaux sont terminés, et où le propriétaire de projet est en mesure d’occuper l’espace et de l’utiliser à ses fins prévues.
Liste zéro réserve dans la construction
Une liste zéro réserve fait référence à un projet de construction sans plus aucun élément à traiter ou corriger au moment de la clôture.
Moins il y a de réparations à effectuer, plus le projet est rentable pour le constructeur et plus les clients sont satisfaits. Bien que les listes de réserves soient quelque chose de commun et qu'elles soient honorées par les prestataires, beaucoup visent des projets sans réserve afin d"économiser du temps, des problèmes et de l’argent à long terme. Certaines choses peuvent aider les constructeurs à y parvenir :
- Documents de contrat clairs : commencer un projet avec des documents complets qui couvrent toutes les spécifications réduit la probabilité que le travail ne respecte pas les attendus ou soit négligé.
- Contrôle de la qualité : concentrez-vous sur un contrôle qualité strict pendant le processus de construction afin de réduire les erreurs et d’éviter les dommages. Définir des attentes élevées dès le début signifie inclure des objectifs zéro réserve dans votre planification, et évaluer la qualité du travail à chaque étape du projet.
- Communication : selon le projet, cela peut inclure la communication avec les propriétaires, les architectes, les sous-traitants ou d’autres parties. Le fait que les propriétaires viennent sur place régulièrement lors de la construction pour visualiser le processus peut contribuer à garantir leur satisfaction tout au long du processus. De plus, recueillez les commentaires de tout professionnel travaillant sur le projet pour favoriser le processus d’évaluation et aider à résoudre les problèmes mineurs avant qu’ils ne deviennent importants.
Lorsqu’une liste de réserves est à zéro, l’entrepreneur et le chef de projet trouvent un accord, indiquant que le projet est terminé et prêt pour le paiement final, y compris tous les montants de retenue.
Points à corriger dans la construction
Le terme points à corriger fait référence aux éléments restants qui doivent être achevés avant que le projet ne soit officiellement terminé.
Ce terme décrit également le processus consistant à dresser la liste de réserves et indique le calendrier approximatif des tâches restantes. Généralement, l'aspect « correction » est le dernier d’un projet de construction.
Modèle de liste de réserves de construction
Suivez les éléments et tâches terminés ou restants, des matériaux et de l’ameublement à la plomberie et aux installations électriques. Utilisez ce modèle pour tenir tous les membres de l’équipe, les entrepreneurs et les propriétaires de projet au courant des tâches terminées de votre projet de construction, et indiquez les personnes assignées aux tâches, ainsi que les échéances.
Télécharger un modèle de liste de réserves de construction
Pour obtenir d’autres modèles gratuits pour vous aider à gérer et suivre votre prochain projet de construction, consultez cet article proposant divers modèles de liste de réserves que vous pouvez facilement télécharger et utiliser pour votre prochain projet de construction nécessitant des listes de réserves.
Processus d'élaboration d'une liste de réserves de construction
Le processus de liste de réserves est constitué de deux phases : l'élaboration de la liste et son traitement. Un entrepreneur crée une liste de réserves pour traiter les ajustements mineurs et les corrections majeures, et organise une visite avec les parties prenantes clés (propriétaire de projet et autres sous-traitants).
Au cours de la visite, les différentes parties prenantes indiquent tous les problèmes qu’elles remarquent et souhaitent voir résolus avant de clôturer le projet. Généralement, les designers et les architectes se joignent à la visite pour passer en revue les modifications apportées au projet initial et noter ce qui doit être modifié ou corrigé. À ce stade, l’entrepreneur et les professionnels concernés traitent toutes les modifications ou mises à jour apportées aux spécifications initiales.
Une fois décrits tous les éléments de la liste de réserves, chacun élabore un plan pour traiter les tâches restantes. L’entrepreneur fournit une estimation générale de la date à laquelle le propriétaire de projet peut s'attendre à la clôture du projet.
Parfois, une liste de réserves et le temps nécessaire pour la terminer peuvent affecter négativement les droits de rétention. Le propriétaire applique ses droits juridiques au projet afin de s'assurer la garantie d'un retour sur une obligation sous-jacente. Si cette obligation n’est pas respectée, le créancier peut saisir l’actif.
Le délai de rétention débute dès que le projet atteint un niveau d'achèvement conséquent. Malheureusement, cette échéance ne tient généralement pas compte du travail répertorié dans la liste de réserves. De nombreux sous-traitants se heurtent à ce problème selon lequel ils considèrent que le délai du droit de rétention est beaucoup plus long qu'il ne l'est en réalité, ce qui signifie que les projets sont dus beaucoup plus tôt que prévu.
Il est important d'avoir une liste de réserves aussi courte et concise que possible afin d’éviter de dépasser les échéances de rétention et d'avoir des problèmes juridiques. En outre, vous gagnerez du temps et de l’argent à long terme en faisant en sorte que votre travail reste simple à la fin du projet.
Rôles liés à la liste des réserves de construction
De nombreuses personnes clés sont impliquées dans le processus d'élaboration de la liste de réserves de construction, y compris le propriétaire de projet, l’entrepreneur général, les sous-traitants, les architectes et les designers.
Voici un aperçu de chacun des rôles clés du processus d'élaboration de la liste de réserves de construction :
- Propriétaire de projet : le propriétaire de projet est responsable de l’inspection des travaux terminés et de leur évaluation par rapport à ce qui a été décrit dans le contrat. Il pose des questions sur la façon dont des parties spécifiques du projet ont été effectuées et peut ajouter des éléments à la liste de réserves. Le propriétaire de projet utilise également la liste de réserves pour suivre l’avancement du projet afin de s’assurer que les choses progressent.
- Entrepreneur général : la responsabilité principale de l’entrepreneur général est d’examiner tous les détails et tâches clés associés au projet afin de s’assurer que le projet est conforme jusque là. Une fois que le propriétaire de projet a élaboré la liste complète de réserves, l’entrepreneur examine et hiérarchise ses éléments et crée un plan d’action pour que les sous-traitants traitent les modifications et apportent les corrections appropriées.
- Sous-traitants : les sous-traitants sont chargés de traiter les éléments de la liste qui leur ont été assignés par l’entrepreneur général. Le sous-traitant est également responsable du suivi et de la communication des changements du projet au fur et à mesure qu’ils surviennent pour que l’entrepreneur général reste au courant et que tout puisse être correctement répertorié dans la liste de contrôle finale.
- Architectes et designers : les architectes et designers sont chargés de confirmer que toutes les conceptions ont été réalisées et suivies, en fonction des spécifications initiales du contrat.
Pour plus d’informations sur les différents rôles et ressources couramment associés aux projets de construction, lisez cet article utile sur la planification de la construction.
Amélioration du processus d'élaboration d'une liste de réserves de construction
Lorsque vous créez vos listes de réserves de construction, gardez ces conseils pratiques à l’esprit pour vous aider à rendre le processus plus efficace et plus fluide :
- Ayez une liste de contrôle en continu : au lieu d’attendre la fin du projet pour commencer une liste de réserves, ajoutez des tâches potentielles au fur et à mesure que le projet avance. Utilisez cette liste d’exécution pour créer des flux de travail et définir les attentes du projet afin d’améliorer la responsabilisation au sein de votre équipe. Envisagez d’organiser des vérifications quotidiennes pour passer cette liste de contrôle en revue et assurez-vous que le travail reste sur la bonne voie et que vous traitez toutes les questions.
- Documentez et photographiez tout : au fur et à mesure que votre projet progresse, assurez-vous de documenter chaque partie du processus, et même de prendre des photographies, lorsque nécessaire. De cette façon, vous pouvez éviter de refaire le travail et justifier pourquoi les choses ont été faites comme elles l'ont été. Pour plus d’informations sur la gestion de la documentation de construction, consultez cet article sur la gestion de projets de construction.
- Effectuez des inspections régulières : tout au long de la vie de votre projet, effectuez des inspections régulières afin de vous assurer de produire un travail de la plus haute qualité possible. Utilisez le format de liste de réserves pour vos inspections afin de pouvoir vérifier toutes les mesures de sécurité et de qualité lors de chaque visite du chantier. De cette façon, vous pouvez apporter des corrections au fur et à mesure que les problèmes surviennent, au lieu d’attendre la fin pour créer une longue liste de réserves.
- Utilisez une liste de réserves basée sur le cloud : il est extrêmement difficile, et dépassé, de suivre les éléments d'une liste de réserves sur papier. L’utilisation d’un stylo et de papier entraîne trop d’inefficacités et d’erreurs, et empêche fortement la collaboration entre les parties prenantes. Au lieu de cela, créez, suivez et gérez toutes vos listes de réserves à l’aide d’un outil basé sur le cloud qui permet des conversations en temps réel concernant le travail effectué, ainsi que des mises à jour immédiates qui permettent à chacun de se tenir informé. Vous devez pouvoir stocker tous les documents dans un emplacement central auquel tout le monde peut accéder. Au fur et à mesure que le projet avance, tous les entrepreneurs, sous-traitants, designers et propriétaires de projet auront de la visibilité sur son avancement.
- Assignez les éléments spécifiques à gérer : pour vous assurer que tout le travail est effectué, assignez chaque tâche de votre liste à un membre spécifique de l’équipe et notez les échéances pour responsabiliser tout le monde. Une personne (généralement l’entrepreneur général) doit être chargée d'assigner les éléments et de détailler exactement ce qui doit être fait.
- Définissez un budget : les projets de construction sont connus pour dépasser le budget, alors assurez-vous de définir un budget dès le départ et de le respecter. Le fait de rester dans le budget conduit à de nombreux avantages ; cela permet notamment d'éviter de rogner sur les frais de production et de se précipiter, de réduire les conflits, d'achever le projet plus facilement et plus rapidement, etc. Si vous cherchez plus d’informations sur l’estimation et le budget de vos projets de construction, et des détails sur la façon dont cela peut grandement bénéficier à votre prochain projet, lisez ce guide complet Construction Cost Estimating: The Basics and Beyond.
- Soyez ouvert aux commentaires et suggestions : avant de pouvoir supprimer un élément de la liste de réserves, tout le monde doit convenir qu’il est terminé et prêt à être éliminé. Si le propriétaire du projet n’est pas satisfait, il est libre de faire part de ses commentaires jusqu'à ce qu'il ait le sentiment que vous avez respecté les livrables. Ne prenez pas les choses personnellement. Accueillez tous les commentaires pour vous assurer de laisser une impression durable positive après l’achèvement du projet.
Pièges à éviter lors de la création et de la réalisation d’une liste de réserves de construction
Lorsque vous travaillez sur une liste de réserves en construction, soyez prudent quant aux pièges potentiels que vous pouvez rencontrer, notamment les pièges suivants :
- Complications avec le droit de rétention : comme indiqué ci-dessus, vous pouvez arriver à la fin du délai de rétention plus tôt que prévu. Gardez un œil sur cette date, et gardez votre liste de réserves gérable et réalisable dans le délai imparti.
- Manque de communication ouverte : la communication est essentielle tout au long de l’ensemble d'un projet de construction. Lorsque vous rencontrez un problème ou un obstacle qui interrompt le plan de projet initial, alertez l’entrepreneur, le chef de projet et le propriétaire immédiatement. De cette façon, vous pouvez résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, au lieu de laisser toutes les modifications pour la fin du projet, ce qui peut le retarder encore plus.
- Manque de documentation : disposer de documents, de contrats et de photos de votre travail vous aide à prouver que vous tenez vos engagements et à éviter des travaux supplémentaires qui n'étaient pas prévus dans les spécifications du contrat. Gardez des preuves photographiques de votre travail au cas où des dommages inattendus ou des contretemps se produiraient et provoqueraient des réticences.
- Manque de compréhension : familiarisez-vous avec tous les détails décrits dans le contrat afin de savoir ce qui vient ensuite. Pour éviter d’avoir à faire un travail supplémentaire ou de payer des éléments hors de la portée initiale du travail, assurez-vous de connaître et de comprendre la totalité du contrat.
- Un budget peu clair : les projets de construction sont connus pour dépasser le budget, et cela se produit généralement quand de nombreuses modifications et corrections sont identifiées. Pour éviter de dépasser le budget et d’accumuler des dépenses imprévues, définissez un budget clair dès le début et respectez-le autant que possible. Allouez une partie de votre budget à la liste de réserves afin d’éliminer les dépenses inutiles et faites progresser votre liste de tâches rapidement. Il y aura ensuite moins de questions sur la façon de financer les éléments de la liste de réserves.
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